Besluit van het dagelijks bestuur van het openbaar lichaam Marrekrite van 27 februari 2020 houdende regels omtrent de procedure om besluiten te nemen buiten de vergadering om (Parafenbesluit Marrekrite)

Geldend van 17-10-2020 t/m heden

Intitulé

Besluit van het dagelijks bestuur van het openbaar lichaam Marrekrite van 27 februari 2020 houdende regels omtrent de procedure om besluiten te nemen buiten de vergadering om (Parafenbesluit Marrekrite)

Het dagelijks bestuur van het openbaar lichaam Marrekrite,

gelet op de gemeenschappelijke regeling Marrekrite,

besluit om de procedure om besluiten te nemen buiten de vergadering om als volgt vast te stellen:

Artikel 1 Besluitvorming buiten de vergadering om

  • 1. Het dagelijks bestuur kan buiten de vergadering om een besluit nemen (het parafenbesluit).

  • 2. Het besluit en de bijbehorende stukken worden door de secretaris ter parafering aan de leden van het dagelijks bestuur aangeboden.

  • 3. Elk lid van het dagelijks bestuur parafeert het besluit in één van de volgende rubrieken: akkoord, niet akkoord of bespreken en vermeldt de datum van parafering.

  • 4. Een parafenbesluit komt uitsluitend tot stand als:

    • a.

      alle leden hebben geparafeerd;

    • b.

      door geen van de leden is aangegeven dat bespreking van het voorstel in een vergadering gewenst is; en

    • c.

      het voorstel door ten minste vier leden voor akkoord is geparafeerd.

  • 5. Het parafenbesluit wordt geacht te zijn genomen op de laatste datum van parafering.

Artikel 2 Bekendmaking en inwerkingtreding

Dit besluit wordt bekendgemaakt in het publicatieblad van de Marrekrite en treedt in werking op de eerste dag na bekendmaking.

Ondertekening

Leeuwarden, 27 februari 2020

Mw. A. Fokkens-Kelder, voorzitter

De heer L. Touwen, directeur

Toelichting

  • 1.

    Inleiding

In de gemeenschappelijke regeling Marrekrite is de reguliere besluitvorming van het dagelijks bestuur geregeld:

Artikel 10 Werkwijze en besluitvorming

  • 1.

    Het dagelijks bestuur vergadert zo dikwijls als de voorzitter of één van de leden dit nodig acht.

  • 2.

    Elk lid van het dagelijks bestuur heeft één stem.

  • 3.

    Voor het tot stand komen van een beslissing bij stemming wordt de volstrekte meerderheid vereist van hen die een stem hebben uitgebracht.

  • 4.

    De vergadering wordt niet geopend voordat blijkens de presentielijst meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden tegenwoordig is.

  • 5.

    Indien het vereiste aantal leden niet tegenwoordig is belegt de voorzitter, onder verwijzing naar dit artikel, een nieuwe vergadering.

  • 6.

    Op de vergadering, bedoeld in het vijfde lid, is het vierde lid niet van toepassing. Het dagelijks bestuur kan echter over andere aangelegenheden dan die waarvoor de eerdere vergadering was belegd alleen beraadslagen of besluiten, indien alle zitting hebbende leden tegenwoordig zijn.

  • 7.

    Indien bij een stemming, anders dan over personen voor het doen van benoemingen, voordrachten of aanbevelingen, de stemmen staken, wordt opnieuw gestemd. Staken de stemmen andermaal over hetzelfde voorstel, dan beslist de stem van de voorzitter.

  • 8.

    Het dagelijks bestuur kan voor zijn vergaderingen een reglement van orde vaststellen.

Uitgangspunt is dat besluiten binnen een vergadering van het bestuur worden genomen. Een dergelijke wijze van vergaderen biedt de mogelijkheid van beraadslagen en besluiten. Beraadslagen is het fundament voor het uitwisselen van standpunten en discussie en daarmee een belangrijk element van besluitvorming.

De bestuurspraktijk laat echter zien dat het nemen van besluiten in een vergadering niet altijd tot de mogelijkheden behoort. Het is daarom gewenst om afspraken te maken over besluitvorming buiten een vergadering om.

  • 2.

    Het parafenbesluit

Het is toegestaan om besluiten buiten een vergadering om te nemen. Dat kan met een zogenoemd parafenbesluit. Dat vergt wel extra waarborgen, omdat het element beraadslagen ontbreekt. De Afdeling bestuursrechtspraak van de Raad van State heeft zich meermalen uitgesproken over het parafenbesluit1.

Uit de rechtspraak kunnen een drietal eisen aan de rechtsgeldigheid van een besluit dat buiten een vergadering via parafen tot stand is gekomen worden afgeleid:

  • a.

    er moet sprake te zijn van een regeling in het reglement van orde of van een bekendgemaakte vaste praktijk;

  • b.

    besluitvorming vindt niet plaats zonder dat voor elk lid de mogelijkheid bestaat tot beraadslaging en besluitvorming in een vergadering;

  • c.

    duidelijk moet zijn wanneer het besluit is genomen.

Het parafenbesluit brengt geen wijziging van het besluitquorum met zich mee. Er wordt met meerderheid van stemmen besloten. Wel moeten alle leden van het dagelijks bestuur in de besluitvorming worden betrokken. Zodra één lid bespreking van het voorstel in een vergadering wenst, komt geen (parafen)besluit tot stand en wordt de reguliere besluitvormingsprocedure gevolgd.


Noot
1

ABRvS van 21 maart 2007, nr. 200602267/1, r.o. 2.2.1:Met de handelwijze zoals onder 2.2. verwoord heeft besluitvorming plaatsgevonden buiten de collegevergadering om. Zoals de Afdeling heeft geoordeeld in haar uitspraken van 16 juli 2003 in de zaken no. 200200757/1 (JB 2003, 237) en no. 200205665/1 is dit in het algemeen niet ongeoorloofd, mits op grond van het reglement van orde of een bekend gemaakte vaste praktijk besluitvorming niet plaatsvindt zonder dat voor elk lid van het college de mogelijkheid bestaat tot beraadslaging en besluitvorming over het te nemen besluit in een collegevergadering en tevens duidelijk is wanneer het besluit wordt genomen. Alsdan kan vastgesteld worden dat en wanneer het desbetreffende besluit geacht kan worden te zijn genomen.