Gemeente Rhenen - Privacyreglement gemeente Rhenen Raad 2018

Artikel 0 Inleiding

Lid 1

In dit reglement laat gemeente Rhenen zien op welke manier zij dagelijks omgaat met persoons-gegevens en privacy, en wat er wettelijk wel en niet verantwoord is.

Lid 2

Privacy speelt een belangrijke rol in de relatie tussen de burger en de overheid en staat daarmee hoog op de bestuurlijke agenda. Gemeenten hebben de verantwoordelijkheid over persoons-gegevens en gegevensuitwisseling op alle terreinen waar ze actief zijn. Gemeenten zijn verplicht om zorgvuldig en veilig, proportioneel en vertrouwelijk om te gaan met het verzamelen, bewaren en beheren van persoonsgegevens van burgers. Dat geldt voor taken op het gebied van basis-administraties, openbare orde en veiligheid, en het sociaal domein. Goed en zorgvuldig omgaan met persoonsgegevens is een dagelijkse bezigheid van gemeenten. Het beschermen van de privacy is complex, en wordt steeds complexer door technologische ontwikkelingen, de decentralisaties, grote uitdagingen op het terrein van veiligheid en nieuwe Europese wetgeving. Daarom vinden wij het belangrijk om transparant te zijn over de manier waarop wij met persoonsgegevens omgaan, en de privacy waarborgen.

Artikel 1 Begripsbepaling

Lid 1

Op dit moment heeft elke lidstaat van de Europese Unie een eigen privacywet, gebaseerd op de Europese richtlijn van 1995. De Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) regelt het juridische kader voor de omgang met persoonsgegevens in Nederland. Op 25 mei 2018 vervalt de Wbp en treedt de Europese Verordening; de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), in werking, samen met de uitvoeringswet. De AVG bouwt voort op de Wbp en zorgt onder andere voor versterking en uitbreiding van de privacyrechten met meer verantwoordelijkheden voor organisaties.

Lid 2

Voor de toepassing van deze regeling wordt verstaan onder:

Werkgever:

Het bevoegd gezag van de gemeente Rhenen.

Medewerker:

De medewerker met een aanstelling of arbeidsovereenkomst naar Burgerlijk Recht bij de gemeente Rhenen op grond van artikel 1:1 lid 1 sub a van de CAR-UWO.

Lid 3

De volgende begrippen worden in de AVG gebruikt (Artikel 4, AVG) en ook in dit reglement:

Betrokkene:

De persoon op wie de persoonsgegevens betrekking hebben. De betrokkene is degene van wie de gegevens worden verwerkt.

Verwerker:

De persoon of organisatie die de persoonsgegevens verwerkt in opdracht van een andere persoon of organisatie.

Persoonsgegevens:

Alle gegevens die gaan over mensen en waaraan je een mens als individu kunt herkennen. Het gaat hierbij niet alleen om vertrouwelijke gegevens, zoals over iemands gezondheid, maar om ieder gegeven dat te herleiden is tot een bepaald persoon (bijvoorbeeld; naam, adres, geboortedatum). Naast gewone persoonsgegevens kent de wet ook bijzondere persoonsgegevens. Dit zijn gegevens die gaan over gevoelige onderwerpen, zoals etnische achtergrond, politieke voorkeuren of het Burgerservicenummer (BSN).

Gegevensbeschermingseffectbeoordeling:

Met een gegevensbeschermingseffectbeoordeling worden de effecten en risico’s van de nieuwe of bestaande verwerkingen beoordeeld op de bescherming van de privacy. Dit heet ook wel een Privacy Impact Assessment (PIA).

Verwerkingsverantwoordelijke:

Een persoon of instantie die alleen, of samen met een ander, het doel en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt.

Verwerking:

Een verwerking is alles wat je met een persoonsgegeven doet, zoals: vastleggen, bewaren, verzamelen, bij elkaar voegen, verstrekken aan een ander, en vernietigen.

