Controleverordening Regio Gooi en Vechtstreek 2015

Artikel 1 Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

• 1.

  Accountant: een door het algemeen bestuur benoemde registeraccountant of accountant-administratieconsulent met een aantekening in het inschrijvingsregister (als bedoeld in het derde lid van artikel 36, Wet op de Accountant-Administratieconsulenten of een organisatie waarin voor de accountantscontrole bevoegde accountants samenwerken, belast met de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening.

• 2.

  Accountantscontrole: de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening uitgevoerd door een door het algemeen bestuur benoemde accountant van:

  • -

    Het getrouwe beeld van de in de jaarrekening gepresenteerde lasten en baten en de grootte en samenstelling van het vermogen;

  • -

    Het rechtmatig tot stand komen van de baten en lasten en balansmutaties;

  • -

    Het in overeenstemming zijn van de door het bestuur te stellen regels bedoeld in het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten ;

  • -

    De inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken waarbij de nadere regels die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden gesteld op grond van artikel 213, zesde lid, Gemeentewet in acht worden genomen.

• 3.

  Rechtmatigheid in het kader van de accountantscontrole: het overeenstemmen van het tot stand komen van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan met de relevante wet- en regelgeving, zoals bedoeld in het Besluit accountantscontrole provincies en gemeenten.

Artikel 2 Opdrachtverlening accountantscontrole

• 1.

  De accountantscontrole wordt opgedragen aan een door het algemeen bestuur te benoemen accountant.

• 2.

  Het dagelijks bestuur bereidt in overleg met het algemeen bestuur de aanbesteding van de accountantscontrole voor.

• 3.

  Het algemeen bestuur stelt voor de aanbesteding van de accountantscontrole het programma van eisen vast. In het programma van eisen worden voor de jaarlijkse accountantscontrole opgenomen:

  • -

    De volgens het Besluit accountantscontrole decentrale overheden toe te passen toleranties bij de controle van de jaarrekening;

  • -

    De apart te controleren deelverantwoordingen en afwijkende rapporteringstoleranties

  • -

    De inrichtingseisen voor het verslag van bevindingen;

  • -

    De eventueel aanvullende uit te voeren tussentijdse controles;

  • -

    De frequentie en inrichtingseisen van de aanvullende tussentijdse rapportering en voor ieder afzonderlijk te controleren begrotingsjaar;

  • -

    De producten en of organisatie onderdelen met bijbehorende afwijkende rapporteringstoleranties, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te besteden.

• 4.

  In afwijking van voorgaande lid kan het algemeen bestuur in het programma van eisen opnemen dat jaarlijks - voorafgaande aan de accountantscontrole - in overleg met de accountant door het algemeen bestuur wordt vastgesteld op welke posten van de jaarrekening, op welke deelverantwoordingen en/of producten in de controle specifiek aandacht wordt besteed en welke rapporteringstoleranties daarbij worden gehanteerd.

• 5.

  Bij aanbesteding van de accountantscontrole stelt het algemeen bestuur vooraf met het oog op de selectie van de accountant de selectiecriteria en per selectiecriterium de bijbehorende weging vast.

Artikel 3 Informatieverstrekking door het dagelijks bestuur

• 1.

  Het dagelijks bestuur is verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening conform de geldende interne en externe wet- en regelgeving en overlegt deze aan de accountant voor controle.

• 2.

  Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende verordeningen, nota’s, besluiten, administraties, plannen, overeenkomsten, berekeningen e.d. voor de accountant ter inzage liggen en goed toegankelijk zijn.

• 3.

  Bij de jaarrekening bevestigt het dagelijks bestuur schriftelijk aan de accountant, dat alle bekende informatie -van belang voor de oordeelsvorming van de accountant- is verstrekt.

• 4.

  Het dagelijks bestuur stelt de jaarrekening op en verzendt deze, conform artikel 34b Wgr. met de controleverklaring en het rapport van bevindingen vóór 15 april als voorlopige jaarrekening aan het algemeen bestuur en de raden van de deelnemende gemeenten.

• 5.

  Het algemeen bestuur stelt de jaarrekening vast in de vergadering waarin de begroting wordt behandeld

• 6.

