Personeelsbegeleiding een informatiefolder over het waarom en hoe

Personeelsbegeleiding een informatiefolder over het waarom en hoe1

HEBT U GENOEG VAN UW WERK?Hoe gaat u 's morgens naar uw werk?

• -

  Zou u er liever vandaag mee ophouden dan morgen?

• -

  Vindt u dat u onvoldoende wordt gewaardeerd en beloond?

• -

  Gaat u elke morgen met lood in de schoenen en een brok in de keel naar het werk?

Dan bent u geen gelukkig mens, want het werk is het halve leven.

OF . . .

• -

  Gaat u zingend naar uw werk?

• -

  Vindt u uw chef en collega's aardig?

• -

  Vindt u het werk boeiend en zou u niet weg willen?

OF DENKT U MISSCHIEN . . .

• -

  Werken hoeft van mij niet, maar het moet wel;

• -

  ik baal wel niet, maar ik heb er ook geen plezier in;

• -

  met mijn chef en collega's moet ik wel werken, maar ik zou ze zelf niet hebben uitgezocht;

• -

  ik weet niet hoe mijn toekomstige loopbaan is, of ik word bevorderd en wanneer.

Het zijn reacties over werk, die allemaal voorkomen.Velen zouden wat aan hun werk en werkomstandigheden veranderd willen zien of meer zekerheid willen.Plezier in het werk is een belangrijk stuk levensvreugde, ook voor het gezin. En iemand die met plezier werkt, zal goed werken.

Daarom is het in het belang van iedereen, van u en van de dienst waarvoor u werkt, dat u met plezier werkt.

WAAROM DEZE INLEIDING?Om te bekijken of er wat kan worden veranderd. Denkt u nu niet, dat er een wondermiddel is uitgevonden. Maar denkt u nu ook niet dat er toch niets aan te doen is.

OM WAT BETER KAN, OOK BETER TE MAKEN!Dit is een poging een weg aan te geven om een werksituatie, die beter kan, ook beter te maken.U zult daarover zeker zelf ideeën hebben. U vindt misschien, dat uw chef moet veranderen. Dat het werkrooster anders moet. Dat de taakverdeling tussen u en uw collega's verbeterd moet worden.Dat u best een hogere functie aan kunt. Dat . . . enz.Misschien heeft u gelijk, dan zou het goed zijn dat eens duidelijk te zeggen. Het zou ook wel eens kunnen dat er wat aan u schort. Dat u ook niet altijd zo gemakkelijk bent. Of dat u aan de top van uw kunnen zit.

HET GAAT OM DE OORZAKEN.Er kunnen ook wel omstandigheden zijn, waaraan niemand veel kan doen.Misschien is er thuis altijd iemand ziek. Of heeft u zware financiële problemen. Of u woont beroerd. Of u heeft altijd hoofdpijn enz. enz. Sommige oorzaken liggen in het werk of in de mensen met wie u werkt, andere liggen bij u zelf en soms liggen ze in privé-omstandigheden.Aan sommige is wat te doen, aan andere niet. Maar het is wel goed te proberen daar waar mogelijk verbeteringen aan te brengen.

MEER DUIDELIJKHEID.Het kan ook zijn, dat uw werksituatie niet zo slecht is, maar dat er voor u belangrijkere vragen zijn, zoals:

• -

  Wat is mijn toekomst?

• -

  Zien ze wat in me?

• -

  Blijft mijn werk zoals het nu is?

Ook deze vragen zouden moeten kunnen worden beantwoord. Het is beter dat men weet waar men aan toe is, ook al is het niet allemaal wat men graag zou willen.

EEN MIDDEL OM MEER DUIDELIJKHEID TE VERKRIJGEN.Het functioneringsgesprek.Er zal regelmatig met u een functioneringsgesprek worden gevoerd. Dit is een open gesprek tussen u en uw chef, waarbij u beiden, als gelijkwaardige gespreksdeelnemers de hele werksituatie goed doorpraat -uw rol en de zijne- om de nodige duidelijkheid en zekerheid te scheppen en gezamenlijk mogelijke knelpunten op te lossen.

WAT IS EEN FUNCTIONERINGSGESPREK NIET?Een functioneringsgesprek is geen beoordelinggesprek.Uw beloning hangt er niet van af.

WAAROVER WORDT GEPRAAT.Je zou kunnen zeggen, dat er drie zaken aan de orde kunnen komen:

• 1

  De functie-inhoud. Als er een functie-beschrijving is, kan die hierbij als leidraad dienen. In elk geval worden de belangrijkste elementen van uw functie besproken.