Artikel 2 Reikwijdte

Het reglement is van toepassing op de omgang met vertrouwelijke informatie en op alle verwerkingen van persoonsgegevens door alle bestuursorganen van de gemeente. Oftewel: voor alle verwerkingen die binnen de gemeente plaatsvinden. Hieronder vallen dus de persoonsgegevens van burgers én het personeel.

Artikel 3 Verantwoordelijke

De bestuursorganen van de gemeente zijn allemaal verantwoordelijken voor de verwerkingen die door of namens de gemeente worden uitgevoerd. De bestuursorganen van de gemeente zijn onder andere de burgemeester, het college van Burgemeesters en Wethouders (college van B&W) en de Raad.

Artikel 4 Vertrouwelijke informatie

Lid 1

Met vertrouwelijke informatie en persoonsgegevens wordt vertrouwelijk omgegaan. Zowel medewerkers onderling als de inwoners en andere personen of instanties waar de gemeente Rhenen contacten mee onderhoudt, moeten daar op kunnen vertrouwen. Een medewerker gaat daarom zorgvuldig en correct om met informatie waarover hij uit hoofde van zijn ambt beschikt. Bij zijn aanstelling tekent hij in dit kader ook een geheimhoudingsverklaring.

Lid 2

Er gelden (privacy)regels op het moment dat de medewerker met vertrouwelijke informatie of persoonsgegevens te maken krijgt of als de naam van de werkgever in het geding is.

Lid 3

De privacy dient in acht te worden genomen bij:

a. het registreren (en verzamelen) van gegevens: alleen de gegevens die nodig zijn voor het uitoefening van het werk worden verzameld;

b. het opvragen en/of gebruiken van gegevens: alleen de gegevens die nodig zijn voor de uitoefening van het werk worden opgevraagd en/of gebruikt;

c. het verspreiden of ter beschikking stellen van gegevens: alleen als de opvrager of ontvanger gerechtigd is om deze gegevens op te vragen worden gegevens ter beschikking gesteld; en

d. het verwerken van persoonsgegevens: zie artikel 6.

Artikel 5 Omgaan met vertrouwelijke informatie

Lid 1

Een medewerker houdt geen informatie achter, tenzij deze geheim of vertrouwelijk is en het niet geven van informatie mogelijk is op grond van artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur.

Lid 2

Een medewerker maakt geen misbruik van tijdens de uitoefening van het ambt verkregen informatie ten gunste van zichzelf of van zijn of haar persoonlijke betrekkingen (tijdens of na zijn dienstbetrekking bij de gemeente Rhenen).

Artikel 6 Verwerkingen van persoonsgegevens (Artikel 4, AVG)

Lid 1

De verwerking van persoonsgegevens is elke handeling of elk geheel van handelingen met persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd via geautomatiseerde processen. In de AVG valt onder een verwerking:

• Verzamelen, vastleggen en ordenen

• Bewaren, bijwerken en wijzigen

• Opvragen, raadplegen, gebruiken

• Verstrekken door middel van doorzending

• Verspreiding of enige andere vorm van ter beschikkingstellen

• Samenbrengen, met elkaar in verband brengen

• Afschermen, uitwissen of vernietigen van gegevens

Uit deze opsomming blijkt dat alles wat je met een persoonsgegeven doet een verwerking is.

Lid 2 Doeleinden (Artikel 5, AVG)

Volgens de wet mogen persoonsgegevens alleen verzameld worden als daarvoor een doel is vastgesteld. Het doel moet uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigd zijn. De gegevens mogen niet voor andere doelen verwerkt worden. Voor de uitvoering van sommige wetten, zoals bijvoorbeeld de Jeugdwet, zijn de doelen voor het verwerken in de wet al vastgelegd, net als de persoonsgegevens die gevraagd en verwerkt mogen worden.

Lid 3 Rechtmatige grondslag (Artikel 6, AVG)

De wet zegt dat er voor elke verwerking van persoonsgegevens een rechtmatige grondslag uit de wet van toepassing moet zijn. Dat betekent dat de verwerking alleen mag plaatsvinden:

• Om een verplichting na te komen die in de wet staat.

