Beleidsregels van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Rijssen-Holten houdende regels omtrent evenementen (Beleidsregels evenementen Rijssen-Holten 2020)

In de gemeente Rijssen-Holten worden jaarlijks +/- 100 evenementen georganiseerd waarvoor een vergunning noodzakelijk is. Deze evenementen variëren van een volksfeest van een buurtschap tot evenementen die internationaal publiek trekken. Het grootste deel van deze evenementen zijn jaarlijks terugkerend. Al deze evenementen versterken het imago van de gemeente en geven een impuls aan de lokale economie. Ook versterken deze evenementen de saamhorigheid binnen de gemeente. Dit mede door de vele vrijwilligers waar evenementen van afhankelijk zijn.

Het grootste deel van onze inwoners beleeft veel plezier aan de evenementen die worden georganiseerd, maar er zijn ook inwoners die overlast ervaren van evenementen. Deze overlast willen wij niet beperken door minder evenementen toe te staan, maar wel door het scheppen van duidelijke en heldere regels waar iedereen zich aan moet houden.

Met deze beleidsregel worden de randvoorwaarden gesteld waarbinnen een evenement mag plaatsvinden. Hierbij zijn de wensen van organisatoren meegenomen, het coalitieakkoord 2018-2022, wettelijke eisen, openbare orde en veiligheid en de impact voor de omgeving.

Ambitie

Evenementen zijn belangrijk voor de aantrekkelijkheid van de kernen en buurtschappen en dragen bij aan de sociale cohesie, zorgen voor een positief imago, dragen bij aan een levendige gemeente en stimuleren de economie. Evenementen worden veelal georganiseerd door onze eigen inwoners waarvan een groot deel betrokken is als vrijwilliger bij de organisatie.

Voor de gemeente is een rol weggelegd om alle organisatoren te helpen en te begeleiden bij het proces om alle relevante vergunningen en ontheffingen aan te vragen. Het verschaffen van duidelijkheid in een overvloed aan wetten en regels is van vitaal belang om tot een goedlopend proces te komen. Voorwaarde voor dit alles is dat er, waar mogelijk, maatwerk wordt geboden en dat er wordt gekeken in mogelijkheden in plaats van onmogelijkheden.

Doel

De beleidsregel moet er voor zorgen dat:

• •

  het toetsings- en uitvoeringskader voor evenementen helder is;

• •

  het vergunningenproces efficiënter wordt ingericht;

• •

  de vergunningssystematiek aansluit op de Omgevingswet;

• •

  er een duidelijk handhavingskader ten aanzien van evenementen ligt;

• •

  er ruimte is voor maatwerk;

• •

  vernieuwing en verbetering van kwaliteit mogelijk blijft;

• •

  de relatie tussen de gemeente en organisatoren wordt verbeterd;

• •

  de dienstverlening en advisering op het gebied van regelgeving en vergunningverlening verbetert;

• •

  het beleid toekomstbestendig is.

Leeswijzer

Het organiseren van een evenement is een omvangrijk proces waarbij veel regels en belangen een rol spelen. Voor de leesbaarheid van de beleidsregel is ervoor gekozen om kort en duidelijk uitleg te geven.

Afbakening van de beleidsregel

Deze beleidsregel is van toepassing op evenementen in de zin van artikel 2:24 van de Algemene Plaatselijke Verordening Rijssen-Holten (hierna: APV). Een evenement is een voor publiek toegankelijke verrichting van vermaak. Daarnaast geeft artikel 2.24 een omschrijving in welke gevallen er sprake is van een klein evenement.

In de regel is het verboden zonder vergunning van de burgemeester een evenement te organiseren. Wel zijn er in de APV voorwaarden benoemd waaronder een klein evenement vergunningsvrij kan plaatsvinden. Vergunningsvrije evenementen hoeven niet gemeld te worden bij de gemeente.

Ook hoeven besloten feesten niet gemeld te worden bij de gemeente. De gemeente geeft geen toestemming voor besloten feesten die plaatsvinden op gemeentegrond. Alleen in bijzondere gevallen wordt hier een uitzondering op gemaakt.

Uitgangspunt en verantwoordelijkheden

De gemeente heeft tot taak de evenementen te beoordelen en daarna de benodigde vergunningen, inzet van handhaving en toezicht te organiseren. Hierbij zorgt de gemeente voor duidelijk beleid, goede informatievoorziening, proces- en termijnbewaking en 1 contactpersoon gedurende het vergunningentraject.

De organisatie is verantwoordelijk voor een goede gang van zaken binnen het gebied dat voor het evenement wordt gebruikt. Van de organisatie mag worden verwacht dat zij de maatregelen treffen die nodig zijn om het evenement veilig te laten verlopen. Hierbij moet bijvoorbeeld worden gedacht aan een helder veiligheidsplan, beveiliging, eerste hulp, sanitaire voorzieningen en één aanspreekpunt richting de gemeente. Daarnaast mag van een organisatie worden verwacht dat zij op de hoogte is van de wet- en regelgeving, beleidsstukken en dat zij termijnen en afspraken nakomt.

Activiteiten op dezelfde locatie

Op één locatie kunnen meerdere activiteiten of evenementen plaatsvinden. Een goede afstemming tussen de betrokken organisaties, gemeente en hulpdiensten is dan erg belangrijk. Per situatie wordt gekeken of het mogelijk is om de activiteiten te combineren. Aspecten zoals bereikbaarheid, veiligheid, openbare orde en geluid kunnen een rol spelen bij die afweging. Om discussies te voorkomen als toch blijkt dat de activiteiten niet combineerbaar zijn, gelden de volgende gunningscriteria:

• 1.

  Jaarlijks terugkerende evenementen gaan voor op nieuwe initiatieven;

• 2.

  Een organisatie die een vooraankondiging evenement heeft gedaan, gaat voor op een organisatie die geen vooraankondiging heeft gedaan;

• 3.

  Wie het eerst komt, wie het eerst maalt. De datum van binnenkomst van de aanvraag is leidend;

• 4.

  Als de eerste drie punten geen uitsluitsel geven, beslist de burgemeester.

