Permalink
PrintenPermanente link
Naar de actuele versie van de regeling
http://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR250754
Naar de door u bekeken versie
http://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR250754/1
Regeling vervallen per 05-08-2017
Archiefverordening Rotterdam 2011
Geldend van 21-05-2011 t/m 04-08-2017
Intitulé
Archiefverordening Rotterdam 2011Hoofdstuk I Algemene bepalingen
Gemeenteblad 2011
Archiefverordening Rotterdam 2011
De raad van de gemeente Rotterdam,
Gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders van Rotterdam van 12 april 2011, registratienummer 578475; raadsstuk 2011-1037;
gelet op de artikelen 30, eerste lid en 32, tweede lid, van de Archiefwet 1995;
overwegende dat het in het belang van een adequate archiefzorg, op grond van het Besluit mandaat, volmacht en machtiging Rotterdam 2009 en de per 1 april 2010 in werking getreden Archiefregeling, noodzakelijk is dat een nieuwe verordening wordt vastgesteld;
besluit:
tot vaststelling van de Verordening betreffende de bevoegdheden van de gemeenteraad inzake de zorg van het college van burgemeester en wethouders voor de informatie van de gemeentelijke organen en het toezicht op de naleving van het bij of krachtens de wet bepaalde ten aanzien van het beheer van de informatie, voor zover deze niet is overgebracht naar de archiefbewaarplaats (Archiefverordening Rotterdam 2011).
Artikel 1
In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder:
- a.
wet: Archiefwet 1995;
- b.
gemeentelijke organen: overheidsorganen, bedoeld in artikel 1, onder
b, van de wet, voor zover behorende tot de gemeente;
- c.
informatie: in artikel 1, onder c, Archiefwet 1995 bedoelde archiefbescheiden;
- d.
archiefbewaarplaats: overeenkomstig artikel 31 van de wet
aangewezen plaats;
- e.
archiefruimte: ruimte, bestemd of aangewezen voor de
bewaring van informatie die nog niet is overgebracht naar de archiefbewaarplaats;
- f.
archivaris: de overeenkomstig artikel 32 van de wet
benoemde gemeentearchivaris;
- g.
beheerder: degene die ingevolge artikel 3 van deze
verordening is belast met het beheer van de
informatie van de gemeentelijke organen die
niet is overgebracht naar een
archiefbewaarplaats;
- h.
beheerseenheid: door het college als zodanig aan te wijzen
organisatie-eenheid;
- i.
Gemeentearchief: Gemeentearchief Rotterdam;
- j.
informatiesysteem: systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan informatie kan worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen en geraadpleegd;
- k.
ordeningsstructuur: systeem van ordening van informatie of informatie-bestanddelen binnen een (deel van een) archief.
Hoofdstuk II De zorg van het college voor de informatie
Artikel 2
Het college draagt zorg voor het inrichten en in stand houden van een archiefbewaarplaats als bedoeld in artikel 31 van de wet en van voldoende en doelmatige archiefruimten.
Artikel 3
Het college draagt zorg voor het aanwijzen van de beheerder.
Artikel 4
Het college draagt zorg voor de aanstelling van voldoende deskundig personeel
voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van alle gemeentelijke informatie.
Artikel 5
-
1. Het college draagt zorg voor vervaardiging en bewaring van informatie op zodanige wijze, dat het behoud van deze informatie voldoende is gewaarborgd.
-
2. Het eerste lid is ook van toepassing op de vervaardiging van informatie bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welke informatie kan worden aangenomen dat zij voor dezen als informatie voor blijvende bewaring in aanmerking komt.
Artikel 6
Het college draagt er zorg voor, dat jaarlijks op de gemeentebegroting voldoende middelen worden geraamd om kosten, verbonden aan de zorg voor informatie, te kunnen dekken.
Artikel 7
Het college stelt voorschriften vast voor het beheer van informatie van de gemeentelijke organen die nog niet naar de archiefbewaarplaats is overgebracht.
Artikel 8
Het college ziet erop toe, dat bij deelname door de gemeente in privaatrechtelijke rechtspersonen die publiekrechtelijke taken uitvoeren, het beheer van informatie bij deze rechtspersonen geschiedt volgens de bepalingen van de wet.