• Voor de uitvoering van een overeenkomst waar de betrokkene onderdeel was.

• Om een ernstige bedreiging voor de gezondheid van de betrokkene te bestrijden.

• Voor de goede vervulling van de gemeentelijke taak.

• Wanneer de betrokkene toestemming heeft gegeven voor de specifieke verwerking.

Lid 4 Wijze van verwerking

De hoofdregel van de verwerking van persoonsgegevens is dat het alleen toegestaan is in overeenstemming met de wet, en op een zorgvuldige wijze. Persoonsgegevens worden zoveel mogelijk verzameld bij de betrokkene zelf. De wet gaat uit van subsidiariteit. Dit betekent dat verwerking alleen is toegestaan wanneer het doel niet op een andere manier kan worden bereikt.

In de wet wordt ook gesproken over proportionaliteit. Dit betekent dat persoonsgegevens alleen mogen worden verwerkt als dit in verhouding staat tot het doel. Wanneer met geen, of minder (belastende), persoonsgegevens hetzelfde doel bereikt kan worden moet daar altijd voor gekozen worden.

Lid 5

De gemeente zorgt ervoor dat de persoonsgegevens kloppen en volledig zijn voordat ze verwerkt worden. Deze gegevens worden alleen verwerkt door personen met een geheimhoudingsplicht. Daarnaast beveiligt de gemeente alle persoonsgegevens. Dit moet voorkomen dat de persoonsgegevens kunnen worden ingezien of gewijzigd door iemand die daar geen recht toe heeft. Hoe de gemeente dit doet staat in het informatiebeveiligingsbeleid van de gemeente en in een eventueel aanvullend beveiligingsplan specifiek opgesteld voor een proces of registratie.

Lid 6 Doorgifte (Artikel 44 t/m 50, AVG)

De gemeente geeft geen persoonsgegevens door met een land buiten de Europese Economische Ruimte (EER) of een internationale organisatie.

Artikel 7 Persoonsgegevens van eigen medewerkers

Lid 1

Het personeelsdossier en de (persoons)gegevens in een personeelsinformatiesysteem kunnen worden ingezien door de medewerker zelf, als het gaat om de eigen gegevens.

Lid 2

De gegevens zoals bedoeld in lid 1 kunnen eveneens worden ingezien door:

• de leidinggevende van de medewerker;

• door andere leidinggevenden, indien daar een gerechtvaardigd belang mee gediend wordt;

• door de PenO-medewerkers;

• door interne en/of externe auditors.

Lid 3

In alle andere gevallen is inzage niet toegestaan, tenzij de medewerker hier zelf toestemming voor gegeven heeft.

Artikel 8 Beheer van vertrouwelijke personeelsinformatie

Lid 1

De beheerder(s) van personeelsinformatiesystemen zijn zich er van bewust dat er ook vertrouwelijke informatie en/of persoonsgegevens zijn opgenomen en dit ook als zodanig wordt behandeld.

Lid 2

Vertrouwelijke informatie wordt zodanig beheerd, dat onbevoegden er geen kennis van kunnen nemen.

Lid 3

Het personeelsinformatiesysteem is zodanig ingericht dat bij raadpleging de privacy van andere medewerkers niet wordt aangetast.

Lid 4

De personeelsinformatie mag slechts functioneel worden geraadpleegd en verwerkt.

Artikel 9 Verstrekking gegevens personeel

Lid 1

Vertrouwelijke informatie wordt alleen verstrekt aan personen of instanties voor zover die gegevens de aanvrager zelf betreft of noodzakelijk zijn voor de taakuitoefening van deze instanties.

Lid 2

Het verspreiden van handmatige informatie dient zodanig plaats te vinden dat de gegevens tijdens het transport niet voor derden inzichtelijk zijn.

Lid 3

Voor digitale personeelsinformatie geldt dat verspreiding slechts mogelijk is als er expliciete afspraken zijn gemaakt met de ontvanger. Voorwaarde hierbij is dat de verspreiding plaatsvindt naar een persoonlijk e-mailadres.