Bestemmingsplannen/evenementenlocaties

Evenementen mogen op een locatie plaatsvinden als het bestemmingsplan dit toestaat of als er een omgevingsvergunning voor het handelen in strijd met het bestemmingsplan is afgeven. In de gemeente hebben meerdere locaties de bestemming ‘evenemententerrein’. Per locatie zijn verschillende categorieën van evenementen toegestaan. In Rijssen-Holten is dit verwerkt in een Parapluregeling Evenementen. Deze regeling is van toepassing op alle bestemmingsplannen van de gemeente Rijssen-Holten die van kracht zijn en als zodanig in dit plan expliciet zijn vermeld.

Daarnaast is het college bevoegd om 4 keer per kalenderjaar per locatie een omgevingsvergunning voor het handelen in strijd met het bestemmingsplan af te geven Deze afwijking moet worden aangevraagd via het Omgevingsloket en er zijn geen kosten verboden aan deze ontheffing.

De evenementen die plaatsvinden op de locaties die de bestemming evenementen terrein hebben, worden getoetst aan de regels die in het bestemmingsplan opgenomen zijn.

Het voornemen is om toe te werken naar evenementenlocaties waarbij voorzieningen zoals stroom, water en riool voor de desbetreffende evenementen al aanwezig zijn. Via het ruimtelijke spoor is dan uiteindelijk geen ontheffing meer noodzakelijk. Daarmee wordt voor nieuwe evenementen gestimuleerd deze locaties te gebruiken. De juridische vertaalslag van dit voornemen vindt plaats via een aparte bestemmingsplanprocedure.

Integrale evenementenvergunning

Naast een evenementenvergunning, kan het voorkomen dat voor andere activiteiten ook een vergunning of ontheffing noodzakelijk is. Het streven is om dit zoveel mogelijk integraal te regelen via de evenementenvergunning. Voor het overgrote deel is dit mogelijk omdat deze in het digitale aanvraagformulier zijn verwerkt, maar sommige vergunningen en ontheffing moeten via het Omgevingsloket, de Provincie of het Waterschap worden aangevraagd.

Ontheffingen die integraal onderdeel uitmaken van de evenementenvergunning:

• •

  ontheffing van artikel 35 van de Drank- en Horecawet;

• •

  ontheffing van de Zondagswet;

• •

  ontheffing geluid op grond van artikel 4:6 van de Algemene Plaatselijke Verordening;

• •

  ontheffing wedstrijd op/aan de openbare weg op basis van de Wegenverkeerswet 1994;

• •

  ontheffing kamperen op grond van artikel 4:18 van de Algemene Plaatselijke Verordening;

• •

  stookontheffing op grond van artikel 5:34 van de Algemene Plaatselijke Verordening.

Via het Omgevingsloket moet worden aangevraagd:

• •

  omgevingsvergunning handelen in strijd met regels ruimtelijke ordening;

• •

  omgevingsvergunning tijdelijk bouwwerk;

• •

  melding brandveilig gebruik.

Bij de Provincie of het Waterschap moet worden aangevraagd:

• •

  ontheffing Tijdelijk en Uitzonderlijk Gebruik Luchtvaartuigen (TUG);

• •

  ontbrandingstoestemming afsteken vuurwerk;

• •

  tijdelijk verkeersbesluit voor een snelheidsbeperking op de provinciale wegen;

• •

  watervergunning.

Aanvullende voorwaarden (vergunningsvrije) evenementen

Toestemming gemeentegrond

Voor een aantal locaties moet toestemming bij de gemeente worden gevraagd voor het gebruik van gemeentegrond. Dit is om te voorkomen dat er meerdere evenementen gelijktijdig plaatsvinden terwijl hiervoor geen ruimte is. Deze locaties zijn:

Centrum Rijssen: Haarstraat, plein Tusveld, Schild, Grotestraat, Europaplein, parkeerplaats

Hoge Pad, plein winkelcentrum Hoge Wal.

Centrum Holten: Kalfstermansweide, Smidsbelt, Tuinstraat.

In het Volkspark in Rijssen kunnen geen vergunningsvrije evenementen plaatsvinden. Dit heeft te maken met de monumentale status van het gebied.

Maximale belasting Europaplein Rijssen

Op het Europaplein is een belasting tot verkeersklasse 450 toelaatbaar. De organisatie moet er op toezien dat de toelaatbare verkeersklasse niet wordt overschreden. Ten tijde van het op- en afbouwen van het evenement dient de aanvrager aan te geven op welke wijze, met welke materieel, de constructie wordt opgebouwd en afgebroken. Dit om te voorkomen dat er zwaar materieel op het plein wordt toegepast.

Hogewalplein

In het gebied dat zich kenmerkt door de bruine bestrating is tijdens evenementen, in verband met de aanwezige bomenbeluchtingslaag, de bekabeling van de grondspots en de stadspomp, geen zware (verkeers)belasting toegestaan. Hiermee worden zware objecten zoals een tribune, reuzenrad of ijsbaan en soortgelijke objecten bedoeld. Ook het afstempelen van attracties, het inslaan van grondpennen en het plaatsen van hete objecten zoals vuurkorven en brandtonnen zijn niet toegestaan. Concreet betekent dit dat een marktkraam, terrassen, catwalk, partytent en daarmee vergelijkbare objecten wel zijn toegestaan.

Beperkingen ten aanzien van evenementen

Er zijn geen evenementen toegestaan:

• •

  tijdens Dodenherdenking tussen 19.00 uur en 21.00 uur m.u.v. herdenkingsdiensten;

• •

  tijdens marktdagen op maandag en zaterdag in Rijssen op het Europaplein en ‘t Schild en op vrijdag in Holten op het Smidsbelt, met uitzondering van:

o De Triathlon en de Kermis in Holten. Voor de kermis geldt een uitsterfconstructie. Zolang de kermis wordt georganiseerd door de huidige organisator moet de markt verplaatsen. Wordt de kermis een jaar niet georganiseerd of door een andere organisator, dan hoeft de markt niet meer te verplaatsen.

Voor de overige evenementen moet de organisatie contact opnemen met de markt om te kijken of het evenement inpasbaar is. De contactgegevens zijn raadpleegbaar via: https://www.rijssen-holten.nl/ondernemer/publicatie/stichting-weekmarkt-rijssen-holten.

