REGLEMENT VAN ORDE VOOR DE VERGADERINGEN EN ANDERE WERKZAAMHEDEN VAN HET COLLEGE VAN BURGEMEESTER EN WETHOUDERS VAN DE GEMEENTE RIJSWIJK (ZUID-HOLLAND) 2017

Artikel 1 Verdeling werkzaamheden en onderlinge vervanging

1. Het college regelt de verdeling van zijn werkzaamheden. Het college van burgemeester en wethouders blijft echter als geheel de verantwoordelijkheid dragen voor de uitgeoefende taken en verleent in beginsel aan de individuele wethouders geen mandaat.

2. Het college regelt de onderlinge vervanging in geval van verhindering of ontstentenis van één der wethouders.

3. Het college regelt de vervanging van de burgemeester in geval van diens verhindering of ontstentenis.

4. Een lid van het college dat verhinderd is zijn werkzaamheden uit te oefenen, geeft daarvan zo spoedig mogelijk kennis aan de burgemeester en secretaris.

Artikel 2 Dag en plaats van de vergaderingen

1. Het college vergadert in de regel eenmaal per week op dinsdag van 09.00 uur tot 13.30 uur met een eventuele voortzetting vanaf 13.30 uur tot 16.00 uur en vervolgens zo vaak als de burgemeester of twee of meer collegeleden het nodig achten.

2. Indien twee of meer collegeleden een extra vergadering nodig achten, verzoeken zij onder opgave van redenen aan de burgemeester deze bijeen te roepen. Indien de burgemeester een extra vergadering nodig acht, deelt hij eveneens de reden mee. De secretaris zorgt na overleg met de burgemeester voor een oproep voor deze vergadering onder vermelding van de te bespreken onderwerpen die zo mogelijk uiterlijk 24 uur van tevoren op een in de gemeente gebruikelijke wijze aan de leden van het college wordt toegezonden.

3. Indien een erkende nationale feestdag of een dag die krachtens een besluit van burgemeester en wethouders voor ambtenaren van de gemeente als een dienstvrije dag aangemerkt wordt en op een dinsdag valt, dan wordt de vergadering die week gehouden op de eerste daaropvolgende werkdag, tenzij anders bepaald.

4. De vergaderingen worden in de regel in het stadhuis gehouden.

Artikel 3 Verhindering

1. Wanneer een lid van het college verhinderd is een vergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen, geeft hij daarvan zo snel mogelijk kennis aan de burgemeester en secretaris.

2. Wanneer de secretaris verhinderd is een vergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen, geeft hij daarvan kennis aan de burgemeester, alsmede aan zijn vervanger.

Artikel 4 Aanlevering van voorstellen en andere stukken

1. Voorstellen en andere stukken die in de vergadering besproken worden, moeten uiterlijk dinsdag 17.00 uur voorafgaande aan de betreffende vergadering bij de secretaris zijn aangeleverd. De secretaris kan een plaatsvervanger aanwijzen.

2. De secretaris draagt er zorg voor dat op de vrijdag voorafgaand aan de vergadering de te behandelen voorstellen en andere stukken inclusief de ontwerpagenda digitaal aan het college van burgemeester en wethouders ter beschikking worden gesteld.

3. Voorstellen en andere stukken die na het in lid 1 genoemde tijdstip worden aangeboden, komen de eerstvolgende vergadering aan de orde.

4. Voorstellen en stukken die niet tijdig ter agendering als bedoeld in artikel 4 lid 1 zijn aangeleverd, maar die vanwege de spoedeisendheid zo snel mogelijk behandeld moeten worden, kunnen onder opgave van reden(en) van urgentie worden aangemeld bij de secretaris. Indien de secretaris daarmee akkoord gaat, kunnen de desbetreffende stukken/voorstellen in de eerstvolgende vergadering worden behandeld. Het college beslist in de vergadering definitief of daarover inderdaad kan worden beraadslaagd en besloten of dat de voorstellen en andere stukken alsnog naar de volgende reguliere vergadering worden verwezen.

Artikel 5 Agenda

1. Voor elke vergadering wordt in de regel minimaal 12 uur van tevoren door de secretaris aan de leden van het college de definitieve agenda voor de vergadering toegezonden.

