Besluit van de gemeenteraad van de gemeente Roerdalen houdende het reglement van orde voor de raadsadviescommissie Reglement van orde raadsadviescommissie 2018

Ondertekening

Toelichting

Hoofdstuk 1. Begripsbepalingen

Artikel 1. Begripsomschrijvingen

Om te voorkomen dat de omschrijving van terugkerende begrippen in dit reglement moet worden herhaald, is in deze bepaling een aantal begrippen eenmalig gedefinieerd.

Hoofdstuk 2. Instelling, taken en samenstelling

Artikel 2. Instelling raadscommissie

In dit artikel wordt melding gemaakt van de instelling van de raadscommissie die belast is met de voorbereiding van de besluitvorming in de gemeenteraad.

Artikel 3. Taken

De taken van de raadscommissie zijn vastgelegd in artikel 82, eerste lid, van de Gemeentewet. De raadscommissie bereidt de besluitvorming van de raad voor en overlegt met het college of de burgemeester. De taak om de besluitvorming van de raad voor te bereiden komt tot uitdrukking in de taak advies uit te brengen over een voorstel of onderwerp. De raadscommissie kan ook uit eigener beweging advies aan de raad uitbrengen, ook dit advies kan aanleiding zijn voor besluitvorming in de raad. De taken van de raadscommissie zijn in essentie dezelfde als die van de raad, die van kaderstellend, controlerend en volksvertegenwoordigend orgaan.

De raadscommissie bepaalt evenals de raad zijn eigen agenda. Dit betekent dat niet het college maar (de voorzitter van) de raadscommissie bepaalt of een voorstel aan de raadscommissie wordt voorgelegd alvorens het in de raad wordt besproken. Hierover kan uiteraard overleg plaatsvinden in het presidium (o.a. bestaande uit de fractievoorzitters).

Bij de planning van de commissievergaderingen wordt, zulks mede afhankelijk van de aard en omvang van de te behandelen onderwerpen, rekening zal worden gehouden met een thematische samenstelling.

Artikel 4. Samenstelling

Artikel 82, derde lid, van de Gemeentewet bepaalt dat de raad moet zorgen voor een evenwichtige vertegenwoordiging van de in de raad vertegenwoordigde politieke groeperingen. Er is gekozen om per raadsfractie maximaal 2 leden zitting te laten nemen in vergaderingen van de raadscommissie. Dat kunnen twee raadsleden zijn, een raadslid en een commissielid (niet zijnde raadslid), of twee commissieleden (niet zijnde raadsleden). Per agendapunt mogen fracties de leden die zitting nemen in de vergadering wisselen. Dit betekent dat, voorafgaand aan de beraadslaging, één of twee leden kunnen worden gewisseld.

Een raadslid kan uit oogpunt van zijn raadslidmaatschap worden ingezet als lid van de raadscommissie. Dat wil zeggen voor zover hij niet optreedt als voorzitter (of plaatsvervangend voorzitter) van de raadscommissie.

Het presidium benoemt daarnaast op voordracht van de raadsfracties personen, niet zijnde raadsleden, als lid van de raadscommissie. Het staat fracties vrij om maximaal 6 niet-raadsleden voor benoeming als lid van de raadscommissie aan het raadspresidium voor te dragen. Dat betekent dat de raadsfracties de mogelijkheid hebben om een “pool” te vormen van potentiële commissieleden die de fractie kunnen vertegenwoordigen bij vergaderingen van de raadscommissie. Dit biedt fracties de nodige flexibiliteit.

Op grond van het tweede lid moeten leden, evenals raadsleden, tevens voldoen aan hetgeen is bepaald in de artikelen 10, 11, 12 en 13 van de Gemeentewet. Dit betekent onder andere dat zij achttien jaar moeten zijn, over een geldige verblijfstitel moeten beschikken, hun nevenfuncties openbaar moeten maken en geen functie als bedoeld in artikel 13 van de Gemeentewet mogen vervullen.

