Regeling vervallen per 06-10-2014

Verordening regelende de instelling, samenstelling, taken en bevoegdheden van de auditcommissie 2010-2014

Geldend van 07-06-2010 t/m 05-10-2014 met terugwerkende kracht vanaf 22-04-2010

Intitulé

Verordening regelende de instelling, samenstelling, taken en bevoegdheden van de auditcommissie 2010-2014

VERORDENING OP DE AUDITCOMMISSIE 2010-2014

De raad van de gemeente Roosendaal gelezen het advies van het raadspresidium d.d. 15 april;

gelet op artikel 84 van de Gemeentewet;

Verordening regelende de instelling, samenstelling, taken en bevoegdheden van de auditcommissie luidende:

verordening op de auditcommissie 2010-2014

Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen

Artikel 1. De commissie

Ingesteld wordt een commissie van advies aan de raad, genaamd auditcommissie.

Artikel 2. Taken

De auditcommissie:

  • 1.

    is belast met de voorbereiding van procedures en besluitvorming van de raad tot selectie en aanwijzing van een accountant als bedoeld in artikel 213 van de Gemeentewet en brengt aan de raad een advies uit over de benoeming.

  • 2.

    is het directe aanspreekpunt voor de door de raad aangewezen accountant.

  • 3.

    bespreekt jaarlijks het controleplan van de accountant.

  • 4.

    bespreekt de bevindingen van de accountant naar aanleiding van de jaarrekeningcontrole en naar aanleiding van specifieke rapportages in opdracht van de raad.

  • 5.

    formuleert een advies aan de raad over de wijze van behandeling van specifieke rapportages van de accountant in opdracht van de raad.

  • 6.

    adviseert aan de raad over het jaarverslag en de jaarrekening, mede aan de hand van de accountantsverklaring en het accountantsverslag.

  • 7.

    adviseert de raad over de uitvoering en de aanpassingen van de verordeningen gebaseerd op de artikelen 212, 213 en 213A Gemeentewet.

  • 8.

    bespreekt het jaarlijkse Interne Controleplan van de gemeente en maakt zo nodig afspraken met de portefeuillehouder financiën en de concerncontroller over de planning en control cyclus van de gemeente.

  • 9.

    bevordert dat onderzoeken van de accountant, de Rekenkamer / Rekenkamercommissie, de gemeenteraad en het college van B&W op het terrein van rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid op elkaar worden afgestemd.

  • 10.

    vormt een direct aanspreekpunt voor de Rekenkamer / Rekenkamercommissie.

  • 11.

    adviseert de gemeenteraad over het bepalen van een standpunt over onderzoeksverslagen van de Rekenkamer/ Rekenkamercommissie.

Artikel 3. Samenstelling

  • 1. De commissie bestaat uit maximaal zes raadsleden die door de raad worden benoemd.

  • 2. De auditcommissie wijst uit haar midden de voorzitter en één of meer plaatsvervangend voorzitters aan.

  • 3. Het lidmaatschap van de auditcommissie vervalt door het verlies van de hoedanigheid van raadslid, door ontslagname, of door een met redenen omkleed besluit van de raad.

  • 4. Indien een vacature in de auditcommissie ontstaat, voorziet de raad onverwijld in de ontstane vacature.

Artikel 4. Secretaris

De griffier draagt zorg voor het aanwijzen van een ambtelijk secretaris en een plaatsvervangend ambtelijk secretaris.

Hoofdstuk 2 DE AUDITCOMMISSIE

Artikel 5. Vergaderingen en werkwijze

  • 1.

    De commissie vergadert afhankelijk van de behoefte tot een vergadering, maar in ieder geval tweemaal per jaar.

  • 2.

    De voorzitter belegt de vergaderingen. Hij draagt er zorg voor dat de oproepingen –spoedeisende gevallen uitgezonderd – ten minste vijf dagen voor de vergadering aan de leden worden verzonden.

  • 3.

    De oproepingen vermelden datum, tijd, plaats en te behandelen onderwerpen. De voor de behandeling van die onderwerpen relevante stukken worden zo mogelijk tegelijkertijd aan de leden toegezonden.

  • 4.

