Regeling vervallen per 01-01-2020

Besluit van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Roermond houdende regels omtrent Regeling tijd- en plaatsonafhankelijk werken

Geldend van 08-05-2019 t/m 31-12-2019

Intitulé

Besluit van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Roermond houdende regels omtrent Regeling tijd- en plaatsonafhankelijk werken

Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Roermond;

Gezien het voorstel van de afdeling Concernadvies van 2 april 2019;

Gelet op artikel 125 van de Ambtenarenwet en artikel 160 Gemeentewet;

Besluit vast te stellen per 15 april 2019 en treedt in werking de dag na bekendmaking;

Regeling tijd- en plaatsonafhankelijk werken van de gemeente Roermond

De gemeente Roermond wil een aantrekkelijk werkgever zijn en medewerkers binden aan de organisatie. Onze kernwaarden zijn lef, vertrouwen, samenwerken, respect en ondernemerschap. In dat kader faciliteert de werkgever tijd- en plaatsonafhankelijk werken. Medewerkers krijgen de ruimte bij “concentratieklussen”, voor het combineren/afstemmen van werk en (mantel)zorg, om reistijd te verminderen en files te mijden, om effectiever om te gaan met energie, om flexibeler werktijden te kunnen hanteren, efficiënter gebruik te maken van flexwerkplekken en bij pieken in werkaanbod of speciale opdrachten. Daarnaast draagt het bij aan het verminderen van vervoersbewegingen en milieudoelstellingen.

Deze regeling geeft de uitgangspunten weer die gelden bij het op afstand werken voor de Gemeente Roermond. We gaan hierbij uit van vertrouwen en gezond verstand.

Wettelijk kader en grondslag

Op basis van de Wet Flexibel Werken mag iedere werknemer 1 een verzoek doen om tijd- en plaatsonafhankelijk te werken en mag een werkgever dit verzoek niet zonder overleg en reden afwijzen. De werkgever (leidinggevende) moet op basis van deze wet een afweging maken en tijdig aangeven waarom tijd- en plaatsonafhankelijk werken niet mogelijk is. Uiteraard moeten functie en dienstbelang het wel toe laten. Dat wil zeggen alleen in gevallen waarin het echt niet mogelijk is om tijd- en plaatsonafhankelijk te werken, kan geen gebruik worden gemaakt van deze faciliteit

De grondslag voor het vaststellen van deze regeling is verder vastgelegd in artikel 1:4:1 CAR/UWO en artikel 2:7 lid 3 CAR/UWO.

Tijd- en plaatsonafhankelijk werken

Onder tijd- en plaatsonafhankelijk werken verstaan we: alle vormen van werken buiten kantoorlocaties van de gemeente Roermond met inbegrip van niet traditionele werkomgevingen zoals telewerken, flexibele werkplek, werken op afstand, virtuele werkomgevingen en thuiswerken.

Onder medewerker verstaan we alle personen in dienst van de gemeente Roermond, personeel van externe partijen die op contract basis ondersteunende diensten verlenen voor of in opdracht van de gemeente Roermond.

Tijd- en plaatsonafhankelijk werken: Voor wie en onder welke randvoorwaarden

De mogelijkheid tot tijd- en plaatsonafhankelijk werken geldt voor iedereen, voor zover de functie/werkzaamheden en het dienstbelang het toelaten. Over de vraag of de functie/aard van de werkzaamheden zich leent voor tijd- en plaatsonafhankelijk werken vindt vooraf afstemming met de leidinggevende plaats. Tijd- en plaatsonafhankelijk werken is geen plicht, geen recht en geen arbeidsvoorwaarde. Tijd- en plaatsonafhankelijk werken is een optie, een ter beschikking gestelde faciliteit. Met de leidinggevende kunnen afdelingsspecifieke afspraken worden gemaakt over tijd- en plaatsonafhankelijk werken. Deze moeten de mogelijkheid om tijd- en plaatsonafhankelijk te kunnen werken niet onnodig belemmeren. Anderzijds is plaatsonafhankelijk werken of een vaste thuiswerkdag geen recht en kan een leidinggevende of bestuurder een beroep doen op de medewerker indien dit noodzakelijk is. Medewerkers stemmen tijden waarop tijd- en plaatsonafhankelijk gewerkt wordt af met het team. De medewerker zorgt ervoor dat uit zijn Outlookagenda blijkt dat hij tijd- en plaatsonafhankelijk werkt. Tijd- en plaatsonafhankelijk werken geschiedt volledig op vrijwillige basis. Uitgangspunt is dat de “klant” centraal staat en de bedrijfsvoering niet wordt belemmerd.

