Besluit van het algemeen bestuur van de gemeenschappelijke regeling Recreatieschap Spaarnwoude houdende regels omtrent raamovereenkomst uitvoeren werkzaamheden RNH

Geldend van 18-12-2013 t/m heden

Intitulé

Besluit van het algemeen bestuur van de gemeenschappelijke regeling Recreatieschap Spaarnwoude houdende regels omtrent raamovereenkomst uitvoeren werkzaamheden RNH

Partijen bij deze overeenkomst

Het Recreatieschap Spaarnwoude, hierna te noemen “opdrachtgever”, rechtsgeldig vertegenwoordigd door de voorzitter, de heer J.H.M. Bond

en

Recreatie Noord-Holland NV, hierna te noemen “RNH”, rechtsgeldig vertegenwoordigd door de directeur, de heer J.L. Hylkema;

overwegende dat

  • -

    Het recreatieschap zich ten doel stelt om binnen haar werkgebied zorg te dragen voor een evenwichtige ontwikkeling van de openluchtrecreatie, het bewaren van een evenwichtig natuurlijk milieu en het tot stand brengen van een landschap dat op deze doelen is afgestemd.

  • -

    Het college van Gedeputeerde Staten van de provincie Noord-Holland en de algemeen besturen van vijf recreatieschappen al geruime tijd een proces voeren gericht op besturen op hoofdlijnen en verdere verzakelijking tussen de besturen van de recreatieschappen en de uitvoeringsorganisatie.

  • -

    Het college van Gedeputeerde Staten en de algemeen besturen van vijf recreatieschappen vanuit het hierboven beschreven perspectief het initiatief hebben genomen tot oprichting van Recreatie Noord-Holland NV met de intentie het beheer en exploitatie van die recreatieschappen door RNH te laten uitvoeren en het onderhoud van de gebieden zoveel mogelijk aan te laten besteden;

  • -

    RNH op 14 mei 2004 is opgericht zijnde een vennootschap waarvan de aandelen voor 100% in het bezit zijn van de provincie Noord-Holland;

  • -

    RNH als missie heeft te staan voor een concrete invulling van het ontwikkelen en beheren van een aantrekkelijke groene omgeving voor veel verschillende mensen in alle jaargetijden. Zij zorgt in opdracht van de recreatieschappen en andere overheden voor goed toegankelijke groen- en recreatiegebieden en voorzieningen, die met zorg voor natuur en landschap worden beheerd.

  • -

    In de door het algemeen bestuur van opdrachtgever vastgestelde “Organisatieverordening 2004” RNH is aangewezen als uitvoeringsorganisatie;

  • -

    Op grond van artikel 2.24 Aanbestedingswet de contractrelatie recreatieschap - RNH uitgezonderd is van de (Europese) aanbestedingsregels;

  • -

    RNH sinds haar oprichting in 2004 met de van de provincie Noord-Holland overgenomen medewerkers het beheer van het recreatieschap uitvoert en dat feitelijk al ruim 25 jaar doet (vanaf omstreeks 1980 door de Provinciale Planologische Dienst, vanaf 1991 de Groenontwikkelings- en Beheerdienst en vanaf 1998 de onderafdeling Groenbeheer);

komen het volgende overeen:

Artikel 1. Uit te voeren werkzaamheden

  • 1. RNH voert voor opdrachtgever alle werkzaamheden uit c.q. laat alle werkzaamheden uitvoeren verband houdend met het beheer, onderhoud, toezicht (waaronder begrepen het toezicht door buitengewoon opsporingsambtenaren) en exploitatie alsmede met de planontwikkeling, de beleidsvoorbereiding/bestuursondersteuning en het financieel beheer, waaronder het opstellen van de begroting en de jaarrekening.

  • 2. De werkzaamheden worden alleen uitgevoerd indien en voor zover daar een vastgestelde begroting van opdrachtgever of een specifiek besluit van het algemeen of dagelijks bestuur van opdrachtgever of een door beide partijen ondertekende aanvullende overeenkomst aan ten grondslag ligt.

  • 3. De op te dragen werkzaamheden worden door opdrachtgever exclusief ondergebracht bij RNH.

Artikel 2. Verantwoording

  • 1. Het dagelijks bestuur van opdrachtgever kan aan RNH richtlijnen geven omtrent de verbetering van de informatievoorziening aan opdrachtgever alsmede ten aanzien van de uitvoering van besluiten van opdrachtgever. Dergelijke richtlijnen zullen in goed overleg tussen partijen worden opgesteld en in de organisatie van RNH worden geïmplementeerd.

Artikel 3. Financieel kader voor de uit te voeren werkzaamheden

  • 1. De jaarlijkse programmabegroting vormt in het kader van de uitvoering van deze overeenkomst de basis voor de door RNH uit te brengen offerte.

