Verordening op de uitgangspunten voor het financieel beleid, evenals voor het financieel beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie.

Artikel 1. Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

• 1.

  Gemeenschappelijk regeling

• De gemeenschappelijke regeling RDWI.

• 2.

  Administratie.

• Het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten hoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van de organisatie van de gemeenschappelijke regeling RDWI en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd.

• 3.

  Financiële administratie.

• Het onderdeel van de administratie dat omvat het systematisch maken en verwerken van aantekeningen betreffende de financiële gegevens van de RDWI, teneinde te komen tot een goed inzicht in:

• • 3.1.

    De financieel-economische positie;

  • 3.2.

    Het financiële beheer;

  • 3.3.

    De uitvoering van de begroting;

  • 3.4.

    Het afwikkelen van vorderingen en schulden;

  • 3.5.

    Alsmede tot het afleggen van rekening van verantwoording daarover.

• 4.

  Administratieve organisatie.

• Het stelsel van organisatorische maatregelen gericht op het tot stand brengen en het in stand houden van de goede werking van de bestuurlijke en ambtelijke informatieverzorging ten behoeve van de verantwoordelijke leiding.

• 5.

  Financieel beheer.

• Het uitoefenen van bestuur over en toezicht op het beheer van middelen en het uitoefenen van rechten van de RDWI.

• 6.

  Rechtmatigheid.

• Het in overeenstemming zijn met geldende wet- en regelgeving en de besluiten van het bestuur.

• 7.

  Doelmatigheid.

• Het realiseren van bepaalde prestaties met een zo beperkt mogelijke inzet van middelen.

• 8.

  Doeltreffendheid.

• De mate waarin de beoogde maatschappelijke effecten van het beleid ook daadwerkelijk worden behaald.

Begroting en verantwoording

Artikel 2. Ontwerpbegroting

• 1.

  Het Dagelijks Bestuur stelt jaarlijks voor 1 april een ontwerpbegroting op voor het volgende kalenderjaar en zendt deze terstond, voorzien van een toelichting aan de raden en colleges van de deelnemers. In deze ontwerpbegroting worden de bevindingen betrokken uit de rapportage van de begrotingsuitvoering bedoeld in artikel 7 en de jaarstukken bedoeld in artikel 8 van deze verordening.

• 2.

  Het Dagelijks Bestuur zendt zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk 15 juni, de ontwerpbegroting, de opmerkingen van de deelnemers en zo nodig een nota van wijzigingen aan het Algemeen Bestuur.

• 3.

  De programmabegroting wordt opgezet aan de hand van de volgende vragen:

  a. Wat willen we?

  b. Wat gaan we doen?

  c. Wat mag het kosten?

• 4.

  Het Dagelijks Bestuur stelt per programma indicatoren op met betrekking tot de beoogde maatschappelijke effecten en de kwalitatieve en kwantitatieve doelstellingen.

• 5.

  Het Algemeen Bestuur stelt de indicatoren, bedoeld in het vierde lid, vast.

• 6.

  Het Dagelijks Bestuur draagt zorg voor het verzamelen en vastleggen van gegevens over de gerealiseerde kwalitatieve en kwantitatieve doelstellingen en maatschappelijke effecten, opdat de doelmatigheid en doeltreffendheid van het beleid zoals vastgesteld door het Algemeen Bestuur kunnen worden getoetst.

Artikel 3. Begroting

• 1.

  Het Algemeen Bestuur stelt de begroting voor 1 juli vast voor het volgende kalenderjaar en zendt terstond afschriften aan de deelnemers.

• 2.

  Het Dagelijks Bestuur zendt de vastgestelde begroting voor 15 juli aan gedeputeerde staten.

Artikel 4. Producten

• 1.

  Bij iedere begroting en jaarstukken wordt een overzicht gegeven van de toedeling van de producten aan de programma’s.

• 2.

  De onderverdeling van de programma’s in producten staat voor de bestuursperiode vast, tenzij er dringende redenen zijn tot wijzigen. Wijzigingen worden bij de begroting expliciet vermeld.

Artikel 5. Uitvoering begroting

• 1.

  Het Dagelijks Bestuur stelt regels, die waarborgen, dat de uitvoering van de begroting rechtmatig, doelmatig en doeltreffend verloopt.

• 2.

  Het Dagelijks Bestuur draagt ten aanzien van de financiële ramingen er zorg voor dat:

  a. de lasten en baten, door middel van kostentoerekening eenduidig

  zijn toegewezen;

  b. de budgetten en kredieten voor investeringen passen binnen de kaders zoals geautoriseerd bij de vaststelling van de uiteenzetting van de financiële positie;

  c. de lasten niet dusdanig worden overschreden dat de realisatie van andere taken binnen de begroting onder druk komt

• 3.

  Het Dagelijks Bestuur draagt er zorg voor, dat de taakstellingen zoals geautoriseerd in de (gewijzigde) begroting niet worden overschreden.

Artikel 6. Interne controle

• 1.

