Verordening op de organisatie en de werkwijze van de ambtelijke organisatie

1. De organisatiefilosofie wordt als leidraad gehanteerd voor zowel het bestuurlijk als het ambtelijk handelen en wordt als uitgangspunt genomen bij de uitwerking van verantwoor-delijkheden en bevoegdheden van zowel de bestuursorganen als de ambtelijke organisatie.

2. De essentie van de organisatiefilosofie is dat de medewerkers open, enthousiast en klantgericht werken en dat het gemeenbestuur interactief bestuurt en dus samen met de inwoners beleid ontwikkelt.

1. Het algemeen beheer en de inrichting van een organisatorische eenheid berust bij de manager of de gemeentesecretaris.

2. Onder toezicht van het college is het dagelijks beheer opgedragen aan de gemeente-secretaris.

1. Tenzij de regeling waarop zijn bevoegdheid steunt zich daar tegen verzet, kan het college voor nader door haar aan te geven categorieën van werkzaamheden de uitoefening van één of meer bevoegdheden en de ondertekening van stukken mandateren aan door haar aan te wijzen ambtenaren.

2. De gemandateerde bevoegdheid wordt uit naam en onder verantwoordelijkheid van het college uitgeoefend. De uitgevoerde bevoegdheden worden minimaal 1 x per maand gerapporteerd aan het college.

3. Het college verwerkt de besluiten tot het verlenen van mandaat in één verzamelbesluit.

1. Het aan de gemeentesecretaris respectievelijk de manager opgedragen dagelijks beheer van de organisatorische eenheid omvat de verantwoordelijkheid voor het doelmatig functioneren van die organisatorische eenheid.

2. Tot het dagelijks beheer van een organisatorische eenheid wordt eveneens gerekend het realiseren van de met het college overeengekomen omvang en kwaliteit van de dienstverlening en de verantwoordelijkheid voor de daartoe ter beschikking te stellen middelen.

3. Het college stelt vast welke gegevens aan haar ten behoeve van een goed beheer van de gemeentelijke organisatie moeten worden verstrekt. De aard, inhoud en vorm en de frequentie van de gegevensverstrekking worden daartoe nader bepaald.

1. De manager informeert de gemeentesecretaris regelmatig in hoofdlijnen over de voortgang van de werkzaamheden.

2. Ter bewaking van de eenheid binnen de organisatorische eenheden en ter bevordering van de onderlinge coördinatie vindt (cluster)overleg plaats.

3. Het overleg heeft tot doel:

• -

  doorkoppeling van het besprokene in het managementoverleg en vergaderingen van het gemeentebestuur;

• -

  planning en coördinatie van de werkzaamheden van de organisatorische eenheid;

• -

  het bespreken en aanpakken van nieuwe zaken;

• -

  het bespreken van personele- en arbozaken;

• -

  overige zaken.

4. Aan het overleg nemen alle medewerkers van de organisatorische eenheid deel.

5. Het overleg vindt minimaal eenmaal per zes weken plaats.

6. De manager draagt zorg voor de agendering.

7. Van het overleg wordt een beknopt verslag gemaakt, waarvan een kopie naar alle managers gaat.

• 1.

  De manager zorgt voor regelmatig en gestructureerd overleg met en tussen de individuele medewerkers van zijn organisatorische eenheid. Verder zorgt hij voor geregeld overleg met de portefeuillehouder. Hij stelt het management op de hoogte van de belangrijke aangelegenheden uit zijn organisatorische eenheid.

• 2.

  Het overleg met en tussen de medewerkers omvat in ieder geval:

• a.

  uitvoeren van zaken die in het management afgesproken zijn;

• b.

  het voorbereiden van zaken die op korte termijn voor een besluit in aanmerking komen;

• c.

  de voorbereiding en planning van diverse zaken van de organisatorische eenheid/de portefeuille;

• d.

  bespreking van zaken in het kader van de mandatering;

• e.

  het bespreken van nieuwe zaken voor de organisatorische eenheid/de portefeuille;

• f.

  de realisatie van de planning van de organisatorische eenheid.

1. De manager wordt bij afwezigheid, na bespreking in het managementoverleg, vervangen door een collega-manager of door de gemeentesecretaris.

2. Er worden per jaar afspraken gemaakt over wederzijdse vervanging.

1. Met inachtneming van door het college gestelde regels treft de manager de maatregelen en voorzieningen die hij omwille van een doelmatige uitvoering van de aan zijn organisatori-sche eenheid opgedragen taken nodig acht.

2. Indien daartoe maatregelen door het college te nemen zijn, rapporteert hij, na overleg met het management, daaromtrent aan de gemeentesecretaris.

1. De budgethouder draagt verantwoordelijkheid voor een product.

2. De budgethouder moet er voor zorgen dat bijdragen die door anderen aan het tot stand komen van het product moeten worden geleverd, tijdig en met voldoende kwaliteit tot stand komen.

3. Indien de bijdragen van anderen door redenen buiten de schuld van de budgethouder niet of niet op tijd kunnen worden verkregen, rapporteert hij dit tijdig aan de betrokken manager en/of de gemeentesecretaris.

