Fietsregeling gemeente Rhenen

Fietsregeling

FISCALE REGELING FIETS WOON-WERKVERKEER

Onder de voorwaarden zoals verwoord in deze notitie kan aan medewerkers een fiets ( sinds 1 januari 2002 ook met elektrische trapondersteuning; geen bromfiets, scooter e.d.) worden verstrekt voor het woon-werkverkeer. In aanmerking komen degenen die een vaste aanstelling hebben of een tijdelijke aanstelling voor de duur van tenminste 1 jaar. De verstrekking geschiedt op voorwaarde dat de medewerker afziet van het gehele of gedeeltelijke bruto bedrag van:

• -

  een gedeelte van de bruto bezoldiging

• -

  de vakantietoelage (mei)

• -

  de eindejaarsuitkering (december)

• -

  vakantie-uren

Het aantrekkelijke hiervan is dat de Belastingdienst toestaat dat over het bruto bedrag (maximaal € 749,00 in een periode van 3 kalenderjaren) waarvan wordt afgezien geen loonheffing behoeft te worden ingehouden (bruto = netto). Als voorwaarde wordt gesteld dat de fiets voor tenminste 50% voor het woon-werkverkeer wordt gebruikt.

NB: Het bedrag van € 749,00 mag worden verhoogd met € 82,00 per kalenderjaar voor zaken die bij uitstek van pas komen bij het woon-werkverkeer. Voorbeelden zijn: onderhoudsbeurten, extra slot, regenkleding, steun voor aktetas en dergelijke. Daarnaast mag een gangbare fietsverzekering worden afgesloten. De verzekeringskosten kunnen nadat de polis is overlegd volledig worden vergoed voor een periode van 3 jaar, onder voorwaarde dat die apart (met prijs) vermeld staat op de rekening van de leverancier.

Bepaald is dat de verstrekking plaatsvindt op het moment dat de medewerker hierom verzoekt. Indien de werkgever akkoord gaat met de verstrekking kan de medewerker de fiets bestellen bij de leverancier van zijn/haar keuze. De fiets wordt eigendom van de medewerker. Verstrekking kan slechts éénmaal in een aaneengesloten periode van 3 kalenderjaren plaatsvinden.

Zowel het college als de Belastingdienst hebben aan het verstrekken van een fiets voor woon- werkverkeer bepaalde voorwaarden verbonden.

Deze voorwaarden zijn:

• 1

  de verstrekking geschiedt alleen aan medewerkers van de gemeente Rhenen;

• 2

  in dit verband worden onder medewerkers van de gemeente Rhenen verstaan degenen die volgens de collectieve arbeidsvoorwaardenregeling voor de sector gemeenten (CAR) zijn aangesteld in vaste dienst of in tijdelijke dienst voor de duur van tenminste 1 jaar;

• 3

  de fiets wordt alleen verstrekt aan de medewerker die de fiets voor tenminste 50% van de werkdagen in een kalenderjaar gebruikt voor woon- werkverkeer. Indien de medewerker op een afstand groter dan 10 km van het werk woont, dient hij/zij tenminste een gedeelte van de afstand woon- werk met de fiets af te leggen (b.v. van huis naar NS / bus / metro/ tram of van werk naar NS / bus). De medewerker dient hiertoe de bijgevoegde verklaring "Medegebruik fiets voor woon- werkverkeer" in te vullen en te ondertekenen (voor inleveren, zie punt 10);

• 4

  indien in de toekomst blijkt dat geen, dan wel onvoldoende, sprake is (geweest) van mede gebruik van de fiets voor woon- werkverkeer ( b.v. aan de hand van declaraties woon- werkverkeer van de auto, NS, bus enz.) zal een eventuele naheffingsaanslag van de Belastingdienst, opgelegd aan de werkgever, op de medewerker worden verhaald.

• 5

  een fiets voor het woon - werkverkeer kan éénmaal in een periode van 3 opeenvolgende kalenderjaren worden verstrekt. Het bedrag dat maximaal kan worden ingezet en door de gemeente Rhenen kan worden voorgeschoten bedraagt € 995,00 (€ 749,00 voor de fiets en € 82,00 per kalenderjaar voor onderhoudsbeurten, regenkleding en dergelijke) verhoogd met de waarde van een afgesloten fietsverzekering voor maximaal 3 jaar (moet vermeld staan op de rekening). Bij elke (volgende) verstrekking wordt het bedrag dat uitgaat boven de € 749,00 bij het loon geteld. Hierover wordt belasting (loonheffing) betaald en komt volledig voor eigen rekening.

