Verordening op de raadscommissies 2010, eerste wijziging

Ondertekening

Toelichting werkwijze commissies zoals vastgelegd in de Verordening op de raadscommissies 2010

De hieronder beschreven werkwijze is het resultaat van een nieuwe manier van vergaderen die werkende weg vanaf 1 januari 2008 is ingevoerd, aangepast, gecorrigeerd, bijgesteld etc. kortom er is steeds aan gesleuteld om het beter, transparanter en vooral ook dualer te krijgen om de rol en de positie van de raad te versterken en de burger meer bij de voorbereiding van de besluitvorming te betrekken.

Op verschillende momenten is deze werkwijze geëvalueerd en zijn afspraken gemaakt ter verbetering.

Laatstelijk heeft de Agendacommissie op 25 januari 2010 de evaluatie onderschreven, de aanbevelingen ter verbetering overgenomen en de raad in zijn nieuwe samenstelling wordt geadviseerd aan deze werkwijze verder uitvoering te geven.

Deze nieuwe werkwijze is formeel vastgelegd in een nieuw reglement van orde voor de raad en in een verordening voor de commissies.

Als zodanig is dit een toelichting op de Verordening op de raadscommissies en op het Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad.

Als basis is gebruik gemaakt van de model verordeningen van de VNG.

Voor zover deze toelichting onvoldoende informatie geeft over de opgenomen bepalingen kan de algemene toelichting van de VNG geraadpleegd worden.

Waar mogelijk wordt in de toelichting verwezen naar artikelen in het Reglement van Orde van de raad en de verordening op de raadscommissies.

Algemeen

De dinsdag is de vaste vergaderdag voor alle bijeenkomsten van commissies en raad.

Er wordt gewerkt met een vergaderfrequentie per maand.

Bij de planning van het vergaderschema voor een kalanderjaar wordt uitgegaan van de laatst mogelijke raad vóór de zomervakantie en vóór kerstmis, zo laat mogelijk in de maand.

Twee weken daaraan vooraf worden de commissievergaderingen gepland en twee weken voor de commissies de agendacommissie.

Er zijn 2 raadscommissies belast met de voorbereiding van raadsbesluiten, de Commissie Inwoners en de Commissie Ruimte.

Er wordt in het nieuwe vergadermodel niet meer gewerkt met “vaste commissies van advies” maar met commissies van voorbereiding. Besluitvorming vindt altijd plaats in de raad en er wordt niet meer gewerkt met zogenaamde “hamerstukken”.

Vrije dinsdagen kunnen worden gebruikt voor werkbijeenkomsten, informatiebijeenkomsten, presentaties en ronde-tafel-gesprekken.

De Agendacommissie

Reglement van Orde raad: artikel 6.

Verordening op de raadscommissies: artikel 10.

De Agendacommissie heeft de volgende samenstelling:

• -

  De fractievoorzitters.

• -

  De voorzitters van de 2 commissies.

• -

  De burgemeester als voorzitter van de raad.

• -

  De gemeentesecretaris.

• -

  De griffier.

Voorzitter van de Agendacommissie is de plaatsvervangend voorzitter van de raad.

Vervanging van leden is mogelijk op de gebruikelijke wijze. Het is in ieder geval van belang dat alle fracties in de commissie vertegenwoordigd zijn.

De Agendacommissie heeft tot taak;

• -

  Opstellen van de conceptagenda’s voor de commissies Inwoners en Ruimte.

• -

  Selecteren van onderwerpen die rechtstreeks naar de raad kunnen.

• -

  Opstellen van de concept agenda van de raad.

• -

  Selecteren van onderwerpen voor behandeling op locatie, overleg met belangengroepen en deskundigen, werkbijeenkomsten, werkbezoeken en presentaties.

• -

  Initiatieven ontwikkelen voor informatiebijeenkomsten, ronde-tafel-gesprekken etc.

• -

  Nagaan of de voorstellen procedureel in lijn zijn met gemaakte afspraken.