Artikel 9
Het college doet jaarlijks verslag aan de gemeenteraad omtrent hetgeen is verricht ter uitvoering van artikel 30 van de wet. Daarbij wordt verantwoording afgelegd over de verslagen die door de archivaris aan het college zijn uitgebracht in verband met het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de informatie die niet is overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
Hoofdstuk III Toezicht van de archivaris op het beheer van de informatie die niet is overgebracht naar de archiefbewaarplaats
Artikel 10
-
1. De archivaris ziet erop toe, dat informatie, die niet naar de archiefbewaarplaats is overgebracht, beheerd wordt overeenkomstig de bepalingen van de wet en de ter uitvoering daarvan gegeven regels en voorschriften.
-
2. Hij is bevoegd zich daarbij, onder handhaving van zijn verantwoordelijkheid, te doen vervangen door aan hem ondergeschikte ambtenaren die in het bezit zijn van een diploma archivistiek als bedoeld in artikel 22 van de wet.
Artikel 11
-
1. De beheerder verstrekt aan de archivaris of aan degene die namens hem met het toezicht is belast, alle informatie en inlichtingen die voor een goede vervulling van zijn taak noodzakelijk zijn en verleent de nodige medewerking om inzicht te verschaffen in de ordening en toegankelijkheid van de informatie alsmede in de opzet en werking van hulpmiddelen en systemen waarin informatie is opgenomen.
-
2. De archivaris en degenen die hem in de uitoefening van het toezicht vervangen of bijstaan, hebben toegang tot de informatie en de ruimten waarin deze zich bevindt, met inachtneming van de voorschriften ten aanzien van de beveiliging van geheime informatie.
Artikel 12
De archivaris doet van zijn bevindingen bij de uitoefening van het toezicht mededeling aan de beheerder, en, als hij dit noodzakelijk vindt, aan het college. Hij geeft daarbij aan welke voorzieningen naar zijn mening in het belang van een goed beheer moeten worden getroffen.
Artikel 13
De beheerder vraagt schriftelijk toestemming aan de archivaris tot:
- a.
bouw, verbouwing, inrichting, of verandering van inrichting en ingebruikneming van ruimten als archiefruimte;
- b.
voorbereiding, invoering en wijziging van een ordeningsstructuur.
Artikel 14
De beheerder doet aan de archivaris tijdig schriftelijk mededeling van het voornemen tot:
- a.
opheffing, samenvoeging of splitsing van een beheerseenheid of overdracht van één of meer taken aan een andere beheerseenheid, overheidsorgaan of rechtspersoon;
- b.
verandering van de plaats van bewaring van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte informatie;
- c.
ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering van een informatiesysteem.
Artikel 15
De archivaris doet jaarlijks verslag aan het college betreffende de uitoefening van het toezicht.
Hoofdstuk IV Slotbepalingen
Artikel 16
-
1. Deze verordening treedt in werking op de eerste dag na de dagtekening van het Gemeenteblad waarin zij wordt geplaatst.
-
2. De Archiefverordening Rotterdam 2004 (Gemeenteblad 2004, nr.110) wordt ingetrokken.
Artikel 17
Deze verordening wordt aangehaald als: Archiefverordening Rotterdam 2011.
Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van 12 mei 2011.
|
De griffier, J.G.A. Paans |
De voorzitter, A.Aboutaleb |
Dit gemeenteblad is uitgegeven op 20 mei 2011 en ligt op werkdagen van 8.30 tot 16.00 uur ter inzage bij het Kenniscentrum Bestuursdienst Rotterdam (KBR), locatie Stadswinkel Centrum, Coolsingel 40 (zijde Doelwater, tegenover hoofdbureau politie)
(Zie ook: www.bds.rotterdam.nl – Gemeentebladen)
Toelichting
Deze verordening sluit aan bij de Archiefwet 1995 (Stb. 276 en 277) en het Archiefbesluit 1995 (Stb. 671) en dient door de gemeenteraad te worden vastgesteld op grond van de in de aanhef genoemde artikelen in de Archiefwet 1995.
