Beheerregeling gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens gemeente Ridderkerk

Artikel 1

Deze regeling verstaat onder:

de Wet:de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens (Stb. 1994, 494).

bevroren

bevolkingsregister:de registers die zijn ingericht op basis van de Wet op de bevolkings- en verblijfsregisters en het Besluit bevolkingsboekhouding en die ingevolge de intrekking van die wet en dat besluit per 1 oktober 1994 niet meer worden bijgehouden.

auditeen controle op de integriteit van de persoonsgegevens welke wordt uitgevoerd door een namens de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties aangewezen auditinstelling. De audit bestaat uit onder andere een a-selecte steekproef van actuele en opgeschorte persoonslijsten. De omvang van de steekproef is afhankelijk van het inwonertal van de gemeente.

kwaliteitssteekproef:een controle op de inhoud van gegevenselementen aan de hand van de daaraan ten grondslag liggende brondocumenten en procedures, over een representatief aantal persoonslijsten;

foutverslag:het automatisch door het systeem aangemaakte overzicht van fouten die ontdekt zijn in de over het netwerk binnenkomende berichten;

foutenlijst:het door het systeem aangemaakte overzicht van foutieve elementen op de persoonslijsten die zich in de gemeentelijke basisadministratie bevinden;

autorisatie:het binnen de toepassingsprogrammatuur toekennen van het niveau van gebruikersmogelijkheden aan een persoon of afdeling of het binnen de toepassingsprogrammatuur toekennen van het niveau van gegevensverstrekking aan afnemers en derden;

verantwoordelijke: het gemeentebestuur die als houder zeggenschap heeft over de basisadministratie;

beheerder: de persoon die door de verantwoordelijke is aangesteld als feitelijke uitvoerder van de werkzaamheden;

bewerker: degene die ten behoeve van de verantwoordelijke of beheerder persoonsgegevens verwerkt, zonder aan zijn rechtstreeks gezag te zijn onderworpen en die geen zeggenschap heeft over de verwerking.

Artikel 2

Het hoofd van de afdeling Gemeentelijk Service Centrum is beheerder van de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens en in die hoedanigheid informatiebeheerder en privacybeheerder. Hij kan de taak van informatiebeheer en privacybeheer geheel of gedeeltelijk mandateren aan een of meer aan hem ondergeschikte ambtenaren.

Artikel 3

De informatiebeheerder wijst functionarissen aan die worden belast met:

a) het gegevensbeheer;

b) het applicatiebeheer;

c) de specialistische werkzaamheden;

d) de gegevensverwerking;

e) het namens het gemeentebestuur afnemen van de in artikel 36, lid 2, onder sub e, van de Wet bedoelde verklaring.

Artikel 4

De informatiebeheerder voorziet in:

a) een jaarlijkse planning van de beheersactiviteiten;

b) een jaarlijkse rapportage aan het gemeentebestuur over de bij a. bedoelde planning, waarbij tevens inzicht wordt gegeven in de kengetallen van de bijhouding- en beheerprocedures;

c) een jaarlijkse rapportage over de resultaten die voortvloeien uit de in artikel 11 bedoelde kwaliteitssteekproef;

d) administratieve beheerprocedures, voor zover hier niet door of bij de Wet in is voorzien;

• e)

  periodiek overleg tussen hem en de gegevensbeheerder, tevens de specialist Burgerzaken, de applicatiebeheerder en de gba-specialist.

• f)

  halfjaarlijks overleg tussen hem en de Informatiserings- en Automatiserings coördinatoren.

g) richtlijnen voor de bijhouding van de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens.

Artikel 5

De informatiebeheerder adviseert het gemeentebestuur als houder van de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens over de navolgende aspecten die voortvloeien uit de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens te weten:

a) persoonsinformatievoorziening;

b) beveiliging;

c) privacy;

d) gegevenskwaliteit.