• 6

  de medewerker zoekt, vóór hij het verzoek tot verstrekking aan de werkgever doet, een fiets uit bij een leverancier naar keuze (dus nog niet bestellen!). De leverancier dient op naam van de medewerker een gespecificeerde offerte op te maken, eventueel aangevuld met de prijs van onderhoudsbeurten, de aanschaf van regenkleding, sloten e.d. en het afsluiten van de verzekering; gedurende de lopende periode van 3 kalenderjaren worden geen aanvullende of vervangende verstrekkingen meer gedaan;

• 7

  indien de medewerker aan het gestelde in punt 3 en 6 voldoet, dient hij/zij een of meer van onderstaande mogelijkheden aan te geven:

  • a

    gedurende maximaal 3 opeenvolgende kalenderjaren (1e kalenderjaar is het jaar van verstrekking) een bepaald bruto bedrag in te houden op de maandelijkse bezoldiging. Het maandelijks uit te betalen bedrag mag niet minder zijn (worden) dan in de Wet Minimumloon en Minimumvakantiebijslag is vastgelegd (deeltijders naar rato);

  • b

    gedurende maximaal 3 opeenvolgende kalenderjaren (1e kalenderjaar is het jaar van verstrekking) afzien van de uitbetaling van het gehele of gedeeltelijke bruto bedrag van de vanaf het moment van de verstrekking opgebouwde vakantietoelage in mei van die kalenderjaren;NB: Het maandelijks op te bouwen en in mei van enig jaar uit te betalen bedrag aan vakantietoelage mag niet minder zijn (worden) dan in de Wet Minimumloon en Minimumvakantiebijslag is vastgelegd (deeltijders naar rato);

  • c

    gedurende maximaal 3 opeenvolgende kalenderjaren (1e kalenderjaar is het jaar van verstrekking) afzien van de uitbetaling van het gehele of gedeeltelijke bruto bedrag van de vanaf het moment van de verstrekking opgebouwde eindejaarsuitkering in december van die kalenderjaren;

  • d

    gedurende maximaal 3 opeenvolgende kalenderjaren (1e kalenderjaar is het jaar van verstrekking) (een gedeelte van) de vakantie-uren waarop de medewerker recht heeft niet te genieten, maar in te zetten ten behoeve van het financieren van de fiets;

• 8

  het verzoek tot verstrekking van een fiets woon- werkverkeer wordt gedaan door invulling en ondertekening van het formulier "verklaring betalingswijze fiets woon-werkverkeer" (zie bijlage).

• 9

  de onder punt 7 geboden mogelijkheden dienen voor de gehele periode van 3 opeenvolgende kalenderjaren te worden bepaald en vastgelegd in het formulier "Verklaring betalingswijze fiets woon- werkverkeer" (zie bijlage) dat op het team Informatie P&O samen met een medewerker van de salarisadministratie dient te worden ingevuld. Tussentijds wijzigingen aanbrengen is dus niet mogelijk!;

• 10

  nadat de verklaring “betalingswijze fiets woon- werkverkeer” (zie punt 9), de verklaring “medegebruik fiets woon-werk” (zie punt 3) zijn ingevuld en ondertekend en de op naam gestelde offerte van de leverancier (zie punt 6) is ingeleverd, wordt de verklaring “betalingswijze fiets woon- werk” door een van de medewerkers van het team Informatie P&O voor akkoord getekend.

• 11

  na de akkoordverklaring (punt 10) wordt door de betreffende medewerker van het team Informatie P&O op de offerte van de leverancier een stempel van de gemeente Rhenen geplaatst met een handtekening (paraaf) voor akkoord. Met deze voor akkoord verklaarde offerte kan de medewerker de fiets aanschaffen. Tevens wordt het goedgekeurde te besteden bedrag als voorschot op het bank- of postbanknummer van betrokkene overgemaakt. Dit duurt gemiddeld ongeveer 4 à 5 werkdagen.

• 12

  de rekening van de leverancier dient door de medewerker zelf te worden voldaan en dient op naam van de medewerker zelf te staan (dus niet op naam van b.v. een bedrijf, echtgenote of familielid). Tevens dient de medewerker het betalingsbewijs te overleggen. Binnen 2 weken na ondertekening van de – verklaring betalingswijze – dient de originele rekening bij de salarisadministratie te worden ingeleverd.

• 13

  bij ontslag (hieronder wordt tevens verstaan ontslag in verband met (flexibele) pensionering, invaliditeitspensioen e.d.) worden de nog niet verrekende bedragen (punt 7) in één keer verrekend met het laatst genoten netto salaris en de netto afrekening vakantietoelage. Een eventueel tekort dient binnen 1 maand na de datum van ontslag aan de gemeente Rhenen te worden overgemaakt.

NB: in dat geval komen de nog niet verrekende bedragen (punt 7) niet langer in aanmerking voor de fiscaal gunstige regeling. Over deze bedragen dient loonheffing te worden ingehouden.

