Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2003

Artikel 1

• 1. Een raadslid wendt zich rechtstreeks tot de ambtenaar of de griffier voor:

  • a.

    feitelijke informatie van geringe omvang;

  • b.

    inzage in of afschrift van documenten die openbaar zijn.

• 2. Als de ambtenaar twijfelt of het verzoek betrekking heeft op informatie als bedoeld onder het eerste lid, stelt hij de secretaris daarvan in kennis. De secretaris beslist.

• 3. Een raadslid wendt zich tot de griffier met een verzoek om bijstand bij het opstellen van voorstellen, amendementen en moties of andere bijstand.

• 4. De bijstand, bedoeld in het derde lid, wordt verleend door de griffier of een medewerker van de griffie. Als de gevraagde bijstand niet door de griffie kan worden verleend kan de griffier de secretaris verzoeken, één of meer ambtenaren aan te wijzen, die de gevraagde bijstand zo spoedig mogelijk verlenen aan de griffier, of, ter beoordeling van de griffier, rechtstreeks aan het raadslid.

Artikel 2

• 1. Ambtelijke bijstand wordt verleend tenzij:

  • a.

    het raadslid niet aannemelijk heeft gemaakt dat de bijstand betrekking heeft op de werkzaamheden van de raad;

  • b.

    dit het belang van de gemeente kan schaden;

  • c.

    het raadslid in absolute of in relatieve zin (in vergelijking met de verzoeken van andere raadsleden) reeds een onevenwichtig groot beroep heeft gedaan op ambtelijke capaciteit en het bijstand betreft zoals bedoeld in artikel 1, vierde lid.

• 2. De secretaris beoordeelt of ambtelijke bijstand op grond van het eerste lid geweigerd wordt.

• 3. Als de bijstand op grond van het eerste lid wordt geweigerd deelt de secretaris dit met redenen omkleed mee aan de griffier en aan het raadslid dat het verzoek heeft ingediend.

Artikel 4

• 1. Als een raadslid niet tevreden is over door een ambtenaar verleende ambtelijke bijstand, doet hij hiervan mededeling aan de secretaris.

• 2. Als de griffier niet tevreden is over de hem verleende ambtelijke bijstand, doet hij hiervan mededeling aan de secretaris.

• 3. Indien overleg met de secretaris niet leidt tot een voor beide partijen bevredigende oplossing leggen zij de zaak voor aan het college van burgemeester en wethouders. Het college beslist zo spoedig mogelijk over de zaak.

Artikel 8

• 1. De fracties, zoals bedoeld in artikel 7 van het Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de gemeenteraad, ontvangen jaarlijks een financiële bijdrage als tegemoetkoming in de kosten voor het functioneren van de fractie.

• 2. Deze bijdrage bestaat uit een vast deel van € 1.500,- voor elke fractie. Daarnaast ontvangt elke fractie een bedrag van € 150,- per raadszetel.

• 3. De in het tweede lid genoemde bedragen kunnen bij vaststelling van de begroting, gewijzigd worden vastgesteld.

Artikel 9

• 1. Fracties besteden de bijdrage om hun volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol te versterken.

• 2. De bijdrage mag niet gebruikt worden ter bekostiging van:

  • a.

    uitgaven die in strijd zijn met wettelijke bepalingen en overige regelingen;

  • b.

    betalingen aan politieke partijen, met politieke partijen verbonden instellingen of natuurlijke personen anders dan ter vergoeding van prestaties (diensten of goederen) geleverd ten behoeve van de fractie op basis van een gespecificeerde, reële declaratie;

  • c.

    betalingen ten behoeve van een verkiezingscampagne;

  • d.

    giften;

  • e.

    uitgaven welke dienen bestreden te worden uit vergoedingen die de leden ingevolge het rechtspositiebesluit raads- en commissieleden toekomen;

  • f.

    opleidingen voor raadsleden, niet zijnde opleidingen die gericht zijn op het functioneren van de fractie als geheel en door alle fractieleden gevolgd worden.

Artikel 10

• 1. De bijdrage voor fractieondersteuning wordt, vóór 31 januari van een kalenderjaar, als voorschot op dat kalenderjaar verstrekt op een door de fractie aan te geven rekeningnummer. De fracties delen de voorzitter van de raad mee welke aangewezen persoon met het beheer van de gelden binnen de fractie is belast.

• 2. Voor de toekenning van de voorschotten wordt uitgegaan van de fracties die er op 1 januari van het kalenderjaar zijn.