• 2

  Hoe gaat het? Hoe vindt u dat u zelf functioneert? Hoe gaat het op de afdeling zoals de samenwerking met chef en collega's? Hoe denkt uw chef hierover?Er zullen aan twee kanten bepaalde zaken misschien beter kunnen. Waarom loopt iets niet zo. Aan wie of wat ligt dat, ook weer aan beide kanten?

• 3

  Wat kan er worden afgesproken? Wat kan anders worden aangepakt? Wie doet dat? Welke afspraken worden er gemaakt? enz.

IK GA GEEN KRITIEK UITEN! IK KIJK WEL UIT!U wilt tegenover uw vrienden of familieleden ook niet altijd zeggen wat u denkt. Maar dat wil nog niet zeggen, dat je niets zou kunnen zeggen. Het gaat om de toon waarop. En het hangt natuurlijk ook van de chef af.

Het zal wel eens moeilijk zijn, maar van twee kanten zwijgen lost ook niets op.

MIJN CHEF EN IK HEBBEN GEEN VERTROUWEN IN ELKAAR.Er zijn goede en minder goede chefs (dat geldt ook voor zijn mensen!). Hij is als zodanig aangewezen en u moet beiden met elkaar samenwerken. Als dat niet goed gaat, is het juist nuttig, dat er een functioneringsgesprek komt. Misschien lost dat wat op. En zou het kwaad kunnen, als beiden van goede wil zijn?

MOET DAT NOU? IK PRAAT AL ZO VAAK MET MIJN CHEF.Ja, het moet.Het instrument functioneringsgesprekken is vastgelegd in de "Regeling personeelsvoorstellen (nr. 5/93/1023b). Normaal wordt er over het werk gepraat, soms ook wel eens over persoonlijke zaken. Het komt er niet zo vaak van om eens uitgebreid de hele zaak goed door te praten, vooral als er eigenlijk iets aan zou kunnen worden gedaan. En wat vervelende punten blijven toch nog vaak liggen! Een goed gesprek zal nooit negatief werken.

KAN IK ER EEN DERDE BIJHALEN?Zolang u en uw chef van mening zijn dat u beiden het gesprek aan kunt hoeft er natuurlijk geen derde bij te komen. Heeft u echter het sterke gevoel dat u door een sterke spanning tussen u en uw chef niet tot een gesprek kunt komen, dan kunt u om een derde persoon vragen.Deze is dan aanwezig bij het gesprek en kan vanuit een neutrale positie zorgen dat iedereen aan zijn trekken komt. Wie kan die derde zijn? Een personeels-functionaris of bijvoorbeeld een naast hogere chef.

MOET IK VOOR DE DAG KOMEN MET AL MIJN PRIVE-ZAKEN?Natuurlijk niet. U vertelt wat u wilt. En alleen wat voor uw functioneren van belang is. Maar er kan natuurlijk een verband zijn tussen uw privéomstan-digheden en uw werk. U kunt mogelijk niet goed werken als u ziek bent of uw kinderen ziek zijn, als u financiële of huisvestingsproblemen hebt enz. Al kan uw chef die niet oplossen, het kan voor hem wel goed zijn dit te weten. Dan kan hij daarvoor begrip opbrengen.Maar nogmaals: uiteraard staat het u vrij te zeggen wat u wilt. Misschien is het nog mogelijk, dat er via de dienst wat aan uw persoonlijke problemen kan worden gedaan; mogelijk kunt u in contact worden gebracht met deskundigen die u kunnen helpen.

WAAROM EEN FUNCTIONERINGS-GESPREK WANT ER ZIJN GEEN MOEILIJKHEDEN.Het functioneringsgesprek is zeker niet alleen voor het geval er moeilijkheden zijn. Het is ook bedoeld om onduidelijkheden en onzekerheden weg te nemen. Als er ook op dat punt geen vragen zijn, dan zal een open gesprek geen kwaad kunnen:het zal de onderlinge verhouding alleen maar ten goede komen. Trouwens het is fijn om in zo'n gesprek te horen dat het goed gaat.

WAT GAAT ER NU MET DIT GESPREK GEBEUREN?Zoals gezegd: eerst doorpraten van de situatie aan twee kanten.Dan proberen te bekijken hoe dit is gekomen (oorzaken). Dan bezien of iets eventueel beter kan.

Dat betekent, dat u samen bepaalde dingen kunt afspreken zoals:

• -

  verandering van uw werk (er wat bij of af);

• -

  dat u contact zult opnemen met bijvoor-beeld de bedrijfsarts of een maatschappelijk werker;

• -

  dat er contact wordt opgenomen met een personeelsfunctionaris voor een andere functie;

• -

  u gaat een bepaalde cursus volgen.

U kunt opnieuw afspreken bij elkaar te komen om te kijken hoe het met de afhandeling van deze afspraken zit.