Tijd- en plaatsonafhankelijk werken: informatiebeveiliging en privacy

De medewerker die tijd- en plaatsonafhankelijk werkt is zich bewust van de verhoogde veiligheidsrisico’s die tijd- en plaatsonafhankelijk werken met zich meebrengt. De medewerker:

  • •

    krijgt de beschikking over een token, waarmee via een beveiligde verbinding met de gemeente, de virtuele werkplek (VMware) gestart kan worden;

  • •

    is verplicht zo zorgvuldig mogelijk om te gaan met het verwerken van gevoelige en/of vertrouwelijke informatie in welke vorm dan ook;

  • •

    handelt conform afgesproken afdelingsinstructies;

  • •

    gedraagt zich volgens de algemeen geldende “gedragscode ambtenaren gemeente Roermond”;

  • •

    is bekend met de “meldingsprocedure datalekken” en hanteert deze indien nodig;

  • •

    is bekend met het addendum bij deze regeling voor wat betreft informatiebeveiliging en privacy en handelt conform hetgeen hierin is afgesproken;

  • •

    laat het werkstation (privé-apparaat) niet onbeheerd achter.

    • o

      Bij het tijdelijk verlaten van de werkplek lockt de medewerker de werkplek met de toetscombinatie ‘Windows + L’ (Ezelsbrug: Lopen = Locken).

    • o

      Bij definitief verlaten van de werkplek sluit de medewerker de sessie/verbinding met het gemeentelijk netwerk af;

  • •

    zorgt ervoor dat hij digitaal werkt en geen fysieke dossiers meeneemt.

Tijd- en plaatsonafhankelijk werken en arbeidsvoorwaarden

Tijd- en plaatsonafhankelijk werken kan niet als recht worden geclaimd. Indien het dienstbelang het noodzakelijk maakt moet de betreffende medewerker op het werk aanwezig zijn. De medewerker is op basis van de Arbeidstijdenwet na 5,5 uur verplicht een half uur pauze te nemen.

De arbeidsvoorwaarden van de gemeente Roermond en de overige rechtspositionele regelingen blijven ook op dagen dat de medewerker tijd- en plaatsonafhankelijk werkt van toepassing. Een medewerker mag maximaal 2 dagen thuiswerken zonder dat dit invloed heeft op de vergoeding en fiscale uitruil reiskosten woon-werkverkeer (voor zolang de fiscale regels ongewijzigd blijven).

Tijd- en plaatsonafhankelijk werken en Arbo

De werkgever is primair verantwoordelijk voor de arbeidsomstandigheden waaronder medewerkers werken. Het gebruik van een werkplek buiten de kantoorlocaties is de keuze van de medewerker. De gemeente Roermond vult daarom de zorgplicht in door de medewerker voorlichting te geven over de eisen waaraan de werkplek dient te voldoen (zie brochure inrichten werkplek (bijlage 2)). De medewerker moet zelf zorgen dat hij op basis hiervan op een ergonomische verantwoorde manier kan werken en dat zijn werkomstandigheden buiten de gemeente voldoet aan de Arbo-normen voor veiligheid en gezondheid. Hij kan hier de gemeente niet op aanspreken en krijgt ook geen financiële vergoeding voor de inrichting van de werkplek. De medewerker die tijd- en plaatsonafhankelijk werkt is op de hoogte van de Arborichtlijnen en geeft hiermee te kennen deze richtlijnen toe te passen bij inrichting van de werkplek elders. Bij vragen hierover kan de medewerker zich wenden tot de preventiemedewerker.

Daarnaast wordt door de werkgever in de Risico -Inventarisatie en –Evaluatie (RI&E) aandacht besteed aan de risico’s van het tijd- en plaatsonafhankelijk werken.

