Besluit Informatiebeheer Rijswijk 2017

Geldend van 14-05-2017 t/m heden

Intitulé

Besluit Informatiebeheer Rijswijk 2017

Besluit Informatiebeheer Rijswijk 2017

Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Rijswijk

Gelet op artikel 6 van de Archiefverordening Rijswijk 2017;

Overwegende dat:

  • 1.

    in het kader van de uitvoering van gemeentelijke taken informatie wordt ontvangen, gecreëerd, uitgewisseld en gearchiveerd;

  • 2.

    deze informatie een basis vormt voor de bedrijfsvoering van de gemeente;

  • 3.

    deze informatie van belang kan zijn als bewijs van rechten en plichten van de gemeente en van andere partijen of personen;

  • 4.

    deze informatie een basis vormt voor de verantwoording van het handelen van de gemeente en de democratische controle;

  • 5.

    deze informatie van belang kan zijn voor kennis van de geschiedenis van de gemeente in de ruimste betekenis en als bestanddeel van het cultureel erfgoed,

 

Besluit vast te stellen het volgende:

Besluit Informatiebeheer Rijswijk 2017

Hoofdstuk I Begripsbepalingen

1.archiefbewaarplaats:

de aangewezen archiefbewaarplaats overeenkomstig artikel 31 van de Archiefwet 1995;

2.archiefruimte:

een overeenkomstig artikel 1 onder e van de wet aangewezen archiefruimte;

3.archivaris:

de gemeentearchivaris van de gemeenten Delft, Rijswijk, Pijnacker-Nootdorp en Midden-Delfland;

4.authenticatie:

het toekennen van een of meer kenmerken aan een document op het moment van creatie of ontvangst zodat later kan worden vastgesteld dat het om een origineel, authentiek document gaat;

5.beheereenheid:

de organisatorische eenheid die belast is met het beheer van de informatie (de opgave Informatie);

6.organisatieonderdelen:

de domeinen en opgaven van de gemeente Rijswijk;

7.informatie

de archiefbescheiden als bedoeld in artikel 1 onder c van de wet, die worden ontvangen of gecreëerd op grond van de taken en/of de werkprocessen van de gemeente;

8.informatiebeheer:

maatregelen om informatie in duurzame, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren gedurende de wettelijk bepaalde termijn zodat de authenticiteit ervan kan worden aangetoond en de informatie volledig, actueel en betrouwbaar, in leesbare en interpreteerbare vorm, beschikbaar kan worden gesteld;

9.informatiehuishouding:

de handelingen, maatregelen en voorzieningen, gericht op het beheer van informatie;

10.wet:

de Archiefwet 1995;

11.archiefregeling:

regeling van de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap van 15 december 2009, nr. WJZ/178205 (8189) met betrekking tot de duurzaamheid en de geordende en toegankelijke staat van archiefbescheiden en de bouw en inrichting van archiefruimten en archiefbewaarplaatsen (aangepast per 11 oktober 2010 en 1 januari 2013);

12.archiefverordening:

de verordening vastgesteld bij besluit van de gemeenteraad dd. 27 september 2016.

Hoofdstuk II De archiefbewaarplaats

Artikel 1. De archiefbewaarplaats

1.De archiefbewaarplaats zoals aangewezen door het college van burgemeester en wethouders van Delft.

In de archiefbewaarplaats kan zich, naast overgebrachte informatie, ook informatie met een afwijkend openbaarheidsregime bevinden. De archivaris houdt hiervan een overzicht bij.

2.De archivaris is belast met het beheer van de naar de archiefbewaarplaats overgebrachte informatie en documentaire verzamelingen.

Artikel 3. Collecties afkomstig van derden

De archivaris is bevoegd om in de archiefbewaarplaats informatie en documentatie op te nemen afkomstig van particuliere organisaties of personen indien dit voor de kennis van de lokale of regionale geschiedenis van belang kan zijn.

Artikel 4. Archiefonderzoek

De archivaris verricht desgevraagd onderzoek in de door hem beheerde informatie en documentaire verzamelingen ten behoeve van gemeentelijke organen en/of derden. De archivaris verstrekt daaruit op hun verzoek gegevens, afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen die, indien nodig, door hem worden gecollationeerd en geauthenticeerd.

De kosten voor het in het voorgaande lid beschrevene worden aan de verzoeker in rekening gebracht volgens de gehanteerde tarieven van Archief Delft. Voordat de werkzaamheden een aanvang nemen, wordt de verzoeker op geïnformeerd over de kosten.

Artikel 5. Raadpleging

De archivaris kan nadere regels stellen aan de raadpleging van documenten en aan het beheer van de ruimten waarin deze ter beschikking worden gesteld.

Hoofdstuk III. De inrichting en uitvoering van het informatiebeheer

Artikel 6. Verantwoordelijkheid voor het beheer van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte informatie

  • 1.

    Als beheereenheid wijst het college van burgemeester en wethouders de opgave Informatie aan.

