Verordening van de raad van de gemeente Roerdalen houdende regels Financiële verordening 2018

Artikel 1 Begripsbepaling

In deze verordening wordt verstaan onder:

administratie: het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, functioneren en beheersen van de gemeentelijke organisatie en de verantwoording die daarover moet worden afgelegd.

Investering: uitgaven voor de aanschaf van goederen en werken die gedurende een langere periode worden gebruikt en waarvan de gemeente eigenaar is of in het kader van de publieke taak gelden beschikbaar stelt aan derden.

Publieke taak: taak die het bestuursorgaan uitvoert voor de behartiging van het algemeen belang. De gemeente rekent iets pas tot haar publieke taak wanneer het bedrijfsleven niet of tegen bijzonder hoge kosten in een voorziening voorziet, waardoor deze niet of voor velen niet bereikbaar is.

Reserves: eigen vermogen van de gemeente gevormd door bestemming van het resultaat of afgezonderd voor specifieke bestemming.

Vaste activa: goederen in bezit van de gemeente waarvan het nut zich over meerdere jaren uitspreidt en waarvan de oorspronkelijke uitgaven hoger zijn geweest dan € 10.000.

Voorzieningen: vermogen dat is afgezonderd voor lasten die zeker optreden, maar waarvan de omvang en tijdstip niet exact te bepalen zijn. Voorzieningen mogen niet groter of kleiner zijn dan de verplichtingen of risico’s waarvoor ze zijn ingesteld. Voorzieningen worden aangemerkt als vreemd vermogen.

Treasuryfunctie: houdt zicht bezig met het beheren en optimalieren van de financiële geldstromen, de financiële posities en de hieraan verbonden risico’s.

Investeringskrediet: eenmalig door raad beschikbaar gesteld krediet voor het doen van investeringen.

Artikel 2 Kadernota

Het college biedt aan de raad jaarlijks een kadernota aan met een voorstel voor het beleid en de financiële kaders van de begroting voor het volgende begrotingsjaar en de meerjarenraming.

Het college legt eventuele wijzigingen in de programma-indeling of de paragrafen in de kadernota aan de raad voor.

Bij de kadernota wordt bepaald of de ingestelde reserves en voorzieningen nog actueel zijn.

Artikel 3 Inrichting begroting en jaarstukken

Bij de begroting en de jaarstukken worden onder elk van de programma’s de lasten en baten per productgroep weergegeven.

Bij de uiteenzetting van de financiële positie in de begroting wordt van de nieuwe investeringen per investering het benodigde investeringskrediet weergegeven en wordt van de lopende investeringen het geautoriseerde investeringskrediet en de raming van de uitputting van het investeringskrediet in het lopende boekjaar weergegeven.

Bij de uiteenzetting van de financiële positie in begroting wordt in aanvulling op het bepaalde in artikel 20 en artikel 21 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten inzicht gegeven in de ontwikkeling van de schuldpositie.

In de jaarrekening wordt van de investeringen en meerjarige projecten de uitputting van de geautoriseerde investeringskredieten en de actuele raming van de totale uitgaven en inkomsten weergegeven.

Artikel 4 Autorisatie begroting en investeringskredieten

De raad autoriseert met het vaststellen van de begroting de baten en de lasten per programma.

Bij de begrotingsbehandeling geeft de raad aan van welke nieuwe investeringen hij op een later tijdstip een apart voorstel voor autorisatie van het investeringskrediet wil ontvangen. De overige nieuwe investeringen worden bij de begrotingsbehandeling met het vaststellen van de financiële positie geautoriseerd.

Het college draagt er zorg voor dat:

De netto-lasten (na aftrek van gerealiseerde inkomsten) van de programma’s zoals geautoriseerd door de raad niet worden overschreven.

Bij verschuivingen van budgetten binnen een programma, de realisatie van de afgesproken doelen niet in het geding komen.

Het college informeert de raad als ze verwacht, dat:

de geautoriseerde lasten van een programma dreigen te worden overschreden.

de geautoriseerde baten van een programma dreigen te worden onderschreden.

de geautoriseerde investeringsuitgaven van een investeringskrediet dreigen te worden overschreden.

