Algemene subsidieverordening Regio West-Brabant 2015

Ondertekening

Toelichting Algemene subsidieverordening Regio West-Brabant 2015

Algemene toelichting

De Algemene wet bestuursrecht (Awb) kent in titel 4.2 een uitgebreide regeling voor subsidieverstrekking door bestuursorganen. Deze regeling in de Algemene wet bestuursrecht biedt de RWB veel vrijheid bij de invulling van hun subsidiebeleid.

Bij de ontwikkeling van deze Algemene subsidieverordening is voor het grootste gedeelte gebruik gemaakt van de recent door de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) opgestelde modelverordening. Een belangrijk aspect in het subsidietraject is gelegen in vereenvoudiging van de regels voor de verantwoording van de subsidie. Zo worden de financiële en inhoudelijke eisen die aan de subsidieontvanger worden gesteld hoger naarmate het subsidiebedrag hoger wordt.

Hoofdstuk 1 - Grondslag verordening

Wettelijk voorschrift

In de Algemene wet bestuursrecht staat dat de subsidieverstrekking moet zijn gebaseerd op een wettelijk voorschrift. Deze eis komt voort uit de wens van de wetgever, dat de rechtszekerheid van de subsidieaanvrager en subsidieontvanger voldoende is gewaarborgd. Hiermee wordt tevens een doelmatige besteding van overheidsuitgaven nagestreefd. Mogelijk onzorgvuldig of willekeurig handelen van het overheidsorgaan of nalatigheid van de subsidieontvanger is immers beter te toetsen aan de hand van een wettelijke regeling dan aan de hand van een op zichzelf staand besluit van een bestuursorgaan.

Voor de RWB betekent dit, dat de subsidieverstrekking moet zijn gebaseerd op een verordening van het Algemeen Bestuur (artikel 4:23 eerste lid Awb). Deze verordening moet de essentiële elementen van het proces van subsidieverstrekking bevatten, zoals een omschrijving of aanduiding van de te subsidiëren activiteiten, de bevoegdheid tot het vaststellen van een subsidieplafond en de bijbehorende verdelingsmaatstaf.

Gebruik en benaming nadere regels

In de praktijk blijkt er veel onduidelijkheid te bestaan over het gebruik van nadere regels in het kader van subsidieverstrekking. Hiervoor gebruiken gemeenten zowel de vorm van deelverordeningen, maar ook vaak beleidsregels of beleidsnota’s.

Subsidieverstrekking op basis van alleen beleidsregels is niet mogelijk vanwege het ontbreken van een wettelijke grondslag. Er is altijd een verordening nodig. In die verordening dienen tenminste de activiteiten globaal te worden omschreven, die voor subsidie in aanmerking kunnen komen. Nu in de Algemene subsidieverordening de activiteiten waarvoor subsidie verkregen kan worden niet staan omschreven zijn er nadere regels nodig voor deze grondslag. De opzet van de Algemene subsidieverordening is dusdanig dat alle algemene regels omtrent subsidieverstrekking in de Algemene subsidieverordening zijn opgenomen. Regels die alleen betrekking hebben op een speciaal beleidsterrein dienen in nadere regels te worden uitgewerkt.

Ter bevordering van de duidelijkheid en eenvoud van de regelingen en de onderlinge afstemming van de regelingen heeft het de voorkeur dat zo veel mogelijk gebruik wordt gemaakt van deze Algemene subsidieverordening en dat er een uniforme benaming en standaardmodel gebruikt wordt voor nadere regels. Het gebruik van beleidsnota’s dient zoveel mogelijk te worden vermeden, omdat met beleidsnota’s niet rechtstreeks verplichtingen aan burgers kunnen worden opgelegd. Beleidsnota’s binden alleen het bestuursorgaan en werken niet extern. In ieder geval kunnen zaken als termijnen en subsidieverplichtingen niet worden geregeld via een beleidsregel.

Hoofdstuk 2 - Het subsidiebegrip

Definitie subsidie

Om de subsidietitel uit de Algemene wet bestuursrecht op een juiste wijze toe te passen, is het van belang dat helder is wat er onder subsidie wordt verstaan. Subsidie is een materieel begrip en wordt omschreven in artikel 4:21, eerste lid Awb. Voldoet een geldverstrekking aan de daar genoemde voorwaarden, dan is het een subsidie, hoe ook genaamd.

Er is sprake van een subsidie als het gaat om geldverstrekkingen, die aan de volgende kenmerken voldoen:

• a.

  het betreft een aanspraak op financiële middelen;

• b.

  die door een bestuursorgaan worden verstrekt;

• c.

  met het oog op bepaalde activiteiten van de aanvrager;

• d.

  anders dan als betaling voor het bestuursorgaan geleverde goederen of diensten.

In de praktijk kan het voorkomen, dat er afwijkende termen worden gebruikt, zoals bijdrage, uitkering of vergoeding, terwijl het in feite een subsidie betreft. De gekozen benaming is voor de toepasselijkheid van de subsidietitel niet van belang, ze is gewoon van toepassing als aan de voorwaarden is voldaan.

Subsidie versus opdracht: wat is het onderscheid?

Met de zinsnede ‘anders dan als betaling voor aan het bestuursorgaan geleverde goederen of diensten’, had de wetgever de bedoeling de subsidie te onderscheiden van het begrip ‘opdracht’. Uit de definitie van artikel 4:21 Awb volgt dat, als er sprake is van een betaling voor een opdracht (een financiële tegenprestatie), deze betaling dan niet kan worden aangemerkt als een subsidieverstrekking of omgekeerd. Oftewel: opdracht en subsidie sluiten elkaar uit. Toch blijkt dit onderscheid in de praktijk niet altijd even scherp te maken.

Om diverse redenen is het relevant om helder te hebben of het al dan niet een subsidie betreft. Zo zullen ondernemers over de door aan hen gedane betalingen voor geleverde diensten BTW verschuldigd zijn, terwijl zij over aan hen verstrekte subsidies in beginsel geen BTW hoeven af te dragen. En mocht er zich een geschil voordoen, dan kan men in het geval van subsidieverstrekking naar de bestuursrechter stappen, terwijl men zich bij een opdracht moet wenden tot de civiele rechter. Bij Beleidsgestuurde Contractfinanciering (BCF) wordt vaak gekozen voor een subsidie, waaraan een contract (uitvoeringsovereenkomst) verbonden is. Ook daar is het van belang dat het karakter van de grondslag van de verbintenis, namelijk de subsidierelatie, niet uit het oog wordt verloren. Tenslotte kan een overheid te maken krijgen met aanbestedingsregels of wellicht staatssteun.

