Verordening op de auditcommissie Gemeente Rijswijk

1. Er is een auditcommissie

2. In deze verordening wordt verstaan onder:

• a.

  de commissie: de auditcommissie;

• b.

  de raad: de gemeenteraad;

• c.

  het college: het college van burgemeester en wethouders;

• d.

  de accountant: de in de Controleverordening gemeente Rijswijk bedoelde accountant die belast is met de controle op de in artikel 197 van de Gemeentewet bedoelde jaarrekening;

• e.

  de voorzitter: de voorzitter van de commissie.

1. De commissie heeft als doel:

• a.

  afstemmingsoverleg te voeren met de accountant als bedoeld in artikel 4, derde lid, van de Controleverordening gemeente Rijswijk (hierna te noemen Controleverordening) en uitvoering te geven aan de taken als omschreven in artikel 3;

• b.

  overleg te voeren met betrekking tot het aanbestedingstraject van de accountant.

2. De commissie treedt niet in de onderscheiden bevoegdheden van raad en college.

1. De commissie adviseert de raad over het Programma van Eisen voor de aanbesteding van de accountantscontrole, zoals bepaald in artikel 2, tweede lid van de Controleverordening.

2. Jaarlijks voorafgaande aan de accountantscontrole vindt er een afstemmingsoverleg plaats tussen de commissie en de accountant met de mogelijkheid om specifieke aandacht te besteden aan bepaalde posten of organisatieonderdelen, zoals ook bedoeld in artikel 4, derde lid, Controleverordening gemeente Rijswijk.

3. De commissie bespreekt met de accountant zijn rapport van bevindingen over de controle van de jaarrekening zoals bepaald in artikel 7, vierde lid, van de Controleverordening, en brengt hierover een advies uit aan de raad.

4. De commissie adviseert de raad over het evalueren van de werkzaamheden van de accountant.

5. De commissie bereidt het aanbestedingstraject voor van het contract met de accountant.

6. De commissie adviseert de raad over de door de accountant uitgebrachte rapporten.

7. De commissie draagt er zorg voor dat de raad inzicht krijgt in het opvolgen van aanbevelingen van de in het in het vorige lid van dit artikel benoemde rapporten.

1. De commissie bestaat uit raadsleden. De raad benoemt de leden en plaatsvervangende leden van de commissie. Per fractie wordt een lid en plaatsvervangend lid benoemd.

2. De raad benoemt uit haar midden één voorzitter en een plaatsvervangende voorzitter. De voorzitter neemt deel aan de vergadering en heeft stemrecht.

3. De griffier of zijn plaatsvervanger is secretaris van de commissie en kan eveneens aan de beraadslagingen deelnemen.

4. De commissie kan interne en externe adviseurs verzoeken de vergadering bij te wonen en advies uit te brengen aan de commissie.

5. Als interne c.q. externe adviseurs worden in ieder geval aangemerkt: de portefeuillehouder Middelen, de concerncontroller en het hoofd planning en control, c.q. de accountant.

1. De zittingsperiode van de leden eindigt in ieder geval aan het einde van de zittingsperiode van de raad of bij ontslag als lid van de raad.

2. De raad kan een lid tussentijds ontslaan.

3. Een lid kan te allen tijde ontslag nemen.

1. De commissie vergadert minimaal twee maal per jaar of zoveel als zij nodig acht, ter bespreking van de in artikel drie benoemde taken.

2. De vergaderingen van de commissie zijn niet openbaar, tenzij de commissie anders bepaalt.

3. De besluiten en adviezen van de commissie zijn openbaar, tenzij de commissie anders bepaalt.

4. Van iedere vergadering wordt een verslag gemaakt onder verantwoordelijkheid van de secretaris. Het verslag wordt vastgesteld door de commissie.

5. Het vastgestelde verslag van niet openbare vergaderingen wordt vertrouwelijk ter kennis gebracht aan het college, de leden van het presidium en ligt voor de overige raadsleden vertrouwelijk ter inzage op de griffie.

1. De commissie informeert de raad via het forum over gemaakte afspraken met de accountant en/of andere adviserende leden en beoordeelt of het wenselijk is de raad tussentijds te informeren over bevindingen aangaande haar werkzaamheden.

2. Op verzoek van de raad geeft de voorzitter van de commissie een toelichting in het forum van de gemeenteraad. Vertrouwelijke mededelingen worden in een besloten vergadering gedaan.