• 3. In een jaar waarin verkiezingen plaatsvinden wordt het voorschot verstrekt voor de maanden tot en met de maand waarin de verkiezingen plaatsvinden. In de eerste maand na de maand waarin de eerste vergadering van de nieuw gekozen raad plaatsvindt wordt het voorschot verstrekt voor de overige maanden van dat jaar. Voor de toekenning wordt dan uitgegaan van de fracties die er in de eerste vergadering zijn.

• 4. Het voorschot wordt verrekend met teveel ontvangen voorschotten in jaren waarvoor de raad de bedragen heeft vastgesteld bedoeld in artikel 13, vijfde lid.

Artikel 11

• 1. Als het zeteltal van een fractie ten gevolge van verkiezingen verandert, wijzigt de bijdrage

  • a.

    bij vermindering van het zeteltal: op de eerste dag van de maand na de maand waarin de eerste vergadering van de nieuw gekozen raad plaatsvindt.

  • b.

    bij vermeerdering van het zeteltal: op de eerste dag van de maand waarin de eerste vergadering van de nieuw gekozen raad plaatsvindt.

• 2. Splitsing van een fractie heeft geen gevolgen voor het in het desbetreffende jaar toegekende voorschot en de in het jaar daarop vast te stellen bedragen, zoals vermeld in artikel 13, vijfde lid. De bijdrage behoort toe aan de fractie die de naam blijft voeren, zoals deze op de kandidatenlijst was vermeld.

Artikel 12

• 1. De fractie reserveert het in enig jaar niet gebruikte gedeelte van de bijdrage toekomend aan een fractie ter besteding door die fractie in volgende jaren.

• 2. De reserve is niet groter dan 30% van de bijdrage die de fractie in het voorgaande kalenderjaar toekwam ingevolge artikel 8.

• 3. Het beroep in enig jaar op de opgebouwde reserve, komt tot uitdrukking in de afrekening als bedoeld in artikel 13 over dat jaar.

• 4. De reserve blijft na verkiezingen beschikbaar voor de fractie die onder dezelfde naam terugkeert, dan wel voor de fractie die naar het oordeel van de raad als rechtsopvolger daarvan kan worden beschouwd.

• 5. Als bij zetelverlies de reserve voor een fractie hoger zou worden dan waar zij met dit zeteltal krachtens het tweede lid recht op gehad zou hebben, vervalt het recht op dat meerdere.

• 6. Bij splitsing van een fractie, wordt de reserve niet verdeeld.

Artikel 13

• 1. Elke fractie legt, binnen drie maanden na het einde van een kalenderjaar of binnen een maand na afloop van de zittingsperiode, aan de raad verantwoording af over de besteding van de bijdrage voor fractieondersteuning onder overlegging van een verslag.

• 2. De verslagen zijn openbaar.

• 3. Het Presidium kan nadere eisen stellen ten aanzien van de verslagen.

• 4. De besteding van de gelden door de fracties wordt gecontroleerd door een accountant. De accountant brengt advies uit aan de raad.

• 5. De raad stelt na ontvangst van het advies van de accountant en zo nodig na het advies van het Presidium de bedragen vast van:

  • a.

    de uitgaven van een fractie die in het vorige kalenderjaar uit de bijdrage bekostigd zijn;

  • b.

    de wijziging van de reserve van de fractie;

  • c.

    de resterende reserve van de fractie;

  • d.

    de verrekening tussen de in onderdeel a. genoemde uitgaven en het ontvangen voorschot en, voor zover nodig, de hoogte van de terugvordering van ontvangen voorschotten.

• 6. Onterechte uitgaven worden bij de betreffende fractie gedeclareerd en terugbetaling dient binnen 21 dagen te geschieden.

  Artikel 14

  In de gevallen waarin de verordening in paragraaf 2 niet voorziet of bij twijfel omtrent de toepassing van de artikelen in deze paragraaf, beslist het Presidium.

  Paragraaf 3: Slotbepaling

  Artikel 7

  Deze verordening treedt in werking één dag na bekendmaking.

  Ridderkerk, 29 september 2003

  De raad voornoemd,

  de griffier, de voorzitter,

  TOELICHTING OP DE VERORDENING AMBTELIJKE BIJSTAND EN FRACTIEONDERSTEUNING 2003.