Artikel 6

De informatiebeheerder beslist:

a) over de installatie van nieuwe of gewijzigde versies van het GBA-toepassingssysteem;

b)op incidentele verzoeken van binnengemeentelijke afnemers tot rechtstreekse toegang tot de basisadministratie persoonsgegevens;

c) over het toekennen van autorisaties.

Artikel 7

De informatiebeheerder ziet er op toe dat:

• a)

  de in deze regeling opgenomen bepalingen worden nageleefd;

• b)

  de behandeling en afhandeling van verzoeken om gegevensverstrekking uit de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens geschiedt volgens de bepalingen uit het reglement voor de gemeentelijke basisregistratie;

c) de bij of krachtens de Wet opgelegde verplichtingen ten aanzien van inrichting en bijhouding, alsmede de beveiliging van de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens worden nageleefd;

d) dat alle in artikel 3 genoemde functionarissen, alsmede de systeembeheerder op de hoogte zijn van gesteld van de installatie van nieuwe of gewijzigde versies van het GBA toepassingsysteem en van de gevolgen van deze installatie;

e) de beveiligingsvoorschriften die voortvloeien uit de wet en het beveiligingsplan worden nageleefd.

Artikel 8

De informatiebeheerder, of een door hem aan te wijzen functionaris opgesomd in artikel 3, neemt deel aan buitengemeentelijk overleg inzake onderwerpen die het beheer van de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens aangaan.

Artikel 9

De gegevensbeheerder, tevens de specialist Burgerzaken, is verantwoordelijk voor:

a) de juistheid, actualiteit en betrouwbaarheid van de gegevens die opgenomen zijn of worden in de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens;

b) het beheer van documentatie op het gebied van de Wet en overige regelgeving op het gebied van de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens.

Artikel 10

De gegevensbeheerder is bevoegd in overleg met de gba-specialist vanuit de in artikel 9 bedoelde verantwoordelijkheid de gegevensverwerkers aanwijzingen te geven inzake de opname en bijhouding van gegevens in de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens.

Artikel 11

Periodiek wordt de inhoudelijke kwaliteit van het bestand van persoonslijsten van ingezetenen onderworpen aan een audit door een namens de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties aangewezen auditinstelling.

De gegevensbeheerder voorziet in een doorlopende kwaliteitssteekproef en de uitvoering van de daarmee samenhangende verbetermaatregelen gericht op het welslagen van de eerder vermelde audit.

Artikel 12

De gegevensbeheerder neemt deel aan het in artikel 4, onder e genoemde overleg.

Artikel 13

De systeembeheerder is verantwoordelijk voor het technisch onderhoud van het toepassingssysteem.

Artikel 14

De systeembeheerder voorziet in:

a) de fysieke beveiliging van het toepassingssysteem;

b) een dagelijkse back-up die wordt ondergebracht in een daartoe uitgeruste en beveiligde ruimte op een andere locatie dan de ruimte waarin de GBA apparatuur is opgesteld;

c) de technische installatie van gewijzigde of nieuwe versies van het toepassingssysteem;

d) de beschikbaarheid van het toepassingssysteem overeenkomstig hetgeen daarover intern en met derden is overeengekomen.

Artikel 15

De systeembeheerder is bevoegd:

a) direct maatregelen te treffen als de continuïteit van het toepassingssysteem of de daarin opgeslagen informatie acuut in het geding is; hij is verplicht achteraf terzake te rapporteren aan de informatiebeheerder;

b) aanwijzingen te geven over:

• -

  beheer toepassingssystemen;

• -

  beheer van bestanden;

• -

  reconstructiemaatregelen.

Artikel 16

De systeembeheerder neemt deel aan het in artikel 4, onder f genoemde overleg.