Artikel 5. Voorzitter

Artikel 82, vierde lid, van de Gemeentewet schrijft voor dat de voorzitter van een raadscommissie raadslid moet zijn. Om die reden bepaalt artikel 5, eerste lid, dat de raad de voorzitter “uit zijn midden” benoemt. Om praktische redenen en om redenen van continuïteit is het zaak enkele plaatsvervangende voorzitters te benoemen. Deze plaatsvervangende voorzitters worden eveneens door de raad “uit hun midden” benoemd. Omtrent de invulling van het voorzitterschap tijdens de commissievergaderingen kunnen functionele afspraken worden gemaakt tussen de door de raad benoemde voorzitter en plaatsvervangend voorzitters.

Op basis van het tweede lid, zijn de voorzitter en zijn plaatsvervangers geen lid van de raadscommissie. Hiervoor is bewust gekozen omdat de voorzitter zich op deze wijze kan concentreren op zijn taak als (technisch) voorzitter en zijn tijd en energie kan richten op een goed verloop van de vergadering. Hij hoeft zich niet te bekommeren om de inbreng van zijn fractie in de raadscommissie.

Voor alle duidelijkheid wordt opgemerkt dat de door de raad benoemde voorzitter evenals zijn plaatsvervangers buiten beschouwing blijven bij de bepaling van de personele samenstelling van de commissie ex artikel 4 van dit reglement.

Artikel 6. Zittingsduur en vacatures

De zittingsperiode van de leden, de voorzitter en plaatsvervangend voorzitters is even lang als de zittingsperiode van de raadsleden, in principe dus vier jaar. De benoeming eindigt derhalve van rechtswege. Op grond van het tweede lid eindigt het lidmaatschap van de raadscommissie eveneens van rechtswege indien een lid niet meer voldoet aan de in artikel 4, derde lid, gestelde eisen en indien een lid is benoemd op voordracht van een fractie die blijkens een schriftelijke verklaring aan de voorzitter van de raad niet meer vertegenwoordigd is in de raad (lid 7).

Het presidium kan een lid van de raadscommissie, niet zijnde raadslid, op voorstel van de fractie die het lid heeft voorgedragen, ontslaan. Deze situatie kan zich voordoen in geval van een splitsing van een fractie. De ontstane nieuwe fractie heeft dan overigens op grond van artikel 4, tweede lid, recht op eigen leden.

De raad kan de voorzitter en plaatsvervangend voorzitter van een raadscommissie ontslaan, bijvoorbeeld indien deze niet meer het vertrouwen van de meerderheid van de raad bezit. Het vijfde en zesde lid voorzien in de situatie van tussentijdse vacature, hetzij door ontslag hetzij door overlijden.

Artikel 7. Griffie

De raadscommissie wordt ondersteund door een medewerker van de griffie. Een medewerker van de griffie is altijd bij de vergaderingen van de raadscommissie aanwezig, de zgn. commissiegriffier (in principe de griffier of raadsadviseur). In principe neemt hij geen deel aan de beraadslagingen, zij het dat de raadscommissie op grond van artikel 23 van dit reglement altijd de mogelijkheid heeft om anderen aan de beraadslagingen deel te laten nemen.

Hoofdstuk 3. Aanwezigheid college, burgemeester, wethouders en secretaris

Artikel 8. College, burgemeester, wethouders en secretaris

De burgemeester en de wethouders hebben, hoewel zij geen lid zijn van de raadscommissie (artikel 82, tweede lid), toegang tot de vergadering van de raadscommissie en kunnen deelnemen aan de beraadslagingen.

Daar hun aanwezigheid niet vanzelfsprekend is, kan de voorzitter de burgemeester, wethouders alsmede de gemeentesecretaris uitnodigen om bij de vergadering van de raadscommissie aanwezig te zijn en aan de beraadslagingen deel te nemen.

Hoofdstuk 4: Vergaderingen

Paragraaf 1. Tijdstip van vergaderen en voorbereidingen

Artikel 9. Tijdstip van vergaderen

In dit artikel is in lid 1 het tijdstip en de plaats van vergadering opgenomen. De raadscommissie vergadert verder als de voorzitter het nodig oordeelt of indien ten minste twee fracties hierom vragen. Indien de raadscommissie een hoorzitting wil houden, kan de voorzitter gebruik maken van het derde lid. Bepaald is dat de voorzitter hierover overleg voert met de griffie.

