Verordening op de raadscommissies

Hoofdstuk 1 Begripsbepalingen

Artikel 1 Begripsbepalingen

In deze verordening wordt verstaan onder:

• a.

  lid: lid van een raadscommissie;

• b.

  voorzitter: voorzitter van een raadscommissie of diens vervanger;

• c.

  commissiesecretaris: secretaris van een raadscommissie of diens vervanger;

• d.

  griffier: griffier van de raad of diens vervanger;

• e.

  vergadering: vergadering van een raadscommissie.

Hoofdstuk 2 Instelling, taken en samenstelling

Artikel 2 Instelling raadscommissies

• 1.

  De raad heeft de volgende raadscommissies ingesteld, als bedoeld in artikel 82 van de Gemeentewet:

  • a.

    Raadscommissie Bestuur;

  • b.

    Raadscommissie Ruimte;

  • c.

    Raadscommissie Samenleving.

• 2.

  De raadscommissie Bestuur adviseert en overlegt over de volgende onderwerpen:

  • a.

    Financiën, Openbare Orde, Dienstverlening, Handhaving, Integrale veiligheid, Algemeen Bestuurlijke Zaken, Intergemeentelijke samenwerking;

  • b.

    De raadscommissie Bestuur houdt de ruimte om aanpalende onderwerpen te behandelen. Indien nodig neemt het Presidium hierover een besluit.

• 3.

  De raadscommissie Ruimte adviseert en overlegt over de volgende onderwerpen:

  • a.

    Grondzaken, Milieu, Ruimtelijke Ordening, Wonen, Begraafplaatsen, Beheer openbare ruimte, Reiniging, Verkeer en Vervoer, Wijkgericht Werken;

  • b.

    De raadscommissie Ruimte houdt de ruimte om aanpalende onderwerpen te behandelen. Indien nodig neemt het Presidium hierover een besluit .

• 4.

  De raadscommissie Samenleving adviseert en overlegt over de volgende onderwerpen:

  • a.

    Economische Zaken, Onderwijs, Sport, Kunst, Sociale Zaken, Volksgezondheid, Recreatie en Toerisme, Wet Maatschappelijk Ondersteuning, Cultuur, Welzijn.

  • b.

    De raadscommissie Samenleving houdt de ruimte om aanpalende onderwerpen te behandelen. Indien nodig neemt het Presidium hierover een besluit .

• 5.

  Indien een onderwerp meerdere raadscommissies aangaat, wordt het onderwerp in de commissie behandeld die het onderwerp het meest aangaat, tenzij de voorzitters van de betrokken raadscommissies in overleg beslissen dat een gezamenlijke vergadering van de raadscommissies wordt belegd.

• 6.

  Indien een gezamenlijke vergadering van raadscommissies wordt belegd, vervult in principe de voorzitter van de raadscommissie die het onderwerp het meest aangaat, de taken van de voorzitter.

• 7.

  De raadcommissies kunnen themabijeenkomsten houden over onderwerpen waarover zij adviseren en overleggen. Op deze themabijeenkomsten is de ‘verordening op de raadscommissies’ niet van toepassing.

Artikel 3 Taken Een raadscommissie heeft de volgende taken:

• a.

  het uitbrengen van advies aan de raad over een voorstel of onderwerp dat betrekking heeft op de in artikel 2, tweede, derde of vierde lid, genoemde onderwerpen, conform artikel 24 Gemeentewet.

• b.

  het uitbrengen van advies aan de raad uit eigener beweging;

• c.

  voeren van een debat met elkaar, het college of de burgemeester over door het college of de burgemeester verstrekte inlichtingen en het gevoerde bestuur ten aanzien van de in artikel 2, tweede lid, derde of vierde lid, genoemde onderwerpen.

Artikel 4 Samenstelling

• 1.

  De commissie bestaat uit maximaal 14 raadsleden die door de raad op voordracht van de fracties worden benoemd.

• 2.

