Permalink
PrintenPermanente link
Naar de actuele versie van de regeling
http://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR123082
Naar de door u bekeken versie
http://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR123082/1
Regeling vervallen per 13-10-2020
Archiefverordening gemeente Rheden 2011
Geldend van 01-12-2011 t/m 12-10-2020
Intitulé
Archiefverordening gemeente Rheden 2011De raad van de gemeente Rheden;
gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 5 oktober 2011;
gelet op het bepaalde in artikel 30, eerste lid en 32, tweede lid van de Archiefwet 1995;
b e s l u i t :
vast te stellen de Archiefverordening gemeente Rheden 2011
Hoofdstuk I Algemene bepalingen
Artikel 1
In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder:
- a.
de wet: de Archiefwet 1995;
- b.
gemeentelijke organen: de overheidsorganen, bedoeld in artikel 1, onder b1, van de wet, voor zover behorende tot de gemeente;
- c.
gemeenschappelijke regeling: Regeling Regionaal Historisch Centrum ‘Gelders Archief’;
- d.
de archiefbewaarplaats: de op grond van de gemeenschappelijke regeling door het Gelders Archief ingevolge artikel 31 van de wet aangewezen archiefbewaarplaats;
- e.
de archiefruimte: een ruimte, bestemd of aangewezen voor de bewaring van archiefbescheiden in afwachting van hun overbrenging ingevolge artikel 12, lid 1 of artikel 13, lid 1 van de wet;
- f.
de archivaris: de op grond van de gemeenschappelijke regeling door het Gelders Archief ingevolge artikel 32, derde lid van de wet benoemde gemeente-archivaris;
- g.
beheerder: degene die ingevolge artikel 3 van de wet is belast met het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats;
- h.
beheereenheid: een door burgemeester en wethouders als zodanig aan te wijzen organisatie-onderdeel;
- i.
informatiesysteem: systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen en geraadpleegd.
Hoofdstuk II De zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden
Artikel 2
Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het inrichten en instandhouden van voldoende doelmatige archiefruimten en een archiefbewaarplaats. Aan de zorg voor instandhouding van de archiefbewaarplaats wordt invulling gegeven door middel van deelname aan de gemeenschappelijke regeling.
Artikel 3
Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het aanwijzen van de beheerder.
Artikel 4
Burgemeester en wethouders dragen zorg voor de aanstelling van voldoende, deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van alle gemeentelijke archiefbescheiden en documentaire verzamelingen, ongeacht hun vorm.
Artikel 5
-
1. Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat de vervaardiging en de bewaring van de archiefbescheiden geschieden op zodanige wijze, dat het behoud van deze bescheiden voldoende is gewaarborgd.
-
2. Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen.
Artikel 6
Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat jaarlijks op de gemeentebegroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden.
Artikel 7
Burgemeester en wethouders stellen voor het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats voorschriften vast.
Artikel 8
Burgemeester en wethouders doen tenminste éénmaal per twee jaar aan de raad verslag omtrent hetgeen zij hebben verricht ter uitvoering van artikel 30 van de wet. Zij leggen daarbij over de verslagen die door de archivaris (op grond van artikel 27 van de gemeenschappelijke regeling) aan hen zijn uitgebracht in verband met het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
Hoofdstuk III Toezicht van de archivaris op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaaplaats
Artikel 9
Met het toezicht op de naleving van het bij of krachtens de wet bepaalde ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats is de archivaris belast.
Artikel 10
De archivaris is bevoegd, ter uitvoering van het hem bij artikel 32, tweede lid, van de wet opgedragen toezicht, zich onder handhaving van zijn verantwoordelijkheid te doen vervangen door een of meer ambtenaren die in het bezit zijn van een diploma archivistiek als bedoeld in artikel 22 van de wet.
Artikel 11
-
1. De beheerder verstrekt aan de archivaris, of aan degene die namens hem met het toezicht is belast, alle bescheiden en inlichtingen die voor een goede vervulling van zijn taak noodzakelijk zijn en verleent de nodige medewerking om inzicht te verschaffen in de ordening en toegankelijkheid van de archiefbescheiden alsmede in de opzet en werking van hulpmiddelen en systemen waarin archiefbescheiden zijn opgenomen.
-
2. De archivaris en degenen die hem in de uitoefening van het toezicht vervangen of bijstaan, hebben met inachtneming van de voorschriften ten aanzien van de beveiliging van geheimen, toegang tot de archiefbescheiden en de ruimten waarin deze zich bevinden.
Artikel 12
De archivaris doet van zijn bevindingen bij de uitoefening van het toezicht mededeling aan de beheerder, alsmede, indien hij hiertoe aanleiding vindt, aan burgemeester en wethouders. Hij geeft aan welke voorzieningen naar zijn mening in het belang van een goed beheer moeten worden getroffen.