  Algemeen

  Deze verordening geeft uitvoering aan artikel 33 van de Gemeentewet. Dit artikel is door de Wet dualisering gemeentebestuur ingrijpend gewijzigd. Het legt expliciet vast dat de raad en individuele raadsleden een recht op ambtelijke bijstand hebben. Voor politieke groeperingen bestaat daarnaast een recht op fractieondersteuning. De uitwerking van deze rechten moet bij verordening worden geregeld. Er is voor gekozen de fractieondersteuning thans nog niet te regelen.

  Gebruik is gemaakt van het model van de Vernieuwingsimpuls. Van het model is afgeweken als het gaat om:

  • -

    de rol van het college van burgemeester en wethouders als bemiddelaar en beslisser;

  • -

    het meedelen van verzoeken om informatie, inzage en bijstand;

  • -

    het verzoeken om geheimhouding

  • -

    navraag door collegelede

  De griffier heeft een centrale rol. Dit nieuwe instituut, dat bij uitstek bedoeld is voor het verlenen van hulp aan raadsleden, wordt het eerste aanspreekpunt als het gaat om ambtelijke bijstand.

  Het college vervult ook een nieuwe rol in het proces. Indien er een conflictsituatie ontstaat of dreigt te ontstaan, zal het college een bemiddelende en uiteindelijk beslissende rol kunnen spelen. In het model is voorgesteld deze te geven aan de burgemeester. Volgens het model is hij in de nieuwe duale verhoudingen bij uitstek geschikt voor deze taak als bruggenbouwer en als degene die uiteindelijk het laatste woord heeft. De burgemeester staat als bestuursorgaan echter in geen enkele hiërarchische relatie tot de ambtelijke organisatie en de secretaris. Dit laatste geldt wel voor het college van burgemeester en wethouders. Formeel is het mogelijk dat het college deze taak mandateert aan een van zijn leden.

  In afwijking van het model is opgenomen dat verzoeken en gegeven informatie gemeld worden aan de secretaris die bepaalt of ook het college of een collegelid hiervan op de hoogte wordt gesteld.

  Gezien de nieuwe dualistische verhoudingen ligt het voor de hand dat er ook op het punt van de ambtelijke bijstand duidelijkere scheidslijnen worden getrokken tussen werkzaamheden voor de raad en voor het college. Als een raadslid om ambtelijke bijstand verzoekt, moet hij ervan uit kunnen gaan dat de ambtenaar bij het verrichten van die werkzaamheden onafhankelijk opereert van het college. In het model is dit tot uitdrukking gebracht door het raadslid de mogelijkheid te geven dat zijn verzoek en de inhoud van het advies geheim gehouden wordt. Een dergelijke bepaling is echter in strijd met artikel 125 van de Ambtenarenwet. Het college van burgemeester en wethouders is immers het bevoegd gezag voor ambtenaren (niet de griffie) en stelt de rechten en plichten vast van ambtenaren.

  In de verordening is daarom expliciet opgenomen dat een raadslid slechts om geheimhouding kan vragen. Het is aan het college van burgemeester en wethouders hoe het hiermee om wil gaan. Het inwilligen van individuele gevallen zal veelal niet kunnen zonder dat het college kennis draagt van het verzoek, het college kan echter een algemeen besluit hierover nemen.

  Bij de behandeling van een eerder ontwerp van deze verordening heeft het college al aangegeven geen geheimhoudingsplicht te wensen ten aanzien van verzoeken om feitelijke informatie en inzage in dossiers, zoals genoemd in artikel 1, eerste lid, onder a en b.

  De ambtenaar zou onder druk kunnen komen te staan doordat hij werkzaamheden voor de raad verricht. In het model is daarom opgenomen dat een collegelid dat toch informatie wenst over het verzoek om ambtelijke bijstand, zich moeten wenden tot het betrokken raadslid en niet tot de behandelend ambtenaar. Een dergelijke verbod voor een collegelid kan de raad echter niet bij verordening regelen. Het college zal hierover zelf een standpunt dienen in te nemen en duidelijkheid moeten verschaffen aan zijn eigen ambtenaren.

  Omdat het in artikel 5 genoemde register openbaar is, kan een collegelid inzage krijgen in het onderwerp waarvoor de bijstand is verleend. Geldt geheimhouding dan vindt optekening in het register pas plaats nadat de geheimhouding ten einde is.