Over de openbaarheid van de vergaderingen bevat dit reglement geen bepaling, aangezien artikel 82, vijfde lid van de Gemeentewet, hierin voorziet. In deze bepaling wordt artikel 23 van de Gemeentewet van overeenkomstige toepassing verklaard op vergaderingen van de raadscommissie. Dit betekent dat de vergaderingen van de raadscommissie in de regel in het openbaar plaatsvinden.

Op verzoek van een vijfde van het aantal leden van de raadscommissie of de voorzitter kan de raadscommissie beslissen om achter gesloten deuren te vergaderen. Van een besloten vergadering wordt een afzonderlijk verslag opgemaakt, dat niet openbaar is tenzij de raadscommissie anders beslist.

Artikel 10. Oproep

De leden van de raadscommissie ontvangen digitaal een oproep inclusief de agenda en vergaderstukken van een vergadering ten minste 19 dagen voor die vergadering. Indien in spoedeisende gevallen een aanvullende agenda wordt vastgesteld bedraagt deze termijn minimaal 48 uur voor een vergadering. De stukken ten aanzien waarvan geheimhouding is opgelegd worden niet toegezonden, maar kunnen bij de griffie worden ingezien (artikel 12, lid 3). De politieke fracties ontvangen voor de commissieleden, niet zijnde raadsleden, 2 vergadersets van de commissievergadering op papier, terwijl raadsleden, voor zover niet wordt deelgenomen aan papierloos vergaderen, persoonlijk een papieren vergaderset ontvangen.

Artikel 11. De agenda

Voordat de oproep wordt verzonden, stelt de voorzitter in overleg met een medewerker van de griffie de voorlopige agenda van de vergadering vast. Uiteindelijk bepaalt een raadscommissie echter haar eigen agenda. De agenderende rol van de raadscommissie komt tot uitdrukking in het derde, vierde en vijfde lid. Dit betekent onder andere dat een raadscommissie kan bepalen dat een onderwerp of voorstel onvoldoende voorbereid is en voor inlichtingen of advies aan het college wordt gezonden. De raadscommissie bepaalt vervolgens in welke vergadering het onderwerp of voorstel opnieuw geagendeerd wordt en niet het college. Uiteraard zal hierover wel overleg gevoerd moeten worden met het college of de secretaris.

Artikel 12. Ter inzage leggen van stukken

Naast de voorlopige agenda en de daarbij behorende stukken, worden stukken die ter toelichting van de onderwerpen of voorstellen op de agenda staan, op een vaste plaats voor een ieder ter inzage gelegd. In de openbare kennisgeving wordt vermeld waar de stukken liggen. Originele stukken moeten uiteraard bij de gemeente blijven berusten. Elektronisch beschikbare stukken worden doorgaans op de website van de gemeente geplaatst.

Stukken ten aanzien waarvan geheimhouding wordt opgelegd kunnen worden ingezien bij de griffie.

Artikel 13. Openbare kennisgeving

Op grond van artikel 82, vijfde lid, van de Gemeentewet moet de voorzitter van de raadscommissie tegelijkertijd met de schriftelijke oproep de dag, het tijdstip en de plaats van de vergadering ter openbare kennis brengen. De voorlopige agenda en de daarbij behorende stukken worden tegelijkertijd met de schriftelijke oproep en op een bij openbare kennisgeving aan te geven plaats ter inzage gelegd. Deze bepaling geeft hier een regeling voor.

Lid 2 voorziet erin dat de kennisgeving uitsluitend langs elektronische weg plaats mag vinden in spoedeisende gevallen waarin de reguliere wijze van openbare kennisgeving niet volstaat.

Paragraaf 2. Orde der vergadering

Artikel 14. Presentielijst

De presentielijst en de ondertekening door de voorzitter en een medewerker van de griffie zijn bedoeld om formeel vast te stellen dat het vergaderquorum aanwezig is. Daarnaast is de presentielijst van belang om de vergoedingen voor de leden van een raadscommissie te kunnen vaststellen.