• -

  Procedureafspraken maken voor de behandeling van kadernota, begroting, rekening, voortgangsrapportages, kortom de behandeling van stukken betreffende de control cyclus.

• -

  Het opstellen van een lange termijn planning voor de behandeling van majeure onderwerpen, bijvoorbeeld aan de hand van het coalitieprogramma.

De agendacommissie onthoudt zich van een inhoudelijke behandeling en beperkt zich tot het maken van procedure afspraken.

De agendacommissie is openbaar en vergadert elke maand, bij voorkeur op dinsdag respectievelijk maandag, voorafgaand aan de bijeenkomsten van commissies en raad.

De griffier stelt vooraf een conceptagenda op waarbij bezien wordt welke voorstellen rechtstreeks naar de raad kunnen en welke onderwerpen in een beeldvormende / oordeelsvormende commissie besproken moeten worden.

De Agendacommissie beziet welke externe deskundigen en / of belangengroepen daarbij uitgenodigd moeten worden.

Presentaties die gekoppeld zijn aan een agendapunt ter bespreking in de commissie of aan een raadsvoorstel worden ingepland in de reguliere commissievergaderingen.

Overige presentaties vinden plaats op een aparte avond, zijn openbaar en worden ook gepubliceerd.

De griffier en het afdelingshoofd zien er op toe dat de informatie relevant is voor de raad en kwalitatief voldoet.

Tussentijdse aanpassing van de conceptagenda’s is mogelijk via mailverkeer met en voorzitter van de commissie en zo mogelijk met de leden van de Agendacommissie.

De griffier zorgt dat gevraagd en ongevraagd procedurevoorstellen aan de agendacommissie worden voorgelegd.

Van de gemaakte afspraken in de Agendacommissie wordt een verslag gemaakt.

Uitgangspunt is dat alle raads- en commissieleden zich conformeren aan de gemaakte (procedure)afspraken.

De Commissie Inwoners en de Commissie Ruimte

Verordening op de raadscommissies: artikelen 1 t/m 16.

De vergaderingen vinden in de regel plaats op dinsdag aansluitend op elkaar;

• -

  19.30 uur Commissie Inwoners.

• -

  21.00 uur Commissie Ruimte.

De vergaderingen duren tot 22.30 uur.

Indien op dat tijdstip niet alle agendapunten zijn behandeld, bepaalt de voorzitter in overleg met de commissie of de vergadering gedurende een korte tijd wordt voortgezet, of dat de vergadering de volgende dag wordt hervat.

Afhankelijk van de omvang van de agenda’s kan de Agendacommissie de vergadertijd aanpassen. Het is ook mogelijk dat de Agendacommissie kiest voor twee parallelvergaderingen, waarvan een op locatie, of bij wijze van uitzondering op twee avonden.

Agenda

De vergaderingen kennen een vast stramien.

• A.

  Opening en loting spreekvolgorde fracties.

• B.

  Vragenronde voor burgers.

• C.

  Vaststelling verslag vorige vergadering.

• D.

  Voorbereiding van voorstellen college voor besluitvorming in de raad.

• E.

  Onderwerpen ter bespreking.

• F.

  Inventarisatie nieuwe agendapunten.

• G.

  Sluiting.

Vragenronde voor burgers: artikel 17

Inwoners hebben de gelegenheid onderwerpen aan de orde te stellen die niet op de agenda staan. Hiervan zijn uitgesloten: besluiten waartegen bezwaar of beroep aangetekend kan worden, benoemingen of voordrachten van personen of gedragingen waarover een klacht kan worden ingediend.

Het is de bedoeling burgers in de gelegenheid te stellen om aandacht te vragen voor een bepaald onderwerp of probleem. Dit moet van te voren gemeld worden bij de griffier. Deze gaat na of het onderwerp in de betreffende commissie thuishoort.

Het is niet de bedoeling met de inspreker inhoudelijk in discussie te gaan.