Artikel 10 Transparantie en communicatie

Lid 1

Via de Wet openbaarheid van bestuur (Wob) (en straks wellicht de Wet Open Overheid) kun je een verzoek om informatie indienen bij de gemeente. Bij het verzoek bekijkt de gemeente altijd of het antwoord geen inbreuk maakt op de persoonlijke levenssfeer van betrokkenen. In principe worden geen persoonsgegevens verstrekt.

Lid 2

De Wet hergebruik van overheidsinformatie regelt het op verzoek verstrekken van overheidsinformatie voor hergebruik. Bij het verzoek bekijkt de gemeente altijd of het antwoord geen inbreuk maakt op de persoonlijke levenssfeer van betrokkenen. In principe worden geen persoonsgegevens verstrekt.

Lid 3 Informatieplicht (Artikel 13,14, AVG)

• De gemeente informeert betrokkenen over het verwerken van persoonsgegevens. Wanneer betrokkenen gegevens aan de gemeente geven, worden zij op de hoogte gesteld van de manier waarop de gemeente met persoonsgegevens om zal gaan. Dit kan bijvoorbeeld via een formulier gebeuren. Vaak staat op de aanvraagformulieren vermeld welke gegevens zonder toestemming niet openbaar gemaakt zullen worden. De betrokkene wordt niet nogmaals geïnformeerd als hij/zij al weet dat de gemeente persoonsgegevens van hem/haar verzamelt en verwerkt, en weet waarom en voor welk doel dat gebeurt.

• Wanneer de gegevens via een andere weg verkregen worden, dus buiten de betrokkene om, wordt de betrokkene geïnformeerd op het moment dat deze voor de eerste keer worden verwerkt.

Lid 4 Verwijdering

• Vertrouwelijke gegevens worden verwijderd indien de informatie niet meer noodzakelijk is voor het met de verwerking gediende doel. Hierbij wordt rekening gehouden met de wettelijke bewaartermijnen.

• De gemeente bewaart de persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor de uitvoering van gemeentelijke taken, of zoals vastgelegd in de Archiefwet. Wanneer er nog persoonsgegevens opgeslagen zijn die niet langer nodig zijn voor het bereiken van het doel worden deze zo snel mogelijk verwijderd. Dit houdt in dat deze gegevens vernietigd worden, of zo worden aangepast dat de informatie niet meer gebruikt kan worden om iemand te identificeren.

Lid 5 Rechten van betrokkenen (Artikel 13 t/m 21, AVG)

De wet bepaalt niet alleen de plichten van degenen die de persoonsgegevens verwerken, maar bepaalt ook de rechten van de personen van wie de gegevens worden verwerkt. Deze rechten worden ook wel de rechten van betrokkenen genoemd, en bestaan uit de volgende rechten:

• Recht op informatie: Betrokkenen hebben het recht om aan de gemeente te vragen of zijn/haar persoonsgegevens worden verwerkt.

• Inzagerecht: Betrokkenen hebben de mogelijkheid om te controleren of, en op welke manier, zijn/haar gegevens worden verwerkt.

• Correctierecht: Als duidelijk wordt dat de gegevens niet kloppen, kan de betrokkene een verzoek indienen bij de gemeente om dit te corrigeren.

• Recht van verzet: Betrokkenen hebben het recht aan de gemeente te vragen om hun persoonsgegevens niet meer te gebruiken.

• Recht om vergeten te worden: In gevallen waar de betrokkene toestemming heeft gegeven om gegevens te verwerken, heeft de betrokkene het recht om de persoonsgegevens te laten verwijderen.

• Recht op bezwaar: Betrokkenen hebben het recht om bezwaar aan te maken tegen de verwerking van zijn/haar persoonsgegevens. De gemeente zal hieraan voldoen, tenzij er gerechtvaardigde gronden zijn voor de verwerking.