  • 2.

    De opgavenmanager Informatie is belast met het beheer van de documenten van de gemeente Rijswijk, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

  • 3.

    Voor de inrichting en/of uitvoering van informatiebeheertaken wijst het college verantwoordelijkheden toe aan de volgende functionarissen:

Opgave n manager Informatie

  • a.

    richt het informatiebeheer zodanig in dat bewijsvoering en verantwoording op grond van de informatie te allen tijde geborgd zijn;

  • b.

    stelt procedures op voor het beheer van informatie waardoor de vorming, ordening, toegankelijkheid, authenticatie, duurzaamheid en beveiliging van de informatie worden gewaarborgd;

  • c.

    zorgt ervoor dat de taken op het gebied van het informatiebeheer in onderlinge samenhang en conform de procedures voor informatiebeheer worden uitgevoerd;

  • d.

    zorgt ervoor dat de informatie vastgelegd en beheerd wordt conform de kwaliteitseisen die hiervoor gelden in de gemeentelijke organisatie;

  • e.

    stelt een overzicht op van verbetermaatregelen die voortvloeien uit het kwaliteitssysteem en zet de uitvoering ervan planmatig weg in de tijd;

  • f.

    stelt een ordeningsstructuur en metagegevensschema op en houdt deze actueel;

  • g.

    houdt een systematisch overzicht bij van de informatie binnen de organisatie, met een beschrijving van die informatie, de vindplaats, de relatie met de werkprocessen waarop zij betrekking heeft, de onderlinge relatie(s), de status, de bewaartermijn van de informatie en de applicaties waarin de informatie wordt beheerd;

  • h.

    houdt toezicht op de naleving van deze beheersregels en van andere van toepassing zijnde regelgeving;

  • i.

    coördineert activiteiten waarmee de effectiviteit en efficiëntie van het informatiebeheer gediend is en adviseert en informeert hierover;

  • j.

    zorgt voor de uitvoering van specifieke informatiebeheertaken, zoals vernietiging, overbrenging en vervanging;

  • k.

    verstrekt de archiefinspectie gegevens over de wijze waarop aan de zorg wordt vormgegeven en waarop het informatiebeheer wordt uitgevoerd.

Overige o pgave n managers

  • a.

    zijn verantwoordelijk voor het aanleveren van documenten ontvangen of opgemaakt door hun opgaven bij de opgave Informatie;

  • b.

    dragen zorg, na het verstrijken van de bewaartermijn van documenten die opgeslagen zijn in de daarvoor bestemde bedrijfstoepassingen/procesapplicaties, voor het vernietigen van documenten in deze applicaties, conform de wettelijke regels van selectie en vernietiging;

  • c.

    dragen zorg voor tijdige conversie en migratie van de opgeslagen gegevens conform artikel 25 van de Archiefregeling, indien de programmatuur van deze applicaties wordt vervangen;

  • d.

    stellen van conversie of migratie een verklaring op als bedoeld in artikel 25, derde lid, van de Archiefregeling. De verklaring bevat ten minste een specificatie van de digitale archiefbestanden die zijn geconverteerd of gemigreerd. Ze geven aan op welke wijze en met welk resultaat getoetst is of na de conversie of migratie aan de Archiefregeling is of kan worden voldaan;

  • e.

    bij gebruik van externe online informatiesystemen of uitbesteding van aspecten van het archiefbeheer aan privaatrechtelijke of publiekrechtelijke partijen:

  • I.

    sluiten ze overeenkomsten af met deze partijen. In deze overeenkomsten leggen ze het eigenaarschap en de gemeentelijke eindverantwoordelijkheid van deze documenten vast en benoemen de te treffen maatregelen in het kader van faillissement, beslaglegging of in inbeslagname bij betrokken private partijen;

  • II.

    zorgen er voor dat betrokken privaatrechtelijke of publiekrechtelijke partijen zich conformeren aan de bij de gemeente vastgestelde standaarden bij het gebruik van bestandsformaten en metagegevens.

De medewerkers

In hun rol als beheerders van primaire processen creëren en behandelen medewerkers informatie. Van deze informatie:

  • a.

    slaan ze de door hun behandelde, opgemaakte of ontvangen informatie conform de procedures en werkafspraken op in het daarvoor bestemde documentmanagement/ recordmanagement applicatie of de daarvoor bestemde procesapplicaties;

  • b.

    voegen ze metagegevens toe, conform het vastgestelde metadataschema, op documenten opgeslagen in de procesapplicaties zodat deze documenten op eenvoudige wijze kunnen worden teruggevonden, uitgewisseld en overgedragen aan een toekomstige digitale archiefbewaarplaats (e-depot);

  • c.

    leveren ze van documenten waarvan een exemplaar wordt verzonden een authentiek archiefexemplaar aan bij de opgave Informatie (voor zover dit niet geautomatiseerd plaatsvindt door koppeling met het archiefsysteem of directe opslag via het correspondentiesysteem of het zaaksysteem).