Geocaching

Geocaching is een buitensport en spel waarbij gebruik wordt gemaakt van een gps-ontvanger of telefoon met deze functie om ergens ter wereld een zogenoemde cache (de schat) te vinden. Een cache is meestal een klein waterdicht doosje, met daarin een logboekje. Het plaatsen een geocache of het deelnemen aan deze activiteit is vergunningsvrij. Wel zijn er regels opgesteld voor het plaatsen een geocache. Deze regels zijn te vinden op de gemeentelijke website onder het product ‘evenement organiseren’.

Evenementenkalender

Alle evenementen in de regio Twente worden opgenomen in een digitale evenementenkalender. Deze kalender is echter alleen in te zien door de gemeente en de hulpdiensten. Organisatoren hebben echter ook behoefte aan een evenementenkalender zodat zij hun evenementen beter op elkaar kunnen afstemmen.

Voor Rijssen-Holten hebben wij onze eigen evenementenkalender gemaakt. Deze kalender is informatief. Om deze te vullen wordt in de eerste plaats gebruik gemaakt van de vooraankondigingen. Zo ontstaat in december een vrij compleet overzicht van alle evenementen voor het volgende kalenderjaar. Hiervoor geldt dus hoe meer vooraankondigingen worden ingediend, des te beter de kalender wordt gevuld. Daarnaast worden evenementen, als ze nog niet op de kalender staan, als de vergunningsaanvraag is ingediend alsnog op de kalender gezet.

Inloopavond

Elke dinsdagavond van 19:00 uur – 21:00 uur wordt een inloopavond georganiseerd voor organisatoren. Tijdens deze inloopavond wordt de vergunningsaanvraag en de daarbij behorende stukken inhoudelijk besproken. Dit overleg vindt plaats voordat de vergunningsaanvraag wordt ingediend en heeft als doel een complete aanvraag te krijgen, waardoor de verzoeken om aanvullingen afneemt.

Organisatoren kunnen zich uiterlijk de donderdag voorafgaand aan de dinsdag waarop het overleg plaatsvindt aanmelden voor dit overleg. Hiervoor kan een mail worden gestuurd naar de vergunningverlener met als onderwerp ‘inloopavond’. Hierin moet ook vermeld worden welk tijdstip de voorkeur heeft, met hoeveel personen de organisatie komt en als bijlage kunnen de documenten meegestuurd worden die besproken moeten worden.

Daarnaast is het ook mogelijk, als er toch een verzoek om aanvullingen komt, die stukken inhoudelijk te bespreken.

Mocht na 1 jaar blijken dat er weinig tot geen animo is voor de inloopavond of het gewenste resultaat niet wordt bereikt, dan wordt de inloopavond afgeschaft.

Vooraankondiging

Organisator kunnen een vooraankondiging doen om hun evenementen te plaatsen op de evenementenkalender en daarmee de desbetreffende dag(en) en locatie te reserveren. Ook ontstaat er een totaalbeeld over de drukte in de regio op bepaalde momenten. Hier kunnen de hulpdiensten dan vroegtijdig op anticiperen.

Vóór 1 december voorafgaande aan het komende evenementenjaar moeten organisatoren de vooraankondiging indienen. Een aantal organisatoren is afhankelijk van landelijke bonden voor het bepalen van een datum en is daarom niet in staat om vóór 1 december de vooraankondiging te doen. Deze organisatoren dienen de aankondiging later in.

Wanneer een evenement als vooraankondiging op de kalender wordt geplaatst houdt dit niet in dat de benodigde vergunningen per definitie worden verleend. Een organisator moet alsnog een aanvraag voor een evenementenvergunning indienen.

Indieningstermijn

Een aanvraag voor een evenementenvergunning moet worden aangevraagd bij de burgemeester. De aanvraag moet minimaal 12 weken voorafgaand aan het evenement worden ingediend. In onvoorziene, incidentele gevallen kan hiervan worden afgeweken. Deze situaties worden ter beoordeling voorgelegd aan de burgemeester.

Digitaal indienen aanvraag

Een evenementenvergunning wordt bij voorkeur digitaal aangevraagd. Aanvragen die digitaal zijn ingediend, kunnen sneller en efficiënter worden afgehandeld.

De reden waarom digitaal indienen van aanvragen de voorkeur geniet:

• •

  organisatoren de aanvraag van het voorgaande jaar kunnen hergebruiken en wijzigen daar waar nodig;

• •

  aanvullingen via het ‘mijnrijssenholten’ portaal kunnen worden ingediend;

• •

  er veelal digitaal gecorrespondeerd en gecommuniceerd wordt;

• •

  het is beter voor het milieu.

Publiceren aanvraag

Een aanvraag wordt op de wettelijk voorgeschreven wijze gepubliceerd. Belanghebbenden hebben de mogelijkheid om binnen twee weken na publicatie een reactie (zienswijze) te geven op de aanvraag. Deze reactie wordt meegenomen om een zorgvuldige afweging te maken bij de verlening van de vergunning.

Indieningsvereisten

Om een aanvraag in behandeling te nemen, moet de aanvraag tijdig zijn ingediend en compleet zijn. Bij elke aanvraag moet worden ingediend een:

• aanvraagformulier evenementenvergunning;

• veiligheidsplan;

• op schaal gemaakte situatietekening van het evenemententerrein.

Afhankelijk van het evenement moeten de volgende aanvullende documenten worden ingediend:

• tenttekening inclusief inventaris;

• constructieberekeningen;

• kopie van de identiteitsbewijzen van degenen die verantwoordelijk zijn voor de alcoholverstrekking;

• verkeersplan.

Ontvankelijkheidstoets

Als de stukken zijn ingediend vindt de ontvankelijkheidtoets plaats. Hierbij wordt gekeken of:

• 1.

  er een aanvraagformulier is ingediend, of deze volledig is ingevuld en of deze digitaal ondertekend is;

• 2.

  de aanvraag tijdig is ingediend volgens de indieningstermijn;

• 3.

  de aanvraag volledig is ingediend volgens de indieningsvereisten.

Is de aanvraag niet op de juiste wijze ingediend, dan is de aanvraag niet-ontvankelijk en wordt deze niet in behandeling genomen. Als een aanvraag te laat is ingediend in deze niet-ontvankelijk tenzij de burgemeester beslist de aanvraag in behandeling te nemen.

