Instructie voor de griffier van de gemeente Rijswijk

Artikel 1 Inleiding

1. De griffier draagt zorg voor een goede en doelmatige ondersteuning van de leden van de raad.

2. De griffier geeft desgevraagd advies aan de raad en zijn afzonderlijke leden ten behoeve van hun kaderstellende, controlerende en vertegenwoordigende rol.

3. De griffier geeft ongevraagd advies aan de raad indien hij van oordeel is dat zulks in het algemeen belang is van de raad.

Artikel 2 Agendering

De griffier ondersteunt de raad en zijn commissies bij het vaststellen van de agenda van de raads- en commissievergaderingen.

Artikel 3 Bijstand raadsvoorzitter

• 1.

  De griffier staat de voorzitter van de raad ter zijde bij zijn zorg voor een goede voorbereiding en een goed verloop van de vergaderingen van de raad.

• 2.

  De griffier kan de voorzitters van de raadscommissies ter zijde staan bij zijn zorg voor een goede voorbereiding en een goed verloop van de vergaderingen van de raadscommissies.

Artikel 4 Vergaderingen van de raad en raadscommissie

• 1.

  De griffier is aanwezig bij de raadsvergaderingen en draagt zorg voor een goede en tijdige verslaglegging van de vergaderingen.

• 2.

  De griffier kan aanwezig zijn bij de vergaderingen van de raadscommissies.

• 3.

  De griffier draagt zorg voor de verzending van de voorlopige agenda, notulen en overige stukken aan raadsleden.

Artikel 5 Ondersteuning seniorenconvent

• 1.

  De griffier is aanwezig bij de vergaderingen van het seniorenconvent en draagt zorg voor een goede en tijdige verslaglegging van de vergaderingen.

• 2.

  Indien het seniorenconvent aanvullende ondersteuning behoeft draagt de griffier er zorg voor dat deze gegeven wordt.

Artikel 6 Ondersteuning Presidium

• 1.

  De griffier is aanwezig bij de vergaderingen van het presidium en draagt zorg voor een goede en tijdige verslaglegging van de vergaderingen.

• 2.

  Indien het presidium aanvullende ondersteuning behoeft draagt de griffier er zorg voor dat deze gegeven wordt.

Artikel 7 Ondersteuning onderzoekscommissie

Indien de raad een onderzoekscommissie als bedoeld in artikel 155a van de Gemeentewet instelt, ondersteunt de griffier deze commissie.

Artikel 8 Ambtelijke bijstand

De griffier draagt er, zo nodig in samenwerking met de secretaris, zorg voor dat de leden van de raad desgevraagd ambtelijke bijstand verkrijgen. Voorschriften hierover worden gesteld bij de verordening op de ambtelijke bijstand.

Artikel 9 Organisatie griffie

• 1.

  De griffier geeft leiding aan de griffie.

• 2.

  De griffier bewaakt de eenheid in de uitoefening van de taken van de griffie.

• 3.

  De commissiegriffiers handelen overeenkomstig de aanwijzingen van de griffier.

Artikel 10 Verhindering en vervanging

Indien de griffier meer dan 30 dagen verhinderd is zijn ambt te vervullen, doet hij daarvan tijdig mededeling aan de raad.

Artikel 11 Slotbepaling

• 1.

  In alle gevallen waarin deze instructie niet voorziet, pleegt de griffier voor zover nodig overleg met de voorzitter van de raad.

• 2.

  Deze instructie treedt in werking op de dag na de vaststelling, onder gelijktijdige intrekking van de instructie van de griffier zoals vastgesteld in de raadsvergadering van 4 maart 2003.

Aldus besloten door de raad van de gemeente Rijswijk in zijn openbare vergadering van 3 juni 2003.

Toelichting op de instructie voor de griffier

Artikel 1

De hoofdverantwoordelijkheid van de griffier is de ondersteuning van de raad. Deze taak behoort niet meer tot de taken van de gemeentesecretaris. De griffier is het aanspreekpunt voor alle vragen naar ambtelijke ondersteuning van de raad en de individuele raadsleden.

Artikel 2

De raadsagenda's worden vastgesteld door de raad en worden voorbereid door het raadspresidium. De griffier en de medewerkers van de griffie nemen de ambtelijke voorbereiding ter hand. De administratieve ondersteuning wordt door de griffie verleend.

Indien de raad een jaaragenda vaststelt dan ligt het in de rede dat de griffier ook daarbij ondersteuning biedt.

Artikelen 3 en 4

De burgemeester wordt in zijn functie van voorzitter van de raad bijgestaan door de griffier. In zijn functie van voorzitter van het college en van zelfstandig bestuursorgaan van de gemeente wordt hij net als voorheen bijgestaan door de secretaris. De griffier zit naast de burgemeester tijdens raadsvergaderingen, verzorgt het verslag en verricht alle mogelijk denkbare (administratieve) ondersteuning. Ook bijvoorbeeld het bodepersoneel gedraagt zich tijdens raads- en commissievergaderingen naar de aanwijzingen van de griffier. Veelal zullen de commissiegriffiers en niet de griffier aanwezig zijn bij de vergaderingen van de raadscommissies en de voorzitters van de raadscommissies ondersteunen.

Artikelen 5 en 6

Deze artikelen behoeven geen toelichting.

Artikel 7

Indien de raad een enquêtecommissie instelt zal deze natuurlijk behoefte hebben aan ambtelijke ondersteuning. Het is logisch dat deze vanuit de griffie verschaft zal worden. De enquêtecommissie is immers een raadscommissie. Wellicht zal voor een dergelijke commissie tijdelijk extra personeel aangenomen moeten worden vanwege het intensieve en tijdelijke karakter van de werkzaamheden. Op grond van artikel 155a, achtste lid, van de Gemeentewet wordt een verordening opgesteld waarin nadere voorschriften worden gesteld met betrekking tot bedoelde enquêtes. Daarin worden ook regels gesteld over de ambtelijke bijstand.

Artikel 8

De griffier heeft een spilfunctie in het goed laten verlopen van ambtelijke ondersteuning voor de raadsleden. De regeling hiervoor is uitgewerkt in de verordening op de ambtelijke bijstand. Uitgangspunt is dat verzoeken om ondersteuning in eerste instantie bij de griffier worden ingediend. Een belangrijke taak voor de griffier is, de bewaking van de termijn waarbinnen de bijstand verleend wordt. Het actief bewaken van de voortgang van het proces door de griffier kan voorkomen dat een verzoek onnodig lang blijft liggen.

Artikel 9

Gezien de parallel met de werkzaamheden van de griffier in de raadsvergaderingen is ervoor gekozen om de functie van commissiesecretaris te veranderen in commissiegriffier.

Ook de commissiegriffiers vallen onder het gezag van de griffier. De werkzaamheden zijn vergelijkbaar met die van de griffier in de raadsvergaderingen. In een dualistisch stelsel horen deze werkzaamheden losgekoppeld te worden van de secretaris en zijn organisatie.

Artikelen 10 en 11

Deze artikelen behoeven geen toelichting.