Besluit Informatiebeheer Rotterdam 2004

1. Het hoofd van de beheerseenheid draagt er zorg voor, dat uit ieder document, dan wel uit de daarbij behorende informatie, blijkt:

• a.

  wanneer het is ontvangen of opgemaakt;

• b.

  wie de afzender of vervaardiger is;

• c.

  op welke taak het document betrekking heeft;

• d.

  wat de status en het ontwikkelingsstadium van het document is en

• e.

  wanneer en aan wie een exemplaar ervan is verzonden.

2. Ten aanzien van documenten worden kenmerken zodanig vastgelegd, dat ze met behulp daarvan op eenvoudige wijze kunnen worden teruggevonden.

1. Voorbereiding, invoering en wijziging van ordeningssystemen behoeven de schriftelijke toestemming van de archivaris.

2. Voorbereiding, invoering en wijziging van informatiesystemen worden tijdig meegedeeld aan de archivaris.

1. Het hoofd van de beheerseenheid ziet erop toe, dat voor de informatiebestanden, overeenkomstig artikel 3 van de regeling, een documentair structuurplan wordt aangelegd en bijgehouden.

2. Het documentair structuurplan omvat een overzicht van informatiebestanden en -systemen, volgens de eisen van artikel 3 van de regeling, waarin deze met hun bewaartermijnen worden beschreven en in verband worden gebracht met de verschillende werkprocessen, taken en functies alsmede een beschrijving van de in dit besluit genoemde procedures en methoden van ordening.

3. Uit het in het tweede lid bedoelde documentair structuurplan blijkt te allen tijde, waar de informatiebestanden en -systemen en hun onderdelen zich bevinden en wanneer ze zijn of worden overgebracht, overgedragen, vervangen, vernietigd of vervreemd.

1. Het hoofd van de beheerseenheid draagt zorg voor de geheimhouding van daarvoor in aanmerking komende documenten.

2. Raadpleging en uitlening van documenten, die aan enige bijzondere vorm van geheimhouding zijn onderworpen, is behoudens toestemming van het hoofd van de beheerseenheid, slechts toegestaan aan die functionarissen van de beheerseenheid, die zijn belast met de behandeling van de betreffende aangelegenheid. Aan het verlenen van toestemming kan het hoofd van de beheerseenheid voorwaarden verbinden.

3. Het hoofd van de beheerseenheid draagt er zorg voor, dat de in het tweede lid genoemde functionarissen aan degenen aan wie de uitvoering van dit besluit is opgedragen, meedelen welke documenten aan enige bijzondere vorm van geheimhouding zijn onderworpen. De in het tweede lid genoemde functionarissen en degenen aan wie de uitvoering van dit besluit is opgedragen bepalen ten minste eenmaal per jaar gezamenlijk of verlenging van geheimhouding van de betreffende documenten noodzakelijk is.

1. Het hoofd van de beheerseenheid zorgt voor het in een zo vroeg mogelijk stadium selecteren van documenten voor bewaring en vernietiging, overeenkomstig de daarvoor bij of krachtens de wet gegeven voorschriften.

2. Ingeval van selectie voor vernietiging worden de documenten voorzien van een kenmerk, dat de bewaartermijn aangeeft.

3. Van de in het tweede lid genoemde bewaartermijn wordt tevens aantekening gehouden in het in artikel 12 bedoelde documentair structuurplan.

1. Het hoofd van de beheerseenheid stelt voor zijn beheerseenheid een Lijst van categorieën vernietigbare en te bewaren documenten op, als uitwerking van de wettelijk vastgestelde selectielijst voor gemeenten.

2. De Lijst vernietigbare en te bewaren documenten moet schriftelijk worden goedgekeurd door de archivaris.

3. Vóór iedere daadwerkelijke vernietiging op grond van de Lijst vernietigbare en te bewaren documenten, vraagt het hoofd van de beheerseenheid machtiging aan de archivaris.

4. De archivaris kan voor de gehele Lijst vernietigbare en te bewaren documenten, of voor bepaalde gedeelten, een doorlopende machtiging tot daadwerkelijke vernietiging verlenen. Voor categorieën documenten waarvoor doorlopende machtiging tot vernietiging is verleend, vervalt de verplichting bedoeld in het derde lid.

5. De archivaris stelt nadere regels over de vorm van de Lijst vernietigbare en te bewaren documenten en de procedure van goedkeuring.