Mocht de aanvraag niet compleet zijn, dan krijgt de aanvrager 2 weken de tijd om de ontbrekende gegevens aan te vullen. Wordt hier geen gebruik van gemaakt of worden niet alle gevraagde stukken aangeleverd, dan wordt de aanvraag niet in behandeling genomen.

Vooroverleg

Een vooroverleg kan op twee manieren worden geïnitieerd:

• op verzoek van de gemeente;

• op verzoek van een organisatie.

Elke organisatie die een vooraankondiging heeft ingediend krijgt begin januari een email met daarin de vraag of vooroverleg gewenst is. Als dat het geval is, wordt het vooroverleg ingepland door de gemeente. Ook kan het gebeuren dat later in het proces alsnog een overleg gewenst is, dit overleg wordt dan alsnog ingepland.

Het doel van het vooroverleg is het bespreken van de aanvraag voor de evenementenvergunning en de bijbehorende documenten met de vergunningverlener, coördinator evenementen, hulpdiensten, toezichthouders en beheer buiten. Dit betreft een inhoudelijk overleg en is niet bedoeld om helder te krijgen wat er allemaal ingediend moet worden en waar een organisatie rekening mee moet houden. Hiervoor kan een organisator terecht op onze website, de website van de veiligheidsregio, de balie Ruimte in het gemeentehuis of kan telefonisch of per email contact worden gezocht. Ook is er de mogelijkheid om tijdens het inloopspreekuur op dinsdagavond met de vergunningverlener af te stemmen welke documenten ingediend moeten worden.

Beoordelen aanvraag

Als er een ontvankelijke aanvraag ligt, wordt overgegaan tot de inhoudelijke beoordeling van de aanvraag. Bij de beoordeling wordt gekeken naar de volgende punten:

• Bestaat er een onevenredige belasting voor het woon- en leefklimaat in de omgeving van het evenement?

• Bestaat er gevaar voor de verkeersveiligheid?

• Bestaat er gevaar voor de openbare orde en veiligheid?

• Bestaat er gevaar voor de volksgezondheid?

• Bestaat er gevaar het milieu?

• Is de organisatie in capabel om het evenement te organiseren met inachtneming van de risico’s?

Beslistermijn

We streven er naar om minimaal 5 weken voor het evenement een besluit te nemen op de aanvraag.

Vergunning

Nadat alle adviezen zijn verzameld en eventuele zienswijze(n) zijn beoordeeld, wordt de vergunning opgesteld. Indien nodig wordt de conceptvergunning voorgelegd aan de toezichthouder of juridisch beleidsmedewerker APV & Bijzondere wetten.

Aan de vergunning worden voorschriften verbonden die de aanvrager na moet leven.

Publiceren vergunning

Zodra de evenementenvergunning is verleend, wordt deze langs de officiële weg bekendgemaakt.

Bezwaar en beroep

Een belanghebbende kan binnen 6 weken nadat het besluit (vergunning) is genomen bezwaar maken tegen het besluit. Mocht er sprake zijn van een spoedeisend belang dan kan, gelijktijdig met het indienen van een bezwaarschrift, bij de rechtbank een verzoek om voorlopige voorziening worden ingediend.

Schouw

Een schouw is een controle voorafgaand aan het evenement om te controleren of aan de vergunningsvoorschriften is voldaan. Daarnaast is het een toetsmoment om te beoordelen of het evenement in de praktijk net zo veilig staat als eerder is bedacht op papier. Door de toezichthouders wordt bepaald of er een schouw plaatsvindt. De schouw wordt geïnitieerd door de toezichthouders van de gemeente en vindt integraal plaats. Dat wil zeggen dat op één moment alle betrokken partijen de schouw uitvoeren. Hierbij kan worden gedacht aan toezichthouders, brandweer en politie. Van de evenementen die worden geschouwd wordt een rapport gemaakt en deze wordt toegezonden aan de organisatie.

Toezicht

Door de toezichthouders wordt bepaald of er tijdens het evenement toezicht wordt uitgevoerd. Dit betreft een controle tijdens het evenement om te bepalen of aan de vergunningsvoorschriften wordt voldaan. Als tijdens een controle blijkt dat de vergunningsvoorschriften niet worden nageleefd, dan kan handhavend (bijlage 1) worden opgetreden. Van de controle wordt een rapport gemaakt en deze wordt toegezonden aan de organisatie.

Evaluatie

Het streven is om binnen 4 weken na het evenement een evaluatie in te plannen, als dit nodig is. Een evaluatie kan worden ingepland op verzoek van de gemeente of op verzoek van de organisatie.

Bij de evaluatie zijn de organisatie, hulpdiensten, toezichthouder, vergunningverlener en evenementen coördinator aanwezig. Indien een partij niet aanwezig kan zijn, worden de evaluatiepunten vooraf doorgegeven aan de gemeente.

Het doel van de evaluatie is het verkrijgen van inzichten danwel leerpunten die alle partijen als input kunnen gebruiken voor toekomstige edities van het evenement.

Tijdens de evaluatie worden de volgende punten besproken:

• 1.

  Terugblik op het proces.

  • •

    Was de juiste informatie op tijd beschikbaar?

  • •

    Zijn de juiste stappen genomen?

• 2.

  Van advies naar vergunning. Was het advies duidelijk? Van toegevoegde waarde?

• 3.

  Terugblik door de organisator op hoe het evenement is verlopen.

• 4.

  Het evenement.

• 5.

  Doorkijk naar een volgende editie.

Aantal toegestane evenementen

Voor het aantal toegestane evenementen wordt aangesloten bij het Parapluplan Evenementen, bijlage 2 (evenemententerreinen). Hieraan ligt een ruimtelijke toets ten grondslag om te bepalen wat ruimtelijk aanvaardbaar is qua geluid, aantal personen en duur van het evenement.

Daarnaast is het college bevoegd om 4 keer per kalenderjaar voor hetzelfde terrein een omgevingsvergunning voor het handelen in strijd met het bestemmingsplan af te geven. In beginsel wordt deze omgevingsvergunning alleen afgegeven voor terreinen gelegen buiten het Parapluplan Evenementen. Voor aangewezen evenemententerrein is een omgevingsvergunning wel mogelijk, maar hier wordt terughoudend mee omgegaan.