Lid 6 Indienen van verzoek

Om gebruik te maken van zijn/haar rechten kan de betrokkene een verzoek indienen. Dit verzoek kan zowel schriftelijk als via daarvoor bestemde webformulier op de website van de gemeente Rhenen. De gemeente heeft vier weken de tijd, vanaf de ontvangst van het verzoek, om te beoordelen of het verzoek gerechtvaardigd is. Binnen vier weken zal de gemeente laten weten wat er met het verzoek gaat gebeuren. Als het verzoek niet wordt opgevolgd is er de mogelijkheid om bezwaar te maken bij de gemeente, of een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP). Aan de hand van een verzoek kan de gemeente aanvullende informatie opvragen om zeker te zijn van de identiteit van de betrokkene.

Artikel 11 Geautomatiseerde verwerkingen: profilering

Lid 1 Profilering (Artikel 22, AVG)

Profilering vindt plaats wanneer er een geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens plaatsvindt waarbij aan de hand van persoonsgegevens naar bepaalde persoonlijke aspecten van een persoon wordt gekeken om deze persoon te categoriseren en te analyseren, of om zaken te kunnen voorspellen. Voorbeelden van persoonlijke aspecten kunnen zijn: financiële situatie, interesses, gedrag of locatie.

Lid 2

Om profilering wat duidelijker te maken gebruiken we het volgende voorbeeld: Wanneer een bezoeker op de gemeentelijke website naar een bepaalde dienst kijkt, mag de gemeente geen actie ondernemen om de dienst aan te bieden. Gemeenten mogen wel bekijken hoe vaak een bepaalde dienst bekeken is, maar dus niet specifiek gericht adverteren. Daarnaast geeft de wet aan dat er geen besluit mag worden genomen op basis van profilering.

Lid 3

Gemeente Rhenen maakt geen gebruik van profilering.

Artikel 12 Geautomatiseerde verwerkingen: Big data en tracking

Lid 1 Big data en tracking

Door middel van Big data onderzoek en tracking mogen alleen gegevens verwerkt worden wanneer deze niet herleidbaar zijn tot een natuurlijk persoon. Daarnaast worden ze alleen verzameld voor onderzoek dat door, of namens, de gemeente wordt uitgevoerd. De verzamelde gegevens door Big data onderzoek en tracking zijn alleen de gegevens die door geautoriseerde personen zijn verzameld. Wanneer de gegevens worden omgezet in een dataset zal dataminimalisatie worden toegepast. Dit betekent dat alleen de data die echt nodig is voor het behalen van het doel gebruikt zullen worden. Daarnaast kunnen persoonsgegevens gepseudonimiseerd worden zodat zij niet herleidbaar zijn tot een persoon.

Lid 2

Gemeente Rhenen maakt geen gebruik van Big data en tracking.

Artikel 13 Geautomatiseerde verwerkingen: inzet van camera’s

Lid 1 Inzet van camera’s

Binnen de gemeente wordt onder bepaalde omstandigheden gebruik gemaakt van cameratoezicht, zoals vastgelegd in de Gemeentewet . Cameratoezicht wordt onder andere gebruikt voor het vergroten van de veiligheid op straat. Camera’s kunnen een grote inbreuk maken op de privacy van diegene die gefilmd worden. Om de privacy zo goed mogelijk te waarborgen worden camera’s alleen ingezet wanneer er geen andere manieren zijn om het doel te bereiken, en worden er eisen gesteld aan de inzet van camera’s.

Lid 2

Het gebruik van camera’s door particulieren op de openbare weg is alleen mogelijk door toestemming van het college van B&W. Daarvoor wordt er een convenant afgesloten tussen de particulieren en het bestuursorgaan waarin o.a. de grondslag, het doel, de maatregelen tegen verlies, en de bewaartermijn in opgenomen worden.

Lid 3

Gemeente Rhenen maakt gebruikt van cameratoezicht. Dit doet zij ter beveiliging van haar gebouwen en terreinen. De gemeente heeft camera’s in de volgende gebieden geplaatst:

• MFG ‘t Bestegoed te Elst (Ut).