De commissie bepaalt het vervolg in procedurele zin; bijvoorbeeld via de Agendacommissie agenderen voor een volgende vergadering of het college verzoeken om ter zake met een notitie of een voorstel te komen.

Inspreekrecht: artikel 18

Personen of partijen die belang hebben bij een bepaald onderwerp kunnen hun mening daarover komen geven door gebruik te maken van het inspreekrecht.

De inspreektijdis beperkt en kan door de voorzitter verder beperkt worden als er meerdere insprekers zijn. De insprekers kunnen in eerste termijn deelnemen aan de discussie. Burgers of maatschappelijke organisaties die hiervan gebruik willen maken moeten zich vooraf melden bij de griffier.

Als duidelijk is wie belang heeft bij een bepaald onderwerp of er zijn zienswijzen ingediend, dan worden deze personen of organisaties van de behandeling in de commissie in kennis gesteld en wordt hen gewezen op de mogelijkheid om in te spreken onder toezending van het betreffende voorstel.

Gefaseerde behandeling: artikel 19

Behandeling in de commissie gebeurt in twee fasen;

Fase 1: Beeldvorming;

informatie verzamelen en uitwisselen, deskundigen raadplegen, inspreken en horen burgers en belangengroepen; geen discussie.

De beleidsambtenaar zit in de commissie naast de voorzitter.

Hij / zij licht de raadsvoorstellen in de commissie toe en beantwoord technische vragen in de fase van beeldvorming.

Bij de toelichting van het voorstel wordt aandacht besteed aan;

• -

  de rol, positie en verantwoordelijkheid van de raad,

• -

  de status van het voorstel,

• -

  de totstandkoming,

• -

  de afweging van alternatieven en

• -

  de inhoud van het voorstel.

Daarna kunnen de commissieleden aanvullende vragen stellen.

Door loting wordt bepaald welke fractie begint. De vragen worden direct beantwoord om herhaling van vragen door andere fracties te voorkomen en effectiever vergaderen te bevorderen.

Het is van groot belang om de twee fasen in het proces goed van elkaar te scheiden. Beeldvorming en oordeelsvorming moeten niet door elkaar gaan lopen. Het is van belang om de informatievoorziening in de fase van beeldvorming niet te vertroebelen door (politiek- bestuurlijke) vragen te stellen aan de portefeuillehouder of een voorlopig oordeel te geven.

Dat is nog niet aan de orde.

Het is de taak van de voorzitter om er op toe te zien dat in deze fase geen vragen gesteld worden aan de wethouder.

De commissieleden respecteren en ondersteunen de voorzitter in deze rol.

Het gaat in deze fase om informatieve technische vragen.

Bij de voorbereiding van de commissies maken de commissieleden zoveel mogelijk gebruik van de mogelijkheid om vooraf aanvullende informatie te halen bij de behandelend ambtenaar dan wel vragen te stellen via de griffier.

Dit om te voorkomen dat vragen gesteld worden die niet ter plekke kunnen worden beantwoord of die meer voorbereiding vragen.

De voorzitter sluit deze fase af met een korte samenvatting en stelt eventuele insprekers in de gelegenheid nog een aanvullende reactie te geven.

Vervolgens wordt overgegaan naar de tweede fase.

Fase 2 Oordeelsvorming;

uitwisselen standpunten, voor en tegen argumenten, oplossingen, randvoorwaarden, bespreken voorstel; wel discussie.

Voor een goede voorbereiding van de fracties en het college op besluitvorming in de raad is het van belang dat fracties inzicht geven in hun voorlopige standpunten.

Over de verschillen in standpunten gaan de fracties met elkaar de dialoog aan om de argumenten helder te krijgen.

Als het beleidterrein voldoende verkend is en de argumenten zijn gewisseld, wordt afgesproken over welke aspecten in de raad via een debat nog besluitvorming moet plaats vinden.

Daarna krijgt de portefeuillehouder de gelegenheid het standpunt van het college toe te lichten.