Artikel 17

De applicatiebeheerder voorziet in:

a) een planning van periodieke gegevensverstrekking die op basis van het autorisatiebesluit van de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties wordt gedaan;

b) de communicatie bij storingen in hard- en software;

c) een logboek waarin bijzondere gebeurtenissen worden bijgehouden;

d) de toekenning van de autorisatieniveaus van actualiseringen aan de gegevensverwerkers, de gegevensbeheerder, de gba-specialist en de informatiebeheerder in overleg met de informatiebeheerder;

e) de bijhouding van een verzameling van de autorisaties, die overeenkomstig artikel 6 door de informatiebeheerder zijn toegekend;

f) het testen en evalueren van nieuwe versies van het toepassingssysteem, alsmede het testen en evalueren van nieuwe apparatuur;

g) de beoordeling van de gevolgen van de installatie van nieuwe en of gewijzigde versies van het toepassingssysteem;

h) de bijhouding van een verzameling van alle problemen en klachten, die bij het gebruik van het toepassingssysteem ontstaan en tracht eventueel door inschakeling van de systeembeheerder of een derde, voor een oplossing te zorgen;

i) de voorlichting aan de alle in artikel 3 genoemde functionarissen met betrekking tot de gevolgen van een nieuwe of gewijzigde versie van het toepassingssysteem;

j) de coördinatie van de werkzaamheden in geval van uitwijk;

k) de vormgeving en inhoud van documenten, die rechtstreeks aan de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens worden ontleend;

l) de afhandeling van verzoeken omtrent managementgegevens;

m) een zo spoedig mogelijke oplossing in geval van storingen binnen het toepassingssysteem, zonodig door inschakeling van een derde.

Artikel 18

De applicatiebeheerder is verantwoordelijk voor:

a) de ondersteuning bij het gebruik van het toepassingssysteem;

b) het tijdig opschonen van de relevante bestanden in de database;

c) de technische afhandeling van de periodieke gegevensverstrekking die plaatsvindt op basis van een autorisatiebesluit van de Minister van Binnenlandse Zaken Koninkrijksrelaties, alsmede de systematische gegevensverstrekking die plaatsvindt op basis van de door het gemeentebestuur vastgestelde reglement voor de gemeentelijke basisregistratie;

d) het beheer van de tabellen van de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens;

e) het beheer van de gebruikersdocumentatie.

Artikel 19

De applicatiebeheerder is bevoegd:

• a)

  gegevensverwerkers en het personeel van externe afdelingen / diensten die direct toegang hebben tot de basisadministratie persoonsgegevens aanwijzingen te geven over het gebruik van het toepassingssysteem;

• b)

  over het gebruik van de basisadministratie persoonsgegevens gedragsregels op te stellen.

Artikel 20

De applicatiebeheerder beslist -na overleg met de informatiebeheerder- over gehele of gedeeltelijke inwerkingtreding van uitwijkprocessen.

Artikel 21

De applicatiebeheerder ziet erop toe dat voorgeschreven procedures uit het beveiligingsplan worden nageleefd.

Artikel 22

De applicatiebeheerder neemt deel aan:

a)het overleg genoemd in artikel 4, onder e en f;

b) het externe gebruikersoverleg.

Artikel 23

De privacybeheerder is verantwoordelijk voor:

• a.

  de inhoudelijke afhandeling van de periodieke gegevensverstrekking die plaatsvindt op basis van een autorisatiebesluit van de Minister van Binnenlandse Zaken Koninkrijksrelaties, alsmede de systematische gegevensverstrekking die plaatsvindt op grond van het door het gemeentebestuur vastgestelde reglement voor de gemeentelijke basisregistratie;

• b.

  het dagelijkse toezicht op de naleving van de privacyvoorschriften die voortvloeien uit de Wet GBA en de Wet Bescherming Persoonsgegevens m.b.t. de afdeling.

Artikel 24

De privacybeheerder voorziet in:

• a.

  de afhandeling van de verzoeken om inzage overeenkomstig artikel 79 van de wet;

• b.

  de behandeling van alle verzoeken om geheimhouding die op basis van artikel 102 lid 1a en doet eventueel de privacytoets van art. 102 lid 2;

• c.

  afhandeling verzoeken om inzage in verstrekkingen aan afnemers en derden van de wet.