Het is van belang te beseffen dat de feitelijke situatie bepalend is of iets wordt aangemerkt als een subsidie of een opdracht: het naamkaartje dat eraan hangt, speelt geen rol. Men dient daarom waakzaam te zijn bij het opstellen van de subsidiebeschikking en moet voorkomen, dat de verstrekking kan worden aangemerkt als betaling voor een opdracht. Het is daarom ook raadzaam om terughoudend te zijn met de mogelijkheid om in een aan de subsidiebeschikking gekoppelde uitvoeringsovereenkomst een verplichting tot nakoming op te nemen. Daarnaast is de kans minder groot, dat de subsidie als opdracht wordt aangemerkt, als niet de gehele activiteit wordt gesubsidieerd, maar slechts een gedeelte en er daarnaast een eigen bijdrage van de ontvanger wordt gevraagd.

Subsidies en Europese staatssteunregels

Europese regelgeving ten aanzien van staatssteun is niet van toepassing, indien de subsidie aan burgers wordt verstrekt. Ook is geen sprake van staatssteun als de activiteiten, waarvoor de subsidie wordt verleend, geen ondernemingsactiviteiten zijn. Zo is een subsidie aan een (amateur-)sportvereniging geen staatssteun. Als de gesubsidieerde activiteiten wel als onderneming kunnen worden aangemerkt, is er sprake van staatssteun als de subsidie niet open staat voor alle ondernemingen, die deze activiteit uitoefenen. Er moet sprake zijn van een selectief voordeel, wil men kunnen spreken van staatssteun. Staatssteun is toegestaan als deze valt binnen een van de vrijstellingsverordeningen van de Europese staatssteunregels. Zo is er een dé minimis vrijstellingsverordening, die bijdragen aan een onderneming tot € 200.000,00 in de drie jaar vrij stelt. Valt de subsidie niet binnen de reikwijdte van één van de vrijstellingsverordeningen voor staatssteun, dan is hiervoor eerst toestemming van de Europese Commissie nodig. De steunverlening moet dan vooraf door de Europese Commissie worden genotificeerd.

Hoofdstuk 3 - Vermindering van administratieve en bestuurlijke lasten

Beslistermijnen en Wet dwangsom en beroep bij niet tijdig beslissen

Per 1 oktober 2009 is de Wet dwangsom en beroep bij niet tijdig beslissen in werking getreden. Hierdoor loopt de RWBRWB, als zij zich niet aan de termijnen houdt, het risico met een dwangsom te worden geconfronteerd. Het doel van de wet is waarborgen dat de overheid een betrouwbare partner is van burgers, bedrijven en maatschappelijke organisaties. In de wet staat dat de overheid dit onder andere moet doen door tijdig te beslissen op een aanvraag. De aanvrager heeft daar recht op. Tijdig betekent: binnen de geldende termijn. Dat kan een wettelijke of een redelijke termijn zijn. Een beslissing moet zo nodig kunnen worden afgedwongen. Onder bepaalde voorwaarden kan de RWB de beslistermijn verlengen. De wet omschrijft de volgende situaties:

• 1.

  De RWB verzoekt de aanvrager de aanvraag aan te vullen door meer informatie te verschaffen.

• 2.

  Als de RWB wacht op informatie uit het buitenland.

• 3.

  Als de aanvrager schriftelijk instemt met uitstel.

• 4.

  Als de vertraging de schuld is van de aanvrager, bijvoorbeeld als hij steeds opnieuw vraagt om uitstel van aan te leveren gegevens of de dag voor de beslistermijn afloopt een dik pak met aanvullende gegevens opstuurt.

• 5.

  Als de RWB door overmacht niet in staat is te beslissen. Er moeten dan wel abnormale en onvoorziene omstandigheden zijn, waarop de RWB geen invloed heeft, zoals het volledig afbranden of onder water lopen van het RWB-kantoor.

In bijna alle gevallen dient de RWB de aanvrager direct mee te delen, dat de beslistermijn is opgeschort en binnen welke termijn alsnog een beslissing moet worden genomen. Met de in de verordening opgenomen mogelijkheid om de beslistermijn te verlengen, moet dus niet al te makkelijk worden omgegaan. De in deze verordening gekozen termijnen voor besluiten zijn met dertien weken aan de ruime kant. Voor de beoordeling van complexe subsidieaanvragen heel redelijk; voor afhandeling van een eenvoudig besluit tot subsidievaststelling zeer ruim. De praktijk leert dat overheden wel alert zijn op het verstrijken van de termijn bij een besluit tot aanvraag van een subsidie en minder alert bij besluiten op verzoeken tot vaststellen van een subsidie. De wet biedt voldoende handvatten om proactief te reageren. Geadviseerd wordt om, indien nodig, vooral gebruik te maken van de mogelijkheid om de aanvrager schriftelijk te laten instemmen met onvoorzien uitstel.

Sanctiebeleid

In deze verordening zijn geen bepalingen opgenomen over de werkwijze en procedures indien subsidieontvangers zich niet houden aan de procedures en verplichtingen. De Algemene wet bestuursrecht geeft hiervoor voldoende handvatten. Zo kan de RWB bijvoorbeeld, indien de aanvrager niet voldoet aan zijn verplichtingen, op grond van de artikelen 4:46 tot en met 4:50 van de Algemene wet bestuursrecht de subsidieverlening intrekken of wijzigen.

ARTIKELSGEWIJZE TOELICHTING

Hoofdstuk 1 - Grondslag verordening

Artikel 1:1 Begripsomschrijvingen

In dit artikel wordt een aantal begrippen verduidelijkt, dat in de verordening wordt gehanteerd.

