Instructie voor de griffier van de gemeente Rijswijk 2013

1. De griffier adviseert (gevraagd en ongevraagd) en ondersteunt de (voorzitters van de) raad, de fora, de commissies en het presidium, als mede de raadsleden bij de uitoefening van hun taak.

2. De griffier legt voor zijn werkzaamheden en die van de griffie verantwoording af aan de raad met tussenkomst van de werkgeverscommissie en het presidium.

3. De griffier is aanwezig bij vergaderingen van de raad en het presidium.

4. De griffier kan aanwezig zijn bij de vergaderingen van de fora. Bij zijn afwezigheid is de plaatsvervangend griffier en/of de raadsadviseur aanwezig.

Onder de in artikel 2:1 bedoelde advisering en ondersteuning wordt in ieder geval verstaan:

1. het (desgevraagd) adviseren en ondersteunen van de raad, de deelnemers aan de fora, de commissies en de raadsleden bij het uitvoeren en vormgeven van de kaderstellende, controlerende en volksvertegenwoordigende taak en werkwijze

2. het (desgevraagd) adviseren en ondersteunen van de burgemeester in zijn hoedanigheid als voorzitter van de raad, het presidium en de agendacommissie;

3. het (desgevraagd) adviseren en ondersteunen van het presidium en de agendacommissie bij de uitvoering van zijn taken, waaronder het vaststellen van de conceptagenda van de raad, de fora en de commissies en de wijze waarop onderwerpen worden behandeld en gecommuniceerd;

4. het bewaken van de kwaliteit en vaststelling van raadsbesluiten;

5. het zorgdragen voor een goede en tijdige voorbereiding, verslaglegging en afwikkelingen van vergaderingen van de raad, de fora, de commissies en het presidium en het terzijde staan van de voorzitters bij hun zorg voor een goede voorbereiding en verloop van de vergaderingen;

6. het zorgdragen voor de informatievoorziening van de raad en de raadleden bij de uitoefening van hun rechten, zoals bij het opstellen van moties, amendementen en initiatiefvoorstellen;

7. het uitvoeren van de kwaliteitstoets kadernota’s.

De griffier kan de uitvoering van de onder artikel 2:2 genoemde taken opdragen aan een medewerker van de griffie. Artikel 2:1 lid 2 van deze verordening is in dit verband onverkort van toepassing.

De griffier is verantwoordelijk voor:

1. de organisatorische inrichting en het beheer van de griffie;

2. alle administratieve, secretariële en procedurele handelingen verbonden aan de werkzaamheden van de raad.

1. De griffier heeft mandaat om ten aanzien van de ambtenaren die werkzaam zijn bij de griffie besluiten te nemen op grond van de Rijswijkse Rechtspositieregelingen en de daarvan afgeleide regelingen.

2.

• Tot de in het eerste lid genoemde bevoegdheid behoort niet:

• a.

  het beslissen over wachtgeld en disciplinaire maatregelen;

• b.

  het vaststellen van algemeen verbindende voorschriften en beleidsregels;

• c.

  het beslissen op bezwaarschriften;

• d.

  het beslissen over functiewaarderingen.

De griffier heeft mandaat om besluitente nemen ter uitvoering van de Verordening rechtspositie wethouders, raads- en commissieleden 2011, voor zover het betreft besluiten die genomen worden ten behoeve van raadsleden en leden van raadscommissie, en de Verordening, regelende de financiële bijdrage aan de fracties in de gemeenteraad 2005.

Bij afwezigheid van de griffier oefent diens plaatsvervanger of waarnemer het in de artikelen 2:5 en 2:6 genoemde mandaat uit. Artikel 2:1 lid 2 van deze verordening is in dit verband onverkort van toepassing.

Aan de mandaten genoemd in de artikelen 2:5 en 2:6 zijn de volgende voorschriften verbonden:

1. de in mandaat te nemen besluiten zijn in overeenstemming met het ter zake gevoerde beleid en mogen niet leiden tot overschrijding van de begroting;

2. indien redelijkerwijs te verwachten is, dat een in mandaat te nemen besluit bestuurlijke of politieke implicaties kan hebben legt de griffier de zaak met zijn advies voor aan het presidium. In geval van twijfel hierover pleegt de griffier overleg met de raad;

3. tot het mandaat behoort mede het afdoen en voeren van correspondentie ter zake van de toegekende bevoegdheden, alsmede het (doen) treffen van voorbereidings- en uitvoeringshandelingen;

4. alle stukken verband houdende met de uitoefening van de in mandaat verleende bevoegdheden worden als volgt ondertekend:

de raad van de gemeente Rijswijk,

namens deze,

(functie: De griffier)

handtekening)

(naam)

5. de uitoefening van de in mandaat verleende bevoegdheden strekt zich niet uit tot besluiten ten aanzien van degene aan wie dat mandaat verleend is;

6. de griffier is desgevraagd verplicht aan de raad te rapporteren over de wijze waarop gebruik is gemaakt van de in mandaat verleende bevoegdheden.