Artikel 25

De privacybeheerder is bevoegd:

• a.

  op grond van het in artikel 18 genoemde toezicht, alle gebruikers van het toepassingssysteem aanwijzingen te geven;

• b.

  ongevraagd advies uit te brengen over alle procedures en producten die betrekking hebben op de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens, waarbij de persoonlijke levenssfeer in het geding is.

Artikel 26

De privacybeheerder is betrokken bij alle bezwaarschriftenprocedures die voortvloeien uit genomen beslissingen op grond van de wet en daarbij behorende regelingen,de Wet bescherming Persoonsgegevens voor zover hierbij privacyaspecten aan de orde zijn.

Artikel 27

De gba-specialist is verantwoordelijk voor:

• a.

  het verwerken van complexe mutaties en correcties met betrekking tot de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens;

• b.

  het uitzetten van richtlijnen met betrekking tot het actualiseren en corrigeren van persoonsgegevens.

Artikel 28

De gba-specialist voorziet in:

• a.

  de behandeling van wijzigingsverzoeken als bedoeld in artikel 81en 82 van de wet;

• b.

  controlewerkzaamheden ter waarborging van de kwaliteit van de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens.

Artikel 29

De gba-specialist is bevoegd:

In overleg met de gegevensbeheerder aanwijzingen te geven inzake de opname en bijhouding van gegevens in de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens.

Artikel 30

De gba-specialist neemt deel aan het in artikel 4, onder e genoemde overleg.

Artikel 31

De gegevensverwerkers voorzien in:

• a.

  het verwerken van de gegevens overeenkomstig de krachtens de wet, middels het Logisch Ontwerp, handleiding uitvoeringsprocedures, voorgeschreven wijze, voor zover daartoe door de applicatiebeheerder geautoriseerd;

  • b. het verzamelen van de daarvoor bestemde gegevens;

  • c. de archivering van de brondocumenten op grond waarvan de gegevens zijn verwerkt;

• d.

  de behandeling van mutaties;

• e.

  de behandeling van het netwerkverkeer, behalve de periodieke gegevensverstrekking;

• f.

  de behandeling van de foutverslagen, voortvloeiend uit de inkomende netwerkberichten;

• g.

  de toetsing van de waarde die aan overgelegde brondocumenten kan worden toegekend aan de hand van artikel 36 van de wet en ziet erop toe dat geen gegevens worden verwerkt uit documenten waaraan bij of krachtens de wet geen ontleningstatus is gegeven;

• h.

  de dagelijkse controle van in het systeem aangebrachte actualiseringen;

• i.

  de kennisgeving aan de geregistreerde voor wat betreft de verwerking van:

  • -

    wijziging van het naamgebruik;

  • -

    vervolginschrijving voor zover het betreft een binnengemeentelijke verhuizing en een vervolginschrijving die leidt tot opname in de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens;

• k.

  de toezending van de complete persoonslijst aan de geregistreerde ingeval van een:

  • -

    1e inschrijving in de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens;

  • -

    een vervolginschrijving uit het buitenland.

Artikel 32

De gegevensverwerkers beslissen op aangiften en verzoekschriften die op grond van de Wet worden gedaan met in achtneming van het gestelde in artikel 26 en voor zover hier niet op andere wijze in is voorzien.

Artikel 33

De in deze regeling opgenomen bepalingen gelden naast de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens tevens voor het bevroren bevolkingsregister en de in de gemeentelijke basisadministratie aangehaakte gegevens die onder de werkingssfeer van de Wet Bescherming Persoonsgegevens vallen.

Artikel 34

Deze regeling treedt in werking op de eerste dag na die waarop zij is bekend gemaakt.

Artikel 35

Deze regeling wordt aangehaald als “GBA-beheerregeling gemeente Ridderkerk”.

Ridderkerk, 1 juni 2004

Het college voornoemd,

de secretaris, de voorzitter,

W.C.M. Lissenberg B. van Wouwe