  Alle informatie die na afgifte van de accountantsverklaring en voor de behandeling van de jaarrekening in het algemeen bestuur beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt direct door het dagelijks bestuur aan het algemeen bestuur en de aan de accountant gemeld.

Artikel 4 Inrichting accountantscontrole

• 1.

  De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de wijze waarop de accountantscontrole wordt ingericht, alsmede de aard en de omvang van de daarbij behorende werkzaamheden.

• 2.

  De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de frequentie van de uit te voeren controles. De accountant kan de controlewerkzaamheden zonder voorafgaande kennisgeving uitvoeren.

• 3.

  Ter bevordering van een doelmatige en doeltreffende accountantscontrole kan, indien gewenst, afstemming plaatsvinden tussen de accountant, een vertegenwoordiging uit het algemeen bestuur, een vertegenwoordiging van de gemeentelijke rekenkamers en de portefeuillehouder financiën van het dagelijks bestuur.

Artikel 5 Toegang tot informatie

• 1.

  De accountant is bevoegd tot het opnemen van alle kassen, waardepapieren en voorraden en het inzien van alle boeken, notulen, brieven, computerbestanden en overige bescheiden, waarvan hij inzage voor de accountantscontrole nodig oordeelt. Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot alle kantoren, magazijnen, werkplaatsen, terreinen en informatiedragers van de Regio.

• 2.

  De accountant is bevoegd om van alle medewerkers mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor, dat de desbetreffende ambtenaren hieraan hun medewerking verlenen.

Artikel 6 Overige controles en opdrachten

• 1.

  Het dagelijks bestuur kan de door het algemeen bestuur benoemde accountant opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het door het dagelijks bestuur gevoerde bestuur, voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt. Het dagelijks bestuur informeert het algemeen bestuur vooraf over deze aan de accountant te verstrekken opdrachten.

• 2.

  Het dagelijks bestuur draagt zorg voor de uitvoering van taken die worden ondersteund met doeluitkeringen of subsidieregelingen volgens de eisen van rechtmatigheid van de desbetreffende regelingen en instanties. Het dagelijks bestuur is voor de controle van de rechtmatige besteding van specifieke uitkeringen bevoegd de opdracht te verlenen aan een andere dan de door het algemeen bestuur benoemde accountant, indien dit in het belang van de Regio is.

• 3.

  Het dagelijks bestuur draagt de zorg voor de wettelijk voorgeschreven verantwoording aan derden en neemt hierbij de gestelde controle-eisen in acht. Indien een deel van deze vereisten moet worden uitgevoerd door een accountant, is het dagelijks bestuur bevoegd hiervoor de opdracht te verlenen aan een andere dan de door het algemeen bestuur benoemde accountant, indien dit in het belang van de Regio is.

Artikel 7 Rapportering

• 1.

  Indien de accountant bij een controle afwijkingen constateert die leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring, meldt hij deze terstond aan het dagelijks bestuur ter correctie van de geconstateerde afwijkingen.

• 2.

  Indien het dagelijks bestuur de geconstateerde afwijkingen niet wenst dan wel niet meer kan herstellen meldt de accountant dit terstond schriftelijk aan het algemeen bestuur en zendt een afschrift hiervan aan het dagelijks bestuur.

• 3.

  In aanvulling op het in de wet voorgeschreven verslag van bevindingen brengt de accountant over de door hem uitgevoerde (deel)controles verslag uit over zijn bevindingen van niet van bestuurlijk belang aan de directie (managementletter).

• 4.

  De accountant legt de controleverklaring en het verslag van bevindingen voor de verzending aan het algemeen bestuur, voor aan het dagelijks bestuur. Het dagelijks bestuur krijgt de mogelijkheid om op deze stukken te reageren.

• 5.

  De accountant bespreekt, voorafgaand aan de behandeling van de jaarstukken door het algemeen bestuur, het verslag van bevindingen met de portefeuillehouder financiën uit het dagelijks bestuur.

Artikel 8 Inwerkingtreding

• 1.

  Deze verordening treedt in werking met ingang van 1 januari 2015.

• 2.

  Deze verordening treedt in de plaats van de Controleverordening Gewest Gooi en Vechtstreek vastgesteld door het algemeen bestuur op 8 maart 2007.

Artikel 9 Citeertitel

Deze verordening kan worden aangehaald als: “Controleverordening Regio Gooi en Vechtstreek 2015