  Bij de samenstelling dient gestreefd te worden naar een evenwichtige vertegenwoordiging van de in de raad vertegenwoordigde politieke partijen. Een raadscommissie bestaat uit ten minste één afgevaardigde per fractie en is samengesteld naar evenredigheid van het aantal zetels in de raad. Voor vaststelling van het aantal leden per fractie in de commissie wordt het aantal raadszetels per fractie gedeeld door het aantal commissies. Het hieruit resulterende getal wordt naar het eerst volgende hele getal afgerond. Dit is het maximum aantal vertegenwoordigers per commissie, een fractie kan er ook kiezen voor om minder mensen af te vaardigen dan het aantal toegestane leden.

• 3.

  Een lid van een raadscommissie kan zich bij verhindering laten vervangen door een ander lid van zijn fractie.

Artikel 5 Voorzitter en plaatsvervangend voorzitter

• 1.

  De voorzitter wordt door de raad uit zijn midden benoemd. De plaatsvervangende voorzitter wordt door de commissie uit haar midden benoemd.

• 2.

  De voorzitter is geen lid van de raadscommissie.

• 3.

  De voorzitter van een raadscommissie kan zich bij verhindering laten vervangen door zijn plaatsvervanger. Indien deze niet beschikbaar is kan men zich ook laten vervangen door voorzitters en plaatsvervangende voorzitters van andere commissies.

• 4.

  De voorzitter is belast met:

  • a.

    het leiden van de vergadering;

  • b.

    het handhaven van de orde;

  • c.

    het doen naleven van deze verordening;

  • d.

    hetgeen deze verordening hem verder opdraagt.

Artikel 6 Zittingsduur en vacatures

• 1.

  De zittingsperiode van een lid, de voorzitter en hun plaatsvervangers is gelijk aan de zittingsperiode van de raad.

• 2.

  Een lid houdt op lid te zijn van een raadscommissie indien hij niet meer voldoet aan artikel 10, 11, 12, 13 en 15 van de gemeentewet.

• 3.

  De raad kan de voorzitter ontslaan en de commissie zijn plaatsvervanger.

• 4.

  Een lid, de voorzitter en hun plaatsvervangers kunnen te allen tijde ontslag nemen. Zij doen daarvan schriftelijk mededeling aan de raad. Het ontslag gaat een maand na de schriftelijke mededeling in of zoveel eerder als hun opvolger is benoemd.

• 5.

  Indien door overlijden of ontslag een vacature ontstaat, beslist de raad zo spoedig mogelijk over de vervulling daarvan met inachtneming van artikel 4 en 5 van deze verordening.

• 6.

  Indien een fractie blijkens een schriftelijke verklaring aan de voorzitter van de raad niet langer vertegenwoordigd is in de raad, vervalt het lidmaatschap van het lid dat op voordracht van die fractie is benoemd, van rechtswege.

Artikel 7 Griffier en Commissiesecretarissen

• 1.

  De griffier wijst ter ondersteuning voor iedere raadscommissie een medewerker van de griffie als commissiesecretaris.

• 2.

  Er is een commissiesecretaris bij iedere vergadering aanwezig.

Artikel 8 Aanwezigheid wethouders,en burgemeester

• 1.

  De voorzitter kan de burgemeester, één of meer wethouders uitnodigen in de vergadering aanwezig te zijn en aan de beraadslagingen deel te nemen.

• 2.

  De aanwezigheid van een wethouder dan wel de burgemeester in een commissie wordt verwacht wanneer men een onderwerp of voorstel uit zijn portefeuille bespreekt. Hij wordt uitgenodigd om deel te nemen aan de vergadering indien er politieke vragen gesteld worden of als hij iets wil toevoegen aan het debat.

• 3.

  Een wethouder of de burgemeester kan zich bij verhindering laten vervangen door zijn plaatsvervanger. Indien deze niet beschikbaar is kan de commissie ervoor kiezen het agendapunt zonder het betreffende collegelid te behandelen of door te schuiven naar een volgende vergadering.

