Verordening fractieondersteuning 2006

Geldend van 24-03-2014 t/m heden met terugwerkende kracht vanaf 01-01-2014

Gemeenteblad 2014

Verordening fractieondersteuning 2006

De Raad van de gemeente Rotterdam,

Gelezen het voorstel van het presidium van 27 februari 2014, raadsstuk 14gr485;

gelet op artikel 33 van de Gemeentewet;

besluit:

vast te stellen de hierna volgende gewijzigde Verordening fractieondersteuning 2006.

Artikel 1 Begripsbepalingen

In deze verordening en de daarop berustende bepalingen wordt verstaan onder:

a.fractie:

elke groepering in de raad die bij aanvang van een nieuwe zittingsperiode van de raad is geregistreerd in overeenstemming met artikel G3 van de Kieswet of die is gevormd naar aanleiding van een mededeling van een lid van de raad in overeenstemming met artikel 14, van het Reglement van Orde voor de vergaderingen van de Gemeenteraad;

b.tegemoetkoming:

de tegemoetkoming bedoeld in artikel 2, eerste lid;

c.voorschot:

1/12 deel van de tegemoetkoming;

d.verantwoording:

de balans, de staat van baten en lasten, de toelichting hierop en het verslag van de kascontrolecommissie;

e.egalisatiereserve:

reserve met als doel kosten gelijkmatig over de raadsperiode te spreiden;

f.gemengde kosten:

kosten die zowel het fractiebelang als het partijbelang dienen;

g.accountant:

de accountant die is belast met de controle van de uitgaven welke gedaan zijn op grond van deze verordening:

h.presidium:

het Presidium van Rotterdam ingesteld volgens het Reglement van Orde voor de vergaderingen van de gemeenteraad;

i.griffier:

de ambtenaar die, conform het mandaatbesluit van de raad aan de griffier 2006, is belast met de uitvoering van de bevoegdheid ingevolge de artikelen 8 en 10 van de Verordening fractieondersteuning;

j.groepering:

één of meer raadsleden die onder dezelfde naam zitting hebben in de gemeenteraad;

k.verrekenen:

middels het in specifieke gevallen aanpassen van de hoogte van het maandelijkse voorschot op de tegemoetkoming afwikkelen van vorderingen.

Artikel 2 Tegemoetkoming en bevoorschotting

  • 1. De tegemoetkoming is een subsidie die jaarlijks wordt verstrekt aan de fracties.

  • 2. Van gemeentewege kan aan het begin van iedere raadsperiode op aanvraag een voorschot op de tegemoetkoming worden vastgesteld voor de kosten die de fractie maakt voor ondersteuning bij de werkzaamheden ter vervulling van haar volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol.

  • 3. De raad verstrekt het in lid 2 bedoelde voorschot op de tegemoetkoming in maandelijkse termijnen.

  • 4. Uitbetaling van de voorschotten ten gunste van de fractie vindt plaats door overschrijving op de bankrekening van de stichting die volgens de statuten, de ondersteuning van de desbetreffende fractie ten doel heeft.

Artikel 3 Ten laste van tegemoetkoming te brengen uitgaven

    • 1.

      De tegemoetkoming dient aangewend te worden ter bekostiging van personele, materiële of andere kosten die verband houden met ondersteuning van de fractie ten behoeve van het raadswerk.

    • 2.

      De tegemoetkoming wordt niet aangewend voor:

    • a.

      uitgaven in strijd met wettelijke bepalingen;

    • b.

      bijdragen aan politieke partijen, politieke partijen verbonden instellingen of natuurlijke personen anders dan ter vergoeding van een prestatie (goederen en/of diensten) geleverd ten behoeve van de fractie op basis van een gespecificeerde declaratie;

    • c.

      uitgaven welke bekostigd dienen te worden uit de vergoedingen die de raadsleden bij of krachtens de Gemeentewet ontvangen;

    • d.

      uitgaven aan raadsleden voor werkzaamheden die zij als beleidsmedewerker of anderszins in opdracht van een fractie verrichten;

    • e.

      het doen van giften;

    • f.

      uitgaven ten behoeve van buitenlandse reizen;

    • g.

      uitgaven ten behoeve van de verkiezing of herverkiezing van raadsleden;

    • h.

      uitgaven die geheel of gedeeltelijk in het belang zijn of worden geacht van politieke partijen dan wel daaraan verbonden instellingen of natuurlijke personen;

    • i.

      directe of indirecte bevoordeling van derden ten nadele van de gemeente.

