Permalink
PrintenPermanente link
Naar de actuele versie van de regeling
http://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR32635
Naar de door u bekeken versie
http://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR32635/1
Regeling vervallen per 01-07-2017
Archiefverordening 1999
Geldend van 13-08-1999 t/m 30-06-2017
Intitulé
Archiefverordening 1999De Raad van de gemeente Renswoude;
gelezen het voorstel van Burgemeester en Wethouders van 17 juni 1999, nr. 793;
gelet op de artikelen 30, eerste lid, 31 en 32, tweede lid, van de Archiefwet 1995,
besluit
Vast te stellen de navolgende
Verordening betreffende de zorg van burgemeester en wethouders voor de
archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, de aanwijzing van de archiefbewaarplaats, het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden,
voorzover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats: verkort aan te halen als:
Archiefverordening van de gemeente Renswoude 1999.
Hoofdstuk I Algemene bepalingen
artikel 1
In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder:
- a.
de wet de Archiefwet 1995
- b.
gemeentelijke organen de overheidsorganen, bedoeld in artikel 1, onder b, van de wet, voor zover behorende tot de gemeente Renswoude
- c.
de archiefbewaarplaats de door de gemeenteraad overeenkomstig artikel 31 van de wet
aangewezen archiefbewaarplaats
- d.
de archivaris de overeenkomstig artikel 32 van de wet benoemde gemeentearchivaris
- e.
beheerder(s) degene die ingevolge artikel 4 is belast met het beheer van de
archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, die nog niet naar de archiefbewaarplaatsen zijn overgebracht
- f.
beheerseenheid een door burgemeester en wethouders als zodanig aan te wijzen
organisatie-onderdeel
- g.
informatiesysteem systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen en geraadpleegd.
Hoofdstuk II De aanwijzing van de archiefbewaarplaats
Artikel 2
De in artikel 31 van de wet bedoelde archiefbewaarplaats is de archiefbewaarplaats van de
gemeente Amersfoort.
Hoofdstuk III De zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden
Artikel 3
Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het inrichten en instandhouden van een
archiefbewaarplaats als bedoeld in artikel 2, alsmede van voldoende en doelmatige
archiefruimten.
Artikel 4
Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het aanwijzen van de beheerder.
Artikel 5
Burgemeester en wethouders dragen zorg voor de aanstelling van voldoende deskundig
personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van de gemeentelijke
archiefbescheiden en documentaire verzamelingen.
Artikel 6
- 1.
Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat de vervaardiging en de bewaring van de archiefbescheiden geschiedt op zodanige wijze, dat het behoud van deze bescheiden voldoende is gewaarborgd.
- 2.
Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen.
Artikel 7
Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat jaarlijks op de gemeentebegroting
voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de
archiefbescheiden zijn verbonden.
Artikel 8
Burgemeester en wethouders stellen voor het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht voorschriften vast.
Artikel 9
Burgemeester en wethouders doen tenminste eenmaal per twee jaar aan de raad verslag omtrent hetgeen zij hebben verricht ter uitvoering van artikel 30 van de wet. Zij leggen daarbij over de verslagen die door de archivaris aan hen zijn uitgebracht in verband met het beheer en het toezicht, bedoeld in de artikelen 15 en 21.
Hoofdstuk IV Het beheer van de archiefbewaarplaats
Artikel 10
Onder de bevelen van burgemeester en wethouders is de archivaris belast met het beheer van de in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden en documentaire verzamelingen.
Artikel 11
Hij is bevoegd om in de archiefbewaarplaats archiefbescheiden en documentatie op te nemen afkomstig van particuliere organisaties of personen indien dit voor de kennis van de lokale en regionale geschiedenis van belang kan worden geacht.
Artikel 12
Voorzover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet verzetten, verricht de archivaris desgevraagd onderzoek in de door hem beheerde archiefbescheiden en documentaire verzamelingen ten behoeve van de
gemeentelijke organen. Hij verstrekt daaruit op hun verzoek gegevens alsmede afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen, die zo nodig door hem worden gecollationeerd en geauthentiseerd.
Artikel 13
Voorzover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de
archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet verzetten, is de archivaris bevoegd ten behoeve
van derden onderzoek te doen in de archiefbewaarplaats berustende archieven en verzamelingen.
Hij verstrekt daaruit aan een ieder die zulks verzoekt afbeeldingen, afschriften, uittreksels of
bewerkingen, die zo nodig door het worden gecollationeerd en geauthentiseerd.
Artikel 14
De uitvoering van onderzoek en verstrekkingen genoemd onder artikel 13 wordt vanwege de archivaris verricht door medewerkers van de Gemeentelijke Archiefdienst Amersfoort. De daarmee gemoeide kosten worden door die archiefdienst in rekening gebracht volgens het door de gemeente Amersfoort gehanteerde tarief. Deze tariefopbrengsten komen de archiefdienst ten goede.
