Wijziging 1 op de Instructie voor de Griffier: Besluit aanpassing diverse verordeningen betreffende de werkwijze van de raad en zijn leden

Geldend van 07-07-2006 t/m heden

Intitulé

Instructie voor de griffier

De Raad van de gemeente Rotterdam,

Gelezen het voorstel van het presidium van de gemeenteraad van 20 november 2003, 03GR3354;

gezien het advies van de commissie Bestuur en Veiligheid van 4 december 2003;

gelet op artikel 107a, tweede lid, van de Gemeentewet en de Organisatieverordening van de raad van de gemeente Rotterdam;

Besluit:

vast te stellen de volgende instructie:

Instructie voor de griffier van de gemeente Rotterdam

Artikel 1 Algemene ondersteuning

De griffier doet al het nodige voor een goede en doelmatige ondersteuning van de voorzitter en de leden van de raad.

Artikel 2 Agendering

De griffier ondersteunt de raad en zijn commissies bij het vaststellen van de agenda van de raads- en commissievergaderingen.

Artikel 3 Bijstand raadsvoorzitter

  • 1. De griffier staat de voorzitter van de raad ter zijde bij zijn zorg voor een goede voorbereiding en een goed verloop van de vergaderingen van de raad.

  • 2. De griffier kan de voorzitters van de raadscommissies ter zijde staan bij zijn zorg voor een goede voorbereiding en een goed verloop van de vergaderingen van de raadscommissies.

Artikel 4 Vergaderingen van de raad en raadscommissie

  • 1. De griffier is aanwezig bij de raadsvergaderingen en draagt zorg voor een goede en tijdige verslaglegging van de vergaderingen.

  • 2. De griffier kan aanwezig zijn bij de vergaderingen van de raadscommissies.

  • 3. De griffier draagt zorg voor de opstelling en verzending van de voorlopige agenda, notulen en overige stukken aan raadsleden.

Artikel 5 Ondersteuning Presidium

  • 1. De griffier stelt de agenda op en is aanwezig bij de vergaderingen van het presidium en draagt zorg voor een goede en tijdige verslaglegging van de vergaderingen.

  • 2. Indien het presidium aanvullende ondersteuning behoeft draagt de griffier er zorg voor dat deze gegeven wordt.

Artikel 6 Ondersteuning onderzoekscommissie

Indien de raad een onderzoekscommissie als bedoeld in artikel 155a van de Gemeentewet instelt, draagt de griffier zorg voor de ondersteuning van deze commissie.

Artikel 7 Mandaat college artikel 160 Gemeentewet

Indien dat naar zijn oordeel nodig is, pleegt de griffier, ten behoeve van de uitoefening van de door het college van burgemeester en wethouders op grond van artikel 160 van de Gemeentewet aan haar/hem gemandateerde bevoegdheden, overleg met het presidium.

Artikel 7a Instructie behorend bij het Mandaatbesluit raadsbevoegdheden 2006

  • 1. De gemandateerden dienen bij de gebruikmaking van de hun opgedragen bevoegdheden te blijven binnen de toegekende financiële middelen en het vastgestelde jaarplan en het betreffende managementcontract daarbij in acht te nemen.

  • 2. De gemandateerden dienen indien er sprake is dan wel kan zijn van een politiek gevoelige of zwaarwichtige aangelegenheid in contact te treden met de leden van het presidium alvorens zij van het mandaat gebruik maken.

  • 3. De gemandateerden dienen zich mogelijk door middel van het jaarverslag te verantwoorden over het gebruik van de gemandateerde bevoegdheden in het afgelopen jaar.

  • 4. Iedere gemandateerde stelt een register op waarin de ondermandaten zijn opgenomen en stuurt een exemplaar naar de Bestuursdienst, directie Algemene Zaken, afdeling Bestuurlijk Juridische Zaken (BSD/AZ/BJZ).

Artikel 8 Ambtelijke bijstand

De griffier voert overleg met de gemeentesecretaris ten behoeve van een goede informatievoorziening naar de bestuurlijke organisatie van de raad en verlening van ambtelijke bijstand.

Artikel 9 Verhindering en vervanging

  • 1. Indien de griffier meer dan 5 aaneengesloten werkdagen verhinderd is zijn ambt te vervullen, doet deze daarvan tijdig mededeling aan de voorzitter van de raad.