• Gemeentewerf te Remmerden.

Artikel 14 Plichten van de gemeente

Lid 1 Register van verwerkingen (Artikel 30, AVG)

De gemeente is verantwoordelijk voor het aanleggen van een register van alle verwerkingen waarvan de gemeente de verwerkingsverantwoordelijke is. Elk register bevat een beschrijving van wat er tijdens een verwerking plaatsvindt, en welke gegevens daarvoor worden gebruikt.

Lid 2 Gegevensbeschermingseffectbeoordeling (Artikel 35, AVG)

Met een gegevensbeschermingseffectbeoordeling worden de effecten en risico’s van nieuwe of bestaande verwerkingen beoordeeld op de bescherming van de privacy. De gemeente voert deze uit wanneer er een geautomatiseerde verwerking, een grootschalige verwerking, of wanneer er een grootschalige monitoring van openbare ruimten plaatsvindt. Dit geldt in het bijzonder bij verwerkingen waarbij nieuwe technologieën worden gebruikt.

Lid 3 Aanstellen van een Functionaris voor gegevensbescherming (FG) (Artikel 37 t/m 39, AVG)

De gemeente heeft een FG aangesteld. De FG is betrokken bij alle aangelegenheden die verband houden met de bescherming van persoonsgegevens. De taken van de functionaris zijn informeren, adviseren, toezicht houden, bewustwording creëren, en optreden als contactpersoon van het AP. Het is niet de bedoeling dat de functionaris de taken op het gebied van bescherming van de privacy van de afdelingen overneemt. De afdelingen hebben hun eigen verantwoordelijkheid in het goed omgaan met privacygevoelige gegevens. Een verwerking van persoonsgegevens wordt eerst aan de FG gemeld voordat de verwerking begint. De FG is verantwoordelijk voor het structureel toetsen van de implementatie en de uitvoering van de wettelijke eisen en de gemeentelijke richtlijnen op het gebied van privacy.

Voor vragen over privacy of over deze toelichting kunt u contact opnemen met de functionaris voor gegevensbescherming van gemeente Rhenen via  0317-681681 of fg@rhenen.nl.

Lid 4 Datalekken (Artikel 33,34, AVG)

We spreken van een datalek wanneer persoonsgegevens in handen vallen van derden die geen toegang tot die gegevens mogen hebben. Wanneer er een datalek heeft plaatsgevonden meldt de gemeente dit zonder onredelijke vertraging, uiterlijk 72 uur nadat er kennis van de inbreuk is vernomen, aan het AP. Als dit later dan 72 uur is wordt er een motivering voor de vertraging bij de melding gevoegd. Het kan zijn dat de inbreuk een hoog risico met zich meebrengt voor de rechten en vrijheden van de betrokkenen. In dit geval meldt de gemeente dit aan de betrokkenen in eenvoudige en duidelijke taal. Om toekomstige datalekken te voorkomen worden bestaande datalekken geëvalueerd.

Artikel 15 Klacht

Als de gemeente een wettelijke verplichting niet nakomt kan de betrokkene een klacht indienen. Deze zal via de klachtenregeling van de gemeente worden behandeld. In gevallen waar het reglement niets over zegt, beslist het verantwoordelijke bestuursorgaan van de gemeente.

Artikel 16

Dit product is een eenvoudige en begrijpbare vertaling van de huidige privacywetgeving en gebaseerd op de AVG. Vanzelfsprekend is de toepasbare wet- en regelgeving altijd leidend en kunnen er geen rechten ontleend worden aan dit document.

Artikel 17 Onvoorziene gevallen

In gevallen waarin deze regeling niet of niet in redelijkheid voorziet, kan het bevoegd gezag een bijzondere voorziening treffen.

Artikel 18 Citeertitel en inwerkingtreding

Lid 1

Deze regeling treedt in werking op de dag na publicatie.

Lid 2

Deze regeling kan worden aangehaald als de “Privacyreglement gemeente Rhenen Raad 2018”.

Vastgesteld in de openbare vergadering van 12-06-2018,