Artikel 15
De archivaris brengt eenmaal per twee jaar verslag uit aan burgemeester en wethouders over het door hem gevoerde beheer van de archiefbewaarplaats.
Hoofdstuk V Toezicht van de archivaris op het beheer van de archiefbescheiden, welke niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats
Artikel 16
De archivaris ziet erop toe, dat het beheer van de archiefbescheiden, welke niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats, geschiedt overeenkomstig de bepalingen van de wet en de ter uitvoering daarvan gegeven voorschriften.
Artikel 17
De archivaris is bevoegd, ter uitoefening van het hem bij artikel 32, tweede lid, van de wet opgedragen toezicht, zich onder handhaving van zijn verantwoordelijkheid te doen vervangen door aan hem ondergeschikte ambtenaren die in het bezit zijn van een diploma archivistiek als
bedoeld in artikel 22 van de wet.
Artikel 18
- 1.
De beheerder verstrekt aan de archivaris of aan degene die namens hem met het toezicht is belast, alle bescheiden en inlichtingen die voor een goede vervulling van zijn taak noodzakelijk zijn en verlenen de nodige medewerking om inzicht te verschaffen in de ordening en toegankelijkheid van de archiefbescheiden alsmede in de opzet en werking van hulpmiddelen en systemen waarin archief-bescheiden zijn opgenomen.
- 2.
De archivaris en degenen die hem in de uitoefening van het toezicht vervangen of bijstaan, hebben met inachtneming van de voorschriften ten aanzien van de beveiliging van geheimen, toegang tot de archiefbescheiden die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht en de ruimten waarin die zich bevinden.
Artikel 19
De archivaris doet van zijn bevindingen bij de uitoefening van het toezicht mededeling aan de
beheerders, alsmede, indien hij hiertoe aanleiding vindt, aan burgemeester en wethouders. Hij
geeft daarbij aan welke voorzieningen naar zijn mening in het belang van een goed beheer
moeten worden getroffen.
Artikel 20
-
a. De beheerder doet aan de archivaris tenminste tijdig mededeling van het voornemen tot:opheffing, samenvoeging of splitsing van een beheerseenheid of overdracht van een of meer taken aan een andere beheerseenheid, overheidsorgaan of rechtspersoon;
-
b. bouw, verbouwing, inrichting of verandering van inrichting en ingebruikneming van ruimten als archiefruimte;
-
c. verandering van de plaats van bewaring van niet naar de archiefplaats overgebrachte archiefbescheiden
-
d. ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering van een informatiesysteem:
-
e. voorbereiding, invoering en wijziging van ordeningssystemen;
Artikel 21
De archivaris doet eenmaal per twee jaar aan burgemeester en wethouders verslag betreffende de uitoefening van het toezicht.
Hoofdstuk VI Slotbepalingen
Artikel 22
De Archiefverordening gemeente Renswoude 1997 wordt ingetrokken.
Artikel 23
Deze verordening treedt in werking na de derde dag na die der afkondiging.
Artikel 24
Deze verordening wordt aangehaald als Archiefverordening van Renswoude 1999.
Ondertekening
Nota-toelichting
TOELICHTING:
Deze Archiefverordening sluit aan bij de Archiefwet 1995 (stb 276 en 277) en het Archiefbesluit 1995 (stb 671) en dient door de gemeenteraad te worden vastgesteld op grond van de in de aanhef genoemde artikelen in de Archiefwet 1995.
De verordening bestaat in hoofdzaak uit drie gedeelten, namelijk de regeling voor de zorg, die het college van burgemeester en wethouders draagt voor de archieven van de gemeentelijke organen, het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden, die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
Deze verordening is, evenals wet en besluit, niet alleen van toepassing op klassieke, papieren archiefbescheiden, maar ook op moderne, digitale informatiedragers.
Hoofdstuk III bevat een uitwerking van het begrip "zorg", dat in de Archiefwet 1995 niet wordt gedefinieerd. Wat voldoende en doelmatige archiefruimten zijn (art.3), is geregeld in het Archiefbesluit 1995. Hoofdstuk IV regelt het beheer van de archiefbewaarplaats door de gemeente-archivaris. Hoewel deze verordening beperkt is tot zaken, waarvoor de wet een regeling verlangt, zijn ook documentaire collecties, die in vrijwel alle gemeenten aanwezig zijn, onder de werking van de verordening gebracht. Veelal bevatten deze collecties ook archiefbescheiden en geschiedt het beheer op dezelfde wijze.
Artikelsgewijze toelichting:
Artikel 1
Begripsbepalingen zijn alleen uit de wet overgenomen als daaraan in deze verordening een meer specifieke betekenis moest worden toegekend.
Artikel 2
De aanwijzing van een archiefbewaarplaats geschiedde voorheen veelal bij afzonderlijk besluit.