2. Op de agenda, als bedoeld in lid 1, staan als vaste agendapunten in ieder geval:

a. de (vertrouwelijke) besluitenlijst van de vorige vergadering;

b. de (vertrouwelijke) secretarisaantekeningen;

c. de voorstellen ter beraadslaging en/of besluitvorming;

d. vertrouwelijke en personele aangelegenheden;

e. de rondvraag c.q. informatie-uitwisseling.

3. Onderwerpen voor de vergadering worden digitaal aangeleverd, waarbij op de agenda een onderscheid tussen hamerstukken en bespreekstukken is gemaakt. Elk collegelid heeft de mogelijkheid om een voorstel of stuk dat op de agenda staat ter beraadslaging in de vergadering op te voeren. Dit dient in beginsel uiterlijk op maandag om 16.00 uur voorafgaand aan de vergadering per e-mail aan de burgemeester en secretaris bekend te worden gemaakt. De secretaris draagt diezelfde maandag zorg voor een aangepaste agenda, tenzij anders bepaald.

Artikel 6 De vergadering

1. De vergaderingen van het college van burgemeester en wethouders worden met gesloten deuren gehouden, tenzij het college anders heeft bepaald.

2. Het college kan besluiten een openbare vergadering te houden.

3. De bepalingen van dit reglement zijn voor zover mogelijk van toepassing op een openbare vergadering.

4. De burgemeester maakt zo snel mogelijk dag en plaats van een te houden openbare vergadering en het tijdstip van de opening bekend.

Artikel 7 Deelname derden aan de vergadering

1. Het college kan besluiten een of meer ambtelijk medewerker(s) of derden voor een vergadering uit te nodigen.

2. Op degene(n) die op grond van dit artikel is/zijn toegelaten deel te nemen aan de beraadslaging, zijn de bepalingen van dit reglement van toepassing.

Artikel 8 Vergader- en besluitquorum

In de vergadering van het college kan slechts worden beraadslaagd of besloten, indien ten minste de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is.

Artikel 9 Stemmingen

1. Indien geen van de leden van het college bij het nemen van een besluit stemming vraagt, wordt het voorstel geacht te zijn aangenomen.

2. Indien een lid van het college bij het nemen van een besluit stemming vraagt, wordt mondeling gestemd, tenzij het hierna volgende lid wordt toegepast. Indien de stemmen staken, wordt nogmaals gestemd. Staken de stemmen weer over hetzelfde voorstel, dan beslist de stem van de voorzitter.

3.

a. Indien een lid van het college dat verlangt, wordt bij het nemen van een besluit over een benoeming, voordracht of aanbeveling van personen gestemd bij gesloten en ongetekende briefjes.

b. Indien zo’n stemming betrekking heeft op één persoon en de stemmen staken, beslist het lot.

c. Indien in de overige gevallen bij een eerste stemming die betrekking heeft op personen door niemand de volstrekte meerderheid is verkregen, heeft een tweede stemming plaats tussen de twee personen die bij de eerste stemming de meeste stemmen op zich hebben verenigd. Zijn bij de eerste stemming de meeste stemmen over meer dan twee personen verdeeld, dan wordt bij een tussenstemming uitgemaakt tussen welke twee personen de tweede stemming zal plaatshebben. Indien bij de tussenstemming of bij de tweede stemming de stemmen staken, beslist het lot.

Artikel 10 Besluitvorming en besluitenlijst

1. De secretaris draagt zorg voor het bijhouden van de besluitenlijst van de collegevergadering.

2. Er wordt een openbare en een niet-openbare besluitenlijst van de collegevergadering opgesteld.

3. De besluitenlijsten bevatten ten minste:

a. de namen van de aanwezige en afwezige leden;

b. de naam van de secretaris;

c. de namen van andere personen die hebben deelgenomen aan de vergadering;

d. een formulering van de door het college genomen besluiten. Van deze lijst maken tevens de parafenbesluiten als bedoeld in artikel 11 deel uit.

e. vertrouwelijke voorstellen en andere stukken/besluiten die als vertrouwelijk zijn geclassificeerd of ten aanzien waarvan het college (staande de vergadering) ingevolge artikel 55 Gemeentewet (of artikel 25 Gemeentewet t.b.v. de raad) geheimhouding heeft opgelegd.