Zij bestaat in hoofdzaak uit twee gedeelten, namelijk de regeling voor de zorg, die het college van burgemeester en wethouders draagt voor de informatie van de gemeentelijke organen en het toezicht op het beheer van de informatie, die niet is overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Deze verordening is, evenals wet en besluit, niet alleen van toepassing op papieren, maar ook op audiovisuele en digitale informatie.
Hoofdstuk II bevat een uitwerking van het begrip “zorg”, dat in de Archiefwet 1995 niet wordt gedefinieerd.
Hoofdstuk III is een uitwerking van het toezicht bedoeld in artikel 32, tweede lid van de wet.
Dit model is aangepast aan de wettelijke regelingen t.a.v. de dualisering van de medebewindsbevoegdheden die met ingang van 8 maart 2006 in werking zijn getreden. Vanaf die datum is niet langer de gemeenteraad bevoegd om de archivaris te
benoemen en de archiefbewaarplaats aan te wijzen. Deze bevoegdheden berusten sindsdien bij het college. Dit heeft onder andere tot gevolg dat het hoofdstuk over de archiefbewaarplaats in de oude verordening is overgeheveld naar het Besluit Informatiebeheer Rotterdam 2011.
Artikelsgewijze toelichting
Artikel 2
De Archiefregeling (Staatscourant nr. 70 d.d. 6 januari 2010) stelt op grond van artikel 13, vierde lid, van het Archiefbesluit 1995 vast, aan welke bouwkundige en inrichtingseisen de archiefbewaarplaats en de archiefruimten moeten voldoen.
Artikel 3
De voorschriften tot aanwijzing van de beheerders zijn opgenomen in het Besluit Informatiebeheer Rotterdam 2011 op grond van artikel 7.
Artikel 5
De Archiefregeling stelt op grond van artikel 11 tweede lid van het Archiefbesluit 1995 nadere regels omtrent de kwaliteit van en de procedures rond het materiële behoud van de daarvoor in aanmerking komende informatie. Artikel 11 van het Archiefbesluit 1995 kent de in dit artikel bedoelde verplichting slechts ten behoeve van de interne stukken. Uit overwegingen van behoorlijk bestuur en ter besparing van conserveringskosten voor de overheid als geheel achten wij dit onvolledig. Daarom is in het tweede lid bepaald, dat ook de te verzenden stukken aan de genoemde Archiefregeling dienen te voldoen. De gemeente heeft in voorkomende gevallen als ontvanger van door andere overheden opgemaakte stukken daarvan zelf ook profijt.
Artikel 7
De bedoelde voorschriften zijn opgenomen in het Besluit Informatiebeheer Rotterdam 2011.
Artikel 11
Met de ruime betekenis van informatie hebben sommige begrippen een andere, ruimere inhoud gekregen. Dat heeft onder andere gevolgen voor een term als “beheer”. Zo zal het voor het toezicht op het beheer van digitale bestanden niet meer voldoende zijn dat toegang tot de ruimte is verzekerd. De formulering betreffende de noodzakelijke medewerking is ontleend aan de artikelen 52 van de Algemene wet inzake rijksbelastingen en 5:20 van de Algemene wet bestuursrecht.
Artikelen 13 en 14
Slechts die aspecten van de uitoefening van het toezicht op het informatiebeheer worden hier vermeld, die bij constatering achteraf tot onevenredig hoge kosten zouden kunnen leiden, of die ernstige schade voor het behoud dan wel de openbaarheid van de informatie en de rechtszekerheid van burgers tot gevolg zouden hebben.
Artikel 15
De verslaglegging door de archivaris is de basis voor de verantwoording van het college aan de raad zoals bedoeld in artikel 9.
Ziet u een fout in deze regeling?
Bent u van mening dat de inhoud niet juist is? Neem dan contact op met de organisatie die de regelgeving heeft gepubliceerd. Deze organisatie is namelijk zelf verantwoordelijk voor de inhoud van de regelgeving. De naam van de organisatie ziet u bovenaan de regelgeving. De contactgegevens van de organisatie kunt u hier opzoeken: organisaties.overheid.nl.
Werkt de website of een link niet goed? Stuur dan een e-mail naar regelgeving@overheid.nl