Artikel 15. Opening vergadering: quorum

Artikel 20 van de Gemeentewet regelt het vergaderquorum van de raad. Voor de raadscommissie ontbreekt een dergelijke bepaling in de Gemeentewet. Artikel 15 voorziet hierin. Indien meer dan de helft van het maximaal aantal zitting hebbende leden (= aantal raadsfracties x 2 commissie-leden, gedeeld door 2, + 1) aanwezig is en de presentielijst heeft getekend, kan worden vergaderd. Het derde lid voorziet in een regeling voor een nieuwe vergadering indien het quorum niet aanwezig is, anders zou de afwezigheid van leden van de raadscommissie de voortgang van werkzaamheden kunnen belemmeren. Uiteraard staat op het moment dat de voorzitter bepaalt op welke datum en tijdstip, nog niet vast op welk moment de schriftelijke oproep uitgaat. Indien er een tijdsbestek van enkele dagen tussen de twee vergaderingen zit, mag er vanuit worden gegaan dat het mogelijk is om 24 uur van tevoren een schriftelijke oproep te versturen. Overigens ligt het in de rede dat de voorzitter overlegt met de raadscommissie over de datum van een nieuwe vergadering.

Artikel 16. Spreekrecht burgers

Spreekrecht van burgers kan bijdragen aan het vergroten van de betrokkenheid van de burgers bij het lokaal bestuur, één van doelstellingen van de vernieuwing van het lokaal bestuur. Deze bepaling biedt de grondslag voor dit spreekrecht. Het spreekrecht is beperkt gehouden tot geagendeerde onderwerpen, omdat burgers op die manier een doeltreffende bijdrage kunnen leveren aan de beraadslagingen van een raadscommissie. Doordat het spreekrecht betrekking heeft op geagendeerde onderwerpen, kan een burger alleen inspreken over onderwerpen die de raadscommissie aangaan. Indien er geen directe relatie is met het agendapunt kan de burger het spreekrecht ontnomen worden. In het tweede lid zijn twee onderwerpen opgenomen, waar het spreekrecht niet voor geldt. Benoemingen, keuzen, voordrachten en aanbevelingen van personen zijn uitgesloten van het spreekrecht van burgers. Omdat inspraak over de benoemingen, keuzen, voordrachten of aanbevelingen van personen – de belangen van – kandidaten al dan niet in de uitoefening van hun ambt of functie kan schaden, kunnen burgers hierover geen uitlatingen doen. Verder kunnen burgers zich ook niet uitlaten over onderwerpen, waar zij op grond van artikel 9:1 Algemene wet bestuursrecht een klacht over kunnen indienen. Deze procedure gaat voor het spreekrecht van burgers. Burgers die gebruik willen maken van het spreekrecht dienen zich ten minste 24 uur vóór de vergadering te melden bij de griffie. Dit zal worden vermeld bij de publicatie van de commissie-agenda in een huis-aan-huisblad en op de Website. Verder is gekozen voor een ruime vorm van spreekrecht. Burgers krijgen de gelegenheid in twee termijnen het woord te voeren zodat er daadwerkelijk gelegenheid is tot gedachtewisseling met de commissieleden.

Artikel 17. Verslaglegging

De commissievergaderingen worden in de vorm van een besluitenlijst vastgelegd. Dit wordt zo mogelijk tegelijk met de schriftelijk oproep verstuurd aan de leden en overige personen die het woord gevoerd hebben. De voorzitter, de leden, de burgemeester en de wethouders hebben het recht een voorstel tot wijziging te doen. Een voorstel tot wijziging kan bij de griffie worden ingediend. Het recht om aanpassing voor te stellen komt ook toe aan de voorzitter, een lid of wethouder dat c.q. die bij de desbetreffende vergadering niet aanwezig was. Het is aan de raadscommissie om te beslissen of een voorgestelde wijziging of aanvulling geaccepteerd wordt, aangezien de raadscommissie de besluitenlijst vaststelt. Een afwijzing van een dergelijk voorstel is niet vatbaar voor beroep (aldus de Afdeling Rechtspraak van de Raad van State). Na vaststelling van de besluitenlijst wordt deze ondertekend door de voorzitter en een medewerker van de griffie (commissiegriffier). De combinatie van de besluitenlijst en de geluidsopname maakt deel uit van de verslaglegging van de vergaderingen.

Artikel 18. Aantal spreektermijnen

Het stellen van vragen dient ook als een spreektermijn beschouwd te worden. Een spreektermijn wordt door de voorzitter afgesloten. Dit hoeft overigens niets te veranderen aan de praktijk dat een portefeuillehouder antwoordt na de inbreng van de commissieleden in de eerste en tweede termijn. Indien de commissie van mening is, dat na de tweede termijn verdere beraadslaging nodig is, kan zij daartoe uitdrukkelijk besluiten.