4. Stemverhoudingen worden alleen vermeld als een lid van het college daarom heeft verzocht.

5. Indien een lid van het college hiertoe verzoekt, wordt in de besluitenlijst aantekening gemaakt dat hij heeft tegengestemd.

6. De besluitenlijsten worden in de eerstvolgende vergadering vastgesteld en door de secretaris en burgemeester ondertekend.

7. Voor zover de aard en de inhoud van de besluitvorming zich daartegen niet verzet, wordt de openbare besluitenlijst na de vergadering openbaar gemaakt door plaatsing op de website en via de griffie digitaal aan de leden van de raad aangeleverd via het daarvoor bestemde systeem.

Artikel 11 Parafenbesluit

1. Op voordracht van de wethouder die het onderwerp in zijn portefeuille heeft, of diens plaatsvervanger bij verhindering, kan het college in spoedgevallen buiten vergadering besluiten nemen in de vorm van parafenbesluiten. Voor het nemen van een parafenbesluit is instemming vooraf van de secretaris en de burgemeester noodzakelijk.

2. Een parafenbesluit komt tot stand indien elk collegelid kennis heeft kunnen nemen van het voorstel en indien de meerderheid van het college het voorstel voor akkoord geparafeerd heeft.

3. Direct na het plaatsen van de laatste paraaf dateert de secretaris het parafenbesluit.

4. Het parafenbesluit wordt geacht te zijn genomen op de datum van de dagtekening van de secretaris.

5. De secretaris draagt er zorg voor dat elk lid van het college het parafenbesluit digitaal beschikbaar heeft en neemt het parafenbesluit op in de besluitenlijst van de eerstvolgende vergadering, als bedoeld in artikel 10 van dit reglement.

6. Voor de openbaarmaking en kennisgeving van parafenbesluiten is artikel 10, lid 7, van overeenkomstige toepassing.

Artikel 12 Besluiten en handelingen tijdens reces

1. Het college bepaalt wanneer het reces ingaat en op welk moment dit eindigt. Tijdens het reces wordt in beginsel niet vergaderd.

2. Tijdens een reces is de aanwezige (loco)burgemeester gemandateerd namens het college alle spoedeisende besluiten te nemen en andere handelingen te verrichten. Hij plaatst daartoe zijn paraaf op het voorstel.

3. De burgemeester geeft hierbij, conform artikel 171 van de Gemeentewet, het desbetreffende lid of leden van het college de opdracht om de noodzakelijke privaatrechtelijke vertegenwoordigingshandelingen te verrichten om het besluit uit te kunnen voeren.

4. De secretaris draagt zorg voor een overzicht van de genomen besluiten. Dit overzicht wordt na het reces bij de eerstvolgende vergadering van het college ter informatie verstrekt.

Artikel 13 Slotbepaling

In gevallen waarin dit reglement niet voorziet, of ingeval een bepaling voor verschillende uitleg vatbaar blijkt te zijn, beslist de burgemeester.

Artikel 14 Inwerkingtreding

1. Dit reglement is tijdens de vergadering van het college op 12 december 2017 vastgesteld en treedt in werking met ingang van de derde dag na die van de bekendmaking.

2. Op dat moment vervalt het op 15 april 2008 vastgestelde “Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Rijswijk (Zuid-Holland)”.

Artikel 15 Citeertitel

Dit reglement wordt aangehaald als Reglement van Orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Rijswijk (Zuid-Holland) 2017.

Dit reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college is op 13 december 2017 aan de gemeenteraad toegezonden.