Bij afwezigheid van de griffier oefent diens plaatsvervanger of waarnemer het in de artikelen 2:5 en 2:6 genoemde mandaat uit. Artikel 2:1 lid 2 van deze verordening is in dit verband onverkort van toepassing.

Voor de verrichting van uitvoerende werkzaamheden op het terrein van financieel beheer, personeelsbeheer en rechtspositie van ambtenaren, die werkzaam zijn bij de griffie, en raadsleden, informatievoorziening, archiefzaken, bibliotheekzorg en juridische dienstverlening maakt de griffier afspraken met de gemeentesecretaris.

Voor dienstverlening op de verschillende terreinen, maakt de griffier afspraken met de gemeentesecretaris.

1. De griffier is eindverantwoordelijk functionaris en geeft hiërarchisch leiding aan medewerkers van de griffie.

2. De griffier geeft functioneel leiding aan medewerkers van de ambtelijke organisatie die verantwoordelijk zijn voor ondersteuning van de raad en/of uitvoering van verzoeken om ambtelijke bijstand.

3. De griffier geeft functioneel leiding aan externe bureaus of inhuurkrachten die ten behoeve van de raad werkzaamheden uitvoeren.

4. De griffier rapporteert jaarlijks aan de raad over de (uitvoering van) activiteiten van de griffie.

5. De griffier beheert de budgetten van de raad en de griffie, signaleert budgetoverschrijdingen en adviseert de raad over de wijze van omgaan hiermee.

6. Ten behoeve van de voorbereiding voor de opstelling van de eigen begroting en jaarrekening van de raad en de griffie door het presidium, treedt de griffier tijdig in overleg met de gemeentesecretaris.

1. De griffier heeft periodiek overleg met de werkgeverscommissie over de invulling van de werkgeversrol door de raad.

2. De griffier heeft periodiek afstemmingsoverleg met de burgemeester en de secretaris.

3. De griffier en de secretaris hebben periodiek overleg over de planning, de kwaliteit van het bestuurlijk besluitvormingsproces, het afhandelen van verzoeken om ambtelijke bijstand en het nakomen van afspraken tussen raad en college.

4. De griffier overlegt met de gemeentelijke accountant over de controle op de jaarrekening.

5. De griffier vertegenwoordigt zo nodig de raad in externe overlegsituaties.

1. De griffier ondersteunt de agendacommissie bij het opstellen van de voorlopige agenda van vergaderingen van de raad (en de fora).

2. De griffier adviseert de agendacommissie of een ingediend voorstel op grond van juridische overwegingen of vastgestelde procedures en regelingen, rijp is voor agendering in de raad.

1. De griffier adviseert de raad over de vergaderwijze, doet voorstellen voor verbetering van procedures en draagt zorg voor de invoering van nieuwe of aangepaste werkprocessen.

2. De griffier bewaakt de afdoening van moties, amendementen, initiatiefvoorstellen en het nakomen van afspraken en toezeggingen door het college.

1. De griffier draagt desgevraagd zorg voor ondersteuning van de rekenkamerfunctie, die de raad kan instellen op grond van artikel 81 oa van de Gemeentewet.

2. De griffier draagt zorg voor de ondersteuning van een onderzoekscommissie, die de raad kan instellen op grond van artikel 155a van de Gemeentewet.

3. De griffier draagt zorg voor ondersteuning van door leden van de raad gewenste onderzoeken, anders dan bedoeld in artikel 155a Gemeentewet.

1. De griffier adviseert de raad over de invulling en uitvoering van het communicatiebeleid van de raad.

2. De griffier is verantwoordelijk voor de publicatie en ter inzage legging van raadsbesluiten en de agenda’s en verslagen van vergaderingen van de gemeenteraad en de fora.

3. De griffier geeft voorlichting aan burgers over het spreekrecht en het indienen van burgerinitiatieven.

4. De griffier draagt, op verzoek van de raad, zorg voor de organisatie van een informatiebijeenkomst, hoorzitting en inspraakavond zoals bedoelt in afdeling 3.4 van de Algemene wet bestuursrecht.

1. Indien de griffier meer dan 30 dagen verhinderd is zijn ambt te vervullen, doet hij daarvan tijdig mededeling aan de werkgeverscommissie.

2. Bij verhindering of afwezigheid wordt de griffier vervangen door de daartoe door de raad aangewezen plaatsvervanger.

Deze instructie treedt in werking op de dag nadat deze is bekend gemaakt, onder gelijktijdige intrekking van de instructie van de griffier zoals vastgesteld in de raadsvergadering van 3 juni 2003.