Artikel 19. Spreektijd

Dit artikel strekt ertoe te benadrukken dat een raadscommissie op eigen initiatief regels kan stellen over de spreektijd van de leden. Hetzelfde geldt voor de spreektijd van overige sprekers. De voorzitter hoeft dit niet voor te stellen. De voorzitter kan in het kader van zijn taak om de orde tijdens de vergadering te handhaven wel voorstellen de spreektijd te beperken.

Artikel 20. Voorstellen van orde

Ieder lid heeft te allen tijde het recht een voorstel van orde te doen. De beslissing of er inderdaad sprake is van een voorstel van orde is aan de betreffende raadscommissie. Over een voorstel van orde wordt direct, zonder beraadslaging, besloten door een raadscommissie. Bij het staken van de stemmen is het voorstel niet aangenomen (artikel 32, vierde lid van de Gemeentewet is hierop niet van toepassing). Een voorstel van orde betreft bijvoorbeeld het schorsen van de vergadering voor een (overleg)pauze.

Artikel 21. Handhaving orde; schorsing

Het eerste lid verzekert dat leden van een raadscommissie vrijelijk kunnen spreken. Wel zijn interrupties uiteraard toegestaan voor zover de voorzitter bij een overvloed aan interrupties of in het belang van de voortgang van de beraadslagingen niet bepaalt dat een spreker zijn betoog zonder verdere interrupties afrondt.

Om te bevorderen dat leden van de raadscommissie zich niet belemmerd voelen om hun mening te uiten bepaalt artikel 82, vijfde lid, van de Gemeentewet bovendien dat artikel 22 van overeenkomstige toepassing is op leden van raadscommissies. Hierdoor zijn leden van de raadscommissie niet in rechte te vervolgen, aan te spreken of verplicht getuigenis af te leggen over hetgeen zij in de vergadering zeggen of schriftelijk overleggen. Dit geldt voor zowel raadsleden als niet-raadsleden. Op basis van het tweede lid kunnen alle sprekers in bepaalde gevallen door de voorzitter tot de orde worden geroepen en kan hen zo nodig over het aanhangige onderwerp het woord ontzegd worden. Ook kan de voorzitter de vergadering schorsen en bij herhaling van de verstoring van de orde, kan hij de vergadering sluiten. In het uiterste geval kan hij een lid het verdere verblijf ontzeggen en hem uit de vergadering doen verwijderen. Indien een lid blijft volharden in zijn gedrag kan hem de toegang tot de vergadering voor ten hoogste drie maanden worden ontzegd. Het vierde lid sluit aan bij artikel 26, derde lid, van de Gemeentewet, dat een dergelijke regeling geeft ten aanzien van raadsleden. Onder interruptie is overigens niet te verstaan het geven van tekenen van goed- of afkeuring; deze uitingen worden beschouwd als verstoringen van de orde. Voor wat betreft de handhaving van de orde op de publieke tribune wordt verwezen naar artikel 28 van dit reglement.

Artikel 22. Beraadslaging

Om de duur van vergaderingen te beperken wordt over een voorstel dat in onderdelen of artikelen is verdeeld in principe in zijn geheel beraadslaagd. In het eerste lid is een uitzonderingsmogelijkheid opgenomen. Zowel de voorzitter als de leden hebben het recht om voor te stellen een voorstel gesplitst te behandelen. Indien de schorsing als bedoeld in het tweede lid aan het einde van de tweede termijn plaatsvindt, zijn er vervolgens twee mogelijkheden: er wordt direct tot stemming overgegaan of aan de beraadslagingen wordt een derde termijn toegevoegd (zie artikel 18, lid 1).