Er is sprake van alleen eenmalige subsidies. Dit zijn subsidies die voor een eenmalige activiteit of een activiteit, waarvoor het Dagelijks Bestuur slechts voor een van te voren bepaalde tijd van maximaal vier jaar subsidie wil verlenen. Te denken valt aan een subsidie ten behoeve van het doorgang doen vinden van de gebruikelijke activiteiten van de subsidieontvanger, terwijl die doorgang door bijzondere, incidentele omstandigheden anders niet gewaarborgd zou zijn. Hierbij kan worden gedacht aan het vervangen van een teloor gegaan bedrijfsgebouw of iets dergelijks. Of aan projectsubsidies die worden gegeven voor door de subsidieontvanger te realiseren bijzondere projecten, zoals bijvoorbeeld een dansvoorstelling of kunstmanifestatie. Eenmalige subsidies hebben een looptijd, afhankelijk van de duur van het project en kunnen onder omstandigheden dus een looptijd hebben van langer dan een jaar.

Artikel 1:2 Reikwijdte verordening

In het eerste lid wordt aangegeven voor welke beleidsterreinen subsidies kunnen worden verstrekt.

Door de veelheid en verscheidenheid van subsidiemogelijkheden is uiteraard niet te vermijden, dat op onderdelen nadere regels noodzakelijk zullen blijken. Die verscheidenheid onderbrengen in een algemene verordening is mogelijk, maar komt de met een algemene verordening nagestreefde overzichtelijkheid niet ten goede. Daarbij komt dat beleidsdoelen en prioriteiten wijzigen en dit, naar aangenomen mag worden, in een hoger tempo zullen doen dan de Algemene subsidieverordening aan wijziging toe is.

Wijziging van een alsdan complexe en uitgebreide verordening, die veel beleidsterreinen bestrijkt, gaat gepaard met aanzienlijke bestuurlijke en administratieve lasten. Met deze algemene verordening, die de kaders geeft voor nadere regels, worden deze lasten beperkt in aantal en kwaliteit. Zo zal het bij een eventuele wijziging van de verordening niet noodzakelijk zijn alle beleidsafdelingen van de RWB daarbij anders dan in informerende zin te betrekken. Het is op grond van deze verordening niet toegestaan op basis van een post op de RWB-begroting subsidie te verlenen. Uitvoering van subsidies vindt plaats door het Dagelijks Bestuur.

Nadere regels

Het betreft hier algemeen verbindende voorschriften, ook wel deelverordeningen genoemd. Het betreft hier dus geen beleidsregels omdat dit geen algemeen verbindende voorschriften zijn. In ons geval zal het Dagelijks Bestuur aan de bestuurscommissie KCV de bevoegdheid tot het stellen van nadere regels delegeren en de directeur mandateren. De diverse portefeuillehoudersoverleggen zullen gevraagd worden in voorkomende gevallen de op hun beleidsterrein relevante nadere regels op te stellen (Reap, RpA, SEZ, Duurzaamheid, etc.). De concepten zullen vervolgens door het Dagelijks Bestuur bekrachtigd worden.

Artikel 1:3 Bevoegdheid Dagelijks Bestuur

Het Dagelijks Bestuur besluit ingevolge het eerste lid binnen de daarvoor door de raad vastgestelde kaders, zoals neergelegd in de RWB-begroting en deze Algemene subsidieverordening. Dit betekent dat het Dagelijks Bestuur geen subsidies kan verlenen, die niet stroken met de door het Algemeen Bestuur vastgestelde algemene regels. Met besluiten over het verstrekken van subsidies in plaats van verlenen van subsidies wordt beoogd de bevoegdheid te besluiten over het gehele subsidieproces, dus ook het bevoorschotten, lager vaststellen, terugvorderen en dergelijke.

In het eerste lid is bepaald dat het Dagelijks Bestuur daarbij de RWB-begroting en subsidieplafonds in acht neemt.

In het tweede lid is de bevoegdheid van het Dagelijks Bestuur geregeld om voorwaarden aan de subsidie te verbinden. Zie hiertoe ook artikel 4:33 van de Algemene wet bestuursrecht en voor het verschil met verplichtingen artikel 4:37 van de Algemene wet bestuursrecht.

In het derde lid is de bevoegdheid opgenomen voor het Dagelijks Bestuur om voorschotten te verlenen zoals bedoeld in artikel 4:95 van de Algemene wet bestuursrecht.

Het Dagelijks Bestuur zal haar bevoegdheid voor wat betreft subsidies in het kader van Kleinschalig Collectief Vervoer delegeren aan de bestuurscommissie KCV. De beginselen van deze verordening zijn uiteraard daarbij van toepassing.

Artikel 1:4 Aanvrager

De aanvraag voor subsidie kan worden ingediend door zowel natuurlijke als rechtspersonen om in de Algemene subsidieverordening geen ongewenste uitzonderingen te creëren. Er is voor gekozen dat subsidies die groter zijn dan € 5.000,00 alleen aangevraagd kunnen worden door rechtspersonen, omdat de verantwoording van subsidies van meer dan € 5.000,00 bij rechtspersonen "in de boeken" dient te gebeuren, die een wat stringenter regime kennen dan de boekhouding van natuurlijke personen. Onder het begrip "rechtspersoon" wordt verstaan de rechtspersoon als bedoeld in artikel 3 van boek 2 van het Burgerlijk Wetboek.

Hoofdstuk 2 - Het subsidiebegrip

Artikel 2:1 Subsidieplafond en begrotingsvoorbehoud

In de Algemene wet bestuursrecht zijn in de artikelen 4:25 tot en met 4:28 de belangrijkste bepalingen rondom het werken met een ‘subsidieplafond’ gegeven. Ingevolge het eerste lid van artikel 2:1 kan het Dagelijks Bestuur subsidieplafonds vaststellen. In de regel valt dit qua tijdstip samen met de vaststelling van de begroting. Het Dagelijks Bestuur stelt subsidieplafonds vast en maakt daarbij de wijze van verdeling van de beschikbare middelen bekend.

Met het oog op de rechtszekerheid verlangt de Algemene wet bestuursrecht, dat het subsidieplafond bekend wordt gemaakt, vóórdat de periode waarop het plafond betrekking heeft, ingaat. Zo kunnen potentiële aanvragers tijdig weten hoeveel geld beschikbaar is. Maar vooral van belang is, dat subsidieaanvragen zonder nadere motivering worden afgewezen op het moment dat het subsidieplafond bereikt is.