Toelichting op het reglement van orde voor de vergaderingen enandere werkzaamheden van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Rijswijk (ZH) 2017

Algemeen

Volgens artikel 52 Gemeentewet stelt het college een reglement van orde (RvO) voor zijn vergaderingen en andere werkzaamheden vast. Onder werkzaamheden wordt volgens de memorie van toelichting bij de Gemeentewet onder meer verstaan de bekendmaking van besluiten. Ook bijvoorbeeld de onderlinge vervanging tussen de wethouders behoort daartoe. De RvO’s van diverse andere gemeenten, veelal gebaseerd op het Modelreglement van orde van de VNG, zijn als basis voor dit RvO gebruikt. De meeste zaken zijn direct afgeleid uit de Gemeentewet; hierin is weinig beleidsvrijheid. In het reglement zijn alle regels die voor de vergaderorde van belang zijn integraal opgenomen. Wel zijn er, om aan te sluiten bij de huidige praktijksituatie, enkele toevoegingen en wijzigingen aangebracht.

Artikel 1 Verdeling werkzaamheden en onderlinge vervanging

In lid 1 van dit artikel wordt een onderwerp geregeld zoals dat aan de orde zal zijn in het

zogenaamde constituerend beraad, de eerste vergadering van het college direct na de raadsvergadering waarin de wethouders zijn benoemd. Wellicht ten overvloede wordt er op gewezen dat het college als geheel de verantwoordelijkheid draagt voor de uitgeoefende taken, dit ondanks de portefeuilleverdeling en het eventueel gebruikmaken van de mogelijkheid die in artikel 168 Gemeentewet geboden wordt (mandaat aan individuele leden van het college).

Naast de verdeling van de werkzaamheden kan de onderlinge vervanging geregeld worden. Lid 2 voorziet in de onderlinge vervanging van wethouders.

Met lid 3 wordt voldaan aan het gestelde in artikel 77 lid 1 Gemeentewet. Ter wille van de nodige flexibiliteit is gekozen voor een algemene formulering.

Lid 4 is een voorwaarde om de vervangingsprocedure in werking te kunnen zetten.

Artikel 2 Dag en plaats van de vergaderingen

Met lid 1 en lid 4 wordt voldaan aan het gestelde in artikel 53 lid 1 Gemeentewet. Ook hier is weer gekozen voor een algemeen flexibele formulering, waardoor de mogelijkheid bestaat in bijzondere gevallen af te wijken.

In lid 1 is in verband met het draagvlak, overeenkomstig het vorige Reglement van Orde, gekozen voor de mogelijkheid dat door twee of meer collegeleden wordt verzocht een extra vergadering te houden in plaats van dat dit door één collegelid wordt verzocht.

Uit het tweede deel van lid 1 en lid 2 volgt dat ook de burgemeester, als voorzitter van het college (zie artikel 34 Gemeentewet), maar ook twee leden van het college ervoor kan/kunnen zorgen dat een extra vergadering wordt gehouden. De formulering van het bepaalde in lid 2 houdt overigens niet in dat de burgemeester de bevoegdheid zou toekomen een extra vergadering tegen te houden. De imperatieve formulering van het lid 1 staat daaraan in de weg. Lid 2 geeft verder de procedure voor een extra vergadering weer.

Artikel 3 Verhindering

Dit artikel is, naast een vastlegging van de procedure, ook van belang om wellicht al voorafgaand aan

de vergadering te kunnen constateren dat het benodigde quorum voor besluitvorming niet gehaald

wordt (artikel 56 Gemeentewet). De voorzitter kan dan volgens artikel 56 Gemeentewet een nieuwe vergadering beleggen.

Artikel 4 Aanlevering van stukken

Dit artikel regelt de wijze waarop de ontwerpagenda wordt opgesteld.

In lid 1 is bepaald dat de secretaris een plaatsvervanger kan aanwijzen. In dit geval is door de secretaris de adjunct-secretaris aangewezen die verantwoordelijk is voor de voorbereiding van de ontwerpagenda. Dit betekent dat de adjunct-secretaris verantwoordelijk is voor (de ontwikkeling van) een correcte en adequate inhoudelijke voorbereiding van het besluitvormingsproces van het college en bevoegd vanuit deze verantwoordelijkheid sturing te geven aan dit proces binnen de organisatie. De secretaris blijft eindverantwoordelijk.

Voordat stukken voor de collegevergadering aangeboden worden, moeten deze eerst met de portefeuillehouder afgestemd zijn. Bedoelde afstemming is verifieerbaar als de besproken stukken door de portefeuillehouder voor akkoord geparafeerd zijn. Het akkoord door de portefeuillehouder kan ook per e-mail gegeven worden. Het college behandelt geen stukken die niet met de portefeuillehouder zijn afgestemd.