Artikel 23. Deelneming aan de beraadslaging door anderen

Deze bepaling is noodzakelijk in verband met het in artikel 22 Gemeentewet geregelde verschoningsrecht, dat in artikel 82, vijfde lid, van de Gemeentewet van overeenkomstige toepassing wordt verklaard op leden van raadscommissies en andere personen die aan de beraadslagingen deelnemen. Het gaat in deze bepaling om anderen dan de leden, de voorzitter, de burgemeester, de wethouders en de secretaris. Deze hebben op grond van artikel 8 van dit reglement reeds het recht om aan de beraadslagingen deel te nemen. Uiteraard hebben deze andere sprekers niet dezelfde rechten als de leden. Een andere spreker heeft onder meer geen recht om een voorstel te doen tot wijziging van het verslag, een voorstel over de spreektijd of over de orde van de vergadering. Het gaat in dit artikel om de ambtenaar of de burger in zijn hoedanigheid van materiedeskundige, dan wel om een vertegenwoordiger van een maatschappelijke organisatie of instelling. In deze bepaling wordt overigens niet de burger bedoeld die opkomt voor zijn individueel belang.

Artikel 24. Advies

De voorzitter kan de beraadslaging sluiten, als hij vaststelt dat een onderwerp voldoende is toegelicht, tenzij een raadscommissie anders beslist. Een raadscommissie neemt geen beslissingen, maar bereidt de besluitvorming in de raad voor en overlegt met het college en de burgemeester. Wel kan een raadscommissie gevraagd en ongevraagd advies uitbrengen aan de raad. De leden beslissen over het advies. Ten behoeve van het debat in de raad en om recht te doen aan de mening van alle fracties, inclusief minderheidsstandpunten, worden de standpunten van alle fracties opgenomen tenzij er sprake is van een unaniem advies. Het ligt voor de hand dat indien een lid het niet eens is met het fractiestandpunt, hier afzonderlijk melding van wordt gemaakt in het advies aan de raad.

Hoofdstuk 5. Besloten vergadering

Artikel 25. Algemeen

Bij bepalingen die van overeenkomstige toepassing zijn kan onder meer gedacht worden aan de bepalingen omtrent het tijdig verzenden van stukken, het vergaderquorum en voorstellen van orde. De bepalingen van dit reglement zijn echter niet van toepassing, voorzover de toepassing van die bepalingen strijdig is met het besloten karakter van de vergadering. Zo zullen er bijvoorbeeld geen beeld- en geluidsregistraties voor openbaar gebruik gemaakt kunnen worden. Ten aanzien van de stukken die betrekking hebben op een besloten vergadering en het behandelde zal een raadscommissie moeten besluiten of geheimhouding als bedoeld in artikel 86 van de Gemeentewet wordt opgelegd dan wel opgeheven.

Artikel 26. Verslaglegging

Op grond van artikel 82, vijfde lid, van de Gemeentewet is artikel 23 van overeenkomstige toepassing. Het vierde lid van artikel 23 van de Gemeentewet schrijft voor dat van een besloten vergadering een afzonderlijk besluitenlijst wordt opgemaakt, dat niet openbaar wordt gemaakt tenzij de raad en in casu dus een raadscommissie anders beslist. In aanvulling hierop bepaalt dit artikel dat de besluitenlijst van een besloten vergadering ter inzage ligt bij de griffie(r). De raadscommissie beslist over het openbaar maken van de besluitenlijst.

Artikel 27. Opheffing geheimhouding

Zoals uit de toelichting op artikel 28 blijkt kan de raad de geheimhouding die een raadscommissie aan de raad oplegt, opheffen. In deze bepaling is een overlegverplichting opgenomen waardoor recht wordt gedaan aan het principe van hoor en wederhoor.

Hoofdstuk 6. Toehoorders en pers

Artikel 28. Toehoorders en pers

Artikel 26, eerste en tweede lid, van de Gemeentewet regelen dat de voorzitter van de raad toehoorders die de orde verstoren, kan doen vertrekken en bij volharding in hun gedrag de toezegging kan ontzeggen. Voor raadscommissies ontbreekt een dergelijke bepaling in de Gemeentewet. Derhalve wordt dit geregeld in het derde lid van artikel 28.

Artikel 29. Geluid- en beeldregistraties

Aangezien de vergaderingen van een raadscommissie in principe openbaar zijn, kunnen radio- en tv-stations geluid- en beeldregistraties maken. Dit is uiteraard niet het geval als het een besloten vergadering betreft.

Hoofdstuk 7. Slotbepalingen

Artikel 30. Uitleg reglement

Dit artikel behoeft geen toelichting.

Artikel 31. Citeertitel

Dit artikel behoeft geen toelichting.

Artikel 32. Slotbepaling

Dit artikel behoeft geen toelichting.