• 4.

  De burgemeester of een wethouder kan op eigen initiatief bij een vergadering aanwezig zijn. Indien hij deel wil nemen aan de beraadslagingen, doet hij hiertoe een verzoek aan de voorzitter voor aanvang van de vergadering.

Hoofdstuk 4 Vergaderingen

Artikel 10 Vergaderdiscipline

• 1.

  De vergaderingen van commissies zijn in de regel openbaar.

• 2.

  De vergaderdata van de commissies worden gepubliceerd op de website van de gemeenteraad en op de gemeentelijke informatiepagina in een lokaal huis-aan-huis blad.

• 3.

  De vergaderingen van de raadscommissies vangen aan om 19.30 uur en vinden plaats in het Oude Raadhuis, Markt 1 in Roosendaal.

• 4.

  Naast de vastgestelde vergaderingen vergadert een raadscommissie, wanneer de voorzitter het nodig acht of indien tenminste 2 fracties schriftelijk met opgaaf van redenen daarom verzoeken.

• 5.

  De voorzitter kan in bijzondere gevallen een andere dag of aanvangsuur bepalen of een andere vergaderplaats aanwijzen. Hij voert hierover overleg met de griffier.

• 6.

  Indien de voorzitter van oordeel is, dat de in een maand te behandelen punten van dien aard zijn, dat het houden van een vergadering niet nodig is, deelt hij dit schriftelijk aan de leden van de commissie mee en verzoekt hen, indien gewenst, schriftelijk hun mening over de voorstellen kenbaar te maken. Wanneer tenminste 2 fracties schriftelijk met opgaaf van redenen van mening zijn dat over een van deze voorstellen wel een vergadering moet plaatsvinden, wordt deze alsnog door de voorzitter uitgeschreven.

Artikel 11 Oproep

• 1.

  De voorzitter zendt ten minste zeven dagen voor een vergadering de leden een schriftelijke oproep onder vermelding van de dag, het tijdstip en de plaats van de vergadering.

• 2.

  De voorlopige agenda en de daarbij behorende stukken, met uitzondering van de in artikel 86, eerste en tweede lid, van de Gemeentewet bedoelde stukken, worden tegelijkertijd met de schriftelijke oproep aan de leden verzonden.

Artikel 12 De agenda

• 1.

  De commissie bepaalt zelf de agenda. De voorzitter doet hiertoe een voorstel op basis van de door de fracties ingediende gemotiveerde verzoeken. Raadsvoorstellen worden altijd op de agenda geplaatst, maar zullen op basis van de ingediende verzoeken als A-stuk (zonder beraadslaging positief advies) of B-stuk (te behandelen) op de agenda worden gezet.

• 2.

  De voorzitter beoordeelt de ingediende motiveringen. Indien deze te globaal zijn zal de voorzitter het verzoek doen deze nader te specificeren.

• 3.

  Fracties kunnen verzoeken tot agenderen indienen tot 9.00 uur op de dinsdag na de beeldvormende raadsbijeenkomst. Verzoeken die daarna worden ingediend worden geagendeerd voor de volgende commissievergadering.

• 4.

  Wanneer een lid wil spreken over een spoedeisend punt dat niet kan wachten tot de volgende commissievergadering, meldt hij dit bij de voorzitter. De voorzitter zal dit punt via de mail aankondigen aan de commissie. Tijdens de vaststelling van de agenda zal de commissie het spoedeisende karakter toetsen.

• 5.

  24-uursvragen, bedoeld in artikel 24, worden aan het einde van de agenda toegevoegd. Dit kan tot 24 uur voor de vergadering.

• 6.

  Bij aanvang van de vergadering stelt de commissie de agenda vast. Op voorstel van een lid of de voorzitter kan de raadscommissie bij de vaststelling van de agenda onderwerpen aan de agenda toevoegen of van de agenda afvoeren

• 7.