  De verordening behandelt gedetailleerd de ambtelijke bijstand. Aangezien het de verhouding betreft tussen de raadsleden en de reguliere ambtelijke organisatie, is behoefte aan duidelijke regels. Deze ambtenaren werken doorgaans namelijk voor het college. De wijziging van artikel 103 van de Gemeentewet laat dit scherp zien. Voor de invoering van de Wet dualisering gemeentebestuur bepaalde dit artikel dat de secretaris (en daarmee de onder hem ressorterende ambtelijke organisatie) de raad en het college terzijde stond. In dualistische verhoudingen staat de secretaris het college terzijde en wordt de raad bijgestaan door de griffier.

  Dat de raad nu beschikt over een griffier met griffie betekent niet dat er geen behoefte meer zou zijn aan ambtelijke bijstand door de reguliere ambtelijke organisatie. De griffie is, in vergelijking met de reguliere organisatie, zeer beperkt in omvang. Voor specialistische hulp en specifieke informatie zal een beroep op de ambtelijke organisatie nodig zijn. De wetgever heeft dat onderkend en het recht op deze vorm van ambtelijke ondersteuning expliciet vastgelegd. Deze verordening vormt de uitwerking van dit recht.

  De nieuwe formulering van artikel 33 van de Gemeentewet laat buiten twijfel dat individuele raadsleden, dus ook die behorend tot een minderheid in de raad, recht hebben op ambtelijke bijstand. Op deze verordening kan dus door alle raadsleden een beroep worden gedaan. Op deze verordening kan geen direct beroep worden gedaan door de commissieleden die geen raadslid zijn.

  In de verordening is geen bepaling opgenomen voor die gevallen waarin de tot het verlenen van hulp aangewezen ambtenaar op grond van gewetensbezwaren daartoe niet bereid is. In een dergelijk geval is er sprake van een rechtspositioneel probleem dat binnen de ambtelijke organisatie tot een oplossing dient te worden gebracht.

  Artikelsgewijze toelichting

  Artikel 1

  De verordening is niet bedoeld om formele barrières op te werpen die het verlenen van ambtelijke bijstand aan raadsleden juist bemoeilijkt. Indien het gaat om het verzoek om informatie van feitelijke aard, dan wel inzage in of afschrift van openbare documenten, kan een raadslid contact opnemen met de griffier die het verzoek kan neerleggen bij een ambtenaar uit de reguliere ambtelijke organisatie. Het begrip document wordt hier overigens gebruikt in de betekenis die het

  in de Wet openbaarheid bestuur heeft. Met openbaar wordt bedoeld openbaar in de zin van de Wet openbaarheid van bestuur. Voor niet openbare documenten wordt een regeling gegeven in de

  artikelen 25, 55 en 86 van de Gemeentewet. Deze rechten zijn veelal uitgewerkt in het reglement van orde voor de raad, het reglement van orde voor het college en de verordening op de raadscommissies.

  Er is voor gekozen de griffier te noemen als centrale functionaris. Het bestaan van het instituut griffie en de ontvlechting van de posities van de raad en het college, die bij de dualisering zijn beslag heeft gekregen, leidt ertoe dat de ambtelijke organisatie parallel ontvlochten wordt. Omdat de griffier geen zeggenschap heeft over de reguliere ambtelijke organisatie zal de secretaris de ambtenaar die de bijstand verleent moeten aanwijzen. De ontvlechting van posities leidt in dit geval dus noodzakelijk tot een verdergaande formalisering van de regeling omtrent ambtelijke bijstand.

  De bijstand wordt zo spoedig mogelijk verleend. Het is niet mogelijk in de verordening hiervoor vaste termijnen op te nemen in verband met de verschillen in aard en omvang van de werkzaamheden voor een verzoek. De griffier ziet er op toe dat er voortgang blijft in het proces.

  In de gehele verordening is er voor gekozen een onderscheid aan te brengen tussen ambtenaren en medewerkers van de griffie. Als er over ambtenaren gesproken wordt, worden ambtenaren van de reguliere ambtelijke organisatie bedoeld die onder gezag van het college staan en worden dus niet griffiemedewerkers bedoeld. Dit neemt niet weg dat ook medewerkers van de griffie ambtenaren in de zin van de Ambtenarenwet zijn.

  Op grond van het vijfde lid is er bij twijfel een rol voor de secretaris weggelegd. Deze zal moeten beslissen of het een verzoek als bedoeld in het eerste lid, onderdeel a en b betreft.

  In afwijking van het model is er in het zesde lid voor gekozen dat de griffier kan bepalen of de bijstand via hem wordt verleend of direct aan het raadslid.