Artikel 10 Slotbepaling

  • 1. In alle gevallen waarin deze instructie niet voorziet, pleegt de griffier voor zover nodig overleg met de voorzitter van het presidium of diens plaatsvervanger.

  • 2. Deze instructie treedt in werking op de dag na de vaststelling.

Ondertekening

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van 11 december 2003.

De griffier

K.D. Handstede

De voorzitter

I.W. Opstelten

Toelichting bij de instructie voor de griffier van de gemeente Rotterdam

Inleiding

De Gemeentewet - art. 107a - bepaalt dat de raad voor de griffier een instructie opstelt die de taken en bevoegdheden regelt van de griffier. In de Organisatieverordening van de raad van de gemeente Rotterdam, is een verwijzing gemaakt naar de instructie die nu voor u ligt als voorstel. De verwijzing betreft aanwijzingen voor de griffier wanneer deze handelt in mandaat van het college betreffende art. 160 van de Gemeentewet.

Artikel 1

De hoofdverantwoordelijkheid van de griffier is de ondersteuning van de raad. Deze taak behoort niet meer tot de taken van de gemeentesecretaris.

Artikel 2

De raadsagenda’s worden vastgesteld door de raad en worden voorbereid door het presidium (zie de toelichting op art. 5). De griffier en de medewerkers van de griffie nemen de ambtelijke voorbereiding ter hand. De administratieve ondersteuning wordt door de griffie verleend. Indien de raad een jaaragenda (lange termijn agenda, keuzennota, raadsprogramma of een soortgelijke term) vaststelt dan ligt het in de rede dat de griffier ook daarbij ondersteuning biedt.

Artikelen 3 en 4

De burgemeester wordt in zijn functie van voorzitter van de raad bijgestaan door de griffier. In zijn functie van voorzitter van het college en van zelfstandig bestuursorgaan van de gemeente wordt hij net als voorheen bijgestaan door de secretaris. De griffier zit naast de burgemeester tijdens raadsvergaderingen, draagt zorg voor het verslag en verricht alle mogelijk denkbare (administratieve) ondersteuning. Ook bijvoorbeeld het bodepersoneel gedraagt zich tijdens raads- en commissievergaderingen naar de aanwijzingen van de griffier. Veelal zullen de commissiesecretarissen en niet de griffier aanwezig zijn bij de vergaderingen van de raadscommissies en de voorzitters van de raadscommissies ondersteunen. Vanwege de schaalgrootte.

Artikel 5

Voor het presidium als belangrijk instituut van de raad geldt hetzelfde als voor de raad in het algemeen.

Artikel 6

Indien de raad een enquêtecommissie instelt zal deze natuurlijk behoefte hebben aan ambtelijke ondersteuning. Deze wordt door of onder verantwoordelijkheid van de griffier verschaft. De enquêtecommissie is immers een raadscommissie. Wellicht zal voor een dergelijke commissie tijdelijk extra personeel aangenomen moeten worden vanwege het intensieve en tijdelijke karakter van de werkzaamheden. Op grond van artikel 155a, achtste lid, van de Gemeentewet is een verordening opgesteld waarin nadere voorschriften worden gesteld met betrekking tot bedoelde enquêtes. Daarin worden ook regels gesteld over de ambtelijke bijstand te weten: De griffier draagt zorg voor voldoende ambtelijke ondersteuning van de commissie. Zo nodig kan de griffier een beroep doen op de gemeentesecretaris om hem voor de duur van het onderzoek een of meer medewerkers ter beschikking te stellen.

Artikel 7

Om wettechnische redenen is voor de uitvoering van art. 160 een mandaat vanuit het college aan de griffier noodzakelijk, de raad is in dezen niet bevoegd. Overleg over de wijze van uitoefening gebeurt met het presidium, het college is daar een minder logisch aanspreekpunt in de duale verhoudingen.

Artikel 7a

Bij het Mandaatbesluit is een algemene toelichting opgenomen. Met deze bepaling wordt een aantal specifieke instructies voor de gemandateerde opgenomen die logischerwijs thuishoren in de al bestaande algemene Instructie voor de griffier

Artikelen 8 - 10

Deze artikelen behoeven geen toelichting.