Belangrijk is de verplichting om nadere regels te stellen over de verdeling van de beschikbare bedragen. Er zijn twee mogelijkheden.

• 1.

  De meest eenvoudige vorm is een verdeelmechanisme op volgorde van binnenkomst, “wie het eerst komt, het eerst maalt”, waarbij aanvragen in volgorde van ontvangst van de volledige aanvraag worden behandeld.

• 2.

  Een andere vorm is een tendersysteem, waarbij het beschikbare budget wordt verdeeld over de complete aanvragen door middel van een onderlinge vergelijking van de aanvragen en dat de beste aanvragen voor subsidie in aanmerking komen. Van belang bij dit systeem is dat helder is voor de aanvrager op basis van welke criteria de aanvragen worden getoetst en in rangorde worden gezet. Zoals eerder aangegeven kan het Dagelijks Bestuur hiertoe besluiten op grond van artikel 2:1 tweede lid. De criteria, waaraan een aanvraag wordt getoetst, dienen zoveel mogelijk eenduidig te zijn.

Bij lid 4 komt de strekking van de tekst overeen met die van artikel 4:28 onder c van de Algemene wet bestuursrecht. Indien deze bepaling niet zou zijn opgenomen, heeft een verlaging geen gevolgen voor voordien ingediende aanvragen.

Uit lid 5 volgt dat als de RWBbegroting nog niet is vastgesteld en er formeel dus nog geen financiële ruimte door de raad beschikbaar is gesteld, subsidie slechts wordt verleend onder de voorwaarde dat de raad daarvoor geld beschikbaar zal stellen, het zogenoemde begrotingsvoorbehoud.

HOOFDSTUK 3 - Aanvraag van de subsidie

Artikel 3:1 Bij aanvraag in te dienen gegevens

In het eerste lid is bepaald dat een aanvraag voor subsidie schriftelijk dient te worden gedaan. Met ‘schriftelijk’ is meer bedoeld dan ‘op papier geschreven’. Zo kan een aanvraag ook digitaal worden gedaan, mits het Dagelijks Bestuur het door hem vastgestelde formulier ook in digitale vorm beschikbaar heeft gesteld. Ingevolge artikel 4:29 van de Algemene wet bestuursrecht begint het subsidieproces met een aanvraag. Wat een aanvraag is en aan welke eisen deze moet voldoen staat in afdeling 4.1.1. van de Algemene wet bestuursrecht.

In het tweede lid is bepaald dat als het Dagelijks Bestuur een aanvraagformulier vast stelt, de aanvraag met behulp van dit aanvraagformulier dient te worden ingediend.

Uit het derde lid volgt welke gegevens de aanvrager dient te overleggen bij zijn subsidieaanvraag. Onder andere bestuursorganen dient te worden verstaan: andere buiten de RWB Breda gelieerde of gevestigde bestuursorganen. Ten aanzien van de te overleggen verklaring omtrent gedrag dient het volgende te worden opgemerkt. Afhankelijk van de aard en doelstelling van de te subsidiëren activiteiten met behulp van het vijfde lid nadere regels hierover stellen.

Artikel 3:2 Aanvraagtermijn

In lid 1 wordt de termijn voor het aanvragen van subsidies genoemd.

Het tweede lid dient als volgt te worden uitgelegd. Wanneer je voor een periode van 4 jaren een subsidieaanvraag te laat hebt ingediend heeft de aanvrager niet tijdig een aanvraag ingediend voor het eerste subsidiejaar. Dit betekent uiteraard dat voor de overige 3 jaren de aanvraag wel tijdig is ingediend en dat hierop beslist dient te worden.

De RWB kan er ook voor kiezen om andere termijnen vast te stellen. De bevoegdheid hiervoor ligt bij het Dagelijks Bestuur en is geregeld in het tweede lid.

Uitdrukkelijk dient te worden opgemerkt dat de lex silencio positivo hier niet van toepassing is. Dit wil zeggen dat bij niet tijdig beslissen geen automatisch positief besluit volgt.

Artikel 3:3 Beslistermijn

In dit artikel worden de termijnen gegeven, waarbinnen het Dagelijks Bestuur gehouden is te beslissen op een aanvraag voor subsidie. In de Algemene wet bestuursrecht staan geen strikte beslistermijnen op een aanvraag voor subsidie. In de regel wordt een termijn van acht tot dertien weken redelijk geacht. Het is mogelijk voor het Dagelijks Bestuur om zijn beslissing te verdagen voor ten hoogste acht weken onder vermelding van de reden tot verdaging.

HOOFDSTUK 4 - Weigering van de subsidie

Artikel 4:1 Weigeringsgronden

Op grond van artikel 4:25 lid 2 van de Algemene wet bestuursrecht moet de subsidie worden geweigerd als door de verstrekking van de subsidie het subsidieplafond wordt overschreden.

De algemeen geldende weigeringsgronden, opgenomen in artikel 4:35 van de Algemene wet bestuursrecht, worden hier met een nadere, op de RWB-praktijk toegesneden grond aangevuld.

Onder derden dient te worden verstaan: externen, niet zijnde de RWB.

Ten aanzien van de uitleg over het begrip bestuursorgaan dient te worden verwezen naar de toelichting bij artikel 3:1, derde lid, sub c.

Artikel 4:2 Anti-discriminatiebepaling

In dit artikel worden gronden opgesomd waarop het Dagelijks Bestuur een aanvraag moet weigeren.

Artikel 4:3 Wet Bibob

Een bijzondere weigeringsgrond is opgenomen in artikel 4:3. Het betreft het geval dat de aanvrager van een subsidie de toets van de Wet bevordering integriteitsbeoordelingen door het openbaar bestuur (Wet Bibob) niet kan doorstaan. Indien deze weigeringsgrond niet zou zijn opgenomen, dan zou het kunnen betekenen dat het Dagelijks Bestuur gehouden is subsidie te verlenen aan aanvragers aan wie het Dagelijks Bestuur geen vergunning voor niet-subsidiabele activiteiten zou verlenen. Daarbij is niet van belang of de activiteiten, waarvoor subsidie wordt gevraagd, op zichzelf beoordeeld subsidiabel zijn. Het gaat bij deze weigeringsgrond louter om de persoon, dan wel rechtspersoon van de aanvrager.