  Artikelen 2 en 3

  Beoordeling of één van de in artikel 2 genoemde weigeringsgronden zich voordoet vindt in eerste instantie plaats door de gemeentesecretaris als hoofd van de reguliere ambtelijke organisatie. In artikel 3 is aangegeven dat de uiteindelijke beslissing over het niet verlenen van ambtelijke bijstand is voorbehouden aan het college. Het ligt in de rede dat het college hierover overleg voert met de secretaris en de griffier (en indien nodig ook het betrokken raadslid). Uiteraard kan de raad via de gebruikelijke weg hierover het college verzoeken verantwoording af te leggen.

  Artikel 4

  Ook indien – naar de mening van het raadslid – op onvoldoende wijze aan zijn of haar verzoek om hulp gehoor wordt gegeven kan de zaak aan een hogere instantie worden voorgelegd: het college. Wel dient het betrokken raadslid of de griffier hierover eerst overleg te voeren met de secretaris.

  In tegenstelling tot het model is geregeld dat ook de griffier zich, bij ontevredenheid over de rechtstreeks via hem verleende ambtelijke bijstand, tot de secretaris kan wenden.

  Daar waar het college er bij wordt betrokken, is niet meer de ambtenaar maar de secretaris de direct betrokken partij.

  Artikel 5

  Er is voor gekozen niet te regelen op hoeveel uren of keren recht op ambtelijke bijstand een raadslid recht heeft. Afhankelijk van het beroep dat zal worden gedaan, zal de verordening worden aangepast. Omdat vanwege de beschikbare formatie het beroep niet onbegrensd kan zijn, biedt artikel 2 de secretaris de mogelijkheid bijstand te weigeren bij een te groot beroep op bijstand. Het gaat dan echter om ambtelijke bijstand zoals genoemd in artikel 1, eerste lid, onder c. Voor vormen genoemd onder a en b kan niet worden geweigerd vanwege een gebrek aan beschikbare

  ambtelijke capaciteit. Het raadslid zal echter moeten begrijpen dat zijn verzoek gevolgen kan hebben voor de planning van werkzaamheden van een ambtenaar. Daar waar echt een groot probleem ontstaat, zal de griffier op verzoek het raadslid vragen of hij instemt met een iets latere behandeling van zijn verzoek.

  Het register dat door de secretaris wordt bijgehouden maakt het mogelijk na te gaan hoe vaak er voor bijstand al een beroep is gedaan op de ambtelijke organisatie en kan een belangrijke rol spelen bij het in kaart brengen van de behoefte van deze voorzieningen.

  Artikel 6

  Als gevolg van de door de dualisering tot stand gebrachte ontvlechting van posities zou een raadslid, als hij om ambtelijke bijstand verzoekt, ervan uit moeten kunnen gaan dat de ambtenaar bij het verrichten van die werkzaamheden onafhankelijk opereert van het college. Aangezien niet de raad maar het college bevoegd is ter zake van de rechtspositie en de rechten en plichten van ambtenaren, zal slechts het college hiervoor de garanties kunnen bieden.

  Bij een verzoek zoals genoemd in artikel 1, eerste lid, onder c, kan de griffier alleen via de gemeentesecretaris ambtelijke bijstand inroepen. Ook al geldt er in een geval geheimhouding dan nog zal de griffier in dat geval aan de secretaris moeten aangeven wat de aard van het onderwerp is. De secretaris moet immers een inschatting kunnen maken van de benodigde kwaliteit en de vereiste capaciteit. In die gevallen zal de griffier echter geen mededeling doen van de concrete inhoud van het verzoek.

  Om te verzekeren dat een ambtenaar niet door collegeleden onder druk wordt gezet om toch inlichtingen te verschaffen over het verzoek van een raadslid is in het model onder dit artikel bepaald dat collegeleden zich voor informatie direct tot het betrokken raadslid wenden en niet tot de behandelend ambtenaar. Dit biedt, aldus het model, bovendien een extra waarborg voor de onafhankelijke behandeling van een verzoek om ambtelijke bijstand. Een dergelijke verplichting kan door de raad echter niet bij verordening worden opgelegd. Het college zal hieromtrent zelf een afspraak dienen te maken danwel beslissing dienen te nemen.

  De ambtenaar die ambtelijke bijstand verleent blijft echter wel onderdeel van de reguliere ambtelijke organisatie. Het verlenen van ambtelijke bijstand hoort tot de normale uitoefening van zijn taak. Indien hij dit gedeelte van zijn taak niet goed uitoefent behoudt het college dus de mogelijkheid om de ambtenaar hierop aan te spreken.

  Ridderkerk, 29 september 2003

  JGvS/780