Controleprotocol 2014 t/m 2018 Regio Gooi en Vechtstreek

Controleprotocol 2014 t/m 2018

1.Inleiding

Bij besluit van 6 december 2010 heeft het algemeen bestuur aan Aksos in de persoon van registeraccountant drs. Sietse Hofsteenge opdracht verleend. Betrokken accountant heeft zich begin 2013 zelfstandig gevestigd.

Gelet op de kennis van de herindeling van de begroting is het algemeen bestuur voorgesteld de opdracht aan accountant drs. Sietse Hofsteenge RA van de Hofsteenge Zeemangroep voort te zetten voor de boekjaren 2014 t/m 2018.

Ter voorbereiding en ondersteuning van de uitvoering van de accountantscontrole over de boekjaren 2014-2018 moet het algemeen bestuur een aantal zaken nader regelen, dat gebeurt in dit controleprotocol. De jaarrekeningen van 2014, 2015, 2016, 2017 en 2018 zijn object van controle.

2.Doelstelling

Dit controleprotocol heeft als doel nadere aanwijzingen te geven aan de accountant over de reikwijdte van de accountantscontrole en de daarbij verder te hanteren goedkeuring- en rapporteringtoleranties voor de controle van de jaarrekeningen over de periode 2014 t/m 2018.

3.Wettelijk kader

De gemeentewet artikel 213 schrijft voor dat de gemeenteraad (lees hier: het algemeen bestuur) één of meer accountants aanwijst als bedoeld in artikel 393 eerste lid Boek 2 BW voor de controle van de in artikel 197 GW bedoelde jaarrekening en het daarbij verstrekken van een accountantsverklaring en het uitbrengen van een verslag van bevindingen.

Bepalend voor de uit te voeren controlewerkzaamheden zijn:

• Besluit accountantscontrole provincies en gemeenten (BAPG)

• Nota van toelichting bij het Besluit accountantscontrole gemeenten

(BAG)

• Richtlijnen voor de Accountantscontrole van het NBA

• Kadernota Rechtmatigheid Commissie BBV

De accountantscontrole van de jaarrekening dient gericht te zijn op het

afgeven van een oordeel over:

• de getrouwe weergave van de in de jaarrekening gepresenteerde

baten en lasten en de activa en passiva;

• het rechtmatig tot stand komen van de baten en lasten en

balansmutaties in overeenstemming met de begroting en met de van

toepassing zijnde wettelijke regelingen, waaronder eigen verordeningen;

• de inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie

gericht op de vraag of deze een getrouwe en rechtmatige

verantwoording mogelijk maken;

• het in overeenstemming zijn van de door het dagelijks bestuur opgestelde

jaarrekening met de het Besluit Begroting en Verantwoording

Provincies en Gemeenten;

• de verenigbaarheid van het jaarverslag met de jaarrekening.

4.Te hanteren goedkeuring- en rapporteringtoleranties

De accountant richt de controle in op het ontdekken van belangrijke fouten en baseert zich daarbij op risico-analyse, vastgestelde toleranties en statistisch deelwaarnemingen en extrapolaties. De goedkeuringstolerantie is het bedrag dat de som van fouten in de jaarrekening of onzekerheden in de controle aangeeft, die in een jaarrekening maximaal mogen voorkomen, zonder dat de bruikbaarheid van de jaarrekening voor de oordeelsvorming door de gebruikers kan worden beïnvloed. De goedkeuringstolerantie is bepalend voor de oordeelsvorming, de strekking van de af te geven controleverklaring.

Naast de goedkeuringstoleranties wordt onderkend de rapporteringtolerantie. Het algemeen bestuur kan de rapporteringtolerantie lager vaststellen dan de goedkeuringstolerantie. Hiermee wordt bereikt dat niet slechts de fouten en bevindingen worden gerapporteerd die direct gevolgen hebben voor de strekking van de accountantsverklaring, maar ook 'kleinere' fouten en onzekerheden. Overigens zal de accountant vanuit zijn natuurlijke adviesfunctie de kleinere fouten c.a. vaak toch al wel onder de aandacht brengen en indien relevant op basis daarvan aanbevelingen doen, bijvoorbeeld ter verbetering van de bedrijfsvoering.

Voor het vaststellen van de goedkeuringstolerantie en de rapporteringtolerantie(s) wordt uitgegaan van de algemeen landelijk aanvaarde normen (Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden).

