Verordening van het algemeen bestuur van de gemeenschappelijke regeling Regionale Dienst Openbare Gezondheidszorg Hollands Midden houdende regels omtrent financiën Financiële verordening RDOG Hollands Midden 2018

1. Het Algemeen Bestuur stelt bij de aanvang van het nieuwe begrotingsjaar een programmaplan met een programma-indeling vast.

2. Dit programmaplan zal elk jaar in maart op de agenda van het Algemeen Bestuur worden geplaatst, inclusief de kaders voor het volgende begrotingsjaar en de drie opvolgende jaren. De bevindingen uit de rapportage van de begrotingsuitvoering, bedoeld in artikel 7, en de jaarstukken, bedoeld in artikel 8, worden hierbij betrokken om te bepalen of aanpassing noodzakelijk is.

1. Het Algemeen Bestuur stelt per programma vast:

• a.

  de beoogde maatschappelijke effecten;

• b.

  de te leveren goederen en diensten;

• c.

  de baten en lasten.

2. Het Dagelijks Bestuur stelt per programma indicatoren voor met betrekking tot de beoogde maatschappelijke effecten en de te leveren goederen en diensten.

3. Het Algemeen Bestuur stelt de indicatoren, bedoeld in het tweede lid, vast.

4. Het Dagelijks Bestuur draagt zorg voor het verzamelen en vastleggen van gegevens over de maatschappelijke effecten en de geleverde goederen en diensten, opdat de Doelmatigheid en Doeltreffendheid van het beleid zoals vastgesteld door het Algemeen Bestuur, kunnen worden getoetst.

1. Onder producten kunnen ook worden verstaan taken.

2. Bij iedere begroting en jaarstukken wordt een overzicht gegeven van de toedeling van de producten uit de productraming aan de programma’s.

3. De onderverdeling van de programma’s in de producten staat voor de begrotingsperiode vast, tenzij er dringende redenen zijn tot wijzigen. Wijzigingen worden bij de programmabegroting expliciet vermeld.

1. Het Dagelijks Bestuur stelt regels die waarborgen dat de uitvoering van de begroting rechtmatig, doelmatig en doeltreffend verloopt.

2. Het Dagelijks Bestuur draagt ten aanzien van de productenraming er zorg voor dat:

• a.

  de lasten en baten, door middel van kostentoerekening, eenduidig zijn toegewezen aan de producten van de productraming;

• b.

  de budgetten uit de productraming en kredieten voor investeringen passen binnen de kaders zoals geautoriseerd bij de vaststelling van de uiteenzetting van de financiële positie;

• c.

  de lasten van de producten niet dusdanig worden overschreden dat de realisatie van andere producten binnen hetzelfde programma onder druk komt.

3. Het Dagelijks Bestuur draagt er zorg voor dat de lasten van de programma’s zoals vastgesteld in de programmabegroting niet worden overschreden.

1. Het Dagelijks Bestuur draagt ten behoeve van het getrouwe beeld en de Rechtmatigheid van de jaarrekening zorg voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking, en de Rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt het Dagelijks Bestuur maatregelen tot herstel.

2. Het Dagelijks Bestuur treft interne maatregelen om misbruik en oneigenlijk gebruik te voorkomen en te bestrijden waarbij hij per regeling aandacht besteedt aan de aspecten regelgeving, voorlichting, controle, sancties en evaluatie.

3. Het Dagelijks Bestuur draagt zorg voor de jaarlijkse interne toetsing van een aantal bedrijfsonderdelen op juistheid, volledigheid en tijdigheid van de bestuurlijke informatievoorziening, de Rechtmatigheid van beheershandelingen en op misbruik en oneigenlijk gebruik van de regelingen van de RDOG Hollands Midden. Ieder bedrijfsonderdeel van de RDOG Hollands Midden wordt minimaal eens in de acht jaar getoetst.

4. Het Dagelijks Bestuur zorgt op basis van de resultaten van de toets bedoeld in het derde lid indien nodig voor een plan van verbetering. Het Dagelijks Bestuur neemt op basis van het plan van verbetering maatregelen voor herstel van de tekortkomingen.