      • 3.

        Gemengde kosten kunnen volledig worden bekostigd uit de tegemoetkoming, indien het fractieaandeel in deze kosten 80% of meer bedraagt. Ingeval het fractieaandeel lager is dan deze grens, wordt het partijaandeel verrekend.

      • 4.

        Voor alle uitgaven geldt, dat deze afdoende worden afgedekt door onderliggende bescheiden, zijnde gespecificeerde declaraties waarbij de functionele aanleiding is aangegeven.

Artikel 4 Opbouw tegemoetkoming

  • 1. In het begrotingsvoorstel van het college wordt op voorstel van het presidium een bedrag voor fractieondersteuning opgenomen.

  • 2. Dit bedrag is tenminste het bedrag van de tegemoetkoming in het lopende jaar. Dit bedrag kan hoger of lager worden, afhankelijk van de ontwikkelingen van de salarissen in de sector gemeenten en de financiële ontwikkelingen binnen de kostenplaats raad.

  • 3. De tegemoetkoming bestaat uit een vaste component en een variabele component. De vaste component wordt evenredig verdeeld over de fracties die zijn gevormd op basis van de uitslag van de laatst gehouden verkiezingen voor de leden van de raad en zijn geregistreerd in overeenstemming met artikel G3 van de Kieswet of die zijn gevormd door het samengaan van fracties danwel door het overstappen van een raadslid naar een andere bestaande fractie. Van het voor de variabele component beschikbare bedrag komt 1/45 deel aan de fractie toe voor ieder lid dat de fractie telt.

Artikel 5 Egalisatiereserve

  • 1. De fractie kan een egalisatiereserve opbouwen en aanhouden. Het bestedingsdoel van de reserve is in overeenstemming met artikel 3 van deze verordening.

  • 2. De omvang van de egalisatiereserve is gemaximeerd op 100% van de jaarlijkse tegemoetkoming.

  • 3. De omvang van de egalisatiereserve wordt beoordeeld en vastgesteld bij de verantwoording van het laatste volledige jaar voorafgaand aan het jaar waarin raadsverkiezingen plaatsvinden. Indien bij de vaststelling de reserve groter is dan het gestelde maximum, vindt verrekening van het verschil plaats door inhouding op de eerstvolgende periodieke betaling(en).

  • 4. Voorzieningen voor personele verplichtingen welke ontstaan naar aanleiding van gemeenteraadsverkiezingen, worden niet meegerekend in de vaststelling van de omvang van de egalisatiereserve, zoals bedoeld in het tweede lid.

  • 5. Bij splitsing van een fractie tijdens een zittingsperiode kan de nieuw gevormde fractie geen aanspraak maken op de door de fractie in de oude samenstelling opgebouwde egalisatiereserve.

Artikel 6 Splitsing van fracties

  • 1. Bij splitsing van een fractie tijdens een zittingsperiode kan voor de ondersteuning van de bij de splitsing betrokken fracties samen geen hogere bijdrage worden verleend dan het voor de oorspronkelijke fractie geldende maximumbedrag.

  • 2. Bij splitsing kan de nieuw gevormde fractie aanspraak maken op maximaal de variabele component als bedoeld in het derde lid van artikel 4 voor elk lid van de nieuwe fractie.

  • 3. De nieuwe fractie kan geen aanspraak maken op de door de fractie in de oude samenstelling opgebouwde egalisatiereserve.

