Ondermandaat gemeentesecretaris aan de overige IMT leden (managers)

Ondermandaat gemeente secretaris aan de overige IMT leden (managers)

Inleiding

Het college heeft in de Mandaatregeling 2017 diverse bevoegdheden over besluiten met betrekking tot personele aangelegenheden gemandateerd aan de gemeentesecretaris. Bij de gemeentesecretaris bestaat de behoefte deze mandatering deels door te mandateren aan de managers. Dit komt de bedrijfsvoering ten goede.

Bij mandaat gaat het om vertrouwen. De mandaatgever moet er op kunnen vertrouwen dat een besluit wordt genomen dat hij zelf ook zou hebben genomen. Daarnaast vindt er goede afstemming in het IMT plaats tussen de managers onderling en de gemeentesecretaris. De gemeentesecretaris waakt daarbij voor een eenduidige uitvoering.

De managers koppelen terug naar de gemeentesecretaris als er met een zaak iets aan de hand is wat van betekenis kan worden voor de gemeentesecretaris. Een dergelijke houding past bij mandatering omdat de gemeentesecretaris verantwoordelijk blijft voor de genomen beslissing. Door de ondermandatering in deze regeling wordt aansluiting gezocht bij zelfstandigheid en verantwoordelijkheid laag in de organisatie.

Voorwaarde voor de binding van het in mandaat genomen besluit is dat het besluit genomen is binnen de grenzen van de gemandateerde bevoegdheid. De grenzen worden bepaald door de rechtspositieregeling (car/uwo) , het vastgestelde beleid, de opgestelde visies en de ongeschreven regels.

Uitzonderingen op het verleende mandaat

Het verleende mandaat geldt niet in de volgende gevallen:

• 1.

  Als advies nodig is van een ander team/ een andere manager en dit advies en het eigen standpunt sluiten niet op elkaar aan of leiden niet tot dezelfde conclusie;

• 2.

  In het besluit wordt afgeweken van een beleidsregel, richtlijnen, voorschriften e.d.

• 3.

  De gemandateerde heeft een persoonlijk belang bij het uitoefenen van de bevoegdheid

• 4.

  Er zijn zienswijzen, bedenkingen ingediend m.b.t het te nemen besluit

Informatieverstrekking

De gemandateerden informeren de gemeentesecretaris desgevraagd via een maandrapportage over de wijze waarop zij van hun mandaat gebruik hebben gemaakt (besluitenlijst). Het blijft noodzakelijk om onderbouwde memo mandaten te maken. Dit vanwege eventuele juridische procedures, ter onderbouwing van salarismutaties en completering van personeelsdossiers. Deze memo’s gaan na ondertekening door de manager naar P&O die zorgt voor correspondentie en verwerking in de salarisadministratie.