5. De resultaten van de toets en het plan van verbetering worden ter kennisgeving aan het Algemeen Bestuur aangeboden.

1. Het Dagelijks Bestuur informeert het Algemeen Bestuur door middel van tussentijdse rapportages over de realisatie van de begroting van de RDOG Hollands Midden over de eerste vier maanden van het lopende boekjaar in de juni-julivergadering van het Algemeen Bestuur en de eerste acht maanden van het lopende boekjaar, in de oktober-novembervergadering van het Algemeen Bestuur.

2. De inrichting van de tussentijdse rapportages sluit aan bij de programma-indeling van de begroting.

3. De rapportages gaan in op afwijkingen per programma en per economische categorie binnen een programma, zowel wat betreft de lasten, de baten als de geleverde prestaties en indien daar aanleiding voor is de maatschappelijke effecten.

4. De afwijkingen bedoeld in het vorige lid betreffen:

• -

  voor uitgaven: afwijkingen van meer dan €100.000 ten opzichte van het beschikbaar gestelde budget per economische categorie;

• -

  voor inkomsten: afwijkingen van meer dan €100.000 ten opzichte van de ramingen.

5. Het Dagelijks Bestuur informeert in ieder geval vooraf het Algemeen Bestuur en neemt pas een besluit, nadat het Algemeen Bestuur in de gelegenheid is gesteld zijn wensen en bedenkingen ter kennis van het Dagelijks Bestuur te brengen voor zover het betreft niet bij begroting vastgestelde afzonderlijke verplichtingen inzake:

• a.

  investeringen groter dan €100.000;

• b.

  aankoop en verkoop van goederen en diensten groter dan €50.000.

6. Het Dagelijks Bestuur informeert vooraf het Algemeen Bestuur en neemt pas een besluit nadat het Algemeen Bestuur in de gelegenheid is gesteld zijn wensen en bedenkingen ter kennis van het Dagelijks Bestuur te brengen indien het Dagelijks Bestuur nieuwe meerjarige verplichtingen aangaat waarvan de jaarlijkse lasten groter zijn dan €100.000.

1. Het Dagelijks Bestuur draagt zorg voor een adequate vertaling van de verantwoording van het Organisatieonderdeel naar de productenrealisatie en naar de programmaverantwoording.

2. Het Dagelijks Bestuur legt verantwoording af over de uitvoering van de programma’s. In de verantwoording geeft het Dagelijks Bestuur aan:

• a.

  wat is bereikt;

• b.

  wat daarvoor is gedaan;

• c.

  wat de kosten zijn;

• d.

  hoe de resultaten zich verhouden tot de in de begroting gestelde doelen.

3. Het Algemeen Bestuur bepaalt aan de hand van de uitvoering van de programma’s of de beleidsdoelen van de programma’s voor het lopende jaar bijstelling behoeven.

1. Het Dagelijks Bestuur draagt er zorg voor dat al het beleid waartoe het Algemeen Bestuur heeft besloten in de uiteenzetting van de financiële positie en de meerjarenramingen is opgenomen.

2. Het Algemeen Bestuur autoriseert met het vaststellen van de begroting, waarvan de financiële positie deel uitmaakt, de daarin opgenomen vervangingsinvesteringen.

1. Geactiveerde kosten voor onderzoek en ontwikkeling voor een bepaald actief worden lineair in maximaal 4 jaar afgeschreven.

2. Kosten voor het afsluiten van geldleningen worden direct ten laste van de exploitatie gebracht. Het saldo van agio en disagio van geldleningen wordt eveneens direct ten gunste dan wel ten laste van de exploitatie gebracht.

3. De materiele vaste activa met economisch nut, als bedoeld in artikel 35 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten, worden lineair afgeschreven in:

• a.

  Bedrijfsgebouwen:

  50 jaar bedrijfsgebouwen RAV;

  40 jaar bedrijfsgebouwen;

  25 jaar renovatie en restauratie;

  20 jaar kantine opbouw Parmentierweg 49 Leiden;

  15 jaar verbouwingen;

  10 jaar verbouwingen RAV.

• b.

  Vervoermiddelen:

  5 jaar ambulances RAV; overige vervoermiddelen RAV; overige vervoermiddelen.

• c.

  Machines, apparaten en installaties:

  15 jaar nieuwe technische installaties in bedrijfsgebouwen;

  10 jaar veiligheidsvoorzieningen bedrijfsgebouwen; veiligheidsvoorzieningen RAV: noodstroomvoorziening; röntgenapparatuur; audiometers; hogedrukreiniger RAV;

  5 jaar telefooninstallaties; verbindingsapparatuur/-netwerk RAV;

  5 jaar kantoorautomatisering RAV;

  5 jaar overige kantoorapparatuur;

  5 jaar automatiseringsapparatuur, -infrastructuur en software.