Als sprake is van spoedeisende stukken, is in lid 4 uitgewerkt hoe deze voor de betreffende collegevergadering geagendeerd kunnen worden. Waar nodig overlegt de secretaris over de spoedeisendheid met de burgemeester.

Artikel 5 Agenda

De rol van de gemeentesecretaris bij de collegevergaderingen wordt in de artikelen 103 en 104 van de Gemeentewet aangegeven. Nadere uitwerking van de taken van de secretaris vindt enerzijds plaats in dit reglement, anderzijds in het functiewaarderingssysteem HR21.

Lid 3 regelt de wijze waarop de collegeleden een onderwerp ter beraadslaging op kunnen voeren. De overige onderwerpen blijven op de agenda bij de hamerstukken staan. Dit betekent dat het college op de betreffende stukken conform besluit.

In lid 3 is ook aangegeven dat de secretaris uiterlijk maandag ervoor zorgt dat een definitieve agenda aan het college ter beschikking wordt gesteld, tenzij het college daarover andere afspraken heeft gemaakt. Dit geldt bijvoorbeeld als sprake is van een nationale feestdag of een door het college vastgestelde dienstvrije dag. Als daartoe aanleiding is, overlegt de secretaris met de burgemeester over de indeling en/of wijziging van de definitieve agenda.

Met definitieve agenda wordt bedoeld dat de ontwerpagenda, nadat de reactietermijn voor de collegeleden verstreken is, wordt omgezet waarbij de stukken ter beraadslaging aan het begin van de agenda worden geplaatst.

Daarnaast is in lid 3 aangegeven dat de secretaris verantwoordelijk is voor het doen toekomen van de definitieve agenda aan de collegeleden. Hierbij zal de secretaris, al naar gelang de omstandigheden, dienen af te wegen of ten aanzien van de spoedeisende onderwerpen van tevoren gecommuniceerd wordt met de collegeleden of dat dit tijdens de vergadering gebeurt.

Artikel 6 De vergadering

Ingevolge artikel 54 Gemeentewet is de hoofdregel dat de vergadering met gesloten deuren plaatsvindt. Het college kan daar zelf van afwijken (lid 2). Ook voor een openbare vergadering en op hetgeen in de vergadering aan de orde wordt gesteld en/of besloten, zijn de artikelen 55 tot en met 58 van de Gemeentewet van toepassing. Als een vergadering van het college openbaar is, is in lid 4 opgenomen dat de burgemeester dag, plaats en tijdstip daarvan bekend moet maken (conform artikel 53 Gemeentewet).

De secretaris is in de vergadering van het college aanwezig en bij afwezigheid zijn door het college aangewezen plaatsvervanger (artikel 103 t/m 106 Gemeentewet). De secretaris zorgt ervoor dat binnen de aan hem opgedragen taak, de vergadering van het college vlot verloopt.

Het college heeft op 3 februari 2015 de handleiding voor geheimhouding vastgesteld. Met inachtneming van artikel 55 Gemeentewet (of artikel 25 Gemeentewet t.b.v. de raad) kan het college geheimhouding opleggen op grond van een belang benoemd in artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur omtrent het behandelde in een besloten vergadering en omtrent de inhoud van de stukken die aan het college worden overlegd. Bij de oplegging van de geheimhouding wordt zo mogelijk bepaald per wanneer de geheimhouding is opgeheven.

Artikel 7 Deelneming derden aan de vergadering

Het college kan medewerkers en/of derden uitnodigen om, eventueel met behulp van een presentatie, een toelichting op een bepaald onderwerp te geven.

Artikel 7 is gebaseerd op de artikelen 55 eerste lid en 57 Gemeentewet. Deze artikelen geven indirect aan dat het mogelijk is dat naast de collegeleden en de secretaris anderen bij de vergadering aanwezig kunnen zijn. In deze Gemeentewetartikelen staat dat de eventueel opgelegde geheimhouding en de onschendbaarheid geldt voor iedereen die bij de vergadering aanwezig is.