Op basis van de begroting (circa 46 miljoen) van de Regio betekenen bovengenoemde percentages dat in de jaarrekening 2015 een totaalbedrag aan fouten van circa € 460.000 en een totaalbedrag van onzekerheden van circa € 1.380.000 de goedkeurende strekking van de accountantsverklaring niet zullen aantasten.

Voor de rapporteringtolerantie geldt als maatstaf dat de accountant elke fout of onzekerheid > € 50.000 rapporteert. Naast deze kwantitatieve benadering zal de accountant ook een kwalitatieve beoordeling hanteren. Deze weging van fouten en onzekerheden vindt plaats op basis van diens professioneel oordeel.

5.Reikwijdte accountantscontrole rechtmatigheidstoetsing

De accountantscontrole is gericht op het door het algemeen bestuur vastgestelde (a) normenkader en het (b) begrotingscriterium.

Ad. a Normenkader

In het normenkader worden de wet- en regelgeving benoemd, die voor de Regio van belang zijn. Hieronder wordt verstaan:

• ·

  Externe regelgeving;

• ·

  Verordeningen;

• ·

  Algemeen- en dagelijks bestuursbesluiten voor zover zij een nadere uitwerking zijn van hogere wet- en regelgeving en betrekking hebben op de financiële rechtmatigheid;

Ad. b Begrotingscriterium

Bij de rechtmatigheidscontrole vormt het begrotingscriterium een belangrijk toetsingscriterium. Over alle aspecten van het begrotingscriterium wordt door de accountant gerapporteerd in zijn rapport van bevindingen.

De aspecten van het begrotingscriterium worden als volgt in de controle op de rechtmatigheid getoetst:

6.Rapportages accountant

Tijdens en na afronding van de controlewerkzaamheden rapporteert de accountant hierna in het kort weergegeven als volgt:

Interim-controle

In de tweede helft van het jaar wordt door de accountant een zogenaamde interim-controle uitgevoerd. De bevindingen van deze controle worden vastgelegd in een management letter, die wordt verstrekt aan de directie en het dagelijks bestuur.

Verslag van bevindingen

Na het afsluiten van het boekjaar voert de accountant de jaarrekeningcontrole uit. De resultaten van deze controle legt de accountant vast in het verslag van bevindingen. In het verslag van bevindingen wordt gerapporteerd over de opzet en uitvoering van het financiële beheer en of de beheersorganisatie een getrouw en rechtmatig financieel beheer en een rechtmatige verantwoording daarover waarborgt. Dit verslag van bevindingen wordt uitgebracht aan het algemeen bestuur in afschrift aan het dagelijks bestuur.

Uitgangspunten voor de rapportagevorm

Gesignaleerde onrechtmatigheden worden toegelicht gespecificeerd naar de aard van het criterium (begrotingscriterium, voorwaardencriterium, etc.). Fouten of onzekerheden die de rapporteringtolerantie, zoals genoemd in dit controleprotocol, overschrijden, worden weergegeven in een apart overzicht bij het verslag van bevindingen. De accountant rapporteert ook over eventuele bevindingen met betrekking tot de betrouwbaarheid en de continuïteit van de door de Regio gehanteerde geautomatiseerde informatieverzorging.

Controle verklaring

In de accountantsverklaring wordt op een gestandaardiseerde wijze, zoals wettelijk voorgeschreven, de uitkomst van de controleverklaring weergegeven, zowel ten aanzien van de getrouwheid als de rechtmatigheid, uitmondend in een oordeel over de jaarrekening. Deze accountantsverklaring is bestemd voor het algemeen bestuur, zodat deze de door het dagelijks bestuur opgestelde jaarrekening kan vaststellen.

7.Communicatie en periodiek overleg met de accountant

In het kader van het bestuurlijk overleg en de rapportage kunnen de, in de volgende tabel weergegeven, contacten tussen de accountant, het bestuur en het management van toepassing zijn.

8.Slotbepalingen

Inwerkingtreding

Dit Controleprotocol treedt in werking op 1 januari 2015.

Het Controleprotocol nr. 2008100094 van 6 maart 2008 wordt op dat moment ingetrokken.

Citeerbepaling

Dit protocol wordt aangehaald als: Controleprotocol 2014 t/m 2018 Regio Gooi en Vechtstreek