Hier kan van worden afgeweken als het:

• evenement past qua aard en omvang binnen de locatie; en

• evenementen overdag en/of in de vooravond plaatsvinden; en

• evenement een minimale geluidsbelasting heeft.

Veiligheidsplan

Het veiligheidsplan is een belangrijk onderdeel van de evenementenvergunning en voor elk evenement een verplicht onderdeel. Met het veiligheidsplan bereidt de organisatie zich voor op de bestrijding van mogelijke incidenten en wordt inzichtelijk gemaakt welke preventieve maatregelen er zijn genomen om calamiteit te voorkomen danwel te bestrijden. Alle relevante informatie zoals belangrijke telefoonnummers, afspraken over onder andere brandveiligheid, EHBO, verkeer en de taken en verantwoordelijkheden van betrokken partners staan hierin beschreven. In bijlage 3 staan alle onderdelen genoemd die in het veiligheidsplan moeten staan.

Crowd management

Crowd management staat synoniem voor het systematisch plannen en het aansturen van het ordelijk verloop van gebeurtenissen waar veel bezoekers aanwezig zijn. Dit komt neer op het plannen en sturen van de manier waarop de bezoekers samenkomen op het evenemententerrein en zich op en rondom het evenemententerrein verplaatsten.

Vluchtwegen en calamiteitenroute

Bij de inrichting van het evenemententerrein moet de organisatie zorgen dat bezoekers tijdens een incident het evenemententerrein snel en veilig kunnen verlaten. Daarom moeten er voldoende en duidelijk aangegeven vluchtroutes aanwezig zijn. Daarnaast moeten de hulpdiensten ten tijde van een incident het evenemententerrein goed kunnen bereiken.

Daarom moet er altijd een calamiteitenroute zijn, die te allen tijde vrij toegankelijk is voor de hulpdiensten. De calamiteitenroute moet minimaal

3,5 meter breed en 4,2 meter hoog zijn.

Jaarvergunning

Het is mogelijk voor een organisator die meerdere evenementen organiseert in hetzelfde kalenderjaar om een jaarvergunning aan te vragen. De organisator krijgt dan één vergunning voor alle evenementen in dat kalenderjaar. Hiervoor is het wel noodzakelijk dat er een volledig ontvankelijke aanvraag ligt.

Meerjarige vergunning

Hiervoor komen evenementen, die jaarlijks in dezelfde vorm en omvang worden georganiseerd in aanmerking. Per aanvraag wordt bekeken of het mogelijk en wenselijk is om de evenementenvergunning te verlenen voor meerdere jaren, met een maximum van drie jaar. Het uitgangspunt hierbij is meer verantwoordelijkheid voor de burger en de organisatie, meer efficiency, betere dienstverlening en deregulering.

De meerjarige vergunning wordt in eerste instantie opgezet in een pilotvorm met drie evenementen. Jaarlijks wordt bekeken hoe het evenement verloopt en of er sprake is van extra risico’s. Als de pilot succesvol is, wordt de meerjarige vergunning mogelijk gemaakt voor meer evenementen.

Doelvoorschriften

Per evenement wordt bekeken op welke onderdelen volstaan kan worden met doelvoorschriften. Met deze opzet krijgen organisatoren meer vrijheid in de manier waarop zij aan de wettelijke eisen kunnen voldoen.

Ook het werken met doelvoorschriften wordt opgezet in een pilotvorm. Er wordt nauw samengewerkt met de hulpdiensten en de veiligheidsregio om de risico’s in kaart te brengen en te kijken waar en of volstaan kan worden met doelvoorschriften. Deze pilot wordt aangegaan met twee evenementen.

Beveiliging

Per evenement wordt bekeken of de inzet van gecertificeerde beveiligers vereist is. Daar waar leden van de organisatie beveiligingstaken op zich kunnen nemen is dit toegestaan mits zij ook kunnen/durven op te treden indien dit nodig is. Per dag(deel) kan onderscheid worden gemaakt in het aantal beveiligers dat moet worden ingezet.

Erkende beveiligers organisaties moeten voldoen aan de Wet particuliere beveiligingsorganisaties en recherchebureaus en aan de Regeling particuliere beveiligingsorganisaties en recherchebureaus.

De politie adviseert of de beveiligingstaken voldoende zijn uitgewerkt, de inzet van gecertificeerde beveiligers vereist is en controleert of beveiligers voldoen aan de gestelde eisen.

Brandveiligheid

Op 1 januari 2018 is het besluit brandveilig gebruik en basishulpverlening overige plaatsen (hierna: besluit) in werking getreden. Dit besluit geeft regels over het brandveilig gebruik van voor mensen toegankelijke plaatsen, voor zover dit niet in andere wetgeving is geregeld. Daarnaast bevat dit besluit regels over de zogenoemde basishulpverlening op die plaatsen. Dit betekent dat er geen voorschriften voor brandveilig gebruik meer worden opgenomen in de vergunning. De organisatie moet zich houden aan het besluit.

Evenementen in een bestaand gebouw

Past het evenement niet binnen het normale gebruik van het gebouw, dan moet er op basis van art. 1.18 lid 1 onder a van het Bouwbesluit een tijdelijke gebruiksmelding worden gedaan. Als het een terugkerend evenement is, dan is het mogelijk om dit in de gebruiksmelding op te nemen zodat niet elk jaar een gebruiksmelding aangevraagd hoeft te worden.

Er moet dan wel sprake zijn van een identieke situatie. De tijdelijke gebruiksmelding moet worden ingediend via www.omgevingsloket.nl. Meer informatie over de tijdelijke gebruiksmelding staat op: https://www.rijssen-holten.nl/tijdelijkegebruiksmelding. Afhankelijk van de bestemming kan in sommige gevallen een omgevingsvergunning noodzakelijk zijn voor het handelen in strijd met regels ruimtelijke ordening.

Evenementen in een constructie tijdelijk bouwwerk

Als er sprake is van een evenement waarbij een tent, podium, tribune of ander tijdelijk bouwwerk (bouwsel) wordt geplaatst, wordt de beoordeling van de constructie meegenomen in de evenementenvergunning. Het bouwsel moet in elk geval altijd voldoen aan het Besluit Brandveilig Gebruik en Basishulpverlening Overige Plaatsen.