1. De gemeentesecretaris is voorzitter van het managementoverleg.

2. Het management stelt een vergaderprotocol vast.

3. De voorzitter kan niet-leden uitnodigen om aan de bespreking deel te nemen.

1. De gemeentesecretaris bepaalt de vergaderdata en de agenda van de vergaderingen. Als regel wordt een keer per week vergaderd. In bijzondere gevallen belegt de gemeente-secretaris een extra vergadering.

2. De leden kunnen agendapunten bij de gemeentesecretaris indienen.

1. Het management bespreekt naast actuele zaken in het bijzonder ontwikkelingen die op lange termijn voor de organisatie of gemeente van belang zijn.

2. Onverlet de eindverantwoordelijkheid van de gemeentesecretaris en het bepaalde in artikel 10, heeft het management de taak in gezamenlijke verantwoordelijkheid zorg te dragen voor:

• a.

  de bewaking van de eenheid in de uitoefening van de aan de ambtelijke organisatie opgedragen taken;

• b.

  de coördinatie van het ambtelijk handelen;

• c.

  de planning- en voortgangsbewaking;

• d.

  de informatieverstrekking van het bestuur aan de ambtelijke organisatie en vice versa;

• e.

  de ontwikkeling, evaluatie, advisering, kwaliteit en integratie van beleid en uitvoering.

3. In ieder geval komt in het managementoverleg aan de orde:

• a.

  de voortgang en bewaking van het beleidsplan, de meerjarenbegroting, de beleids- en (producten)begroting, de beleidsjaarrekening, bestuurs- en managementrappor-tages;

• b.

  het personeels- en organisatiebeleid;

• c.

  informatiserings- en automatiseringsbeleid;

• d.

  de inrichting van werk- en projectgroepen.

1. De portefeuillehouder heeft met beleidsmedewerkers periodiek overleg over de:

a. uitwerking van nieuw door het college genomen besluiten;

b. voortgang van en ontwikkelingen in beleid;

c. afstemming van bestuurlijk/politieke wensen en ambtelijk ideeën van de inhoud van beleidsvoorstellen in de ontwikkelingsfase.

2. De portefeuillehouder heeft, indien nodig, overleg met de manager over de planning,

voortgang en uitvoering van werkzaamheden binnen de organisatorische eenheid en met de

beleidscoördinator over de integrale beleidsvorming en -projecten.

3. De portefeuillehouder, beleidsmedewerker en manager kunnen afspraken maken over

de inschakeling van vakspecialisten bij het periodiek overleg.

1. Het college en de burgemeester (openbare orde en veiligheid) kunnen een bestuursopdracht geven, waarbij een kader wordt gegeven voor beleidsvoorstellen.

2. In een bestuursopdracht wordt in ieder geval een aanduiding gegeven van:

• a.

  de probleemstelling;

• b.

  het beoogde resultaat van de opdracht;

• c.

  de verhouding tot de bestuurlijke uitgangspunten;

• d.

  de kaders van de beschikbaar te stellen middelen;

• e.

  de procedure (inclusief termijnen) van de besluitvorming.

3. Indien een aangelegenheid daartoe naar de aard en omvang aanleiding geeft, legt de betrokken manager deze aan de gemeentesecretaris voor ter beoordeling van de vraag of een bestuursopdracht dient te worden voorbereid.

4. Na vaststelling van de bestuursopdracht door het college ziet de gemeentesecretaris toe op de uitvoering daarvan.

1. Op grond van artikel 212 van de Gemeentewet stelt de raad bij verordening de uitgangspunten voor het financiële beleid, alsmede de regels voor het financiële beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie vast.

2. De uitgangspunten voor het financiële beleid betreffen onder meer het financieringsstatuut en een aantal statuten en paragrafen over de grondslagen voor berekening van tarieven en de uitgangspunten van het afschrijvingsbeleid.

3. Bij de uitwerking van de in lid 1 genoemde verordening zullen de organisatorische randvoorwaarden voor het streven naar doelmatigheid en rechtmatigheid van het beheer en van de administratie en de doeltreffendheid van het beleid gewaarborgd moeten worden.

1. Op grond van de artikelen 213 en 213a, van de Gemeentewet stelt de raad bij verordening regels vast voor door het college te verrichten periodiek onderzoek naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van de uitvoering van het gemeentelijk beleid van de gemeentelijke organisatie en van het financiële beheer.

2. De accountantsverklaring bevat een rechtmatigheidoordeel, naast het oordeel over het getrouwe beeld.

1. De managers, respectievelijk de gemeentesecretaris zijn er voor verantwoordelijk dat door de organisatorische eenheid bij het college ingediende beleidsvoorstellen zijn getoetst op:

• a.

  rechtmatigheid;

• b.

  doelmatigheid van het beheer;

• c.

  de juistheid, volledigheid en tijdigheid van de informatieverstrekking;

• d.

  de effectiviteit van het beleid;

• e.

  de juistheid van de gevolgde en te volgen procedure;

• f.

  toedeling van verantwoordelijkheid voor de uitvoering van besluiten waartoe het voorstel leidt.

2. Deze toetsing vindt in elk geval plaats aan de hand van de verordeningen als bedoeld in de artikelen 31 en 32.