Deze regeling kan worden aangehaald als “Regeling Tijd- en plaatsonafhankelijk werken gemeente Roermond” en maakt onderdeel uit van de Arbeidsvoorwaarden van de gemeente Roermond.

De regeling treedt in werking per 15 april 2019 en biedt hiermee de grondslag voor tijd- en plaatsonafhankelijk werken. De regeling formaliseert hiermee het initiatiefvoorstel Telewerken Gemeente Roermond uit 2011.

Tijd- en plaatsonafhankelijk werken en ondersteuning

De servicedesk van ICT NML biedt ondersteuning van maandag tot en met vrijdag tijdens de reguliere kantoortijden van 8.00 uur tot 17.00 uur. Buiten deze uren is de piketdienst van de servicedesk van ICT NML voor spoedgevallen bereikbaar op het centrale nummer 088-2432111.

Bij problemen met de privé-pc, privé-printer en eigen provider biedt de Helpdesk ICT NML geen ondersteuning.

Ondertekening

Aldus besloten in de vergadering van het college van burgemeester en wethouders van Roermond van 2 april 2019.

Burgemeester en wethouders van Roermond,

De secretaris, mr. drs. J. J. Th. L. Geraedts

De burgemeester, M.J.D. Donders- de Leest

Bijlage 1: Addendum Regeling tijd- en plaatsonafhankelijk werken

Dit addendum maakt integraal deel uit van de Regeling tijd- en plaatsonafhankelijk werken. De afspraken in dit addendum verbinden op dezelfde wijze als de afspraken in de regeling. Tevens wordt duidelijk gesteld dat alle overige bepalingen uit het Informatiebeveiligingsbeleid en Privacybeleidskader onverminderd blijven gelden.

Doel van Addendum tijd- en plaatsonafhankelijk werken

Dit addendum heeft als doel om het risico van schade die het gevolg kan zijn van niet geautoriseerde toegang tot de systemen van de gemeente Roermond te minimaliseren. Schade impliceert ook het verlies van gevoelige of vertrouwelijke informatie van het bedrijf, intellectueel eigendom, schade aan het imago van de gemeente Roermond of één van haar klanten of schade aan kritische systemen van de gemeente Roermond.

Begripsbepaling

Apparatuur (om tijd- en plaatsonafhankelijk te werken): alle apparatuur die wordt ingezet ten behoeve van tijd- en plaatsonafhankelijk werken en die voldoet aan één of meerdere van de onderstaande kenmerken:

  • •

    Apparatuur die is verstrekt door de gemeente en die gebruikt kan worden buiten de kantoorlocaties van de gemeente Roermond;

  • •

    Apparatuur die niet verstrekt is door de gemeente Roermond;

  • •

    Apparatuur die niet uitsluitend wordt beheerd door de gemeente Roermond.

Voor het gebruik van privé mobiele apparatuur (tablet, smartphone. smartwatch) is een separaat beleidsdocument opgesteld, te weten ‘Procedure Exchangekoppeling privé mobiele apparaten’. Dit beleid is onverdeeld van kracht bij de inzet van privé mobiele apparatuur voor tijd- en plaatsonafhankelijk werken.

Informatiebeveiligingsbeleid: In dit document zijn beleidsuitgangspunten voor informatiebeveiliging nader uitgewerkt en zijn beveiligingseisen en -maatregelen opgenomen, die gemeentebreed voor alle processen en systemen gelden. Het informatiebeveiligingsbeleid is gebaseerd op de Baseline Informatiebeveiliging Nederlandse Gemeenten (BIG). De BIG is de beveiligingsstandaard waaraan alle Nederlandse gemeenten moeten voldoen.