Artikel 8 Vergader- en besluitquorum

Dit artikel ontbrak in het vorige reglement, waardoor hierover regelmatig vragen werden gesteld. Artikel 56 Gemeentewet bevat een regeling met betrekking tot zowel het vergader- als het besluitquorum ten aanzien van de vergaderingen van het college. Hoewel het ingevolge de Memorie van Toelichting bij dit artikel aan het college vrijstaat in het reglement van orde een zwaarder quorumvereiste te stellen, is hiervoor niet gekozen. Het in de wet terzake opgenomen stelsel (de aanwezigheid van minimaal de helft van het aantal zitting hebbende collegeleden) is daarmee onverkort van toepassing.

In artikel 56 Gemeentewet is ook geregeld op welke wijze met het vergader- en besluitquorum moet worden omgegaan als het minimale quorum ontbreekt.

Artikel 9 Stemmingen

Het is mogelijk om hier aansluiting te zoeken bij de bepalingen over stemmingen die in het reglement van orde voor de raad zijn opgenomen. Het is praktisch om regelingen zo veel mogelijk op elkaar af te stemmen. Wel is de regeling voor de raad erg uitgebreid. Hier is gekozen om alleen het meest noodzakelijke te regelen.

De opgenomen regeling komt erop neer dat in principe slechts wordt gestemd indien één van de leden dat wenst. In dat geval wordt mondeling gestemd (ook over personen), tenzij ten aanzien van personen om een schriftelijke stemming wordt verzocht. Over zaken wordt dus of niet of mondeling gestemd.

Lid 2 regelt (conform artikel 59 Gemeentewet) hoe te handelen bij het staken van de stemmen over onderwerpen die zaken betreffen.

Lid 3 regelt op welke wijze schriftelijk over een benoeming, voordracht of aanbeveling van personen gestemd wordt. Als de stemmen staken en het lot moet beslissen, betekent dit in zo’n situatie dat ‘kop of munt’ wordt toegepast.

Artikel 10 Besluitvorming en besluitenlijst

Dit artikel regelt de verslagleggende taak van de secretaris en de wijze waarop de besluitenlijst wordt

vastgesteld. Als op grond van artikel 55 van de Gemeentewet door het college een geheimhoudingsplicht is opgelegd, zal ten aanzien van de beraadslaging en eventuele besluiten over dit onderwerp een aparte besluitenlijst moeten worden gemaakt. Dit zal door de secretaris afzonderlijk moeten worden bewaard totdat de geheimhouding is opgeheven.

Er is een openbare en een niet-openbare besluitenlijst. Uitgangspunt is dat de besluiten van B&W

openbaar zijn. Redenen om een besluit op de niet-openbare besluitenlijst te zetten zijn:

• de stukken zijn op grond van de absolute of relatieve uitzonderingsgronden van de Wet openbaarheid van bestuur niet openbaar;

• de stukken zijn op grond van de Wet bescherming persoonsgegevens niet openbaar;

• openbaarmaking van de stukken is in strijd met het openbaar belang;

• op de stukken rust geheimhouding op grond van artikel 55 Gemeentewet of artikel 25 Gemeentewet t.b.v. de raad. Als artikel 25 Gemeentewet van toepassing is, zal de raad de geheimhouding tijdens zijn eerstvolgende vergadering moeten bekrachtigen.

Op grond van artikel 60 Gemeentewet kan de raad regelen van welke beslissingen van het college de

raad op de hoogte gebracht wil worden. In lid 7 is bepaald op welke wijze de besluitenlijst bekend

gemaakt wordt. Daarbij moet worden opgemerkt dat besluiten rechtskracht hebben zodra zij door het college zijn genomen. Dit doet niets af aan het feit dat de besluitenlijst nog moet worden vastgesteld. Het is wel mogelijk dat bij de vaststelling van de besluitenlijst blijkt dat een agendapunt ten onrechte als besluit is benoemd. In dat geval worden eventueel al genomen uitvoeringshande-lingen gestaakt c.q. teruggedraaid en zal het betreffende besluit moeten worden ingetrokken.