Voor een activiteit in een tijdelijk bouwsel, waarvoor geen evenementenvergunning geldt, moet een melding brandveilig gebruik worden ingediend als er:

• In een tijdelijk bouwsel meer dan 10 personen blijven slapen of;

• In een tijdelijk bouwsel verzorging wordt geboden aan:

o meer dan 10 personen jonger dan 12 jaar, of

o meer dan 10 lichamelijk of verstandelijk gehandicapte personen.

• Een tijdelijk bouwsel is bestemd voor meer dan 150 personen tegelijk.

Volksgezondheid, sanitaire voorzieningen, hygiëne, en basis hulpverlening

De Geneeskundige hulpverleningsorganisatie in de regio (GHOR) adviseert over de geneeskundige aspecten bij evenementen. In een advies van de GHOR staan richtlijnen voor de geneeskundige hulpverlening en richtlijnen ter bewaking, bescherming en bevordering van de gezondheid.

De GHOR heeft folders, hygiënerichtlijn en een standaardadvies gemaakt waarin over verschillende thema’s informatie staat over de richtlijnen en wet- en regelgeving tijdens evenementen (bijlage 4 t/m 17 of https://www.ghortwente.nl/downloads/ ). Per evenement moet door de organisatie bekeken worden welke informatie relevant is voor het evenement. Per evenement wordt door de gemeente bekeken of kan worden volstaan met het standaardadvies of dat er specifiek advies aangevraagd moet worden bij de GHOR.

Epidemie/pandemie (bijv. COVID-19)

Zolang er maatregelen zijn vastgelegd in een noodverordening van de Veiligheidsregio Twente (vrtwente.nl/evenementen), gaan deze voor op de beleidsregels evenementen. Mocht nu en in de toekomst blijken dat er landelijke regelgeving komt in het kader van evenementen dan worden de beleidsregels daar op aangevuld.

(Zwak) alcoholhoudende drank

Voor het verkopen van (zwak) alcoholhoudende dranken buiten een horeca inrichting, moet op basis van artikel 35 van de Drank- en Horecawet (hierna: DHW) een ontheffing worden aangevraagd. Het schenken van sterk alcoholhoudende dranken bij evenementen is niet toegestaan. De drankverstrekking gebeurt onder verantwoordelijkheid van een persoon die in het bezit is van een SVH-diploma, niet van slecht levensgedrag is en minimaal 21 jaar oud is.

Gebruik van glas tijdens evenementen

Per evenement wordt beoordeeld of er veiligheidsrisico’s zijn waardoor het verstrekken van dranken in glas niet is toegestaan. Soms staan de activiteiten of het karakter van het evenement het schenken van glas niet in de weg. Ook kan het dag- en avondprogramma verschillen waardoor overdag schenken in glas is toegestaan en ’s avonds niet.

Deelnemende horeca

Steeds vaker maken de organisator van een evenement en horecaondernemers afspraken zodat de horeca kan deelnemen aan het evenement. In dat geval maakt de horeca onderdeel uit van het evenemententerrein. De horeca mag dan de eindtijden van het evenement aanhouden. Binnen in de horecagelegenheid mag in glas geschonken worden, maar er moet dan een portier bij de deur aanwezig zijn die er op toeziet dat er geen glas naar buiten wordt meegenomen. (tenzij er andere afspraken over glas met de organisator zijn gemaakt, zie hierboven).

Milieu

De organisator van een evenement is verantwoordelijk voor het opruimen van het afval tijdens en na afloop van het evenement. Als de organisatie dit niet (afdoende) doet, wordt dit gedaan door de buitendienst van de gemeente op kosten van de organisator.

Ook moet de organisator maatregelen treffen om schade aan de bodem en het openbaar groen te voorkomen. Hierbij kan gedacht worden aan dranghekken zodat bepaalde plekken niet bereikbaar zijn voor het publiek, rijplaten, houtsnippers etc.

Begin- en eindtijden

Om de lijn voort te zetten die is bepaald in het coalitieakkoord, namelijk het bieden van maatwerk dat past bij de kern en buurtschap, gelden de volgende begin- en eindtijden:

Geheel Rijssen 07:00 uur – 00:00 uur

Centrumgebied en wonen Holten 1 07:00 uur – 02:00 uur

Holten buitengebied 07:00 uur – 03:00 uur

Buurtschappen 07:00 uur – 03:00 uur

Voor buurtschappen geldt dat wanneer de muziekbron op tenminste 200 meter van woningen is gelegen er geen nadere (geluid)toets hoeft plaats te vinden).

Hierbij geldt dat op de genoemde eindtijd de bezoekers van het evenemententerrein af moeten zijn.

Bestaande evenementen in Rijssen met in 2019 een eindtijd van na 00:00 uur behouden die eindtijd. Mocht het evenement door een bijzondere omstandigheid niet doorgaan, dan kan de eindtijd worden behouden. De burgemeester besluit hierover. In onvoorziene, bijzondere en incidentele gevallen kan van bovenstaande worden afgeweken. Deze situaties worden ter beoordeling voorgelegd aan de burgemeester.

Voor evenementen op de zondag wordt per geval bezien wat de aanvangstijd kan zijn. In Holten geldt dat vanaf 11:00 uur kan worden gestart met de opbouw en vanaf 11:30 uur kan het evenement starten.

Eindtijden geluid

De eindtijd voor het ten gehore brengen van geluid ligt gelijk aan die van de eindtijd van het evenement. De organisator kan er voor kiezen de muziek eerder te stoppen in het kader van crowd management. Dit kan tevens worden opgelegd als vergunningsvoorschrift als dat nodig wordt geacht.

In de centrumgebieden geldt, gelet op de Nota evenementen met een luidruchtig karakter, een maximale eindtijd van de muziek tot 01:00 uur, tenzij de vergunde eindtijd van het evenement op een eerder tijdstip ligt. Het evenement zonder muziek mag, afhankelijk van de vergunning, wel langer duren.

Geluid en geluidsnormen

Rijssen-Holten streeft ernaar een aantrekkelijke en levendige gemeente te zijn. Evenementen maken hier onderdeel van uit. Voor geluid en geluidnormen betekent dit het volgende:

• 1.

  Geen ontheffing geluid noodzakelijk

• Voor het centrumgebied is geen ontheffing van het college noodzakelijk als het geluidsniveau van 80 dB(A) en 90 dB(C) op 10 meter van de bron niet wordt overschreden.