WAT WORDT ER OP PAPIER VASTGELEGD?Dat wat u samen vindt, dat nuttig is om op papier te zetten. Het is goed te weten, dat er een gesprek heeft plaatsgevonden, wat er is afgesproken en wat er aan is gedaan of zal worden gedaan.Voor de rest -het oordeel, de oorzaken, de details- moet u samen bepalen in hoeverre dat nuttig is.Er is een standaard begeleidingsformulier met toelichting dat als leidraad gebruikt wordt. U kunt dit vinden aan het slot van deze informatiefolder.

WAT IS DE ROL VAN DE PERSONEELSFUNCTIONARISSEN HIERBIJ?De personeelsfunctionarissen hebben er vooral belangstelling voor, dat er een goed gesprek komt en dat daarin gemaakte afspraken worden nagekomen.Degenen die de afspraken moeten uitvoeren, moeten die natuurlijk kennen. Als de personeelsfunctionarissen niet bij de uitvoering van de afspraken hoeven te worden betrokken, bemoeien ze zich er ook niet mee.Het is in eerste instantie een gesprek tussen uw chef en u. Als u samen bepaalde zaken niet kunt oplossen of beslissen, kunnen anderen worden ingeschakeld.

HOE VAAK WORDT ZO'N GESPREK GEHOUDEN?Zo vaak als één van beiden (uw chef of u) dat nodig vindt. Als alles naar tevreden-heid loopt zal dat niet zo vaak nodig zijn en zich beperken tot één keer per jaar.

Er zijn groepen die er misschien meer behoefte aan hebben, zoals:

• -

  jongeren die net in dienst zijn en meer zekerheid over hun carrière willen;

• -

  degenen die ouder worden en zich te zwaar belast voelen;

• -

  degenen die (op medische gronden) hun werk niet goed meer aankunnen, dit in overleg met de bedrijfsarts;

• -

  zij die een andere functie of omscholing wensen.

Hopelijk is u nu ongeveer duidelijk wat de bedoeling is. Er kan niet genoeg worden gezegd dat u hiervan geen wonderen mag verwachten. Niet elke wens kan in vervulling gaan. De mogelijkheden van uw chef en de dienst zijn niet onbeperkt. Maar nogmaals: begrip voor elkaar is positief, ook al wordt er niet veel opgelost. Bepaalde zaken uitpraten is goed, dan kan er meer duidelijkheid ontstaan.

BEOORDELING.In het kader van personeelsbegeleiding bestaat er ook nog een ander instrument namelijk een beoordelingsgesprek.Een beoordelingsgesprek is gericht op het begeleiden, en eventueel waarderen van feitelijke prestaties over de achterliggende periode.

WANNEER EEN BEOORDELINGSGESPREK?Een beoordelingsgesprek wordt gehouden wanneer uw chef of u dat nodig vindt. Zo'n gesprek is noodzakelijk om beheersbeslissingen te kunnen nemen. Het betreft hierbij beslissingen als:

• -

  vaste aanstelling;

• -

  plaatsing in het functieniveau;

• -

  een gratificatie;

• -

  extra periodieke verhoging;

Hier zal sprake moeten zijn van goed tot zeer goed functioneren. Het kan ook voorkomen dat het functioneren aanleiding geeft tot minder prettige beslissingen zoals:

• -

  niet benoemen in vaste dienst;

• -

  geen plaatsing in het functieniveau;

• -

  onthouding van periodiek;

Ook dan is het nodig dat het oordeel van uw chef op zorgvuldige wijze is vastgelegd. De beoordeling vindt plaats met als uitgangspunt de voor u geldende functiebeschrijving.

GEZICHTSPUNTEN.Evenals bij het functioneringsgesprek zal ook in een beoordelingsgesprek een aantal vaste gezichtspunten de revue passeren.Deze zijn:

• -

  kennis;

• -

  zelfstandigheid;

• -

  uitdrukkingsvaardigheid;

• -

  contact;

• -

  leidinggeven;

• -

  werkwijze;

• -

  algemene indruk.

De chef zal u zijn mening geven over de wijze waarop aan deze gezichtspunten, voor zover van toepassing, gestalte is gegeven, in relatie tot hetgeen op basis van de functiebeschrijving van u mag worden verwacht.

WAT IS VAN BELANG BIJ EEN BEOORDELINGSGESPREK?Beoordeeld wordt op grond van waarnemingen en waarneembare feiten. Toelichtingen, verklaringen en voorbeelden spelen in het geheel een belangrijke rol. Als u van mening bent dat uw beoordeling niet overeenkomt met de u bekende feiten, dient u dit met uw chef te bespreken. Het mag duidelijk zijn dat de wijze van beoordeling zoals hierboven is weergegeven van alle betrokkenen vraagt: kennis van de functie (aard, inhoud, eisen), mensenkennis en niet in de laatste plaats zelfkennis.