Artikel 11 Parafenbesluit

In het Reglement van Orde uit 2008 was onder artikel 7 opgenomen dat de voor akkoord geparafeerde stukken aan de besluitenlijst werden toegevoegd. De huidige praktijk is dat in Rijswijk de administratieve besluitvormingsprocedure gehanteerd wordt. Feitelijk is dat een parafenbesluit. Deze werkwijze was tot nu toe niet in voldoende mate in het reglement uitgewerkt. Een parafenbesluit is een concept-besluit dat door de leden van het college van (digitale) parafen wordt voorzien, waarna dit door het college als een definitief meerderheidsbesluit wordt beschouwd.

Als hiervan gebruik gemaakt wordt, is de uitspraak van de Raad van State van 16 juli 2003 van belang

(LJN-nr. AH9850, zaaknr. 200200757/1). In deze uitspraak is bepaald dat doordat met een parafenbesluit in materiële zin besluitvorming buiten de collegevergadering plaatsvindt, deze wijze van besluitvorming bekend gemaakt dient te zijn. Dat kan op grond van het reglement of op grond van een bekendgemaakte vaste praktijk. Daarbij moet bepaald zijn dat in een vergadering van het college de mogelijkheid bestaat tot beraadslaging en besluitvorming over het te nemen (parafen)besluit en moet tevens duidelijk zijn wanneer het besluit genomen is.

Om een discussie over een eventueel onbevoegd genomen parafenbesluit uit te sluiten, is artikel 11 aan het reglement toegevoegd. Als sprake is van een spoedgeval (lid 1) dan zal het betreffende voorstel als eerste door de gemeentesecretaris geparafeerd moeten worden. Dit maakt de weg vrij om de bijbehorende procedure in werking te zetten. In lid 2 is bepaald wanneer een concept-besluit is aan te merken als een parafenbesluit. Daarbij is ervoor gekozen dat een meerderheid van het college (de helft + 1) geparafeerd moet hebben omdat over het voorstel geen beraadslaging plaatsvindt. In lid 4 wordt expliciet geregeld wanneer een parafenbesluit genomen is.

Artikel 12 Besluiten en handelingen tijdens reces

Artikel 168 van de Gemeentewet biedt de mogelijkheid dat het college een of meer leden kan machtigen tot uitoefening van een of meer van zijn bevoegdheden. Deze machtiging wordt uit naam en onder verantwoordelijkheid van het college uitgeoefend. Het college kan daarbij aanwijzingen geven. Tot nu toe werd alleen van een parafenbesluit gebruik gemaakt, maar dat bood geen uitkomst voor spoedeisende zaken. Bij spoedeisende zaken kan gedacht worden aan een zich plotseling voordoende situatie in de stad die moet worden opgelost en/of waarover de raad terstond moet worden geïnformeerd of een financieel belang dat geen uitstel vergt.

In lid 1 is opgenomen dat het college de mogelijkheid heeft te bepalen dat gedurende een langere aaneengesloten periode geen reguliere vergaderingen gehouden worden. Daarbij is het van belang dat het college bepaalt hoe lang die periode duurt.

In lid 2 is opgenomen dat in de recesperiode de aanwezige (loco)burgemeester dit mandaat krijgt. Mocht hij van oordeel zijn dat er een zwaarwegend bestuurlijk belang met het besluit is gemoeid, dan ligt het voor de hand dat hij tenminste twee andere collegeleden mee laat paraferen. Ook hier gelden weer de eisen van het parafenbesluit van artikel 11; een duidelijke datum van totstandkoming en bekendmaking.

In lid 3 verleent de burgemeester aan één of meer leden van het college een mandaat dat gebruikt kan worden voor spoedeisende besluiten en handelingen tijdens recesperioden. Met name de zomervakantie kan een zodanig lange periode zijn dat aan een dergelijke bevoegdheid behoefte bestaat.

Lid 4 regelt dat aan het eind van het reces bij de eerste collegevergadering een overzicht van de genomen besluiten ter informatie als bijlage bij de besluitenlijst van het college moet worden gevoegd.

Artikel 13 Slotbepaling

Dit artikel heeft geen verdere uitleg nodig.

Artikel 14 Inwerkingtreding

Dit artikel heeft geen verdere uitleg nodig.

Artikel 15 Citeertitel

Dit artikel heeft geen verdere uitleg nodig.