  Het Dagelijks Bestuur draagt ten behoeve van het getrouwe beeld en de rechtmatigheid van de jaarrekening zorg voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt het Dagelijks Bestuur maatregelen tot herstel.

• 2.

  Het Dagelijks Bestuur draagt zorg voor een periodieke toetsing op juistheid, volledigheid en tijdigheid van de Bestuurlijke informatievoorziening, de rechtmatigheid van beheershandelingen en besluiten van de RDWI.

• 3.

  Het Dagelijks Bestuur zorgt op basis van de resultaten van de toets bedoeld in het tweede lid, indien nodig, voor een plan van verbeteringen met concrete maatregelen.

• 4.

  De resultaten van de toets en het plan van verbeteringen worden ter kennisgeving aan het Algemeen Bestuur aangeboden.

Artikel 7. Tussentijdse rapportage en informatie

• 1.

  Het Dagelijks Bestuur informeert het Algemeen Bestuur door middel van twee tussentijdse rapportages over de realisatie van de begroting van de RDWI.

• 2.

  De inrichting van de tussentijdse rapportage sluit aan bij de indeling van de begroting.

• 3.

  De rapportage gaat in op afwijkingen, zowel wat betreft de lasten, de kwalitatieve en kwantitatieve doelstellingen.

• 4.

  De rapportages verschijnen evenwichtig gespreid over het jaar.

Artikel 8. Jaarstukken

Het Dagelijks Bestuur legt verantwoording af over de uitvoering van de begroting. In de verantwoording geeft het Dagelijks Bestuur aan:

• a.

  wat is bereikt;

• c.

  wat de kosten zijn;

• d.

  hoe de resultaten zich verhouden tot de in de begroting gestelde doelen.

Financiële positie

Artikel 9. Financiële positie

• 1.

  Het Dagelijks Bestuur draagt er zorg voor dat al het beleid waartoe het Algemeen Bestuur heeft besloten in de uiteenzetting van de financiële positie is opgenomen.

• 2.

  Het totaalbedrag aan verleende garanties en waarborgen worden bij de uiteenzetting van de financiële positie expliciet vermeld.

• 3.

  Het Algemeen Bestuur autoriseert met het vaststellen van de financiële positie de investeringskredieten.

Artikel 10. Waardering & afschrijving vaste activa

• 1.

  Geactiveerde kosten voor onderzoek en ontwikkeling voor een bepaald actief en het saldo van agio en disagio worden lineair in 4 jaar afgeschreven.

• 2.

  Kosten voor het afsluiten van geldleningen worden direct ten laste van de exploitatie gebracht.

• 3.

  De materiële vaste activa met economisch nut, zoals bedoeld in artikel 35 van het besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten, worden lineair afgeschreven in:

  • a. Maximaal 40 jaar: nieuwbouw bedrijfsgebouwen;

  • b. Maximaal 25 jaar: renovatie, restauratie en aankoop

    bedrijfsgebouwen;

  • c. Maximaal 20 jaar: technische installaties in bedrijfsgebouwen;

  • d. Maximaal 10 jaar: veiligheidsvoorzieningen bedrijfsgebouwen; telefooninstallaties; kantoormeubilair; nieuwbouw tijdelijke bedrijfsgebouwen; groot onderhoud bedrijfsgebouwen;

  • e. Maximaal 3 jaar: automatiseringsapparatuur;

  • f.niet: gronden en terreinen.

• 4.

  De eerste afschrijving vindt plaats in het jaar, volgend op het jaar van investeren.

• 5.

  Activa met een verkrijgingsprijs van minder dan € 5.000 worden niet geactiveerd, uitgezonderd gronden en terreinen. Deze laatst genoemden worden altijd geactiveerd.

Artikel 11. Voorziening voor oninbare vorderingen

Voor de overige vorderingen wordt een voorziening wegens oninbaarheid gevormd op basis van een beoordeling op inbaarheid van de openstaande vorderingen ouder dan drie maanden.

Artikel 12. Reserves en voorzieningen

• 1.

  Het Dagelijks Bestuur biedt eens per drie jaar gelijktijdig met de ontwerpbegroting, genoemd in artikel 3 een nota reserves en voorzieningen aan.

• 2.

  De nota behandelt:

  • a.

    De ontwikkeling van de vorming en besteding van reserves;

  • b.

    De vorming en besteding voorzieningen;

• 3.

  Het Algemeen Bestuur stelt deze nota vast uiterlijk op de eerstvolgende datum van 1 juli nadat deze is aangeboden.

Artikel 13. Financieringsfunctie

• 1.

  Het Dagelijks Bestuur draagt bij de uitoefening van de financieringsfunctie zorg voor:

  - het aantrekken van voldoende financiële middelen en het uitzetten

  van overtollige gelden om de begroting uit te kunnen voeren.

  - het beheersen van de risico’s verbonden aan de financieringsfunctie zoals renterisico’s, koersrisico’s en kredietrisico’s.