Voorwaarden en beperkingen afgeleid van het Informatiebeveiligingsbeleid en privacybeleidskader

  • •

    Bedrijfsinformatie die conform het beleid is geclassificeerd als “vertrouwelijk” of “voor intern gebruik” dient ook als zodanig in de tijd- en plaatsonafhankelijke situatie te worden behandeld. De medewerker is hiervoor verantwoordelijk. Rondom classificatie is een separaat beleidsdocument opgesteld, genaamd “Risicoklassen en Dataclassificatie”;

  • •

    De inzet van tijd- plaatsonafhankelijk werken voor leveranciers is voorbehouden aan werkzaamheden die vooraf door bevoegde personen van de gemeente Roermond zijn toegestaan en schriftelijk vastgelegd. Voor leveranciers geldt dat de te verrichten werkzaamheden onderdeel vormen van en beschreven zijn in het onderhoudscontract, dan wel in een separate overeenkomst; Indien de leverancier toegang krijgt tot vertrouwelijke gegevens, zal deze worden gevraagd om ook een geheimhoudingsverklaring te ondertekenen en daar waar nodig een verwerkersovereenkomst;

  • •

    Indien apparatuur met potentiële toegang tot het gemeentelijk netwerk en daarmee tot software en gegevens, wordt verloren of gestolen, dan moet de medewerker en/of leverancier onmiddellijk contact opnemen met de Helpdesk ICT NML. Bij sommige incidenten is het (wettelijk) verplicht een melding te doen naar andere instanties, bijvoorbeeld een melding aan de Autoriteit Persoonsgegevens (AP). Melden bij de AP zal plaatsvinden in afstemming met de gemeentesecretaris, de portefeuillehouder, de Privacy Officer, de Functionaris voor de Gegevensbescherming (FG) en de adviseur Informatiebeveiliging (CISO);

  • •

    Het kan zijn dat computersystemen of software niet op elk moment beschikbaar zijn, bijvoorbeeld door onderhoudswerkzaamheden of storingen. In het algemeen geldt dat de systemen tijdens normale werkuren beschikbaar zijn voor tijd- en plaatsonafhankelijk werken.

  • •

    Tijd- en plaatsonafhankelijk werken mag er niet toe leiden dat het uitvoeren van werkzaamheden niet meer voldoet aan de beveiligingsrichtlijnen zoals die door de gemeente Roermond zijn vastgelegd in het Informatiebeveiligingsbeleid (voor uitleg zie alinea ‘Begripsbepaling’ op pagina 3). Met andere woorden: alle beveiligingsmaatregelen zoals die bij de gemeente Roermond van kracht zijn, zijn ook bij tijd- en plaatsonafhankelijk werken van kracht. Denk hierbij onder andere aan het 4-ogen principe, het beveiligd printen, het scherm vergrendelen als de werkplek wordt verlaten, het noemen van vertrouwelijke (persoons)gegevens in een telefoongesprek op een ‘externe’ locatie;

  • •

    Dat een medewerker vanaf elke locatie toegang kan hebben tot computersystemen, applicaties en gegevens die wij ook op kantoor gebruiken betekent niet automatisch dat dit ook vanaf elke locatie geoorloofd is;

  • •

    Slechts die applicaties of gegevens die door de leidinggevende/eindverantwoordelijke van een werkproces geschikt worden gevonden (op basis van een risicoanalyse) om ermee te werken vanuit een externe locatie, mogen worden gebruikt. Als voorbeeld: als je op kantoor werkt met vertrouwelijke (persoons)gegevens (bijvoorbeeld van de gemeente, burgers of bedrijven) dan wil dat niet zonder meer zeggen dat dit ook is toegestaan op een locatie buiten onze kantoorlocaties.

Bij het gebruik van draadloze netwerken buiten kantoorlocaties gelden de volgende richtlijnen:

  • •

    Het (thuis)netwerk dient te zijn voorzien van afdoende beveiligingsmaatregelen om gebruik door onbevoegden tegen te gaan. Ten minste dient er een correct geconfigureerde firewall het netwerk tegen aanvallen van buitenaf te beschermen;

  • •

    Bij verbinding met een WiFi netwerk dient gebruik te worden gemaakt van een versleutelde verbinding met ten minste WPA-2 voor autorisatie;

  • •

    Als er geen beveiligde WIFI netwerk voorhanden is dient bij voorkeur gebruik te worden gemaakt van een 3G/4G verbindingen. Bij een tablet zonder 3G/4G kan een hotspot middels de telefoon worden gebruikt.

Noot
1

Op basis van de wet 26 weken in dienst.