Controleverordening Rotterdam 2011

Toelichting

Algemeen

De basis voor de verordening vormt artikel 213 van de Gemeentewet.

In het artikel worden drie deelgebieden onderscheiden:

• ·

  Financieel beleid;

• ·

  Financieel beheer;

• ·

  Financiële organisatie.

Dezelfde begrippen komen terug in de artikelen 212 en 213a van de Gemeentewet. Artikel 212 geeft het kader, regels met een algemene strekking op het gebied van financieel beleid en financieel beheer en de financiële functie in het algemeen. In Rotterdam heeft de raad de verordening financiële huishouding 2006 met dit doel vastgesteld. De verordeningen op grond van de artikelen 213 en 213a van de Gemeentewet regelen de controle op en de bewaking van de uitvoering van dit kader.

De verordening op grond van artikel 213 van de Gemeentewet, de controleverordening, waarborgt dat de rechtmatigheid van het financiële beheer en van de inrichting van de financiële organisatie wordt getoetst door een accountant. De getrouwheid en rechtmatigheid zijn onderdeel van de controle.

In artikel 213a van de Gemeentewet is het onderzoek geregeld dat het college laat uitvoeren naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het door hem gevoerde bestuur. Het college stelt het onderzoeksprogramma voor deze onderzoeken vast en brengt schriftelijk verslag uit aan de raad van de resultaten van deze onderzoeken.

De Rotterdamse Rekenkamer doet ten behoeve van de gemeenteraad en de burgers onafhankelijk onderzoek naar de doelmatigheid, doeltreffendheid, rechtmatigheid en transparantie van het gemeentebestuur en gemeentelijke activiteiten. De rechtmatigheid in het onderzoek is niet beperkt tot financiële beheershandelingen zoals bij de controle op de jaarrekening.

Rolverdeling

Met de vaststelling van de begroting geeft de raad aan het college de opdracht om de begroting uit te voeren. Na afloop van ieder begrotingsjaar legt het college verantwoording af aan de raad over het gevoerde bestuur door overlegging van de ontwerprekening en het jaarverslag (artikel 197, lid 1, Gemeentewet). De accountant controleert de rekening in opdracht van de raad. Het is dan ook de raad, die de accountant aanwijst (artikel 213 lid 2, Gemeentewet).

Eisen aan de accountant

De accountant die de raad aanwijst moet voldoen aan de vereisten genoemd in artikel 393, eerste lid, van Boek 2, van het Burgerlijk Wetboek. Op deze accountant is de Wet toezicht accountantsorganisaties (Wta) en het Besluit toezicht accountantsorganisaties (Bta) van toepassing. Dit betekent dat de organisatie van de accountant een vergunning moet hebben verkregen van de Autoriteit Financiële Markten (AFM). Door de AFM wordt toezicht uitgeoefend op naleving van de Wta door vergunninghoudende accountantsorganisaties. Via de beroepsorganisaties NIVRA en NOvAA is de Verordening Gedragscode (VGc) op de accountant van toepassing. Hierin is de integriteit, objectiviteit, deskundigheid en zorgvuldigheid, de geheimhouding en het professionele gedrag geregeld. Regels met betrekking tot de inhoud van de controle zijn opgenomen in de nadere voorschriften controle en overige standaarden (NV COS). In de controleverordening is dan ook geen regelgeving met betrekking tot deze onderwerpen opgenomen.

Samenwerking accountant met interne auditfunctie

Ter ondersteuning van het bestuur van het college is in Rotterdam een interne auditfunctie ingesteld met het doel een objectief oordeel te verkrijgen over de toereikendheid en effectiviteit van interne risicobeheersings- en controlesystemen.

Artikelgewijs

Artikel 2

Artikel 2 regelt de opdrachtverlening van de accountantscontrole van de jaarrekening. De raad wijst de accountant aan en bepaalt de eisen waaraan de accountant en zijn controle moeten voldoen.

Op de accountantscontrole van de gemeente is het Besluit Accountantscontrole decentrale overheden van toepassing. Hierin heeft de minister nadere regels gesteld met betrekking tot de reikwijdte van en de verslaggeving omtrent de accountantscontrole. Voor de reikwijdte zijn de hierin genoemde omvangsbasis, en goedkeuringstoleranties voor de controleverklaring van belang. De omvangsbasis wordt in principe gevormd door de som van het totaal van de jaarlijkse begrotingsuitgaven en -ontvangsten. De rapporteringstoleranties voor het verslag van bevindingen zijn de norm voor de verslaggeving. Voor deze toleranties zijn in het Besluit accountantscontrole decentrale overheden minima gesteld. De raad stelt de hoogte van deze toleranties vast in de kadernota accountantscontrole. Deze toleranties zijn ook onderdeel van het programma van eisen bij de aanbesteding. Een aanscherping van de toleranties zal leiden tot een hogere prijsstelling door de accountant.

Artikel 3

Dit artikel geeft de accountant de mogelijkheid om onbelemmerd zijn onderzoek te kunnen doen. Dit natuurlijk binnen de opdracht die verstrekt is door de raad.

In het tijdspad van opstellen en vaststellen van de rekening moeten gunstige en ongunstige gebeurtenissen, die nadere informatie geven over de feitelijke situatie per balansdatum, altijd in de rekening worden verwerkt als deze onontbeerlijk zijn voor het inzicht van de gemeenteraad bij de vaststelling van de rekening. Het gaat dan om gebeurtenissen met materiële bedragen ten opzichte van het totaal van baten en/of lasten. Deze informatie kan leiden tot een andere verklaring van de accountant bij de rekening. Het zesde lid van het artikel regelt dat het college alle informatie die van invloed is op het beeld van de jaarrekening en pas na de afgifte van de accountantsverklaring, maar voor de vaststelling van de jaarrekening door de raad aan het college bekend is geworden, terstond aan de raad en de accountant ter beschikking te stellen.

Artikel 4

Het derde en vierde lid van artikel 213 Gemeentewet regelt de rapportering en de inhoud daarvan van de accountant aan de raad en het college. In het programma van eisen bij de aanbesteding kan de raad hieraan aanvullende eisen stellen.

Dit artikel regelt de procedure van hoor en wederhoor. De rapportage van de accountant wordt eerst besproken met het college. Na de schriftelijke reactie van het college wordt de rapportage ter beschikking gesteld van de raad. De managementletter is ten behoeve van het college opgesteld en wordt niet aan de raad verstrekt. In het vierde en het negende lid is opgenomen dat de accountant zijn verslag van bevindingen en de strekking van de controleverklaring bespreekt met de Commissie tot Onderzoek van de Rekening. De Verordening Commissie tot Onderzoek van Rekening regelt de samenstelling en werkwijze van deze raadscommissie.

Artikel 5

Naast de controle van de jaarrekening geeft de accountant ook verklaringen af bij de specifieke verantwoordingen die moeten worden afgelegd aan medeoverheden of andere instanties. Hiermee wordt voorkomen dat werkzaamheden dubbel uitgevoerd moeten worden. Dit geldt ook voor aan de gemeente gelieerde bedrijven en ondernemingen. Hiermee worden de organisatieonderdelen bedoeld waar ambtenaren van de gemeente Rotterdam het bestuur van een privaat organisatieonderdeel vormen. Deze verlengconstructies komen voor bij de Roteb en Gemeentewerken (GW). Daar de verplichting in bestaande situaties niet kan worden opgelegd, wordt hiervan de wenselijkheid aangegeven. In nieuwe situaties en bij wijziging van statuten in bestaande situaties wordt de vrijwilligheid in een verplichting omgezet.