De fracties kunnen bij de voorbereiding voor de raad rekening houden met elkaars visies.

Als dat niet of onvoldoende gebeurt kan geen goede en transparante belangenafweging plaats vinden en geen goede inschatting over de uitkomst van het besluit in de raad.

Voor het publiek is deze vorm van debat aantrekkelijk omdat het duidelijk maakt waar partijen voor staan en voor het college wordt duidelijk wat ze kunnen verwachten voor de besluitvorming in de raad.

Daarna wordt geconcludeerd of voldoende informatie beschikbaar is om in de raad een besluit te kunnen nemen. Als dat niet het geval is kan dat leiden tot een verzoek om aanvullende informatie via een Memorie van Toelichting of een notitie van het college of tot een aangepast raadsvoorstel.

In de commissie vindt de voorbereiding plaats voor besluitvorming in de raad.

De commissie geeft dus geen advies aan de raad en er wordt in de raad niet gewerkt met “hamerstukken”.

Bemensing commissies: artikel 4

Bij raadsbesluit van 17 december 2007 is in afwijking van de toen geldende commissieverordening besloten per fractie 3 leden aan elke commissie deel te laten nemen en wel als volgt;

• -

  twee vaste leden, in te vullen door een raadslid of een duo-lid

• -

  een flexibel lid, in te vullen door een raadslid of een duo-lid.

Hierdoor ontstaat er per fractie een vaste bezetting van 2 leden en blijft het mogelijk per fractie duo-leden en raadsleden desgewenst flexibel in te zetten.

Per fractie kunnen inmiddels maximaal 4 duo-leden benoemd worden die flexibel inzetbaar zijn in de commissies Inwoners en Ruimte. Duo-leden worden ook steeds in de gelegenheid gesteld deel te nemen aan werkbijeenkomsten, workshops e.d. van de raad

Om pragmatische redenen, gelet op het aantal zitplaatsen aan de vergadertafel in de raad, is toen tevens afgesproken dat het aantal commissieleden nooit meer kan zijn dan het aantal raadszetels, zijnde 15.

Door de flexibele mogelijkheid van deelname aan de commissies van zowel raadsleden als duo-leden biedt een deelname van 3 leden per fractie voldoende mogelijkheid om waar nodig fractiespecialisten aan de commissies te laten deelnemen.

De commissieleden worden door de raad benoemd op voordracht van de fracties en op basis van een voorstel van de Agendacommissie.

De raadsvergadering

Reglement van Orde van de raad: artikel 9, 4 en 43

Twee weken na de commissievergaderingen vindt op dinsdag, eens per maand, de raadsvergadering plaats.

Naast besluitvorming kent de agenda de vragenronde voor de raad, artikel 42, en actieve informatieverstrekking door het college, artikel 43. Er is geen rondvraag.

De vergaderingen beginnen om 19.30 en duren tot maximaal 22.30 uur. Indien op dat tijdstip nog niet alle agendapunten zijn behandeld, wordt in overleg met de fractievoorzitters de vergadering voortgezet of hervat op de volgende dag om 17.00 uur.

Inventarisatie spreekrecht burgers:artikel 19

Nu de mogelijkheid bestaat dat raadsvoorstellen rechtstreeks naar de raad gaan, zonder behandeling vooraf in een commissie, wordt aan burgers de mogelijkheid geboden om in te spreken bij voorstellen die niet behandeld zijn in een commissie.

Insprekers dienen zich vóór de vergadering te melden bij de griffier.

De Agendacommissie bepaalt of een voorstel rechtstreeks naar de raad kan. Het zal hierbij veelal gaan om onderwerpen van technische, procedurele of organisatorische aard en niet om voorstellen met enige politiek-bestuurlijke inhoud of autonome beleidsvrijheid voor de gemeente.

Besluitvormende raad: artikelen 30, 31, 33, 34 en 35

De fracties worden in de gelegenheid gesteld met elkaar in debat te gaan om een politiek-bestuurlijke afweging te maken alvorens tot besluitvorming wordt overgegaan.