  Wanneer de raadscommissie een onderwerp of voorstel onvoldoende voor de beraadslaging voorbereid acht, kan zij aan het college of de burgemeester nadere inlichtingen of advies vragen. De raadscommissie bepaalt in welke vergadering het onderwerp of voorstel opnieuw geagendeerd wordt.

• 8.

  Op voorstel van een lid of de voorzitter kan de raadscommissie de volgorde van behandeling van de agendapunten wijzigen.

Artikel 13 Ter inzage leggen van stukken

• 1.

  Stukken, die ter toelichting van de onderwerpen of voorstellen op de agenda dienen, worden gelijktijdig met het verzenden van de schriftelijke oproep voor de raadsleden ter inzage gelegd in het fractiehuis. Indien na het verzenden van de schriftelijke oproep stukken ter inzage worden gelegd, wordt hiervan mededeling gedaan aan de leden en zo mogelijk in een openbare kennisgeving.

• 2.

  Een origineel van een ter inzage gelegd stuk wordt niet buiten het fractiehuis gebracht.

• 3.

  Indien voor stukken op grond van artikel 86, eerste en tweede lid, van de Gemeentewet geheimhouding is opgelegd, blijven deze stukken in afwijking van het eerste lid, onder berusting van de griffier. De griffier verleent een lid inzage door een sleutel te verstrekken van het geheimenkastje in het Fractiehuis.

Artikel 14 Openbare kennisgeving

• 1.

  De vergadering wordt tegelijkertijd met de schriftelijke oproep aangekondigd op de gemeentelijke informatiepagina in een lokaal huis-aan-huis blad. Daarnaast wordt de oproep door plaatsing op de gemeentelijke website openbaar gemaakt .

• 2.

  De openbare kennisgeving vermeldt:

  • a.

    de datum, aanvangstijd en plaats, alsmede de voorlopige agenda van de vergadering;

  • b.

    de wijze waarop en de plaats waar een ieder de agenda en de daarbij behorende stukken kan inzien;

• 3.

  Daarnaast worden de voorlopige agenda en de bij behorende stukken voor een ieder ter inzage gelegd op het Stadskantoor te Roosendaal, Servicepunt Geerhoek te Wouw en de openbare bibliotheken en, indien digitaal beschikbaar, op de website van de gemeente geplaatst.

Artikel 15 Presentielijst

Bij binnenkomst in het Oude Raadshuis tekent ieder lid of vervangend lid de presentielijst.

Artikel 16 Opening vergadering en quorum

• 1.

  De voorzitter opent de vergadering op het vastgestelde uur, indien meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is.

• 2.

  Wanneer een kwartier na het vastgestelde tijdstip niet het vereiste aantal leden aanwezig is, bepaalt de voorzitter onder verwijzing naar dit artikel, na voorlezing van de namen der afwezige leden, dag en uur van de volgende vergadering, op een tijdstip dat ten minste vierentwintig uur na het bezorgen van de schriftelijke oproep is gelegen.

• 3.

  Op deze vergadering, bedoeld in het tweede lid, is het eerste lid niet van toepassing. De raadscommissie kan echter over andere dan de eerdere geagendeerde aangelegenheden alleen beraadslagen of besluiten, indien blijkens de presentielijst meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is.

Artikel 17 Verslag

• 1.

  Van de commissievergadering wordt een audioverslag gemaakt, dat binnen 7 dagen na de vergadering te raadplegen is via de website van de gemeenteraad.

• 2.

  Er wordt een besluitenlijst van de vergadering gemaakt. De besluitenlijst wordt per post aan de leden toegezonden gelijktijdig met de schriftelijke oproep voor de volgende vergadering van de commissie.

• 3.

  Bij het begin van de vergadering wordt de besluitenlijst van de vorige vergadering vastgesteld.

• 4.