  • 4. Elk lid van een fractie als bedoeld in artikel 7, derde lid, van het Reglement van Orde voor de vergaderingen van de gemeenteraad ondertekent bij aanvang van het lidmaatschap van deze fractie een verklaring dat hij naar evenredigheid van het aantal leden van de betreffende fractie verantwoordelijk is voor de besteding van de tegemoetkoming overeenkomstig de bepalingen van deze verordening.

  • 5. Indien een lid van een fractie als bedoeld in dit artikel weigert een verklaring als bedoeld in het vierde lid te ondertekenen, dan wordt de tegemoetkoming naar evenredigheid naar beneden bijgesteld.

Artikel 7 Administratieve verplichtingen

  • 1. De fractie voert een financiële administratie op basis van het stelsel van baten en lasten. Deze administratie wordt op een zodanige wijze gevoerd dat deze steeds een volledig en juist inzicht geeft in alle bezittingen en schulden, verplichtingen, egalisatiereserves, baten en lasten, alsmede overige gegevens die voor de financiële verantwoording van belang zijn.

  • 2. Andere inkomensbronnen dan de tegemoetkoming die op basis van deze verordening wordt verstrekt, dienen afzonderlijk te worden geadministreerd.

  • 3. De administratie wordt zodanig ingericht dat op eerste aanvraag van de accountant nadere informatie kan worden gegeven en bescheiden of bewijsstukken met betrekking tot de uitgaven kunnen worden overgelegd.

  • 4. Bij uitgaven worden de onderliggende bescheiden door twee personen geautoriseerd.

Artikel 8 Verantwoording

  • 1. De fractie dient jaarlijks voor 1 april van het jaar volgend op dat waarvoor de voorschotten werden verstrekt de verantwoording in bij de raad ter attentie van het presidium.

  • 2. De fractie is verantwoordelijk voor een rechtmatige besteding van de ontvangen tegemoetkoming en het voldoen aan de verplichtingen zoals gesteld in deze verordening.

  • 3. De accountant controleert jaarlijks de verantwoordingen en de gevoerde administraties. De bepalingen op grond van de controleverordening gemeente Rotterdam zijn overeenkomstig van toepassing. Jaarlijks wordt, voorafgaande aan de controle, de controleopdracht vastgelegd via de opdrachtverstrekking aan de accountant. Na onderzoek door de accountant stelt de raad de definitieve tegemoetkoming vast.

  • 4. Indien de resultaten van het onderzoek door de accountant daartoe aanleiding geven, kan de raad aan een fractie nadere voorwaarden stellen.

  • 5. De fractie dient te veel ontvangen voorschotten te verrekenen binnen vier weken na de vaststelling van de tegemoetkoming voor het jaar waarover verantwoording wordt afgelegd.

  • 6. Indien de verantwoording, bedoeld in het eerste lid, na 1 april van het jaar volgend op dat waarvoor de voorschotten werden verstrekt wordt ingediend, wordt een korting op de tegemoetkoming opgelegd, tenzij de raad anders besluit. De korting bedraagt na één maand overschrijding van de gestelde termijn 10% van de tegemoetkoming, na twee maanden 20%. Na drie maanden wordt de tegemoetkoming volledig als onverschuldigde betaling aangemerkt.

Artikel 9 Einde raadsperiode

  • 1.

    Indien een fractie als gevolg van verkiezingen uit de raad verdwijnt, houdt de tegemoetkoming op met ingang van de datum dat de raad in de nieuwe samenstelling aantreedt.

  • 2.

    In de jaren waarin een verkiezing voor de raad plaatsvindt, wordt door de fracties die uit de raad verdwijnen een verantwoording ingediend binnen twee maanden na de eerste vergadering van de raad in de nieuwe samenstelling. Fracties die na de verkiezingen in de raad vertegenwoordigd blijven, dienen één verantwoording over het verkiezingsjaar in. Dit is de optelsom van de tegemoetkomingen tot aan de verkiezingen - en de tegemoetkomingen na de verkiezingen.