Artikel 3
Een ministeriële regeling stelt op grond van artikel 13, vierde lid, van het Archiefbesluit 1995
vast, aan welke bouwkundige en inrichtingseisen de archiefbewaarplaats en de archiefruimten
moeten voldoen. Artikel 13 vierde lid zal op een nader bij koninklijk besluit te bepalen tijdstip in werking treden (artikel 24, tweede lid, van het Archiefbesluit 1995)
Artikel 4
De aanwijzing van de beheerder is opgenomen in de op grond van artikel 8 te stellen
voorschriften: het hierna opgenomen Besluit Informatiebeheer.
Artikel 6
Een ministeriële regeling stelt op grond van artikel 11 tweede lid van het Archiefbesluit 1995
nadere regels omtrent de kwaliteit van en de procedures rond het materiële behoud van de
daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden. Artikel 11 tweede lid zal op een nader bij koninklijk besluit te bepalen tijdstip in werking treden (artikel 24 tweede lid van het
Archiefbesluit 1995). Zodra dat gebeurt, kan het eerste lid van artikel 5 vervallen waarbij het
tweede lid als enige overblijft. Artikel 11 van het Archiefbesluit 1995 kent de in dit artikel
bedoelde verplichting namelijk slechts ten behoeve van de interne stukken. Uit overwegingen
van behoorlijk bestuur en ter besparing van conserveringskosten voor de overheid als geheel
achten wij dit onjuist. De gemeente heeft als ontvanger van door andere overheden opgemaakte stukken daarvan zelf ook profijt.
Artikel 8
De bedoelde voorschriften zijn opgenomen in het Besluit Informatiebeheer. Voor het beheer van de naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden worden de voorschriften
gegeven in de Archiefverordening gemeente Renswoude 1996, omdat de gemeenteraad ook de archivaris aanstelt.
Artikelen 9, 15 en 21
Binnen een zittingsperiode verneemt de gemeenteraad aldus tenminste tweemaal wat er op het
gebied van de archiefzorg, het archiefbeheer en het toezicht daarop heeft plaatsgevonden.
Artikel 10
De wet draagt de archivaris het beheer van de archiefbewaarplaats op, maar schept geen regeling ten aanzien van documentaire verzamelingen. Dit artikel draagt het beheer van uit de cultureel en historisch oogpunt gevormde documentaire verzamelingen eveneens op aan de archivaris.
Artikel 13
De wet verschaft een ieder het recht van of uit archiefbescheiden, die in een archiefbewaarplaats berusten, afbeeldingen, afschriften, uittreksels en bewerkingen te maken of op zijn kosten te doen maken. Deze verordening regelt complementair, dat de archivaris in dit verband de nodige dienstverlening kan verrichten.
Artikel 18
De ontwikkelingen op het gebied van de moderne informatietechnologie hebben in de wet geleid tot een gewijzigde definitie van de term "archiefbescheiden". De wetgever heeft binnen de formele betekenis van het begrip archiefbescheiden - bedoeld onder deze term alle op enigerlei wijze vastgelegde informatie te begrijpen inclusief die welke slechts via informatietechnologie opgevraagd kan worden.
Ondanks de ruimere betekenis van "archiefbescheiden" kan de materie veelal met de traditionele bepalingen worden geregeld, zij het dat sommige begrippen een andere, ruimere inhoud hebben gekregen. Dat heeft onder andere gevolgen voor een term als "beheer". Zo zal het voor het toezicht op het beheer van machine leesbare gegevensbestanden niet meer voldoende zijn dat toegang tot de ruimte is verzekerd. De formulering betreffende de noodzakelijke medewerking is ontleend aan de artikelen 52 van de Algemene wet inzake rijksbelastingen en 45 van de Wet persoonsregistratie. Artikel 17 van het Archiefbesluit 1995 regelt op overeenkomstige wijze het door de algemene rijksarchivaris uit te oefenen toezicht op de rijks-en andere overheidsorganen.
Artikel 20
Slechts die aspecten van de uitoefening van het archiefbeheer zijn hier vermeld, die bij
constatering achteraf tot onevenredig hoge kosten zouden kunnen leiden, of die ernstige schade voor het behoud dan wel de openbaarheid van de archiefbescheiden en de rechtszekerheid van de burger tot gevolg zouden hebben.
Ziet u een fout in deze regeling?
Bent u van mening dat de inhoud niet juist is? Neem dan contact op met de organisatie die de regelgeving heeft gepubliceerd. Deze organisatie is namelijk zelf verantwoordelijk voor de inhoud van de regelgeving. De naam van de organisatie ziet u bovenaan de regelgeving. De contactgegevens van de organisatie kunt u hier opzoeken: organisaties.overheid.nl.
Werkt de website of een link niet goed? Stuur dan een e-mail naar regelgeving@overheid.nl