  - het zo veel mogelijk beperken van de kosten van de leningen en het bereiken van een voldoende rendement op de uitzettingen.

  - het beperken van de interne verwerkingskosten en externe kosten bij het beheren van de geldstromen en financiële posities.

• 2.

  Het Dagelijks Bestuur neemt bij de uitvoering van de financieringsfunctie de volgende richtlijnen in acht:

  • het uitzetten van overtollige geldmiddelen gebeurt uitsluitend bij financiële instellingen met minimaal een AA-rating afgegeven door tenminste één gezaghebbende rating agency, of bij instellingen voor wiens waardepapieren een solvabiliteitseis geldt van 0%;

  • overtollige geldmiddelen worden uitsluitend uitgezet tegen vastrentende waarden, dan wel in producten waarbij de hoofdsom tenminste aan het eind van de looptijd in tact is;

  • derivaten worden uitsluitend gebruikt ter beperking van financiële risico’s;

  • voor het aantrekken van financieringen voor langer dan 1 jaar worden tenminste 2 prijsopgaven bij verschillende financiële instellingen gevraagd;

  • overeenkomsten voor het aangaan van leningen, het uitzetten van middelen of het verlenen van garanties luiden in euro;

  • voor de kasgeldlimiet en de renterisiconorm gelden de wettelijke waarden. Het Dagelijks Bestuur informeert het Algemeen Bestuur indien de kasgeldlimiet of de renterisiconorm dreigen te worden overschreden.

• 3.

  Verstrekken van leningen en garanties en het aangaan van financiële participaties anders dan genoemd in het tweede lid worden uitsluitend gedaan uit hoofde van de publieke taak. Bij het uitzetten van middelen, het verstrekken van garanties en het aangaan van financiële participaties uit hoofde van de publieke taak bedingt het Dagelijks Bestuur indien mogelijk zekerheden. Het Dagelijks Bestuur motiveert in zijn besluit het openbaar belang van dergelijke uitzettingen van middelen, verstrekkingen van garanties en financiële participaties.

• 4.

  Het Dagelijks Bestuur stelt regels op ter uitvoering van het gestelde onder het eerste tot en met derde lid en legt deze regels evenals de regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening vast in een besluit financieringsstatuut. Het Dagelijks Bestuur zendt dit besluit ter kennisgeving aan het Algemeen Bestuur.

Artikel 14. Bedrijfsvoering

• 1.

  Het Dagelijks Bestuur stelt tenminste eenmaal in de vier jaar een nota bedrijfsvoering vast. De nota wordt ter kennisgeving aan het Algemeen Bestuur gezonden.

• 2.

  In de bedrijfsvoeringsparagraaf in de begroting wordt ingegaan op de tijdelijke en actuele onderwerpen die aandacht behoeven. In de bedrijfsvoeringsparagraaf in het jaarverslag wordt gerapporteerd over de bij de begroting bepaalde onderwerpen aangaande de bedrijfsvoering evenals over nieuwe ontwikkelingen.

Financiële organisatie en administratie

Artikel 15. Administratie

De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:

• ·

  Het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in de RDWI;

• ·

  Het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van activa met economisch nut, activa met maatschappelijk nut, voorraden, vorderingen en schulden, enzovoorts;

• ·

  Het verschaffen van informatie aan de budgethouders en voor het maken van kostencalculaties;

• ·

  Het bevorderen van de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde Bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en ter zake geldende wet- en regelgeving;

• ·

  Het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde Bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en ter zake geldende wet- en regelgeving;

• ·

  De controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie evenals voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde Bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen.

Artikel 16. Financiële administratie

Het Dagelijks Bestuur draagt er zorg voor dat:

• ·

  De inrichting en de werking van de financiële administratie voldoet aan het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten en andere relevante wet- en regelgeving;

• ·

  De vereiste informatie verstrekt wordt aan het rijk, de provincie en de Europese Unie, evenals aan andere instellingen die specifieke verantwoordingsverplichtingen opleggen aan gemeenten.

Artikel 17. Financiële organisatie

Het Dagelijks Bestuur draagt de zorg voor en legt (in een besluit) vast:

• ·

  Een eenduidige indeling van de organisatie en een eenduidige toewijzing van de taken aan de organisatieonderdelen;

• ·

  Een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden, zodat aan de eisen van interne controle wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie aan beleids- en beheersorganen is gewaarborgd;

• ·

  De verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten.

Slotbepalingen

Artikel 18.

Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking met ingang van de datum van het besluit van het algemeen bestuur, met dien verstande dat de begroting, meerjarenraming, de jaarstukken, de uitvoeringsinformatie en de informatie voor derden en de daarbij behorende toelichtingen met ingang van de begroting voor het begrotingsjaar 2013 voldoen aan de bepalingen van deze verordening.

Artikel 19.

Citeertitel

Deze verordening kan worden aangehaald onder de naam “Financiële verordening 2013 Regionale Dienst Werk en Inkomen Kromme Rijn Heuvelrug”.