Archiefverordening gemeente Rheden 2020

Geldend van 13-10-2020 t/m heden

Intitulé

Archiefverordening gemeente Rheden 2020

De raad van de gemeente Rheden;

gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 23 juni 2020;

gelet op het bepaalde in artikel 30, eerste lid en 32, tweede lid van de Archiefwet 1995;

overwegende dat die wet voorschrijft een verordening te hebben betreffende de zorg van het college van burgemeester en wethouders voor het beheer van de digitale en analoge archiefbescheiden van de gemeentelijke organen alsmede betreffende het interne toezicht daarop;

b e s l u i t :

vast te stellen de Archiefverordening gemeente Rheden 2020

Hoofdstuk I Definities

Artikel 1 Definities

In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder:

  • a.

    de wet: de Archiefwet 1995;

  • b.

    gemeenschappelijke regeling: Regeling Regionaal Historisch Centrum ‘Gelders Archief 2002’ (gewijzigd 2016);

  • c.

    archiefbescheiden: de archiefbescheiden als bedoeld in artikel 1 onder c van de wet;

  • d.

    archiefbewaarplaats: de door het Gelders Archief, ingevolge van artikel 31 van de wet en artikel 6, tweede lid, sub a, van de gemeenschappelijke regeling aangewezen archiefbewaarplaats;

  • e.

    archiefruimte: een overeenkomst artikel 1 onder e van de wet aangewezen archiefruimte;

  • f.

    gemeentearchivaris: de ingevolge artikel 32 van de wet en artikel 6, tweede lid, sub c, van de gemeenschappelijke regeling aan te wijzen gemeentearchivaris;

  • g.

    beheerder: degene die ingevolge artikel 4 van deze verordening is belast met het beheer van archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, die niet naar de archief-bewaarplaats zijn overgebracht.

Hoofdstuk II De zorg voor beheer van archiefbescheiden

Artikel 2

Het college van burgemeester en wethouders draagt zorg voor het doen vaststellen van een kwaliteitssysteem voor het beheer van archiefbescheiden.

Artikel 3

Het college van burgemeester en wethouders draagt zorg voor het vaststellen of het doen vaststellen van voorschriften voor het beheer van archiefbescheiden.

Artikel 4

Het college van burgemeester en wethouders wijst taken en verantwoordelijkheden ten aanzien van het beheer van archiefbescheiden die niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht toe aan de beheerder.

Artikel 5

Het college van burgemeester en wethouders wijst taken en verantwoordelijkheden ten aanzien van het beheer van archief die zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats dan wel aldaar op andere (rechts)titel zijn opgenomen toe aan de gemeentearchivaris.

Hoofdstuk III Het toezicht op het beheer van archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats en het afleggen van verantwoording door de gemeentearchivaris aan het college van burgemeester en wethouders over het beheer van archiefbescheiden die zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats

Artikel 6

De gemeentearchivaris kan de uitoefening van het toezicht op het beheer van archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats opdragen aan voldoende en deskundige medewerkers.

Artikel 7

De beheerder verstrekt aan de gemeentearchivaris of aan degene(n) aan wie de uitoefening van het toezicht is opgedragen, alle schriftelijke en mondelinge informatie die nodig is voor een goede taakuitvoering.

Artikel 8

De gemeentearchivaris en degene(n) aan wie de uitoefening van het toezicht is opgedragen hebben toegang tot de archiefbescheiden, de ruimten en digitale systemen waarin de archiefbescheiden zich bevinden en met behulp waarvan de archiefbescheiden beheerd worden.

Artikel 9

De gemeentearchivaris brengt de beheerder onverwijld in kennis van de resultaten van de uitoefening van het toezicht. Bij voldoende aanleiding stelt de gemeentearchivaris tevens het college van burgemeester en wethouders hiervan in kennis en brengt hij desgewenst hierover verslag uit. De gemeentearchivaris geeft daarbij aan welke handelingen en voorzieningen naar zijn oordeel in strijd zijn met de naleving van het bepaalde bij of krachtens de wet alsmede welke herstelmaatregelen moeten worden getroffen om aan de wet te voldoen.

Artikel 10

De gemeentearchivaris stelt het college van burgemeester en wethouders onverwijld in kennis van het beheer van archiefbescheiden die zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats dan wel aldaar op andere (rechts)titel zijn opgenomen en brengt hier desgewenst verslag over uit.

Hoofdstuk IV Verslaglegging door het college van burgemeester en wethouders aan de raad

Artikel 11

Het college van burgemeester en wethouders stelt de raad onverwijld in kennis van het beheer van archiefbescheiden en brengt daar desgewenst verslag over uit onder bijvoeging van eventuele verslagen die de gemeentearchivaris aan hen heeft uitgebracht conform artikel 9 en 10.

Hoofdstuk V Slotbepalingen

Artikel 12

  • 1. De Archiefverordening gemeente Rheden 2011 wordt ingetrokken.

  • 2. Deze verordening treedt in werking op de eerste dag na bekendmaking.

  • 3. Deze verordening wordt aangehaald als ‘Archiefverordening gemeente Rheden 2020’.

Ondertekening

Vastgesteld bij raadsbesluit d.d. 30 september 2020, nr. 14.

De Steeg, 30 september 2020

De raad voornoemd,

plv. voorzitter.

griffier.