HOOFDSTUK 5 - Verlening van de subsidie

Artikel 5:1 Verlening van de subsidie

Ingevolge het eerste lid geeft het Dagelijks Bestuur al in het besluit tot verlening van de subsidie aan op welke wijze de verantwoording van de ontvangen subsidies dient plaats te vinden. Hiermee wordt bereikt dat voor degene, aan wie de subsidie is toegekend, van meet af aan duidelijk is aan welke voorwaarden en administratieve eisen hij dient te voldoen.

In het tweede lid is geregeld dat het Dagelijks Bestuur de ontvanger verplichtingen kan opleggen.

Hierbij kan worden gedacht aan bijvoorbeeld het verzekeren van de zaken, die voor de uitvoering van de gesubsidieerde activiteit noodzakelijk zijn, de arbeidsvoorwaarden voor het personeel van de subsidieontvanger, reservevorming, het bestuur, het aanstellen van toezichthouders, de inrichting van de administratie en de benodigde toestemming van het Dagelijks Bestuur voor het aangaan van rechtshandelingen als bedoeld in artikel 4:71 van de Algemene wet bestuursrecht.

Artikel 5:2 Betaling en bevoorschotting

Voorschotten worden automatisch (ambtshalve) verstrekt volgens het in de subsidieregeling of de verleningsbeschikking opgenomen bevoorschottingsritme. De bevoorschottingsbeschikking wordt ambtshalve gegeven op het moment van de verleningsbeschikking. De subsidieaanvrager hoeft geen aanvra(a)g(en) voor bevoorschotting in te dienen of tussentijdse overzichten van prestaties of uitgaven te overleggen. Dit leidt tot lastenbesparingen bij zowel de subsidieontvanger als de subsidieverstrekkende RWB.

Omdat de bevoorschotting mede afhankelijk is van de aard van de te subsidiëren activiteit is er voor gekozen om de termijnen, waarop de (automatische) bevoorschotting plaats vindt, niet in de verordening te noemen. Het bevoorschottingsritme en de hoogte van de voorschotten worden in de verleningsbeschikking vermeld.

De subsidieontvanger is volgens artikel 6:2 verplicht te melden, indien er omstandigheden zijn die van invloed zijn op de hoogte van het verleende bedrag. Het Dagelijks Bestuur kan vervolgens, indien nodig, door een wijziging van de verleningsbeschikking het bevoorschottingsritme en de hoogte van de voorschotten aanpassen. Na vaststelling van de subsidie wordt het resterende bedrag (het vastgestelde bedrag verminderd met de verleende voorschotten) uitgekeerd aan de subsidieontvanger.

Met de algemene formulering van dit artikel is de mogelijkheid open gelaten om, zonder dat daartoe wijziging van de verordening noodzakelijk is, recht te doen aan de wijziging van de voorschotregeling, die beslag heeft gekregen met de invoering van de vierde tranche van de Algemene wet bestuursrecht. Indien in de verleningsbeschikking niet anders is bepaald, vindt betaling van het voorschot binnen zes weken na verzending van de verleningsbeschikking plaats. Zie artikel 4:87, eerste lid van de Algemene wet bestuursrecht.

HOOFDSTUK 6 - Verplichtingen van de subsidieontvanger

Artikel 6:1 Tussentijdse rapportage

In het kader van het terugdringen van de administratieve lasten is ervoor gekozen aan meerjarig verstrekte subsidies, hoger dan € 50.000,00, de mogelijkheid te verbinden om jaarlijks een tussentijdse verantwoording te vragen. Het Dagelijks Bestuur moet vooraf bepalen welke vereisten worden gesteld aan de tussentijdse, inhoudelijke en financiële verantwoording, bij voorkeur door middel van standaardformulieren. Het ligt voor de hand dat dit regime in ieder geval lichter is dan het regime wat is opgesteld voor de eindverantwoording.

Artikel 6:2 Meldingsplicht

De meldingsplicht is bedoeld als tegenhanger van het geven van meer vertrouwen in de vorm van onder andere het niet standaard verantwoording afleggen bij subsidies tot € 5.000,00, het vragen van minder tussenrapportages en automatische bevoorschotting.

De subsidieontvanger is verplicht tijdig (zonder nodeloos tijdsverloop) te melden bij de RWB als het aannemelijk is dat de gesubsidieerde activiteit niet, niet tijdig, niet geheel of niet volgens alle daaraan verbonden verplichtingen zal worden verricht. In dat geval zal de subsidie lager of op nihil worden vastgesteld of zullen nadere afspraken worden gemaakt over het aanpassen van de verplichtingen, bijvoorbeeld het geven van meer tijd voor de uitvoering van de activiteiten.

Bij het niet voldoen aan deze meldingsplicht kan, indien dat achteraf mocht blijken, met toepassing van artikel 4:49 van de Algemene wet bestuursrecht alsnog de subsidievaststelling worden ingetrokken, omdat de ontvanger wist of behoorde te weten dat de vaststelling onjuist was. Terugvordering van de subsidie, inclusief wettelijke rente van het hele subsidiebedrag, kan in zo'n geval proportioneel worden geacht, omdat de ontvanger dan misbruik maakte van het gegeven vertrouwen, dat ten grondslag ligt aan de onderhavige subsidieverordening.

Voor de volledigheid wordt opgemerkt dat de meldingsplicht niet geldt na vaststelling van de subsidie of voor zover er (op verzoek van de belanghebbende) door de subsidieverlener een ontheffing is verleend van de verplichting om een prestatie overeenkomstig de subsidietoekenning uit te voeren.

Artikel 6:3 Overige verplichtingen van de subsidieontvanger

In artikel 6:3 zijn de overige verplichtingen van de ontvanger van de subsidie opgenomen, als ook de plicht belangrijke wijzigingen te melden aan het Dagelijks Bestuur. Overigens moet “schriftelijk” hier niet al te letterlijk worden opgevat; een melding per e-mail kan ook voldoende zijn.