    De auditcommissie is bevoegd om leden van het college van B&W, leden van de Rekenkamer / Rekenkamercommissie, de accountant als bedoeld in het tweede lid onder artikel 1, ambtenaren, belanghebbenden en deskundigen uit te nodigen voor het verschaffen van inlichtingen of het deelnemen aan de beraadslagingen.

Artikel 6. Besluitvorming

  • 1.

    Besluiten van de auditcommissie worden genomen bij meerderheid van het aantal uitgebrachte stemmen.

  • 2.

    Indien één van de leden van de auditcommissie dit wenst, wordt een minderheidsstandpunt bij een advies ter kennis gebracht van de gemeenteraad.

  • 3.

    De auditcommissie kan slechts beraadslagen en besluiten wanneer meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is.

  • 4.

    Indien er over een voorstel door geen van de leden stemming wordt verlangd, is hetaangenomen.

  • 5.

    Bij het staken van de stemmen wordt de besluitvorming over het onderwerp uitgesteld tot de eerstvolgende vergadering waarin meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is. Staken de stemmen ook in die vergadering dan beslist de stem van de voorzitter.

Artikel 7. Bevoegdheden

  • 1. De auditcommissie is bevoegd aan de raad over de in artikel 2 genoemde taken voorstellen en adviezen uit te brengen.

  • 2. In het kader van de uitoefening van haar in artikel 2 genoemde taken is de auditcommissie bevoegd informatie in te winnen bij en te overleggen met het college van B&W, de gemeentelijke Rekenkamer / Rekenkamercommissie en de accountant.

  • 3. De auditcommissie kan de gemeenteraad verzoeken om een externe deskundige om de commissie van advies te dienen.

  • 4. De auditcommissie is bevoegd de voorbereidende handelingen te verrichten die nodig zijn voor de werving en de selectie van of het beëindigen van de relatie met dan wel het ontslag van accountant.

  • 5. De commissie is bevoegd voor haar ondersteuning een beroep te doen op de “Verordening ambtelijke bijstand”.

Artikel 8. De vergaderingen

De bijeenkomsten van de auditcommissie zijn niet openbaar, tenzij de commissie anders

bepaalt.

Artikel 9. Verslaglegging en verantwoording

  • 1. Het verslag van de voorgaande vergadering wordt, zo mogelijk, gelijktijdig met de schriftelijke oproep aan de leden toegezonden.

  • 2. Bij het begin van de vergadering wordt het verslag van de vorige vergadering vastgesteld.

  • 3. Het verslag moet inhouden:

    • a.

      de namen van de aanwezigen;

    • b.

      een vermelding van de zaken die aan de orde zijn geweest;

    • c.

      een zakelijke samenvatting van het gesprokene.

  • 4. Het verslag wordt opgesteld onder de zorg van de griffier.

  • 5. Het verslag wordt na vaststelling verzonden naar alle raadsleden.

Artikel 10. Geheimhouding

  • 1. De artikelen 55 en 86 van de gemeentewet over de oplegging van geheimhouding zijn van overeenkomstige toepassing

  • 2. De auditcommissie kan, in een besloten vergadering, op grond van een belang genoemd in artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur, omtrent het in die vergadering met gesloten deuren behandelde en omtrent de inhoud van aan haar overgeleverde stukken geheimhouding opleggen. De geheimhouding wordt door hen die bij de behandeling aanwezig waren en allen die van het behandelde of de stukken kennis dragen in acht genomen totdat de auditcommissie die opheft.

  • 3. Indien ten aanzien van stukken die zijn gericht aan de auditcommissie geheimhouding is opgelegd blijven deze onder berusting van de secretaris van de auditcommissie. De secretaris verleent inzage aan de leden van de auditcommissie alsmede aan de raadsleden en andere personen voor zover aan hen kennisneming onder geheimhouding is toegestaan.

Hoofdstuk 3 Slotbepalingen

Artikel 11. Uitleg verordening

In de gevallen waarin dit reglement niet voorziet of bij twijfel omtrent de toepassing van hetreglement, beslist het presidium op voorstel van de voorzitter van de auditcommissie.

Artikel 12. In werking treden

Deze verordening treedt in werking met ingang van 22 april 2010

Aldus vastgesteld in de vergadering van 21 april 2010,

De griffier, De voorzitter,