Dit is de 3e fase in het proces BOB, via Beeldvorming en Oordeelsvorming in de commissies naar Besluitvorming in de raad.

Behandeling van een voorstel vindt plaats in twee termijnen, tenzij de raad anders beslist.

Besluitvorming kan plaats vinden met algemene instemming, stemming per fractie of hoofdelijke stemming.

Keuzemogelijkheden en alternatieven in raadsvoorstel

Voor de opbouw van het raadsvoorstel wordt een format gehanteerd.

Op zich voldoet deze format als leidraad voor de opstelling van een raadsvoorstel prima, in die zin dat vele aspecten voor de invulling van de rol van de raad, kaderstelling, budgetrecht en controle, aan de orde worden gesteld.

Daarnaast is het van belang aan te geven welke politiek-bestuurlijke ruimte er is voor het maken van een politieke afweging door de raad. Daarvoor is het nodig in het raadsvoorstel waar mogelijk melding te maken van de alternatieven die bij de (ambtelijke) voorbereiding in beeld zijn geweest en van de overwegingen en argumenten waarom gekozen is voor het gedane voorstel en niet voor een of meerdere alternatieve mogelijkheden.

Bij de voorbereiding in de commissies kunnen de fracties daarover hun voorlopige standpunten kenbaar maken.

Moties en amendementen: artikelen 32, 36 en 37

Gebleken is dat voor een goede inhoudelijk afweging van moties en amendementen vaak aanvullende informatie gewenst is. Dat geldt met name voor moties omdat die kunnen gaan over een onderwerp dat niet op de agenda staat.

Als het een motie betreft van algemene strekking is aanvullende informatie vaak niet nodig maar bij specifieke onderwerpen is het voor een goede besluitvorming vereist.

Daarnaast is het in de praktijk niet wenselijk en handig om het college en de overige fracties te verrassen met een motie over een onderwerp waarop ze zich niet hebben kunnen voorbereiden.

De afspraak is gemaakt dat moties en amendementen uiterlijk om 12.00 uur op de dag vóór de raad in concept worden gemeld bij de griffier en dat deze vervolgens de raad en het college daarover informeert.

Het college verstrekt in de raad aanvullende informatie en de raad beslist of voldoende informatie beschikbaar is om een besluit te nemen over de motie of het amendement.

Schriftelijke vragen en vragenronde raad: artikelen 42 en 43

De vragenronde is in de plaats gekomen van de rondvraag.

Het is de bedoeling dat deze vragen betrekking hebben op de actualiteit van dat moment en politiek bestuurlijk relevant zijn.

Over de vragenronde en schriftelijke vragen zijn de volgende aanvullende afspraken gemaakt.

Schriftelijke vragen:

• -

  Kunnen altijd ingediend worden bij voorzitter of griffier.

• -

  Vragen worden ter kennis gebracht van college en raad.

• -

  Beantwoording binnen 30 dagen aan alle raadsleden via Raadsnet.

• -

  Vraag en antwoord wordt geagendeerd bij ‘Ingekomen stukken” voor volgende raad.

Vragenronde:

• -

  Vragen uiterlijk om 12.00 uur op de dag vóór de raad indienen bij de griffier met vermelding van onderwerp en gewenste informatie.

• -

  Vragen worden in de raad herhaald door de fractie en beantwoord door het college, geen moties, geen interrupties, wel gelegenheid voor aanvullende vragen.

• -

  Geen schriftelijke beantwoording, wel vermelding in de notulen.

Actieve informatieverstrekking: artikel 44

Door de invoering van het dualisme is ook de actieve informatieplicht van het college aan de raad in de Gemeentewet verankerd.

Meer taken en bevoegdheden zijn aan het college toebedeeld en de raad wordt geacht meer te sturen op hoofdlijnen.

Op verzoek van de raad of als uitoefening van de bevoegdheden van het college “ingrijpende gevolgen kan hebben” voor de gemeente wordt de raad in de gelegenheid

gesteld wensen en bedenkingen in te brengen.