Deze informatieverstrekking vindt plaats bij afwijkingen die groter zijn € 100.000.

De informatie geeft aan wat de mogelijke effecten zijn op de afgesproken doelstellingen en hoe de wijzigingen in het budget worden opgevangen of effect hebben op het begrotingssaldo.

In de eerste volgende raadsvergadering wordt voor deze bijstellingen een raadsvoorstel met begrotingswijziging voorgelegd.

Artikel 5 Halfjaarrapportage

Het college informeert de raad door middel van de halfjaarrapportage over de realisatie van de begroting van de gemeente over de eerste 6 maanden van het lopende boekjaar.

De halfjaarrapportage bevat minimaal een:

a. uiteenzetting over de uitvoering en het bijstellen van het beleid.

b. een overzicht met de bijgestelde ramingen alsmede de realisatie.

In de halfjaarrapportage worden afwijkingen op de oorspronkelijke ramingen van de baten en lasten van productgroepen en investeringskredieten in de begroting groter dan € 25.000 toegelicht.

De in de halfjaarrapportage opgenomen voorstellen voor wijzigingen in de geautoriseerde budgeten kunnen alleen plaatsvinden als deze betrekking hebben op wettelijke verplichtingen, op aanpassingen van rijksbeleid of als het financiële bijstellingen zijn van bestaand beleid.

Artikel 6 EMU-saldo

Wanneer het Rijk de gemeente bericht dat alle gemeenten samen het collectieve aandeel van gemeenten in het EMU-tekort, bedoeld in artikel 3, zesde lid, van de Wet houdbare overheidsfinanciën, hebben overschreden, informeert het college de raad of een aanpassing van de begroting nodig is. Als het college een aanpassing nodig acht, doet het college een voorstel voor het wijzigen van de begroting.

Artikel 7 Waardering en afschrijving vaste activa

Voor materiële vaste activa gelden de volgende regels:

Activering vindt plaats vanaf een geïnvesteerd bedrag van €10.000 en een verwachte economische levensduur van 3 jaar of meer.

Voor de bepaling van het afschrijvingsbedrag wordt rekening gehouden met eventuele restwaarden.

Materiële vaste activa worden lineair afgeschreven volgens de termijnen zoals vermeld in de bijlage afschrijvingsbeleid bij deze verordening. Indien er voor een vast actief geen afschrijvingstermijn is opgenomen dan wordt deze bepaald door de concern controller.

Kosten voor het afsluiten van geldleningen worden direct ten laste van de exploitatie gebracht.

Kosten voor onderzoek en ontwikkeling worden geactiveerd vanaf € 50.000 en lineair afgeschreven in een periode van 5 jaar.

Een saldo voor agio of disagio wordt lineair in 5 jaar afgeschreven.

Verstrekte leningen worden afgeschreven op basis van de voorwaarden die bij het verstrekken van de lening zijn afgesproken.

De begrote afschrijvinglasten worden opgenomen in het eerste begrotingsjaar volgende op de geplande ingebruikename van de investering. De werkelijke afschrijving wordt gestart in het jaar na start van de investering over de boekwaarde aan het begin van het jaar.

Artikel 8 Voorziening voor oninbare vorderingen

Voor de vorderingen op derden en bijstandsverstrekkingen wordt een voorziening wegens oninbaarheid gevormd op basis van een individuele beoordeling op inbaarheid van de openstaande vorderingen.

Voor openstaande vorderingen betreffende:

onroerendzaakbelastingen;

hondenbelasting;

rioolheffing;

afvalstoffenheffing;

wordt een voorziening wegens oninbaarheid gevormd ter grootte van het historische percentage van oninbaarheid.

Artikel 9 Reserves en voorzieningen

De volgende kaders worden gehanteerd voor het instellen van reserves:

Een reserve heeft een looptijd die langer is dan 1 jaar;

Het bedrag waarvoor de reserve wordt gevormd is bij start minimaal € 150.000

Nieuwe voorzieningen worden ingesteld op basis van de voorschriften van het besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten. De raad stemt in met de vorming van een voorziening.