• Buiten het centrumgebied is geen ontheffing van het college noodzakelijk als het geluidsniveau van 70 dB(A) en 80 dB(C) op 10 meter van de bron niet wordt overschreden.

• Buiten het centrumgebied geldt 10 dB(A) minder omdat deze gebieden in zijn algemeenheid rustiger/stiller zijn en daarom meer aandacht vragen bij de afstemming van de te vergunnen geluidsbelastingen.

• 2.

  Ontheffing geluidhinder / reguliere geluidnorm

• Komt het geluidsniveau boven de norm zoals hierboven beschreven dan moet de organisator een ontheffing geluidhinder aanvragen. In de regel geldt een norm van 93 dB(A) / 106 dB(C), gemeten op 10 meter van de bron of een referentiepunt. dit niveau geeft het aanwezige publiek voldoende ‘sfeerbeleving’. De te verlenen ontheffing is in de regel gebonden aan een maximum van 93/106 dB(A) afhankelijk van de locatie van het evenement, waarbij rekening wordt gehouden met de aard van het gebied. Van deze waarden kan worden afgeweken indien uit een akoestisch onderzoek bij de aanvraag blijkt dat aan geluidgevoelige objecten een geluidbelasting van 75 dB(A) niet zal worden overschreden.

• 3.

  Uitzonderingmogelijkheid

• Bij enkele grootschalige evenementen is bovenstaande norm niet altijd afdoende om het publiek voldoende sfeerbeleving te kunnen geven. Bij deze evenementen wordt daarom een geluidniveau van 96 dB(A) / 109 dB(C) toegestaan, wederom gemeten op 10 meter van het podium of een referentiepunt.

• De afweging in welke gevallen deze norm wordt geadviseerd ligt bij de gemeentelijke adviespartner (Omgevingsdienst Twente). Hiervoor geldt wel dat er sprake moet zijn van een bijzondere omstandigheid en dat er terughoudend mee moet worden omgegaan.

• 4.

  Maatwerk

• In zeer uitzonderlijke gevallen, waarbij er breed maatschappelijk draagvlak is voor het evenement kan een specifieke ontheffing worden afgegeven door het college waarbij afgeweken kan worden van bovenstaande geluidsnormen. Hierbij geldt wel dat de belangen van de omwonenden voldoende gebord moeten zijn middels een maatwerkoplossing en dat de binnenwaarde van een bewoonde woning nooit meer dan 50 dB(A) mag bedragen

Achtergrondinformatie en wijze van meten

De onderbouwing hoe tot bovenstaande normen is gekomen en de wijze van meten zijn terug te vinden in bijlage 18.

Langtijdgemiddelde geluidsbelasting

De metingen (in LAR en LT) worden verricht op 1,5 meter hoogte gerelateerd aan muziekgeluid met een duur van telkens maximaal 5 minuten. Er wordt gemeten buiten de invloed van de gevel en er wordt geen correctie muziekgeluid toegepast, (zie bijlage 18).

Om de hoeveelheid geluiddragende evenementen op een daartoe bestemde evenementlocatie te reguleren zijn rustweekenden verplicht. Voor elke locatie geldt de regel: één verplicht geluidsarm weekend na drie opeenvolgende weekenden met een geluidevenement.

Crowd management

Per evenement wordt bekeken of in het kader van crowd management een geleidelijke afloop noodzakelijk is. Een geleidelijke afloop houdt in dat de drankverstrekking en eindtijd voor het geluid eerder stoppen dan het eindtijdstip van het evenement. Hierbij ligt ook een verantwoordelijk voor de organisatie om in te schatten of een geleidelijk afloop noodzakelijk is. Dit moet worden vermeld in het veiligheidsplan.

Verkeer

Verkeersplan

Het college is bevoegd verkeersmaatregelen te nemen voor wegen gelegen binnen de gemeente Rijssen-Holten. Voor provinciale wegen moet de organisatie een verzoek indienen bij de Provincie Overijssel.

Op het moment dat er wegen worden afgesloten, verkeersregelaars worden ingezet of het evenement qua omvang en inhoud invloed heeft op het verkeer, is een verkeersplan verplicht. Het verkeersplan heeft tot doel bezoekersstromen te regelen en de overlast zo veel mogelijk te beperken.

Verkeersregelaars

Bij evenementen waar het verkeer geregeld moet worden is het verplicht om gecertificeerde en aangestelde verkeersregelaars in te zetten, de zogeheten evenementenverkeersregelaar. Na het volgen van een e-learning instructie wordt de aanstelling geregistreerd is een landelijke database. De aanstelling is 1 jaar geldig. Vervolgens kan de evenementenverkeersregelaar bij meerdere evenementen worden ingezet.

De organisator van een evenement moet er wel voor zorgen dat het aanstellingsbesluit is aangevraagd. De burgemeesters van de 14 Twentse gemeenten hebben elkaar gemandateerd om aanstellingsbesluiten af te geven.

Constructies

Voor de toetsing voor constructies wordt de richtlijn ‘’Constructieve toetsingscriteria evenementenvergunning’ van het Centraal over Bouwconstructies gehanteerd (bijlage 19).

Deze richtlijn is opgesteld door constructeurs uit diverse gemeente en beoogt eenduidigheid en helderheid te brengen over de (constructieve) veiligheid van bouwsels.

Bouwsels waarbij de constructieve veiligheid niet relevant is en waarvoor niets ingediend hoeft te worden zijn:

• bouwsels met een vloeroppervlakte kleiner dan 25 m2 en een hoogte kleiner dan 5 m;

• podia waarvan de vloerhoogte maximaal ca. 1 meter is, een oppervlakte hebben kleiner dan 75 m2 en waarbij geen overkapping of wanden aanwezig zijn;

• springkussens, waterbakken e.d.;

• marktkraampjes.

Als de constructie niet akkoord wordt bevonden, mag de tribune, podium, tent, truss of overkapping niet worden geplaatst tijdens het evenement.

Uiterlijk 4 weken voor de start van de opbouw van het bouwsel (tent, podium, tribune, overkapping) moeten de constructieve gegevens worden aangeleverd.