IK BEN HET NIET EENS MET MIJN BEOORDELING, WAT KAN IK DOEN?

• 1

  Het opnieuw bespreekbaar maken van uw beoordeling.

• 2

  Blijft u het oneens dan wordt uw diensthoofd ingeschakeld.

• 3

  Indien nog geen overeenstemming is bereikt kunt u beroep instellen ingevolge de Algemene Wet Bestuursrecht.

TENSLOTTE -maar dat hebt u eigenlijk wel al begrepen- ZOU U VOOR EENGOED GESPREK ENKELE DINGEN BETER NIET KUNNEN DOEN EN ENKELE DINGEN LIEVER WEL.

Hierna volgen een aantal tips.

Zorg voor een geschikte ruimteEen rustig gesprek kan nauwelijks gevoerd worden in een rumoerige en onrustige ruimte waar iedereen in- en uitloopt.

Neem er voldoende de tijd voorBeoordelen en beoordeeld worden is een belangrijke en spannende bezigheid. Een rustig gesprek heeft tijd nodig. Reserveer die tijd dan ook, zodat een gesprek niet haast-je-rep-je hoeft te verlopen.

Zorg voor een goede voorbereidingMaak samen ruim van tevoren een afspraak voor een functionerings- of beoordelingsgesprek en bepaal het tijdstip (bij voorkeur niet aan het eind van een werkdag). Bepaal met elkaar vooraf de onderwerpen die aan de orde moeten komen tijdens dit gesprek.De gesprekken dienen bij voorbaat vóór november elk jaar gevoerd te worden zodat eventuele afspraken met betrekking tot opleidingsbehoefte kunnen worden opgenomen.

Zorg dat u niet gestoord wordtZowel chef als medewerker moeten hier met veel kracht naar streven. Telefoontjes, binnenlopende collega's en andere storingen werken zeer negatief uit op het gesprek.

Let op beoordelingsfoutenBij het beoordelen van andere mensen maken wij allemaal fouten als:

• o

  Teveel uitgaan van eigen eigenschappen en die ook bij de ander verwachten, bijvoorbeeld als u zich zelf nauwkeurig vindt, verwacht u ook van anderen dezelfde nauwkeurigheid, terwijl dat wellicht niet in die mate nodig is.

• o

  Een bepaald aspect in het functioneren van de ander speelt door in de beoordeling van andere aspecten. Bijvoorbeeld iemand kan erg goed omgaan met lastig publiek, hij doet dus ook zijn andere werk goed. Dit kan natuurlijk in het omgekeerde geval ook zo werken: iemand doet iets minder goed en dus zal de rest ook minder zijn.

• o

  Zaken verzwijgen of goedpraten vanuit de gedachte: "het helpt waarschijnlijk toch niets meer", of "hij doet toch z'n best".

• o

  Eén gebeurtenis de totale beoordeling laten beïnvloeden. Een medewerker wordt over een langere periode beoordeeld, toch gebeurt het vaak dat één fout of één incident kort voor de beoordeling gemaakt, een onevenredig zwaar stempel op de beoordeling drukt.

• o

  Geen duidelijke uitspraak willen doen, maar steeds de middenweg kiezen.

• o

  Het oordeel laten beïnvloeden door de sexe van de ander. Bijvoorbeeld door te denken: "voor een vrouw doet zij het toch uitstekend" of "van een man mag ik dat toch eigenlijk niet verwachten".

Wees eerlijk en duidelijkZorg voor voorbeelden waarmee u de ander duidelijk kunt maken wat u met een bepaalde uitspraak bedoelt. Probeer eventueel de ander uw bedoelingen nog eens te laten weergeven, zodat ook u weet of uw bedoeling duidelijk is overgekomen.

BETER NIET

• -

  elkaar ongezouten de waarheid zeggen;

• -

  een welles-nietes spel;

• -

  een agressieve houding;

• -

  over te kleine dingen praten;

• -

  onnodig over anderen praten;

• -

  kiekeboe spelen: zeg wat u dwars zit.

LIEVER WEL

• -

  een goede sfeer, waarin van twee kanten naar elkaar wordt geluisterd;

• -

  uitgaan van de goede bedoelingen van de ander;

• -

  proberen het met elkaar eens te worden, als het niet lukt kan dat worden opgeschreven;

• -

  letten op het doel: hoe kan het beter, ook van mijn kant? Hoe kan er duidelijkheid en zekerheid komen?

TOT SLOT.U maakt samen uit wanneer een volgend gesprek zal plaatsvinden. Als één van de twee dit wil (chef of medewerker), zal het eigenlijk moeten gebeuren. Als de afgesproken tijd om is, zult u daaraan worden herinnerd.