  • 2. De offerte wordt gedaan onder offertevoorwaarden die geacht worden te zijn overeengekomen als opdrachtgever de door RNH opgestelde programmabegroting en aanbiedingsbrief goedkeurt. De offertevoorwaarden worden in een bijlage aan de aanbiedingsbrief toegevoegd.

  • 3. Bij separaat besluit (zie art 1, lid 2), waarin standaard een financiële paragraaf met een dekkingsvoorstel is opgenomen, kunnen additionele opdrachten aan RNH worden verstrekt.

Artikel 4. Inrichting administratie

  • 1. RNH richt een administratie in waarbinnen alle werkzaamheden die voor opdrachtgever worden uitgevoerd, deugdelijk worden geadministreerd.

  • 2. De administratie wordt zodanig ingericht dat vermenging van de administratie met die voor andere opdrachtgevers of met de vennootschapsadministratie van de vennootschap niet zal plaatsvinden.

  • 3. RNH verplicht zich alle administratieve en financiële voorschriften, die op grond van de vigerende regelgeving aan provincies en gemeenten worden opgelegd en die door opdrachtgever moeten worden nageleefd, onverkort over te nemen. Onder die voorschriften worden in ieder geval begrepen het Besluit begroting en verantwoording voor provincies en gemeenten (2004) alsmede het Archiefbesluit 1995.

  • 4. RNH verplicht zich de administratieve en financiële voorschriften uit de verordeningen van opdrachtgever onverkort over te nemen en na te leven.

  • 5. RNH verplicht zich voorschriften en aanwijzingen van de accountant van opdrachtgever nauwgezet op te volgen.

  • 6. De accountant van opdrachtgever heeft te allen tijde toegang tot de bij RNH aanwezige administratie van opdrachtgever. De accountant is gerechtigd een kopie te maken van alle stukken die betrekking hebben of mede betrekking hebben op werkzaamheden die voor opdrachtgever worden verricht.

Artikel 5. Planning

  • 1. De opdrachtgever kent een meerjarige programmabegroting. Die meerjarenbegroting heeft een looptijd van vijf kalenderjaren.

  • 2. Op basis van de meerjarenbegroting, de meest recente inzichten in de bedrijfsvoering en eventuele instructies van het bestuur van opdrachtgever wordt de programmabegroting voor het eerstvolgende jaar door RNH opgesteld. Deze jaarbegroting voor het volgende kalenderjaar wordt, gegeven de daarvoor geldende voorschriften van de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties en procedures zoals beschreven in de tekst van de gemeenschappelijke regeling, ter besluitvorming aan het algemeen bestuur van opdrachtgever voorgelegd.

  • 3. Uiterlijk in de maand oktober van elk begrotingsjaar vindt een schriftelijke rapportage plaats over het tijdvak van 1 januari tot en met 31 augustus. In die rapportage doet RNH schriftelijk verslag van de werkzaamheden over die periode en de daarmee samenhangende financiële gevolgen. Voorts wordt in die rapportage een vooruitblik gegeven inzake het te verwachten resultaat aan het eind van het begrotingsjaar.

  • 4. Voor 1 juli van elk kalenderjaar wordt de jaarrekening over het daaraan voorafgaande kalenderjaar, gegeven de daarvoor geldende voorschriften van de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, ter besluitvorming aan het algemeen bestuur van opdrachtgever voorgelegd.

  • 5. De ontwerpbegroting voor het volgende jaar evenals de ontwerpjaarrekening over het afgelopen jaar worden, met inachtneming van het daartoe in de gemeenschappelijke regeling van opdrachtgever bepaalde, tijdig aan het dagelijks bestuur van opdrachtgever voorgelegd voor verdere behandeling.

Artikel 6. Gebruik productiemiddelen

  • 1. De productiemiddelen zijn eigendom van opdrachtgever.

  • 2. RNH is gerechtigd, zonder daarvoor een vergoeding is verschuldigd, gebruik te maken van de productiemiddelen van opdrachtgever indien of voor zover die productiemiddelen worden aangewend voor uitvoering van werkzaamheden voor opdrachtgever.

  • 3. Indien of voor zover productiemiddelen worden aangewend voor de uitvoering van opdrachten voor derden is RNH aan opdrachtgever een vergoeding verschuldigd die overeenstemt met de kostprijs van het betreffende gebruik van die productiemiddelen.

  • 4. RNH zal aan opdrachtgever - op basis van de dagwaarde - de schade aan productiemiddelen vergoeden die ontstaat door onzorgvuldig gebruik van die productiemiddelen tijdens de uitvoering van opdrachten voor derden.

Artikel 7. Aanbesteding en gunning civieltechnische en cultuurtechnische werken

  • 1. RNH verzorgt namens opdrachtgever de aanbesteding en gunning van bouw- en civieltechnische en cultuurtechnische werken, diensten en leveringen binnen het huidige en toekomstige gebied van het recreatieschap.

  • 2. RNH handelt bij de aanbesteding en gunning voor rekening en risico van opdrachtgever op basis van de door het algemeen bestuur vastgestelde aanbestedingsrichtlijn.

