Verordening voor periodiek onderzoek door het college naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het door het college gevoerde bestuur met bijbehorende toelichting

Artikel 1. Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

a.Doelmatigheid:

de mate waarin de gewenste prestaties en beoogde maatschappelijke effecten worden gerealiseerd met een zo beperkt mogelijke inzet van middelen, of met de beschikbare middelen zo veel mogelijk resultaat wordt bereikt.

b.Doeltreffendheid:

b. de mate waarin de gewenste prestaties op het beleidsveld daadwerkelijk worden behaald.

Artikel 3. Onderzoeksplan

• 1.

  Voorafgaande aan het onderzoek zoals bedoeld in artikel 2 wordt globaal aan de raad aangegeven:

  • a.

    het object van onderzoek;

b de onderzoeksmethode;

• c.

  de wijze van uitvoering.

  • 2.

    Daarnaast wordt voorafgaand aan het onderzoek aangegeven welke budgetten in de begroting zijn opgenomen voor de uitvoering van de onderzoeken.

Artikel 4. Voortgang onderzoeken

Het college rapporteert in de bedrijfsvoeringparagraaf van de begroting en jaarstukken over de voortgang van de onderzoeken naar de doelmatigheid en doeltreffendheid.

Artikel 6. Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking op 22 april 2009 en werkt terug tot en met 1 januari 2008. Deze verordening is van toepassing op de accountantscontrole van de jaarrekening (en deelverantwoordingen) van het verslagjaar 2008 en latere verslagjaren.

Artikel 7. Citeertitel

Deze verordening kan worden aangehaald als: “Verordening doelmatigheids- en doeltreffendheidsonderzoeken 2009”.

Artikelsgewijze toelichting “Verordening doelmatigheids- en doeltreffendheidsonderzoeken 2009”

Artikel 1. Definities

In dit artikel worden aan aantal begrippen, zoals die in deze verordening worden gehanteerd, nader gedefinieerd.

Artikel 2. Onderzoeksfrequentie

In artikel 2 wordt het college opgedragen onderzoek te doen naar de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur. Er wordt door de raad periodiek onderzoek van het college geëist. Hierbij wordt een scheiding aangebracht tussen onderzoeken naar de doelmatigheid en onderzoeken naar de doeltreffendheid. Het aantal onderzoeken is flexibel.

De onderzoeken naar de doelmatigheid betreffen onderzoeken naar de uitvoering van het beleid en het beheer van middelen. De uitvoering wordt gedaan door ten eerste de gemeentelijke organisatie, zodat deze onderzoeken zich ten eerste richten op de organisatie-eenheden van de gemeente. Een tweede ingang voor de doelmatigheidsonderzoeken is de procesgang. Hiervoor kan men kijken naar de gemeentelijke taken. Het voordeel hiervan is dat ook de doelmatigheid van de uitvoering van gemeentelijk beleid en het beheer van middelen door derden wordt onderzocht.

De onderzoeken naar de doeltreffendheid vinden plaats op basis van het in de programma’s of paragrafen van de begroting geformuleerde beleid. Dit beleid kan gehele begrotingsprogramma’s omvatten of delen daarvan. Ook kunnen dergelijke onderzoeken paragrafen van de begroting en jaarstukken of delen daarvan omvatten.

Opgemerkt dient te worden dat de doeltreffendheid van (nieuw) beleid vaak moeilijk meetbaar is, vooral in de eerste jaren na invoering van dat beleid.

Artikel 3. Onderzoeksplan

De beslissing wat wordt onderzocht is aan het college. Vanzelfsprekend zal de raad willen weten wat de plannen zijn en ook gelegenheid willen hebben om deze te bespreken en -als de raad dat nodig acht- invloed uit te oefenen. Hierin voorziet het onderzoeksplan wat voorafgaand aan het onderzoek aan de raad wordt voorgelegd.