Bij een voorstel voor de instelling van een reserve of voorziening wordt minimaal aangegeven:

het specifieke doel en het motief van de reserve of voorziening;

de wijze waarop de reserve of voorziening wordt gevormd;

De omvang van de reserve of voorziening inclusief een onderbouwing van de maximale omvang;

welke soort reserve of voorziening het betreft;

de bestedingsraming voor de eerst volgende 4 jaar;

de eind datum of het tijdspad van de reserve;

of de reserve onderdeel is van de weerstandscapaciteit.

Aan reserves en voorzieningen wordt geen rente toegevoegd, behalve als de voorziening is gevormd op basis van contante waarde.

Jaarlijks wordt bij de kadernota bepaald of de ingestelde reserves en voorzieningen nog actueel zijn. Bij de begroting wordt van ingestelde reserves en voorzieningen een geactualiseerde bestedingsraming voor de volgende 4 jaar opgenomen.

Artikel 10 Kostprijsberekening

Voor het bepalen van de kostprijs van producten en diensten wordt een systeem van integrale kostentoerekening gehanteerd. Bij deze integrale kostentoerekening worden naast de directe kosten alleen de indirecte kosten betrokken, die samenhangen met de door de gemeente verleende diensten.

Bij de directe kosten worden betrokken de bijdragen aan en onttrekkingen van voorzieningen voor de noodzakelijke vervanging van de betrokken activa, de kapitaallasten van de in gebruik zijnde activa en voor de rioolrechten, reinigingsrechten en afvalstoffenheffing de compensabele btw.

Voor de toerekening van de overheadkosten worden de overheadkosten die kunnen worden toegerekend aan activiteiten welke geheel of deels worden bekostigd met een specifieke uitkering of subsidie, binnen het taakveld overhead apart geadministreerd en in de desbetreffende verantwoordingen over de besteding toegerekend aan die activiteiten.

Voor de toerekening van de overheadkosten worden de overheadkosten die kunnen worden betrokken in de aangifte vennootschapsbelasting, binnen het taakveld overhead apart geadministreerd en voor de belastingaangifte aan de kostprijs van de vennootschapsbelastingplichtige activiteiten toegerekend.

De toerekening van de overheadkosten aan de kostprijs wordt bepaald naar rato van direct toegerekende productieve FTE’s van de gemeente Roerdalen, vermeerderd met de directe toegerekende productieve FTE’s van het servicecentrum MER.

De omslagrente (interne rente) voor de rentetoerekening van de rentelasten aan de investeringen is een vergoeding voor de inzet van vreemd vermogen en eigen vermogen en wordt vastgesteld bij de begroting. Het berekende percentage wordt op een half procent afgerond. In afwijking van deze rentetoerekening wordt bij de integrale kostenberekening van rioolheffing uitgegaan van het rentepercentage zoals opgenomen in het vastgestelde gemeentelijke rioleringsplan.

In afwijking van lid 6 wordt bij een verstrekte lening voor de bepaling van de rentekosten van de inzet van vreemd vermogen in de kostprijs uitgegaan van de rente van de lening die voor de financiering van de verstrekte lening is aangetrokken.

Bij projectfinanciering worden de werkelijke rentekosten toegerekend.

Artikel 11 Prijzen economische activiteiten

Voor de levering van goederen, diensten of werken aan overheidsbedrijven en derden, wordt voor activiteiten waarbij de gemeente in concurrentie met marktpartijen treedt, tenminste de geraamde integrale kostprijs in rekening gebracht. Bij afwijking doet het college vooraf een voorstel aan de gemeenteraad waarin de afwijking wordt gemotiveerd. Er kan enkel van de integrale kostprijs worden afgeweken wanneer de gemeenteraad besluit dat de activiteit een publieke taak is.

Bij het verstrekken van borgstellingen of leningen aan overheidsbedrijven en derden brengt de gemeente de geraamde integrale kosten in rekening. Er kan enkel van de integrale kostprijs worden afgeweken wanneer de gemeenteraad besluit dat de activiteit een publieke taak is.