  • 3. Alle overeenkomsten in verband met de aanbesteding en gunning worden op naam van opdrachtgever gesteld.

  • 4. Bij de aanbesteding en gunning neemt opdrachtnemer alle terzake geldende regelgeving in acht welke aan de overheid is opgelegd.

  • 5. RNH is gerechtigd derden in te schakelen bij de uitvoering van een aanbesteding c.q. de begeleiding van een gegund werk, levering of dienst.

Artikel 8. Uitvoering overeenkomst op basis mandaat en machtiging

  • 1. RNH voert deze overeenkomst uit met inachtneming van de Organisatieverordening 2004, het mandaat-/machtigingsbesluit, laatstelijk gewijzigd 16 juli 2005, alsmede de besluiten inzake ondermandaat/ondermachtiging en is jegens opdrachtgever verantwoordelijk voor de uitvoering van de opgedragen werkzaamheden binnen de kaders die door deze besluiten aan RNH zijn gesteld.

Artikel 9. Verzekeringen op naam van opdrachtgever ten behoeve van uitvoering publieke taak

  • 1. RNH sluit op naam en kosten van opdrachtgever verzekeringen af op basis waarvan de eigendommen, opstallen en overige bezittingen van opdrachtgever volgens algemeen aanvaarde verzekeringstechnische uitgangspunten adequaat verzekerd zijn tegen de risico’s van brand en vernieling.

  • 2. RNH sluit op naam van opdrachtgever volgens algemeen aanvaarde verzekeringstechnische uitgangspunten een verzekering tegen het risico van wettelijke aansprakelijkheid die opdrachtgever loopt door of tijdens het gebruik van de voorzieningen, bezittingen of eigendommen van opdrachtgever door het publiek of door handelen of nalaten van medewerkers van RNH of door RNH ingeschakelde derden in het kader van uitvoering van werkzaamheden ten behoeve van opdrachtgever.

Artikel 10. RNH deelnemingen

Deelnemingen in andere ondernemingen of de oprichting van dochtervennootschappen worden gemeld aan opdrachtgever. De melding vindt plaats uiterlijk een maand nadat de betreffende rechtshandeling tot stand is gekomen.

Artikel 11. Aansprakelijkheid RNH jegens opdrachtgever

Iedere aansprakelijkheid van RNH, van werknemers van RNH of van door RNH ingeschakelde leveranciers of aannemers jegens opdrachtgever is beperkt tot het bedrag dat door de bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering van RNH wordt uitgekeerd, vermeerderd met het eigen risico op grond van die verzekering.

Artikel 12. Integriteit

  • 1. RNH verplicht zich een integriteitprotocol op te stellen en tegenover haar medewerkers te handhaven.

  • 2. Het dagelijks bestuur van opdrachtgever kan de directie van RNH bindende aanwijzingen geven omtrent de inhoud en naleving van dit protocol.

Artikel 13. Duur van de overeenkomst

  • 1. De overeenkomst treedt in werking op 1 januari 2014 en geldt voor vijf jaar tot 1 januari 2019.

  • 2. In 2017 zullen partijen de samenwerkingsrelatie evalueren.

  • 3. In overleg met de vice voorzitters van de gezamenlijke recreatieschappen wordt in 2014 een verbetertraject vorm gegeven waarin eventueel aanvullende evaluatiemomenten op onderdelen kunnen worden overeengekomen, anders dan in lid 2 bepaald.

  • 4. Vóór 1 januari 2018 besluit opdrachtgever of de overeenkomst per 1 januari 2019 wordt verlengd voor een volgende periode van vijf jaar.

Artikel 14. Geschillen

  • 1. Er is sprake van een geschil wanneer een der partijen bij deze overeenkomst dat schriftelijk aan de andere partij kenbaar maakt.

  • 2. Geschillen worden, nadat gebleken is dat partijen het niet eens kunnen worden over een oplossing, voorgelegd aan een arbitragecommissie.

  • 3. De arbitragecommissie bestaat uit 3 arbiters; één arbiter wordt door opdrachtgever benoemd en één arbiter wordt door RNH benoemd. Vervolgens benoemen beide arbiters gezamenlijk een derde arbiter die niet afkomstig is uit de kring van de recreatieschappen, waaronder begrepen de participanten in de gemeenschappelijke regeling, of RNH.

  • 4. De arbitragecommissie, die zelf haar procedureregels bepaalt, doet binnen drie maanden nadat de zaak aan haar is voorgelegd een bindende uitspraak.

  • 5. Iedere partij draagt de kosten van de door haar aangestelde arbiter. De kosten van de derde arbiter worden door beide partijen evenredig gedeeld.

Ondertekening

Aldus overeengekomen,

Haarlem, 18 december 2013

-----------------------------------------

Recreatieschap Spaarnwoude

J.H.M. Bond, voorzitter

-----------------------------------------

Recreatie Noord-Holland NV

J.L. Hylkema, directeur