In een jaar waarin verkiezingen plaatsvinden, wordt één beschikking afgegeven, mits de bestaande stichting tot ondersteuning van de fractie gehandhaafd blijft.

3.De egalisatiereserve die een in het eerste lid bedoelde fractie heeft opgebouwd wordt teruggestort in de gemeentekas, met uitzondering van het gedeelte van de egalisatiereserve dat moet worden aangewend voor de afhandeling van de personele verplichtingen.

Artikel 10 Terugvordering, verrekening, opschorting

  • 1. Indien in strijd wordt gehandeld met het bepaalde in deze verordening, is de raad bevoegd de in het geding zijnde uitgaven terug te vorderen dan wel te verrekenen met de tegemoetkoming voor het volgende jaar en kan de bevoorschotting worden opgeschort als de fractie de verplichtingen op basis van deze verordening niet tijdig of volledig nakomt.

  • 2. Het herstel van de onrechtmatigheid geschiedt door terugstorting van het betreffende bedrag in de fractiekas ten laste van een andere financieringsbron dan de tegemoetkoming zelf.

  • 3. Indien de raad voornemens is over te gaan tot terugvordering of verrekening geldt daarbij dat:

    • a.

      indien een onrechtmatigheid in de uitgaven is vastgesteld, deze uitgave door een derde persoon/organisatie dient te worden gecompenseerd. Compensatie vindt plaats ten gunste van het fractievermogen;

    • b.

      indien de onrechtmatigheid in de uitgaven niet in hetzelfde jaar kan worden gecompenseerd, de raad kan besluiten om de compensatie te laten plaatsvinden in het eerstvolgende jaar;

    • c.

      indien compensatie door een derde persoon/organisatie niet tot de mogelijkheden behoort, de raad kan besluiten tot een tweede verrekening via de beschikking van een bedrag ter grootte van de betreffende uitgave in de gemeentekas. Verrekening met de gemeentekas heeft tot gevolg dat het totaal van de fractievergoeding in het betreffende jaar van de tweede verrekening lager is;

    • d.

      indien een fractie in gebreke blijft bij verrekening, de raad kan overgaan tot dwangincasso bij de stichting zoals bedoeld in artikel 2, bij de fractie en bij individuele in de fractie zitting hebbende raadsleden of voormalige raads- en fractieleden.

Artikel 11 Onvoorziene gevallen

In alle gevallen waarin deze verordening niet voldoende eenduidig is respectievelijk niet voorziet, beslist de raad.

Artikel 12 Stichting tot ondersteuning

  • 1. De fracties dienen gebruik te maken van een stichting zoals bedoeld in artikel 2 voor het in dienst nemen van medewerkers.

  • 2. De statuten van de stichting worden aan het begin van iedere raadsperiode aan de raad ter attentie van de griffier toegezonden.

Artikel 13 Nadere regels

  • 1. De raad kan nadere regels stellen over de registratie van fractiemedewerkers en de wijze waarop in fractieondersteuning wordt voorzien.

  • 2. De raad kan nadere regels stellen aan de statuten van de stichting tot ondersteuning van de fractie, waaronder de samenstelling van het stichtingsbestuur.

  • 3. Gelet op het bepaalde in lid 2 van dit artikel wordt het bestuur van de stichting gevormd door tenminste drie personen waarvan er tenminste één lid is van de fractie die door de stichting wordt ondersteund. Dit wordt aan het begin van iedere raadsperiode gecontroleerd door de griffier. Ten behoeve van voornoemde controle dient direct na de verkiezingen een afschrift van de oprichtingsakte en een uittreksel van de Kamer van Koophandel aan de griffier te worden overgelegd. Tevens dient een wijziging in de stichtingsakte dan wel in de inschrijving van de Kamer van Koophandel te allen tijde per omgaande aan de griffier te worden overgelegd in de vorm van een afschrift van de stichtingsakte en een (nieuw) uittreksel van de Kamer van Koophandel.