Artikel 7. Beheer van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte informatie

  • 1. Informatie wordt beheerd in de vorm waarin zij wordt ontvangen of gecreëerd. Een verandering in die vorm wordt aangemerkt als vervanging.

  • 2. Informatie wordt beheerd in overeenstemming met de wettelijk gestelde eisen en conform de geldende regels en normen op het gebied van:

    • ·

      informatiearchitectuur;

    • ·

      informatiebeveiliging en –geheimhouding;

    • ·

      duurzame opslag, authenticiteit en integriteit van informatie.

  • 3. Om informatie te beveiligen, worden adequate maatregelen getroffen tegen het ongeautoriseerde gebruik, wijzigen, kopiëren, beschikbaar stellen, verwijderen en vernietigen van informatie.

Artikel 8. Strategisch Informatie overleg

  • 1. Er is een Strategisch Informatie Overleg ingesteld (SIO).

  • 2. In het SIO zijn de hiertoe vereiste vakdisciplines vertegenwoordigd.

  • 3. Het SIO komt tenminste 1 maal per jaar bijeen.

  • 4. Het SIO is bevoegd tot het geven van bindende aanwijzingen met betrekking tot:

    • a.

      keuzes in informatiebeleid die de informatiehuishouding kunnen verstoren;

    • b.

      aanpassingen van de bewaartermijnen die zijn voorgeschreven in de gemeentelijke selectielijst en andere waarderingsvraagstukken;

    • c.

      de aanschaf van digitale applicaties waarin langer dan 7 jaar te bewaren informatie wordt gecreëerd en/of beheerd;

    • d.

      de duurzaamheid van digitale informatie;

    • e.

      het uitbesteden van de uitvoering van taken aan externe organisaties waarbij blijvend te bewaren informatie voor de gemeente Rijswijk wordt gecreëerd;

    • f.

      het extern hosten van blijvend te bewaren informatie.

Artikel 9. Kwaliteitssysteem

Als kwaliteitssysteem voor het informatiebeheer wordt het Kwaliteitshandboek Informatiebeheer Rijswijk (KIR) gehanteerd.

Artikel 10. Mededeling aan de archivaris

De archivaris ontvangt van de opgavenmanager Informatie tijdig mededeling van het voornemen tot:

  • ·

    opheffing, samenvoeging of splitsing van een organisatieonderdeel of overdracht van één of meer taken aan een ander organisatieonderdeel, overheidsorgaan of rechtspersoon;

  • ·

    verandering van de plaats van bewaring van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte informatie;

  • ·

    conversie, migratie of emulatie van informatie.

Artikel 11. Positief advies van de archivaris

Bij de uitvoering van de hierna genoemde handelingen met betrekking tot informatie is vooraf positief advies van de archivaris vereist:

  • ·

    ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering van een systeem waarmee en/of waarin informatie beheerd en/of bewaard wordt;

  • ·

    vervanging als bedoeld in artikel 7 van de wet;

  • ·

    vervreemding als bedoeld in artikel 8 van de wet;

  • ·

    bouw, ingebruikname, verbouw, inrichting en of verandering van archiefruimten;

  • ·

    overdracht van informatie van een organisatieonderdeel aan een ander organisatieonderdeel.

Artikel 12. Bewaartermijnen van de informatie

  • 1.

    De bewaartermijn van informatie wordt vastgelegd in overeenstemming met de daarvoor bij of krachtens de wet gegeven voorschriften.

  • 2.

    De opgavenmanager Informatie stelt voordat tot vernietiging van informatie over kan worden gegaan een lijst op van de te vernietigen informatie met inachtneming van de krachtens artikel 5 van de wet vastgestelde selectielijst.

De lijst van te vernietigen informatie dient goedgekeurd te worden door de archivaris. Die goedkeuring geldt als een machtiging tot vernietiging.

Artikel 13. Overbrenging

Indien de opgavemanager Informatie, op grond van artikel 12 van de wet, het voornemen heeft om informatie over te brengen naar de archiefbewaarplaats, voert hij daarover zo spoedig mogelijk overleg met de archivaris.

Artikel 14. Beheervoorschriften voor overgebrachte informatie

Ten aanzien van het beheer van de informatie die is overgebracht naar de archiefbewaarplaats of daar op andere (rechts)titel is opgenomen stelt de archivaris voorschriften op.

Hoofdstuk IV. Slotbepalingen

Artikel 15. Intrekking

Het Besluit Informatiebeheer Rijswijk 2010 wordt ingetrokken.

Artikel 16. Inwerkingtreding

Dit besluit treedt in werking op 14 mei 2017.

Artikel 17. Naamgeving

Dit besluit wordt aangehaald als Besluit Informatiebeheer Rijswijk 2017.

Het college van burgemeester en wethouders,

Rijswijk, 25 april 2017,

de secretaris,

de burgemeester,

drs. M. Middendorp MPC

drs. M.J. Bezuijen