• d.

  Overige materiële vaste activa:

  15 jaar verrijdbaar archief en documentatiecentrum;

  10 jaar vergadermeubilair en meubilair directeur; nagelvaste voorzieningen bedrijfsgebouwen; kantoorinventaris RAV; overige bedrijfsmiddelen RAV;

  5 jaar kantoorinventaris; medische inventaris RAV; overige voorzieningen (in gebouwen).

4. De waardering en afschrijving van materiële vaste activa behorend tot het programma ambulancezorg van de sector RAV, welke vallen onder de voorschriften van de Nederlandse Zorgautoriteit (NZa) of de rechtsopvolger(s) daarvan kunnen te eniger tijd worden gewijzigd door de NZa. In die gevallen prevaleren de voorschriften ter zake van de NZa.

5. Gronden en terreinen worden niet afgeschreven.

6. Activa met een verkrijgingsprijs van minder dan €5.000 worden niet geactiveerd, uitgezonderd gronden en terreinen. Deze laatst genoemden worden altijd geactiveerd.

7. Onder activa met een meerjarig maatschappelijk nut, zoals bedoeld in artikel 35 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten, worden verstaan investeringen in en onderhoud van kunstwerken. Deze worden niet geactiveerd.

1. Voor de vorderingen wordt een voorziening wegens oninbaarheid gevormd op basis van een beoordeling op inbaarheid van de openstaande vorderingen ouder dan drie maanden.

1. Het Dagelijks Bestuur stelt een Nota reserves en voorzieningen op. Het Algemeen Bestuur stelt de Nota vast.

2. De Nota behandelt:

• a.

  de vorming, besteding, bodem en plafonds van reserves;

• b.

  de vorming en besteding van voorzieningen.

1. De geraamde kostprijs van producten en diensten voor het programma GGD wordt in principe bepaald op basis van de integrale kostprijs. Dit betekent dat de indirecte kosten (overhead) in principe worden toegerekend aan alle taakvelden. De kostprijs van markttaken wordt, voor zover mogelijk, bepaald op basis van de integrale kostprijs.

2. De kostprijs van producten en diensten van het programma RAV, die vallen onder de voorschriften van de Nederlandse Zorgautoriteit (NZa) of de rechtsopvolger(s) daarvan, wordt gebaseerd op een kostprijssystematiek volgens de voorschriften van de NZa. De kostprijs van overige producten en diensten wordt gebaseerd op het principe van de integrale kostprijs.

3. De systematiek van de kostprijsberekening van producten en diensten van het programma GHOR wordt bepaald door het bestuur van de Veiligheidsregio Hollands Midden.

4. De kosten van overhead worden naar rato van het aantal fte van de taken verdeeld.

1. Het Dagelijks Bestuur draagt bij de uitoefening van de financieringsfunctie zorg voor:

• a.

  het continu verzorgen van voldoende financiële middelen (liquiditeiten) voor de RDOG Hollands Midden;

• b.

  het beheersen van financiële risico’s zoals renterisico’s, liquiditeitsrisico’s en kredietrisico’s;

• c.

  het zo veel mogelijk beperken van de kosten binnen het vastgestelde risicoprofiel;

• d.

  het maximaliseren van de renteopbrengsten binnen het vastgestelde risicoprofiel.

2. Het Dagelijks Bestuur stelt regels op ter uitvoering van het gestelde onder het eerste lid en legt deze regels alsmede de regels voor taken en bevoegdheden in het kader van de financieringsfunctie, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening vast in een treasurystatuut. Het Algemeen Bestuur stelt het treasurystatuut vast.

1. Het Dagelijks Bestuur draagt zorgt voor een actuele en volledige registratie van bezittingen.

2. Het Dagelijks Bestuur draagt er zorg voor dat de registratie en de ontwikkeling van de bezittingen en het vermogen van de RDOG Hollands Midden systematisch worden gecontroleerd, met dien verstande dat de waardepapieren, de voorraden, de uitstaande leningen, de vorderingen, de liquiditeiten, de opgenomen leningen en de schulden jaarlijks worden gecontroleerd en registergoederen en bedrijfsmiddelen tenminste eenmaal in de vier jaar.