HOOFDSTUK 7 - Verantwoording en vaststelling van de subsidie

Artikel 7:1 Verantwoording subsidies tot en met € 5.000,00

Kenmerkend voor subsidies tot en met € 5.000,00 is dat een vast bedrag (lump sum) wordt verstrekt en dat de subsidieontvanger achteraf niet standaard verantwoording hoeft af te leggen aan het Dagelijks Bestuur. De subsidieontvanger hoeft geen aanvraag voor subsidievaststelling (verantwoording) in te dienen. Hierdoor kunnen de lasten voor zowel de subsidieaanvrager als het Dagelijks Bestuur worden bespaard.

In het geval van directe vaststelling (eerste lid, onderdeel a) worden de bewijsstukken van de prestatie direct met de aanvraag meegestuurd. Ook indien de activiteiten nog niet hebben plaatsgevonden, kan onderdeel a worden toegepast. De toepassing is dan onder meer afhankelijk van de aard van de subsidie en risicoafweging van de subsidieverstrekker. Steekproefsgewijze controle na de vaststelling is mogelijk.

In het geval van verlening, gevolgd door ambtshalve vaststelling (eerste lid, onderdeel b), wordt in de subsidiebeschikking vermeld wanneer de gesubsidieerde activiteiten moeten zijn verricht. De subsidie wordt vervolgens, binnen dertien weken na de datum waarop de activiteiten uiterlijk moeten zijn verricht, ambtshalve vastgesteld door de subsidieverstrekker. De ambtshalve vaststelling zal in de praktijk veelal al vóór het verstrijken van de termijn gebeuren, namelijk als het vanuit oogpunt van een efficiënte werkwijze wenselijk wordt geacht, dat dergelijke vaststellingsbeschikkingen op een vaste datum worden genomen. Wel dient de RWB binnen een beperkte termijn, hier is gekozen voor dertien weken na afloop van de activiteit, te reageren.

Door te kiezen voor het systeem van ambtshalve vaststelling is er juridisch meer mogelijkheid om op te treden, indien de RWB bemerkt dat de activiteit niet (geheel) is gerealiseerd. De subsidie is immers niet bij verstrekking reeds vastgesteld. De subsidieontvanger dient, desgevraagd, op een door het Dagelijks Bestuur in de beschikking aangegeven wijze, aan te tonen dat de activiteiten, waarvoor de subsidie is verleend, zijn verricht en dat is voldaan aan de aan de subsidie verbonden verplichtingen. Het Dagelijks Bestuur zal steekproefsgewijs van deze bevoegdheid gebruik maken. Deze steekproef zal altijd binnen vijf jaar na de (ambtshalve) vaststelling worden verricht. Dit omdat conform artikel 4:49 lid 3 van de Algemene wet bestuursrecht de subsidievaststelling niet meer kan worden gewijzigd of ingetrokken na 5 jaar.

Artikel 7:2 Verantwoording subsidies vanaf € 5.000,00 tot € 50.000,00

In dit artikel is aangegeven op welke wijze de subsidieontvanger de aan hem verleende subsidie aan het Dagelijks Bestuur dient te verantwoorden. Ingevolge artikel 5:1 eerste lid, wordt de wijze van verantwoording al bij het besluit tot verlening van de subsidie aan de ontvanger bekend gemaakt.

Wanneer de activiteit niet zal plaatsvinden/ heeft plaatsgevonden dient op grond van artikel 4:48 Awb intrekken dan wel wijziging van de subsidieverlening plaats te vinden.

Het tweede lid bepaalt, dat de subsidieontvanger moet aantonen dat de activiteiten waarvoor de subsidie is verleend, zijn uitgevoerd. Daarbij zal vooraf door de subsidieverstrekker al moeten zijn aangegeven op welke manieren het aantonen kan plaatsvinden. Er kunnen daarbij verschillende instrumenten worden gebruikt, zoals bestuurs- en activiteitenverslagen, een managementverklaring, een deskundigenverklaring of andere bewijsstukken (bijvoorbeeld een publicatie) enz.

Ook hier kan het Dagelijks Bestuur bepalen dat bepaalde categorieën van subsidies, dan wel subsidieontvangers, niet tot verantwoording van de aan hun verleende subsidie hoeven over te gaan. Te denken valt daarbij aan subsidies van een beperkte omvang of subsidies, die aan een vertrouwde ontvanger worden verstrekt, dan wel subsidies die voor een doel worden aangewend, dat nadere verantwoording van de besteding van het geld overbodig maakt

Ingevolge het derde lid kan het Dagelijks Bestuur bepalen dat het voor de verantwoording daarvan andere stukken en bewijzen verlangt dan gebruikelijk en uit hoofde van de gewone bedrijfsvoering van de subsidieontvanger al worden opgesteld. Te denken valt aan de verslagen, die rechtspersonen uit hoofde van de wet al dienen op te stellen en die natuurlijk naar gelang van de hoedanigheid van de betreffende rechtspersoon verschillen.

Artikel 7:3 Verantwoording subsidies van € 50.000,00 of meer

Bij subsidies van € 50.000,00 of meer wordt uitgegaan van de traditionele afrekening van subsidies, namelijk op basis van gerealiseerde kosten en baten. De vaststelling van de subsidie vindt - tenzij de voorschriften voor subsidies tot € 50.000,00 worden toegepast - plaats op basis van uitgevoerde activiteiten en gerealiseerde kosten. Bij de financiële verantwoording mag de subsidieverstrekker een door een accountant opgesteld stuk vragen. Het is echter niet verplicht daar in alle gevallen om te vragen. Zekerheid kan ook worden verkregen door steekproefsgewijze controles van de uitvoeringsinstanties of door verantwoording in de jaarrekening van een instelling.

Indien er wordt gekozen voor het opvragen van een accountantsverklaring, is het van belang dat de RWB en de subsidieontvanger voorafgoede afspraken maken over de wijze van verantwoorden en over de aspecten, die in de controle worden betrokken. Hierbij kan het raadzaam zijn om ook de accountant te consulteren. In de regel worden drie niveaus van controle onderscheiden:

• 1.

  een getrouwheidsverklaring bij een financiële verantwoording;

• 2.

  een rechtmatigheidsverklaring bij een financiële verantwoording;

• 3.

  een rechtmatigheidsverklaring bij een financiële verantwoording plus een Assurance-rapport bij het activiteitenverslag.