Bij het verstrekken van kapitaal door de gemeente aan overheidsbedrijven en derden gaat het college uit van een vergoeding van tenminste de geraamde integrale kosten van de verstrekte middelen. Er kan enkel van de integrale kostprijs worden afgeweken wanneer de gemeenteraad besluit dat de activiteit een publieke taak is.

Raadsbesluiten met de motivering van het publiek belang als bedoeld in de vorige leden zijn niet nodig als minder dan de integrale kostprijs in rekening wordt gebracht en sprake is van:

leveringen van goederen, diensten of werken en het verstrekken van leningen, garanties en kapitaal aan andere overheden voor zover deze leveringen en verstrekkingen zijn bedoeld voor de uitoefening van de publieke taak door die andere overheid;

een bevoordeling van activiteiten in het kader van een bij wet opgedragen publiekrechtelijke taak;

een bevoordeling van activiteiten in het kader van een toegekend bijzonder of uitsluitend recht waarvoor prijsvoorschriften gelden;

een bevoordeling van sociale werkplaatsen;

een bevoordeling van onderwijsinstellingen;

een bevoordeling van publieke media-instellingen; en

een bevoordeling die valt onder de reikwijdte van de staatssteunregels van het Werkingsverdrag van de Europese Unie en daarmee verenigbaar is.

Artikel 12 Vaststelling hoogte belastingen, rechten, heffingen en prijzen

Het college doet de raad jaarlijks een voorstel voor de hoogte van de gemeentelijke tarieven voor de belastingen, de rioolheffingen en de afvalstoffenheffing.

Artikel 13 Leningen aan derden en borgstellingen

Verstrekken van leningen en borgstellingen kan alleen uit hoofde van de publieke taak.

Bij het verstrekken van leningen en borgstelling worden de volgende kaders in acht genomen:

Het college hanteert een terughoudend beleid. De aanvrager wordt geacht om eerst financiering op de markt te regelen. Een aanvraag wordt pas in behandeling genomen nadat de aanvrager heeft aangetoond dat financiering op de markt niet mogelijk is.

De aanvrager moet een rechtspersoon zijn

Indien de keuze voorligt tussen het verstrekken van een lening of enige vorm van borgstelling, dan heeft borgstelling de voorkeur.

Het college informeert de raad vooraf en neemt pas een besluit, nadat de raad in de gelegenheid is gesteld om wensen en bedenkingen kenbaar te maken voor zover het betreft het verstrekken van leningen of een borgstelling voor bedrag groter dan € 100.000, voor zover dit niet in eerdere besluitvorming is afgedekt. Bij leningen en borgstellingen onder deze limiet geldt een actieve informatieplicht aan de raad. Voor borgstellingen in het kader van het Waarborgfonds Sociale Woningbouw geldt dat er geen zienswijze wordt gevraagd.

Indien naar oordeel van het college sprake is van politiek of anderszins gevoelige dossiers wordt ongeacht de omvang aan de raad gevraagd om wensen en bedenkingen kenbaar te maken. De afweging om een voorgenomen verstrekking of borgstelling aan de raad voor te leggen wordt door het college per verstrekking gemaakt.

Het financiële risico dient voor de gemeente zo gering mogelijk te zijn. Bij het verstrekken van leningen of garanties bedingt het college indien mogelijk zekerheden.

Artikel 14 Treasuryfunctie

Voor tijdelijke uitzettingen uit hoofde van de treasuryfunctie worden de volgende kaders in acht genomen:

Uitzettingen worden gedaan conform de wet verplicht schatkistbankieren en de regeling schatkistbankieren decentrale overheden;

In afwijking van onderdeel a kan het college besluiten om overtollige middelen uit te zetten bij andere openbare lichamen, met dien verstande dat deze openbare lichamen geen financiële toezichtrelatie hebben met de gemeente Roerdalen.