3. Bij afwijkingen in de registratie van bezittingen neemt het Dagelijks Bestuur maatregelen voor herstel van de tekortkomingen. De resultaten van de controle en eventuele plannen van verbetering worden ter kennisgeving aan het Algemeen Bestuur aangeboden.

1. Het Dagelijks Bestuur vermeldt in de paragraaf weerstandsvermogen van de begroting en de jaarstukken:

• a.

  de risico’s van materieel belang en een inschatting van de kans dat deze risico’s zich voordoen;

• b.

  in hoeverre schade en verliezen als gevolg van de risico’s van materieel belang met het weerstandsvermogen kunnen worden opgevangen.

1. Tenminste eens in de vijf jaar wordt het meerjaren onderhoudsplan voor de bedrijfsgebouwen in eigendom geactualiseerd om de noodzaak tot aanpassing van jaarlijkse storting in de voorziening groot onderhoud gebouwen vast te stellen.

2. Bij de begroting en de jaarstukken doet het Dagelijks Bestuur in de paragraaf onderhoud kapitaalgoederen verslag over de voortgang van het geplande onderhoud en het eventuele achterstallige onderhoud aan bedrijfsgebouwen en, indien de actualisering van het meerjaren onderhoudsplan daartoe aanleiding geeft van de (financiële) gevolgen daarvan.

1. Bij de begroting en de jaarstukken doet het Dagelijks Bestuur in de financieringsparagraaf in ieder geval verslag van:

• a.

  de kasgeldlimiet;

• b.

  het renterisico en de renterisiconorm;

• c.

  de rentevisie.

1. In de bedrijfsvoeringsparagraaf in de begroting wordt ingegaan op de tijdelijke en actuele onderwerpen die aandacht behoeven. In de bedrijfsvoeringsparagraaf in het jaarverslag wordt gerapporteerd over de bij de begroting bepaalde onderwerpen aangaande de bedrijfsvoering alsmede over nieuwe ontwikkelingen in de Administratieve organisatie en informatievoorziening.

1. De Administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:

• a.

  het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in de RDOG Hollands Midden als geheel en in de Organisatieonderdelen;

• b.

  het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van activa met economisch nut, voorraden, vorderingen en schulden, enzovoorts;

• c.

  het verschaffen van informatie aan de budgethouders en voor het maken van kostencalculaties;

• d.

  het bevorderen van de Rechtmatigheid, de Doelmatigheid en de Doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en ter zake geldende wet- en regelgeving;

• e.

  het afleggen van verantwoording over de Rechtmatigheid, de Doelmatigheid en de Doeltreffendheid van het gevoerde beheer in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en ter zake geldende wet- en regelgeving;

• f.

  de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie alsmede voor de controle op de Rechtmatigheid, de Doelmatigheid en de Doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen.

1. Het Dagelijks Bestuur draagt er zorg voor dat:

• a.

  de inrichting en de werking van de Financiële administratie voldoet aan het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten en andere relevante wet- en regelgeving;

• b.

  de vereiste informatie verstrekt wordt aan het rijk, de provincie en de Europese Unie, alsmede aan andere instellingen die specifieke verantwoordingsverplichtingen opleggen aan gemeenten.

1. Het Dagelijks Bestuur draagt de zorg voor en legt vast:

• a.

  een eenduidige indeling van de organisatie van de RDOG Hollands Midden en een eenduidige toewijzing van de taken daarvan aan de Organisatieonderdelen;

• b.

  een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden, zodat aan de eisen van interne controle wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie aan beleids- en beheersorganen is gewaarborgd;

• c.

  de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten;

• d.

  de regels voor de opdrachtverlening en de verrekening van leveringen tussen de Organisatieonderdelen van de RDOG Hollands Midden;

• e.

  de te maken afspraken met de Organisatieonderdelen over de te leveren prestaties, de daarvoor beschikbare middelen en de wijze en frequentie van rapportage over de voortgang van de activiteiten en uitputting van middelen;

• f.

  de regels voor de verlening van décharge over het gevoerde beheer van de Organisatieonderdelen.

1. Het Dagelijks Bestuur draagt zorg voor en legt vast de interne regels voor de inkoop en aanbesteding van werken en diensten. De regels waarborgen dat wordt gehandeld in overeenstemming met de regels ter zake van de Europese Unie en de Aanbestedingswet.