Bovenstaande kan conform lid 3 worden vastgelegd middels een accountantsprotocol. Hierin worden de verwachtingen en eisen die worden gesteld aan de controle en bijhorende accountantsverklaring beschreven.

In de artikelen 7:1, 7:2 en 7:3 is een ander regime voor de verantwoording van subsidies opgenomen. Hiermee is aansluiting gezocht bij de nota ‘Kaderbeheer financieel beheer rijkssubsidies’ in die zin, dat de wijze van verantwoording afhankelijk is gemaakt van de hoogte van de subsidies.

Vanuit het oogpunt van lastenverlichting wordt in lid 3 van artikel 7:2 en lid 4 van artikel 7:3 geregeld dat ook alternatieve verantwoordingsbewijzen kunnen worden gevraagd. Daarmee geeft de RWB invulling aan het uitgangspunt, dat de verantwoordingslasten in verhouding moeten zijn met de hoogte van het subsidiebedrag.

Artikel 7:4 Vaststelling subsidie

In dit artikel is geregeld binnen welke termijn het Dagelijks Bestuur besluit ter zake van de vaststelling van de subsidie.

Ingevolge het derde lid kan het Dagelijks Bestuur categorieën van subsidies of subsidieontvangers aanwijzen voor wie de subsidie wordt vastgesteld zonder dat hiervoor door de subsidieontvanger een aanvraag moet worden ingediend. Hierdoor kunnen de lasten voor zowel de subsidieaanvrager als het Dagelijks Bestuur worden bespaard.

Uit het vierde lid volgt dat als achteraf blijkt dat de begrote kosten in werkelijkheid lager zijn uitgevallen, het Dagelijks Bestuur kan besluiten om de subsidie lager vast te stellen en bij de vaststelling alleen de daadwerkelijke gemaakte kosten in aanmerking te nemen. Bij besluitvorming op grond van dit artikel dient rekening te worden gehouden met vermogensvorming ex artikel 8:1 van de subsidieverordening. Normaliter dient het restbedrag te worden teruggevorderd. Echter, kan het Dagelijks Bestuur hierbij artikel 8:1, eerste lid, in acht nemen. Dit betekent dat de vaststelling op grond van artikel 7:4, vierde lid, ook als een indirect verzoek op grond van artikel 8:1, eerste lid, moet worden aangemerkt.

Artikel 7:5 Te laat ingediende aanvraag vaststelling subsidie

In het eerste lid is geregeld dat als er binnen de daarvoor geldende termijn geen aanvraag of een incomplete aanvraag tot subsidievaststelling door het Dagelijks Bestuur is ontvangen, het Dagelijks Bestuur aan de subsidieontvanger een rappel stuurt om de aanvraag in te dienen dan wel compleet te maken.

Ingevolge het tweede lid kan het Dagelijks Bestuur de subsidie vaststellen op een bedrag van maximaal 95% van het bedrag dat zou zijn vastgesteld bij een tijdige dan wel complete indiening van de aanvraag.

In het derde lid wordt aangegeven dat aanvragen tot definitieve vaststelling die veel te laat worden ingediend – te weten meer dan acht weken na het verstrijken van de termijn uit het rappel – door het Dagelijks Bestuur buiten behandeling kunnen worden gesteld. Het Dagelijks Bestuur behoudt hierbij wel haar bevoegdheid om de aanvraag ambtshalve vast te stellen.

Artikel 7:6 Ambtshalve vaststelling

Dit artikel bepaalt dat het Dagelijks Bestuur de verleende subsidie ambtshalve kan vast stellen indien de termijn uit het rappel zoals bedoeld in artikel 7:5 eerste lid is verstreken.

Op grond van het tweede lid kan het Dagelijks Bestuur de subsidie lager vast stellen, te weten op maximaal 95% van het bedrag waarop de subsidie bij een tijdige indiening van de aanvraag zou zijn vastgesteld.

HOOFDSTUK 8 - Overige bepalingen

Artikel 8:1 Vermogensvorming subsidieontvanger

Het is ontvangers van incidentele subsidies niet toegestaan eventuele exploitatieoverschotten te reserveren. Voor het exploitatieoverschot moet een egalisatiereserve worden gevormd. Om het exploitatie-overschot te mogen doteren aan de egalisatiereserve is vooraf toestemming van het Dagelijks Bestuur nodig. In geval van toestemming zal het Dagelijks Bestuur in ieder geval de volgende eisen stellen:

• a.

  aan de egalisatiereserve is een maximum verbonden van 10% van de laatst ontvangen subsidie;

• b.

  de egalisatiereserve wordt gedurende een periode van drie jaar na het vormen van deze reserve aangewend voor het opvangen van eventuele exploitatietekorten.

Ad a:

Maximum egalisatiereserve: Het maximumpercentage is toegevoegd om het vormen van zogenaamde ‘reservepotjes’ te voorkomen.

Ad b:

Aanwending egalisatiereserve: De periode van drie jaar voor het aanwenden van deze reserve voor het opvangen van eventuele exploitatietekorten is toegevoegd om te voorkomen dat subsidieontvangers de opgebouwde reserve tot in lengte van jaren moeten reserveren om toekomstige exploitatietekorten op te vangen. Een periode van drie jaar is redelijk. Als er na afloop van deze periode nog middelen uit de egalisatiereserve over zijn, mogen deze daarna worden aangewend voor andere doeleinden dan het opvangen van exploitatietekorten.

Bij een systematiek van subsidie waarbij de subsidieontvanger zelf verantwoordelijk is voor het resultaat, moet zij ook in staat worden gesteld deze verantwoordelijkheid daadwerkelijk te kunnen dragen. Daarbij hoort de mogelijkheid een financiële buffer te kunnen vormen. In bepaalde gevallen is de subsidieontvanger niettemin een vergoeding verschuldigd voor de vermogensopbouw (derde lid).

Volgens artikel 4:41 van de Algemene wet bestuursrecht is een vergoeding slechts verschuldigd in bepaalde, in de wet genoemde gevallen en indien de verordening hiertoe de mogelijkheid biedt. De gevallen die in de verordening worden genoemd, zijn toegestaan volgens artikel 4:41 van de Algemene wet bestuursrecht.