  De leden, de voorzitter, de burgemeester en de wethouders hebben het recht, indien de besluitenlijst onjuistheden bevat, een voorstel tot wijziging van de besluitenlijst aan de commissie voor te leggen. Een voorstel tot wijziging dient voor de aanvang van de vergadering schriftelijk bij de commissiesecretaris te worden ingediend. De commissie beslist, bij meerderheid, over een wijziging van de concept besluitenlijst.

• 5.

  In de besluitenlijst worden vermeld:

  • a.

    de namen van de voorzitter, de griffier, de burgemeester en de wethouders en de ter vergadering aanwezige leden, alsmede van de leden die afwezig waren en de overige personen die het woord gevoerd hebben;

  • b.

    een vermelding van de zaken die aan de orde zijn geweest;

  • c.

    een samenvatting van het advies ten behoeve van de behandeling van het voorstel in de raad. Hierbij wordt melding gemaakt van de behandelstatus in de raad van een voorstel (A of B status), de fracties die mededeling hebben gedaan van hun goed- of afkeuring, en met aantekening van de fracties die zich niet uitgelaten hebben;

  • d.

    Toezeggingen die door de wethouder dan wel burgemeester zijn gedaan.

Artikel 18 Aantal spreektermijnen

• 1.

  De beraadslaging over een onderwerp of voorstel geschiedt in ten hoogste twee termijnen, tenzij de raadscommissie anders beslist.

• 2.

  Elke spreektermijn wordt door de voorzitter afgesloten.

• 3.

  Een lid mag in een termijn niet meer dan één maal het woord voeren over hetzelfde onderwerp of voorstel. Hierbij wordt niet meegerekend het spreken over een voorstel van orde.

Artikel 19 Spreektijd

• 1.

  In de eerste termijn heeft het lid 5 minuten beschermde spreektijd, die de voorzitter bewaakt. In de tweede termijn is dit 3 minuten.

• 2.

  De voorzitter kan een voorstel ter aanpassing van de beschermde spreektijd doen aan decommissie. De meerderheid van de commissie dient met dit voorstel akkoord te gaan.

Artikel 20 Voorstellen van orde

• 1.

  De voorzitter en ieder lid kunnen tijdens de vergadering mondeling een voorstel van orde doen, dat kort kan worden toegelicht.

• 2.

  Een voorstel van orde kan uitsluitend de orde van de vergadering betreffen.

• 3.

  Over een voorstel van orde beslist de raadscommissie terstond.

Artikel 21 Handhaving orde & schorsing

• 1.

  Een spreker mag in zijn betoog niet worden gestoord, tenzij:

• • a.

    de voorzitter het nodig oordeelt hem aan het opvolgen van deze verordening te herinneren;

  • b.

    een lid hem interrumpeert. De voorzitter kan bepalen dat de spreker zonder verdere interrupties zijn betoog zal afronden.

• 2.

  De voorzitter kan ter handhaving van de orde de vergadering voor een door hem te bepalen tijd schorsen en - indien na de heropening de orde opnieuw wordt verstoord - de vergadering sluiten.

• 3.

  Indien een spreker zich beledigende of onbetamelijke uitdrukkingen veroorlooft, afwijkt van het in behandeling zijnde onderwerp, een andere spreker herhaaldelijk interrumpeert, dan wel anderszins de orde verstoort, kan hij door de voorzitter tot de orde worden geroepen. Indien de spreker hieraan geen gevolg geeft, kan de voorzitter hem gedurende de vergadering over het aanhangige onderwerp het woord ontzeggen.

• 4.

  De voorzitter kan een raadscommissie voorstellen om een lid dat door zijn gedragingen de geregelde gang van zaken belemmert, het verdere verblijf in de vergadering te ontzeggen. Over dit voorstel wordt terstond besloten en is geen beraadslaging mogelijk. Indien de commissie het voorstel aanneemt verlaat het lid de vergadering onmiddellijk. Zo nodig doet de voorzitter hem verwijderen.

Hoofdstuk 5 Besloten vergadering

Hoofdstuk 6 Toehoorders en pers

Hoofdstuk 7 Slotbepalingen