Artikel 13
De beheerder doet aan de archivaris tijdig mededeling van het voornemen om aan burgemeester en wethouders een voorstel te doen tot:
- a.
opheffing, samenvoeging of splitsing van een beheereenheid of overdracht van één of meer taken aan een andere beheereenheid, overheidsorgaan of rechtspersoon;
- b.
bouw, verbouwing, inrichting, of verandering van inrichting en ingebruikneming van ruimten als archiefruimte;
- c.
verandering van de plaats van bewaring van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden;
- d.
ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering van een informatiesysteem;
- e.
voorbereiding, invoering en wijziging van ordeningssystemen.
Artikel 14
De archivaris doet op grond van artikel 27, eerste lid van de gemeenschappelijke regeling eenmaal per jaar verslag aan burgemeester en wethouders betreffende de uitoefening van het toezicht.
Hoofdstuk IV Slotbepalingen
Artikel 15
De Archiefverordening 1996 wordt ingetrokken.
Artikel 16
Deze verordening treedt de eerste dag na publicatie in de Rhedenaar in werking.
Artikel 17
Deze verordening wordt aangehaald als Archiefverordening gemeente Rheden 2011.
Vastgesteld bij raadsbesluit d.d. 29 november 2011, nr. 7.
Ondertekening
Toelichting
Algemene toelichting
Deze Archiefverordening sluit aan bij de Archiefwet 1995 (Stbl. 276 en 277) en het Archiefbesluit 1995 (Stbl. 671). Zij bestaat in hoofdzaak uit twee gedeelten, namelijk de regeling voor de zorg, die het college van burgemeester en wethouders draagt voor de archieven van de gemeentelijke organen en het bij of krachtens de wet bepaalde ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden, die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
Bij de instelling van het openbaar lichaam Regeling Regionaal Historisch Centrum ‘Gelders Archief’ zijn een aantal taken en bevoegdheden, uit de wet, overgedragen aan deze instelling. Deze zijn nader omschreven in de regeling zelf van 11 juli 2002. De bevoegdheid tot het benoemen van de gemeente-archivaris is in de Gemeenschappelijke Regeling (artikel 6, lid 2, onder c) overgedragen aan het algemeen bestuur van het Gelders Archief.
Deze verordening is, evenals wet en besluit, niet alleen van toepassing op klassieke, papieren archiefbescheiden, maar ook op moderne, digitale informatiedragers.
Hoofdstuk II bevat een uitwerking van het begrip ‘zorg’, dat in de Archiefwet 1995 niet wordt gedefinieerd. Wat voldoende en doelmatige archiefruimten zijn (artikel 2), is geregeld in het Archiefbesluit 1995 en in de Archiefregeling (Stcrt. 2010, nr. 70 + wijziging Stcrt. 2010, nr. 17967).
Artikelsgewijze toelichting
Artikel 1
Begripsbepalingen zijn alleen uit de wet overgenomen als daaraan in deze verordening een meer specifieke betekenis moest worden toegekend.
Artikel 2
De Archiefregeling stelt op grond van artikel 13, vierde lid, van het Archiefbesluit 1995 vast, aan welke bouwkundige en inrichtingseisen de archiefbewaarplaats en de archiefruimten moeten voldoen.
Artikel 3
De aanwijzing van de beheerder is opgenomen in de op grond van artikel 7 te stellen voorschriften: het Besluit Informatiebeheer.
Artikel 4
Dit artikel behoeft geen nadere toelichting.
Artikel 5
De Archiefregeling stelt op grond van artikel 11 tweede lid van het Archiefbesluit 1995 nadere regels omtrent de kwaliteit van en de procedures rond het materiële behoud van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden. Artikel 11 van het Archiefbesluit 1995 kent de in dit artikel bedoelde verplichting slechts ten behoeve van de interne stukken. Uit overwegingen van behoorlijk bestuur en ter besparing van conserveringskosten voor de overheid als geheel achten wij dit onjuist. Daarom is in het tweede lid bepaald, dat ook de te verzenden stukken aan de Archiefregeling dienen te voldoen. De gemeente heeft als ontvanger van door andere overheden opgemaakte stukken daarvan zelf ook profijt.
Artikel 6
Dit artikel behoeft geen nadere toelichting.
Artikel 7
De bedoelde voorschriften worden opgenomen in het Besluit Informatiebeheer 2011.
Artikel 8
Binnen één zittingsperiode verneemt de gemeenteraad op deze manier twee maal wat er op het gebied van de archiefzorg, het archiefbeheer en het toezicht daarop heeft plaatsgevonden.
Artikel 9 t/m 17
Deze artikelen behoeven geen nadere toelichting.
Ziet u een fout in deze regeling?
Bent u van mening dat de inhoud niet juist is? Neem dan contact op met de organisatie die de regelgeving heeft gepubliceerd. Deze organisatie is namelijk zelf verantwoordelijk voor de inhoud van de regelgeving. De naam van de organisatie ziet u bovenaan de regelgeving. De contactgegevens van de organisatie kunt u hier opzoeken: organisaties.overheid.nl.
Werkt de website of een link niet goed? Stuur dan een e-mail naar regelgeving@overheid.nl