NB: Indien geen of slechts gedeeltelijk gebruik wordt gemaakt van bovenvermelde regeling bestaat de mogelijkheid de (gedeeltelijke) waarde van de fiets met toebehoren (tot een maximum van € 995,00 (eventueel te verhogen met een afgesloten verzekering) in 3 opeenvolgende kalenderjaren) in 36 maandelijkse termijnen op het netto salaris te laten inhouden. Voorts is hetgeen gesteld wordt onder punt 5 van bovenvermelde voorwaarden van overeenkomstige toepassing.

Verklaring betalingswijze fiets woon-werkverkeer

Verklaring medegebruik fiets woon-werk

Algemene toelichting

Gelijktijdig met het actualiseren van de Regeling cafetariamodel is eveneens de Fietsregeling nader bekeken. Hierbij is aansluiting gezocht bij de Regeling cafetariamodel gemeente Rhenen.

Ondanks het feit dat de Fietsregeling is geïntegreerd in de Regeling cafetariamodel is het noodzakelijk de Fietsregeling los van de Regeling cafetariamodel te laten bestaan.

In het kader van de Fietsregeling hebben recent een aantal wijzigingen op fiscaal gebied plaatsgevonden. Deze wijzigingen zijn in de nieuwe Fietsregeling verwerkt.

De wijzigingen hebben zoals gezegd betrekking op fiscale aspecten van de Fietsregeling. Zo is de bijtelling van € 68,- komen te vervallen.

Tevens kon in het verleden een bedrag van € 250,- voor met de fiets samenhangende zaken worden verstrekt in een periode van 3 jaar. Hierbij moet het gaan om zaken die bij uitstek van pas komen bij het woon-werkverkeer. Onderhoudsbeurten en een extra slot zijn hiervan voorbeelden.

De huidige regeling schrijft voor dat per kalenderjaar € 82,- onbelast mag worden verstrekt voor met de fiets samenhangende zaken. Over een periode van drie jaar komt dit neer op € 246,-. De medewerkers gaan er ten aanzien van dit onderdeel van de Fietsregeling € 4,- op achteruit ten opzichte van de oude regeling. Dit verschil is te verwaarlozen. Tevens kan de gemeente Rhenen hierop geen invloed uitoefenen.

In aansluiting op de Regeling cafetariamodel gemeente Rhenen zijn de bronnen waarmee een fiets kan worden gefinancierd uitgebreid. Naast de vakantietoelage en eindejaarsuitkering kan op grond van de nieuwe Fietsregeling ook een gedeelte van de bruto bezoldiging en een aantal vakantie-uren worden ingezet om een fiets te financieren. Dit vergroot de mogelijkheden voor de medewerker.

Voor het overige is de regeling ongewijzigd gebleven. Eén maal per 3 jaar mag een fiets worden verstrekt ter waarde van € 749,-. Is de fiets meer waard dan € 749,- dan wordt het meerdere bij het loon geteld. Hierover moet wel belasting worden betaald.

De voorwaarden waaronder een fiets mag worden verstrekt blijven hetzelfde. De fiets moet voor tenminste 50% van de werkdagen in een kalenderjaar worden gebruikt voor woon-werkverkeer. Hieronder wordt eveneens verstaan het vervoer van huis naar een trein- of busstation of het vervoer van een dergelijk station naar de werkplek indien de medewerker meer dan 10 kilometer van zijn of haar werk afwoont. Blijkt hiervan achteraf geen, of onvoldoende, sprake te zijn geweest dan wordt een naheffingsaanslag door de Belastingdienst opgelegd. Deze wordt door de gemeente Rhenen op de medewerker verhaald.

De procedure ter verstrekking van een fiets is eveneens ongewijzigd gebleven. Voordat de medewerker de werkgever verzoekt de fiets te verstrekken laat hij een offerte opstellen door de leverancier. Door middel van het formulier “verklaring betalingswijze fiets woon-werkverkeer” wordt het verzoek gedaan de fiets te mogen aanschaffen. Dit formulier wordt samen met een medewerker van de salarisadministratie ingevuld. Na akkoordverklaring door team Informatie P&O kan de fiets worden aangeschaft. Het goedgekeurde te besteden bedrag wordt hierop als voorschot aan de betrokken medewerker overgemaakt. De rekening van de leverancier dient vervolgens door de medewerker zelf te worden voldaan. Tevens moet de rekening op naam van de medewerker staan en niet op naam van een partner of bedrijf. De officiële rekening moet binnen 2 weken worden ingeleverd bij de salarisadministratie.

Bij ontslag worden de nog niet verrekende bedragen in één keer verrekend met het netto salaris en de netto afrekening vakantietoelage. Blijft er als gevolg hiervan een tekort bestaan dan dient dit binnen één maand aan de gemeente te worden betaald. Vindt gedeeltelijk ontslag plaats dan kan de (gedeeltelijke) waarde van de fiets met toebehoren in 3 opeenvolgende kalenderjaren in 36 maandelijkse termijnen op het netto salaris worden ingehouden.