Met name in een kleine gemeente als Reusel-De Mierden is tijdige en spontane informatieverstrekking door het college gewenst over de uitvoering van tal van politiek-bestuurlijke onderwerpen. Ook al is dat formeel niet altijd vereist.

Het gaat hier primair om het delen van relevante informatie met de raad. Het is niet de bedoeling dat de mededeling leidt tot een inhoudelijke discussie. Als daar behoefte aan is kan het onderwerp geagendeerd worden.

Het is van belang dat de raad via het instrument actieve informatieverstrekking tijdig en goed geïnformeerd wordt over actuele politiek- bestuurlijke onderwerpen.

Actieve informatieverstrekking door het college is niet vrijblijvend en heeft een min of meer verplichtend karakter als sprake is van afwijking van de afgesproken kaders, de beschikbaar gestelde middelen, de tijdsplanning en als sprake is van gewijzigde omstandigheden.

Procedure toezending van stukken

Agendacommissie

De concept agenda en bijbehorende stukken worden op donderdag, voorafgaand aan de bijeenkomst van de Agendacommissie op maandag of dinsdag, via de mail toegestuurd.

Commissies Inwoners en Ruimte

Gemeenteraad

De uitnodiging met concept agenda wordt aan de leden toegestuurd. Raadsvoorstellen en notities ter bespreking worden twee weekenden vóór de vergadering beschikbaar gesteld aan alle raadsleden en alle duo-leden en gedeponeerd in een persoonlijke postbus op de leeskamer.

De stukken, inclusief alle bijlagen, liggen ter inzage op de leeskamer.

Alle stukken worden geplaatst op raadsnet en op de website van de gemeente.

Raadsnet

In toenemende mate vindt informatieverstrekking digitaal plaats.

Naast de voor iedereen toegankelijke website van de gemeente is er een digitaal informatiekanaal voor raads- en duo-leden.

Dit is toegankelijk via een speciaal wachtwoord.

Naast de voor raadsleden van belang zijnde algemene informatie over projecten, gemeentelijke regelgeving, financiële stukken, zoals kadernota, begroting, jaarrekening etc. wordt het raadsnet ook gebruikt voor informatieverstrekking op het gebied van:

• -

  Ingekomen post

• -

  Uitnodigingen

• -

  Vergaderstukken, besluitenlijsten, verslagen, actiepuntenlijsten

• -

  Mededelingen en notities

• -

  Vraag en antwoord

• -

  Nieuw op de site, hier vindt u steeds de laatste berichten.

Het is voor raadsleden van belang dit regelmatig te raadplegen.

Er is voor gekozen raads- en duo-leden een maandelijkse vergoeding te geven voor het gebruik van eigen computerapparatuur en internetverbinding.

Publicatie, communicatie en verslaglegging

Commissievergaderingen, raadsvergaderingen en werkbijeenkomsten zijn openbaar

tenzij anders wordt besloten.

De agenda wordt gepubliceerd op de website en in D’n Uitkijk.

Op de website en op raadsnet zijn ook alle voorstellen en bijlagen in te zien.

Verslaglegging vindt plaats op hoofdlijnen, is concluderend ten aanzien van besluiten en afspraken met vermelding van afwijkende standpunten en nuanceringen per fractie.

Alle vergaderingen worden op band opgenomen. De banden worden bewaard tot de verslagen zijn vastgesteld.

Opmerkingen op de verslagen van commissies en raad moeten vóór de raad ingediend worden bij de griffier.

Per commissie en raad wordt gewerkt met actiepuntenlijsten om de voortgang van bepaalde onderwerpen te volgen en de afdoening van afspraken en toezeggingen te bewaken.

Daarnaast wordt gewerkt met een besluitenlijst van de raad en de besluiten worden ook gepubliceerd in D’n Uitkijk.

Reusel, september 2010.

Gerrit van Ham, griffier.