De Algemene wet bestuursrecht stelt verder als voorwaarde dat aangegeven moet zijn hoe de hoogte van de vergoeding wordt bepaald. De hoogte wordt in principe door het Dagelijks Bestuur bepaald (vierde lid). Hierin heeft het beleidsvrijheid. In het geval van ontbinding van de rechtspersoon die de subsidie ontving is er echter geen beleidsvrijheid. In dat geval is de vergoeding namelijk gelijk aan dat deel van het vermogen dat gerelateerd is aan de verstrekte subsidie. Dit houdt in dat – indien sprake is van vermogensvorming over een periode van meerdere jaren - bij de jaarlijkse vaststelling aangegeven wordt, welk deel van het opgebouwd vermogen gerelateerd kan worden aan de verstrekte subsidie.

Artikel 8:2 Standaardberekeningswijzen van uurtarieven en uniforme kostenbegrippen

Een veel gebruikte methode voor de bepaling van de omvang van het subsidiebedrag is de berekening van de (gedeeltelijke) bijdrage aan de werkelijke kosten van subsidiabele activiteiten. Hierbij is een belangrijke basis voor de financiering/subsidie (kostengrondslag) de inzet van personeel. De subsidieontvanger moet zich verantwoorden over het aantal subsidiabele uren en de totstandkoming van de uurtarieven. Dit brengt hoge lasten met zich mee. Vooral de verschillende uitgangspunten en definities per subsidie ten aanzien van de subsidiabele kosten (bijvoorbeeld overheadkosten) leggen een grote (lasten)druk op de administratieve systemen van subsidieontvangers.

Bij het bepalen van de standaardberekeningswijzen voor de berekening van uurtarieven kan het Dagelijks Bestuur aansluiten bij de berekeningswijzen, zoals die in het Rijksbrede subsidiekader worden gehanteerd:

• a.

  berekening op basis van integrale kosten;

• b.

  berekening op basis van kosten per kostendrager, vermeerderd met een forfaitair vastgestelde opslag voor indirecte kosten of

• c.

  een forfaitair vastgesteld uurtarief.

Voor de toepassing van de berekeningswijze op basis van kosten per kostendrager wordt het daarin van toepassing zijnde opslagpercentage voor de indirecte kosten door het Dagelijks Bestuur voorgeschreven. Voor de toepassing van een forfaitair vastgesteld uurtarief wordt het van toepassing zijnde uurtarief per kostendrager door het Dagelijks Bestuur voorgeschreven.

Forfaitaire elementen zijn een hulpmiddel om de bepaling van de subsidiabele kosten, en daarmee van het subsidiebedrag, te vereenvoudigen en te uniformeren. Voorbeelden van forfaitaire elementen zijn: het aantal werkbare uren op jaarbasis, het uurtarief voor kosten van eigen arbeid (niet zijnde loonkosten) en het uurtarief voor categorieën van loonkosten, bijvoorbeeld op basis van de Handleiding Overheidstarieven. Zo wordt voor de berekening van uurtarieven uitgegaan van een forfaitair vastgestelde standaard van 1.600 werkbare uren op jaarbasis.

Bij het bepalen van kostenbegrippen bij de berekening van uurtarieven kan het Dagelijks Bestuur aansluiten bij de volgende definities, zoals die in het Rijksbrede subsidiekader worden gehanteerd:

• §

  Subsidiabele kosten: de kosten die bij het verlenen en vaststellen van de subsidie in aanmerking worden genomen, respectievelijk de feitelijke hoogte van die kosten.

• §

  Kostendrager: kostenplaats of volume-eenheid voor kostenberekening, bijvoorbeeld personeels-/arbeidsuren, apparaat-/machine-uren en overige kostendragers als output van apparaten en machines en verbruikte materialen.

• §

  Afschrijvingskosten: kosten die de economische waardevermindering weergeven van een investering tegen historische kostprijs gedurende de economische levensduur (periode waarna de investering economisch verouderd is), de eventuele restwaarde na de economische levensduur behoren niet tot de subsidiabele kosten.

• §

  Loonkosten: de optelsom van de bruto loonkosten, niet winstafhankelijke emolumenten, dan wel extra verdiensten naast het loon, werkgeverslasten, kosten van secundaire arbeidsvoorwaarden en, indien van toepassing, een evenredig deel van de begrote kosten voor een eventuele wachtgelduitkering na ontslag, voor personeel dat werkzaamheden verricht ten behoeve van subsidiabele activiteiten.

• §

  Urenbasis: het aantal werkbare uren per fte per jaar.

• §

  Directe kosten: kosten van een kostendrager en kosten derden, die rechtstreeks aan de subsidiabele activiteit worden toegerekend.

• §

  Indirecte kosten of overhead: kosten die niet rechtstreeks aan een subsidiabele activiteit worden toegerekend, maar via toerekening van een kostendrager.

• §

  Kosten derden: op factuur aantoonbare aan derden verschuldigde kosten die direct voor de subsidiabele activiteit worden gemaakt, bijvoorbeeld door uitbesteding van een deel van de subsidiabele activiteit en kosten van voor de subsidiabele activiteit geleverde goederen en diensten.

Artikel 8:3 Hardheidsclausule

Een te treffen voorziening, die niet in de verordening is voorzien, dient altijd binnen de doelstellingen van de subsidie te passen. De toepassing van de hardheidsclausule dient beperkt te blijven tot individuele gevallen. Zodra de toepassing van een hardheidsclausule voor bepaalde gevallen voldoende is uitgekristalliseerd en daardoor en bestendig karakter heeft gekregen, dient dit beleid in de Algemene subsidieverordening of in nadere regels te worden neergelegd.

Artikel 8:4 Inwerkingtreding,

Artikel 8:5 Citeertitel

Voor de hier opgenomen overgangs- en slotbepalingen is gebruik gemaakt van de daarvoor gebruikelijke formuleringen.

Aldus vastgesteld in de vergadering van het Algemeen Bestuur van de RWB van 17 maart 2015.

Voorzitte, Secretaris

Paul Depla, Mart Dircks