In de verordening is aangegeven, wat in een onderzoeksplan in ieder geval moet worden opgenomen. De onderwerpen genoemd in het tweede lid kunnen als volgt worden toegelicht:

a) Het object van een onderzoek wordt dusdanig omschreven, dat duidelijk aangegeven is, wat de afbakening van het onderzoek is. Daarbij worden bij de doelmatigheids- onderzoeken duidelijk de scheidslijnen aangegeven ten aanzien van de te onderzoeken procedures, instrumenten en gemeentelijke taken. Bij de doeltreffend- heidsonderzoeken worden duidelijk de scheidslijnen met andere beleidsvelden aangegeven.

b) Hier wordt aangegeven welke methoden gebruikt zullen worden (benchmarking, enquête, enzovoorts).

c) Onderzoeken kunnen in opdracht van het college worden uitgevoerd door het ambtelijke apparaat (al of niet met inbreng van deskundigheid van derden) of door derden. Indien de ambtelijke organisatie de onderzoeken uitvoert, zullen in de onderzoeksopzet waarborgen dienen te worden ingebouwd, waarmee de onafhankelijkheid van de analyse en/of adviezen ter verbeteringen worden gegarandeerd. Dat betekent, dat het onderzoek wel mag worden uitgevoerd door functionarissen die in hun dagelijks werk betrokken zijn bij het onderzoeksobject. De analyse en de aanbevelingen tot verbetering echter moeten zoveel mogelijk onafhankelijk tot stand komen en uitgevoerd worden door functionarissen die niet in hun dagelijks werk betrokken zijn bij het onderzoeksobject.

Artikel 4. Voortgang onderzoek

De bedrijfsvoeringparagraaf van de begroting en jaarstukken dient inzicht te geven in de stand van zaken en de beleidsvoornemens omtrent de bedrijfsvoering. Daarbij dient een relatie te worden gelegd met de inhoud van de programma’s van de begroting en jaarstukken. Het ligt voor de hand om in deze paragaaf eveneens te rapporteren over de stand van zaken bij de interne onderzoeken naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het gevoerde bestuur.

Artikel 5. Rapportage en gevolgtrekking

Met de instelling van de onderzoeken beoogt de gemeente de transparantie van gemeentelijk handelen te vergroten en de publieke verantwoording daarover te versterken. De bevindingen van de onderzoeken worden dan ook neergelegd in rapporten voor de raad (verbeterplan), zoals voorgeschreven in artikel 213a, tweede lid van de Gemeentewet. De rapporten dienen volgens artikel 197, tweede lid van de Gemeentewet te worden gevoegd bij de jaarrekening en het jaarverslag. Dat betreft uiteraard de verslagen die lopende het verslagjaar zijn afgerond. Dat sluit echter geenszins uit dat de raad, als hij dat wenst, de rapporten ontvangt, zodra ze zijn vastgesteld.

Systematische aandacht voor doelmatigheid en doeltreffendheid impliceert ook het doel om te leren, om te denken over en te streven naar verbetering. Daarom is in deze verordening opgenomen, dat evaluatie en aanbevelingen voor verbetering onderdeel zijn van de rapportage en dat zo nodig door middel van een plan van verbetering het vervolgtraject moet worden ingezet. De bedrijfsvoering is een zaak van het college. Het is dan ook het college, dat maatregelen moet nemen tot verbetering. Het college moet een plan van verbetering opstellen en uitvoeren. Het plan van verbetering wordt uiteraard ook ter kennisgeving aan de raad gestuurd.

Artikel 6. Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking op de dag na besluitvorming, derhalve op 22 april 2009. Om de parallel met begrotingsjaren en met de verordeningen ex artikel 212 en 213 Gemeentewet te behouden, heeft ook deze verordening terugwerkende kracht tot 1 januari 2008. De verordening heeft dus betrekking op het verslagjaar 2008 en latere verslagjaren.

Artikel 7. Citeertitel

In dit artikel wordt de naam gegeven, waarmee in gemeentelijke stukken naar deze verordening kan worden verwezen.