  • 4. Bestuursleden van de in artikel 2 bedoelde stichtingen overleggen direct na aantreden een verklaring omtrent het gedrag aan de griffier.

  • 5. Bestuursleden van de in artikel 2 bedoelde stichtingen ondertekenen direct na aantreden een verklaring voor hoofdelijke aansprakelijkheid, inhoudende dat zij hiervan op de hoogte zijn en ermee instemmen.

  • 6. De raad hanteert per raadsperiode een Driemaandenregeling voor de periode van drie maanden die eindigt met de dag van de verkiezingen van de raad waarin kosten, die verband houden met uitingen van, voor en door een fractie in die drie maanden niet in aanmerking komen voor bekostiging vanuit de tegemoetkoming in de fractiekosten en waarin artikel 3 lid 3 niet van toepassing is.

Artikel 14 Inwerkingtreding

  • 1. De gewijzigde verordening treedt met terugwerkende kracht in werking op 1 januari 2014.

  • 2. De Verordening fractieondersteuning 2004 blijft van toepassing ten aanzien van de op basis van die verordening verleende bijdragen en de definitieve afrekening van die bijdragen.

  • 3. De Verordening voorzieningen fracties 1998 blijft van toepassing ten aanzien van de op basis van die verordening verleende bijdragen en de definitieve afrekening van die bijdragen.

  • 4. De Verordening tegemoetkoming fractiekosten blijft van toepassing ten aanzien van op basis van die verordening verleende bijdragen en de definitieve afrekening van die bijdragen.

Artikel 15 Titel

Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening fractieondersteuning 2006.

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van 6 maart 2014.

De griffier, De voorzitter,

J.G.A. Paans A. Aboutaleb

Dit gemeenteblad is uitgegeven op 25 maart 2014 en ligt op werkdagen van 8.30 tot 16.00 uur ter inzage bij het Kenniscentrum Bestuursdienst Rotterdam (KBR), locatie Stadswinkel Centrum, Coolsingel 40 (zijde Doelwater, tegenover hoofdbureau politie)

(Zie ook: www.bds.rotterdam.nl – Gemeentebladen)

Toelichting behorende bij de Verordening fractieondersteuning

Artikel 1

Geen nadere toelichting.

Artikel 2

In artikel 33 van de Gemeentewet is vastgelegd dat de in de raad vertegenwoordigde groeperingen recht hebben op ondersteuning. De Gemeentewet is grondslag voor deze verordening. De tegemoetkoming is een subsidie die jaarlijks wordt verstrekt aan de fracties. Deze tegemoetkoming is een subsidie als bedoeld in artikel 4:21 lid 1 van de Algemene wet bestuursrecht (Awb). Derhalve zijn ook de bepalingen uit Titel 4.2 over subsidies van de Awb van toepassing op tegemoetkoming in de fractiekosten. De jaarlijkse tegemoetkoming wordt jaarlijks als beschikking vastgesteld en aangeboden. Het aanvraagformulier voor het voorschot op de tegemoetkoming wordt door de griffier aan de stichtingen toezonden.

Uitbetaling van de voorschotten geschiedt door overmaking aan de stichting tot ondersteuning van de fractie. De stichting treedt slechts op als ontvanger en beheerder van de tegemoetkoming, onverlet de eigen verantwoordelijkheid van de fractie voor een rechtmatige besteding en het voldoen aan het gestelde in deze verordening. De voorschotten worden ten gunste van de fractie uitbetaald.

Artikel 3 lid 1

Voor alle kosten geldt dat het om kosten moet gaan die door de fractie ten behoeve van het raadswerk gemaakt worden. Daaronder worden verstaan kosten die verband houden met het voorbereiden, uitvoeren en uitdragen van het fractiebeleid. De tegemoetkoming is in ieder geval bestemd voor de uitgaven die samenhangen met 1 fte administratieve ondersteuning per fractie en 0,4 fte beleidsondersteuning per raadslid en bijhorende bureaukosten.