Informeren om- en aanwonenden over het evenement

Een organisator moet uiterlijk 2 weken voorafgaand aan het evenement om- en aanwonenden en ondernemers informeren over het evenement. De mededeling omvat in ieder geval:

• omschrijving en duur evenement;

• omschrijving en duur van de verkeersmaatregelen, indien van toepassing;

• wijze waarop de overlast wordt beperkt door de organisator;

• gegevens van de organisator waarop de om- en aanwonenden de organisatie kunnen bereiken.

Aanspreekpunt tijdens het evenement

Bij ieder evenement moet er een contactpersoon zijn vanuit de organisatie voor de gemeente en hulpdiensten. Deze contactpersoon moet tijdens het gehele evenement bereikbaar en aanspreekbaar zijn.

Gebruik gemeentelijk materiaal

Voor organisatoren zijn dranghekken beschikbaar, zolang de voorraad strekt. Hierbij geldt het principe wie het eerst komt, wie het eerst maalt, waarbij eigen gemeentelijke evenementen voorrang hebben.

Verder is een beperkte hoeveelheid verkeersborden (stopborden, gesloten verklaring en parkeerverboden) beschikbaar. Organisatoren moeten deze zelf ophalen en retourneren bij de Gemeentewerf in Rijssen.

Voor bovenstaande geldt dat er altijd eerst een mail gestuurd moet worden met daarin de gebruiksdata en de gewenste hoeveelheid.

Sportwedstrijden

Door lokale verenigingen kunnen wedstrijden georganiseerd worden waarbij de aard en omvang afwijkt van het normale gebruik van het sportcomplex of –terrein. Hiervoor moet een evenementenvergunning worden aangevraagd.

Voetbalwedstrijden

Door lokale voetbalverenigingen worden regelmatig wedstrijden georganiseerd tegen betaalde voetbalclubs. Ook kan het zo zijn dat er in het reguliere programma van de KNVB tegen betaalde voetbalclubs wordt gespeeld. Al deze wedstrijden worden gezien als risicowedstrijd waarvoor een vergunning moet worden aangevraagd.

Vuurwerk/helikoper/luchtballon

Als bij een evenement vuurwerk wordt afgestoken, helikopervluchten worden georganiseerd of ballonvaarten worden gehouden, moet een aanvraag worden gedaan bij de provincie Overijssel.

Vechtsportevenementen

Uitsluitend vechtsportevenementen die onder auspiciën staan van een koepelorganisatie die is aangesloten bij de NOC*NSF zijn toegestaan binnen de gemeente.

(kermis) attracties

(Kermis)attracties mogen alleen geplaatst worden wanneer ze zijn goedgekeurd. Dit wordt gecontroleerd aan de hand van het RAS-nummer in het Register Attractietoestellen van de NVWA.

De organisatie moet de RAS-nummers bij de gemeente indienen.

Circus

De gemeente heeft voor het houden van een circus geen terrein beschikbaar. Het is mogelijk om op particulier terrein een circus te houden. Het circus moet aangesloten zijn bij de Vereniging Nederlandse Circus Ondernemers (VNCO) en moet zich houden aan de Richtlijnen Welzijn Circusdieren. Voor het houden van een circus moet een evenementenvergunning worden aangevraagd. Per jaar worden maximaal 4 vergunningen verleend.

Evenementen met dieren

De Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit (NVWA) controleert of organisatoren van evenementen waarbij dieren aanwezig zijn, zich houden aan de regels voor dierenwelzijn. Van het evenement moet melding worden gedaan bij de NVWA (https://www.nvwa.nl/onderwerpen/tentoonstellen-en-verzamelen-dieren) Er gelden verschillende indieningstermijnen:

• Evenhoevige dieren, melding 30 dagen voorafgaand aan het evenement.

• Hoenderachtigen, melding 8 dagen voorafgaand aan het evenement.

• Overige gezelschapsdieren, melding 2 weken voorafgaand aan het evenement.

Reclame

Er zijn verschillende mogelijkheden voor organisatoren om een evenement aan te kondigen in Rijssen-Holten (bijlage 20). Deze regels staan genoemd in de Reclamenota. Voor de duidelijkheid richting organisatoren zijn een aantal opties hieronder beschreven.

Spandoeken

Per aangewezen locatie mag maximaal 1 spandoek worden opgehangen van maximaal 1 meter hoog en 6 meter breed. Het spandoek mag maximaal 14 dagen voorafgaand aan het evenement worden opgehangen en moet uiterlijk 1 dag na het evenement worden weggehaald.

Led-displays

Bij diverse invalswegen staan led-displays. Organisatoren kunnen een aanvraag indienen via info@beleefrijssenholten.nl. De volgende informatie moet worden aangeleverd:

• 5 regels tekst;

• maximaal 20 tekens per regel;

• volgorde informatie: omschrijving, datum & locatie.

Toerisme Rijssen-Holten bepaalt uiteindelijk of en zo ja waar een evenement geplaatst wordt.

City displays

Via www.centercom.nl kunnen verschillende driehoeksborden en 2-signs worden gebruikt voor het maken van reclame.

Oplaten ballonnen

In het kader van duurzaamheid/bescherming van het milieu is het niet toegestaan ballonnen, zoals herdenkingsballonnen, vuurballonnen, gelukslampionnen, Thaise wensballonnen en papierballonnen op te laten stijgen. Uitgezonderd zijn luchtballonnen voor personenvervoer en ballonnen waarbij de richting/hoogte wordt bepaald door menselijk ingrijpen.

Lachgas

Het is niet toegestaan lachgas te gebruiken en aan te bieden tijdens evenementen.

Confetti

In het kader van duurzaamheid/bescherming van het milieu is het niet toegestaan plastic en/of metalen confetti te gebruiken en/of te verspreiden in de open lucht.

Evenementen zijn om diverse redenen goed voor de gemeente. Het grootste deel van onze inwoners beleven plezier aan evenementen die worden georganiseerd, maar er moet een balans zijn tussen rust en reuring. Om inzicht en duidelijk te geven over de handhaving bij evenementen is een handhavingsprotocol geschreven.

Verzekering

Een organisator is zelf verantwoordelijk voor het afsluiten van een verzekering voor het evenement. Dit kan door middel van een aansprakelijkheidsverzekering of evenementenverzekering. Meer informatie over aansprakelijkheid staat in bijlage 2.