Voor aantrekkingen van financieringen worden de volgende kaders in acht genomen:

Aantrekking vinden uitsluitend plaats voor de uitoefening van de publieke taak;

Aantrekking vinden uitsluitend plaats in Euro’s;

Financiering met externe financieringsmiddelen wordt zoveel mogelijk beperkt door primair de beschikbare interne liquiditeiten te gebruiken ten einde renterisico’s en het renteresultaat te optimaliseren;

Het enige toegestane instrument voor het aantrekken van financieringsmiddelen langer dan één jaar is de onderhandse geldlening;

Toegestane instrumenten bij het aantrekken van financieringsmiddelen korter dan één jaar zijn: daggeldleningen, kasgeldleningen en kredietlimieten op rekening courant;

Voor het aantrekken van financieringen worden ten minste (telefonisch) twee offertes bij verschillende financiële instellingen gevraagd, deze offertes worden door de gemeente schriftelijk vastgelegd;

Er wordt geen gebruik gemaakt van financiële derivaten als bedoeld in artikel 1, onder c, van de Wet financiering decentrale overheden.

Artikel 15 Financieel beheer

Het college stelt regels vast, die waarborgen dat de uitvoering van de begroting rechtmatig, doelmatig en doeltreffend verloopt.

Het college zorgt voor het verzamelen en vastleggen van gegevens over de geleverde producten en diensten en de maatschappelijke effecten, opdat de doelmatigheid en doeltreffendheid van het beleid zoals vastgesteld door de raad, kunnen worden getoetst.

Artikel 16 Financiële organisatie

Het college draagt zorgt voor:

een eenduidige indeling van de gemeentelijke organisatie en een eenduidig toewijzing van de gemeentelijke taken aan de teams;

een scheiding van taken, functies, bevoegdheden en verantwoordelijkheden, zodat aan de eisen van interne controle wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie aan beleids- en beheersorganen is gewaarborgd;

de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgeten en investeringskredieten;

de interne regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening van de treasuryfunctie;

de te maken afspraken met de teams over de te leveren prestaties, de daarvoor beschikbare middelen en de wijze en frequentie van rapportage over de voortgang van de activiteiten en uitputting van middelen;

de kostenverdeelsleutels voor het eenduidig toewijzen van baten en lasten aan de taakvelden;

het beleid en de interne regels voor de inkoop en de aanbesteding van goederen, werken en diensten;

het beleid en de interne regels voor de steunverlening en de toekenning van subsidies aan ondernemingen en instellingen;

het beleid en de interne regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke regelingen en eigendommen, opdat aan de eisen van rechtmatigheid, controle en verantwoording wordt voldaan.

Artikel 17 Administratie

De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:

het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in de gemeente als geheel en in de teams;

het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van de vaste activa, voorraden, vorderingen, schulden, contracten, enzovoorts;

het verschaffen van informatie over uitputting van de toegekende budgetten en investeringskredieten en voor het maken van kostencalculaties;

het verschaffen van informatie over indicatoren met betrekking tot de gemeentelijke productie van goederen en diensten en de maatschappelijke effecten van het gemeentelijke beleid;

het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving; en

de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie, alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving.

Artikel 18 Interne controle

Het college zorgt ten behoeve van het getrouwe beeld van de jaarrekening, en de rechtmatigheid van de baten en lasten en de balansmutaties voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt het college maatregelen tot herstel.

Het college zorgt voor de systematische controle van de registratie en de ontwikkeling van de bezittingen en het vermogen van de gemeente met dien verstande dat de waardepapieren, de voorraden, de uitstaande leningen, de debiteurenvorderingen, de liquiditeiten, de opgenomen leningen, de kortlopende schulden en de vorderingen van crediteuren jaarlijks worden gecontroleerd. Bij afwijkingen in de registratie neemt het college maatregelen voor herstel van de tekortkomingen.

Artikel 19 Intrekken oude verordening en overgangsrecht

De “Financiële verordening gemeente Roerdalen 2015” wordt ingetrokken.

Artikel 20 Inwerkingtreding en citeertitel

Deze verordening treedt in werking op de dag na bekendmaking. De verordening wordt toegepast vanaf de planning en controlcyclus 2018 op alle bij deze cyclus behorende documenten

Deze verordening wordt aangehaald als: “Financiële verordening gemeente Roerdalen 2018”.