De tegemoetkoming zal in hoofdzaak gebruikt worden voor de navolgende kosten (niet limitatief):

  • a.

    personeelskosten: het betreft zowel de kosten van medewerkers die op basis van een arbeidscontract alsook de kosten van medewerkers die op basis van een overeenkomst tot het verrichten van enkele diensten voor de fractie werken. Ook de kosten van personeelsbeheer en personeels- administratie behoren bij deze kostenpost;

  • b.

    bureaukosten: het betreft kosten die verband houden met inrichting van een kantoorwerkplek, voor zover niet reeds ter beschikking gesteld door de Gemeente Rotterdam, en de kosten van kantoorbehoeften zoals papier en schrijfmaterialen;

  • c.

    verzekeringen;

  • d.

    kosten die verband houden met het oprichten en instandhouden van de stichting (met uitzondering van een vergoeding voor de bestuursleden van de stichting, dat is nadrukkelijk niet toegestaan);

  • e.

    telefoonkosten van de fractie;

  • f.

    administratiekosten.

In geval van twijfel over de rechtmatigheid van specifieke uitgaven of reserveringen is het raadzaam om de accountant te consulteren of dit voor te leggen aan het presidium, voordat verplichtingen worden aangegaan. Het eindoordeel over de mate waarin aan voorwaarden is voldaan is voorbehouden aan de raad.

Artikel 3 lid 2

  • a. Geen nadere toelichting.

  • b. Op grond van de Wet Subsidiering politieke partijen is het niet toegestaan dat ten gunste van (landelijke) politieke partijen, daarmee verbonden instellingen of natuurlijke personen uitgaven worden gedaan ten laste van de tegemoetkoming voor fractiekosten, tenzij facturen kunnen worden onderbouwd met aantoonbaar geleverde prestaties ten behoeve van de lokale fractieondersteuning. Dit ter voorkoming dat lokale partijen betalen voor ondersteuning vanuit de landelijke partij.

  • c. Uitgaven die bij of krachtens de Gemeentewet worden ontvangen. De wettelijke grondslag voor de rechtspositie van raads- en commissieleden zijn de artikelen 95, 97, 98 en 99 van de Gemeentewet. Het rechtspositiebesluit bevat een limitatief stelsel voor vergoedingen en onkosten voor raadsleden. De tegemoetkoming is niet bedoeld voor uitgaven die raadsleden geacht worden te voldoen uit hun inkomsten ex artikel 95 van de Gemeentewet. Ingevolge artikel 95 van de Gemeentewet ontvangen de raadsleden namelijk een vergoeding voor hun werkzaamheden en een tegemoetkoming in hun kosten. Uit dit bedrag moeten de raadsleden hun individuele kosten zoals kosten van reizen binnen de gemeente, parkeergelden, lunches, diners, telefoongesprekken, portokosten, rechtsbijstand en representatie voldoen. Kosten die worden geacht te zijn vergoed uit de raadsvergoeding die op basis van het rechtspositiebesluit wordt verstrekt, kunnen derhalve niet ten laste van de tegemoetkoming voor fractieondersteuning worden gebracht.

    Op grond van de Verordening voorzieningen raadsleden, artikel 20b, zijn raadsleden desgevraagd in de gelegenheid gesteld om op kosten van de gemeente deel te nemen aan cursussen en congressen die noodzakelijk zijn in verband met de vervulling van het raadslidmaatschap. De raad stelt hiervoor jaarlijks in de begroting een budget per raadslid vast. Dergelijke uitgaven worden dus reeds van gemeentewege verstrekt en kunnen derhalve niet ten laste van de tegemoetkoming worden gebracht.

  • d. Op grond van de Gemeentewet (rechtspositiebesluit) is het niet toegestaan ten laste van de tegemoetkoming vergoedingen aan raads- of commissieleden te verstrekken. Ook niet in geval zij als beleidsmedewerker of anderszins werkzaamheden voor een fractie hebben verricht.

  • e. Giften of leningen aan maatschappelijke organisaties, goede doelen of anderszins stroken niet met de doelstelling van fractieondersteuning.

  • f. Fractiewerk en –ondersteuning wordt geacht binnen het Nederlandse grondgebied plaats te vinden.

  • g. (Her)verkiezing van raadsleden. Partijpolitieke uitgaven mogen niet ten laste van de tegemoetkoming gebracht worden. Als grens wordt gehanteerd het geven van publieke bekendheid aan de bijdrage van de fractie aan (de totstandkoming van) het gemeentebeleid en het algemeen informeren over het fractiebeleid.

    Uitingen, direct of indirect, gericht op (her)verkiezing van (kandidaat) raadsleden mogen niet ten laste worden gebracht van de tegemoetkoming.

  • h. Opleidingen voor raads- en commissieleden. Kosten voor opleidingen, cursussen of seminars vormen een separaat onderdeel van de raadsbegroting. Deze kosten kunnen derhalve niet ten laste van de tegemoetkoming worden gebracht. Dergelijke kosten voor fractiemedewerkers, niet zijnde raads- of commissieleden, komen wel in aanmerking.

    Dit lid houdt verband met de in artikel 10 bedoelde situaties.

Artikel 3 lid 3

Gemengde kosten kunnen volledig worden bekostigd uit de tegemoetkoming, voor zover het fractieaandeel in deze kosten 80% of meer bedraagt. Verrekening van het resterende aandeel in de kosten wordt boven deze grens niet zinvol geacht. Ingeval het fractieaandeel lager is dan deze grens, dient het partijaandeel te worden verrekend.

De accountant is belast met de controle van de fractieverantwoordingen. Hij geeft daarbij ook een oordeel over de mate waarin aan bovengenoemd criterium is voldaan. De accountant let daarbij onder andere op onder wiens beheer, gezag of initiatief de uiting of activiteit tot stand is gekomen, toegangsbeleid bij activiteiten, adressering van facturen, aard van de uiting of activiteit en verwijzing daarbij naar de fractie en de kwaliteit en vormvereisten van (gespecificeerde) declaraties, etc.

Het fractieaandeel in de gemengde kosten dient te allen tijde helder dient te worden verantwoord. Dit met het oog op een eenduidige (en eenvoudige) wijze van beoordeling van deze kosten. Hiervoor is het tenminste noodzakelijk dat de kosten op basis van een gespecificeerde declaratie door de fractie worden overgelegd. Het fractieaandeel dient daaruit te blijken. Dit geldt ook voor eventueel doorbelaste kosten door derden, bijvoorbeeld een politieke partij. Indien declaraties waaruit het fractieaandeel moet blijken niet kunnen worden overgelegd of als het fractieaandeel niet eenduidig is af te leiden, komen de gemengde kosten in het geheel niet voor vergoeding in aanmerking. In het algemeen geldt dat de onderbouwing van gemaakte kosten c.q. het overleggen van relevante declaraties behoort tot de verantwoordelijkheid van de fractie.

Artikel 4

De tegemoetkoming bestaat uit een vaste component per fractie en een variabele component per fractielid. De vaste component wordt toebedeeld aan fracties die zijn gevormd op basis van de uitslag van de laatst gehouden verkiezingen. Hieruit volgt dat bij splitsing van een fractie tijdens de zittingsperiode, de nieuwe fractie maximaal aanspraak kan maken op de variabele component.

Artikel 5

Het is fracties toegestaan om een batig exploitatieresultaat toe te voegen aan een egalisatiereserve. Onttrekkingen aan de egalisatiereserve worden door de accountant getoetst op rechtmatigheid. De omvang van de egalisatiereserve wordt eenmaal per zittingsperiode beoordeeld en vastgesteld. Dit gebeurt op basis van de verantwoording over het laatste volledige jaar voorafgaand aan de gemeenteraadsverkiezingen.

Gedurende de zittingsperiode kan het voorkomen dat de egalisatiereserve hoger is dan toegestaan. In die gevallen is sprake van een latente terugbetalingsverplichting.

De omvang van de egalisatiereserve wordt gecorrigeerd voor voorzieningen die zijn getroffen voor de financiële afwikkeling van personele verplichtingen die ontstaan als gevolg van de verkiezingen.

Anders gezegd, als de egalisatiereserve hoger is dan toegestaan als gevolg van personele verplichtingen, dan volgt geen verrekening met de bevoorschotting. Bij de toetsing door de accountant, zal de hoogte van de verstrekte uitkering in het kader van personele verplichtingen op redelijkheid worden getoetst. De kantonrechterformule wordt daarvoor als ijkpunt genomen.

Artikel 6

Het is denkbaar dat de samenstelling van een fractie tijdens een zittingsperiode van de raad wijzigt. Gemeenteraadsleden kunnen bijvoorbeeld uit hun fractie treden en zelfstandig verder gaan of zich aansluiten bij een andere fractie in de gemeenteraad. Voor die situaties is in artikel 6 geregeld dat die raadsleden slechts aanspraak kunnen maken op de variabele component voor de ondersteuning bij hun raadswerkzaamheden. De door de fractie in de oorspronkelijke samenstelling opgebouwde egalisatiereserve komt bij splitsing niet voor verdeling in aanmerking.

Artikel 7

De administratie dient zodanig te zijn ingericht dat op eerste aanvraag van de accountant nadere informatie kan worden verschaft en bescheiden of bewijsstukken met betrekking tot de uitgaven kunnen worden overgelegd. Er dient sprake te zijn van een deugdelijke verantwoording en administratie. Daaronder dient te worden verstaan dat per grootboekrekening (voor afzonderlijke kosten en opbrengsten) een onderbouwing direct beschikbaar is. Daarbij zijn onderliggende declaraties gespecificeerd, duidelijk gemarkeerd als boekingstuk en zijn de afzonderlijke boekingstukken op logisch wijze geordend. Indien sprake is van andere opbrengsten dan de tegemoetkoming die van gemeentewege wordt verstrekt, worden deze opbrengsten en daaraan gerelateerde kosten gescheiden geadministreerd.

Artikel 8

De fractie is primair verantwoordelijk voor een rechtmatige besteding van de ontvangen tegemoetkoming en het voldoen aan de verplichtingen zoals gesteld in deze verordening. Het gebruik van een stichting voor onder meer het beheer van de ontvangen tegemoetkoming ontslaat een fractie niet van deze verantwoordelijkheid.

De accountant stelt bij de afzonderlijke fractieverantwoording een rapport van bevindingen op. De inhoud van dit rapport wordt besproken met de desbetreffende fractie, alvorens het rapport aan de raad wordt gezonden. De bevindingen van de accountant krijgen weerslag in een integrale rapportage welke aan het presidium beschikbaar wordt gesteld voor besluitvorming. Het niet of niet tijdig indienen van de verantwoording leidt in elk geval tot een gescheiden behandeling in het presidium onder opgaaf van redenen voor de vertraging.

Overschrijding van de indieningstermijn kan gepaard gaan met het (tijdelijk) stopzetten van de bevoorschotting en korting op de tegemoetkoming. Ingeval van overschrijding van de indieningstermijn, volgt het stopzetten van de bevoorschotting per de gestelde datum voor het indienen van de verantwoording. De bevoorschotting wordt op grond van advies van het presidium hersteld, nadat de verantwoording is ontvangen.

Afhankelijk van de termijn van overschrijding wordt een korting op de tegemoetkoming opgelegd, tenzij de raad anders besluit.

De korting wordt in dat geval verrekend met de tegemoetkoming voor het jaar waarop de verantwoording betrekking heeft. Als gevolg wordt de tegemoetkoming voor het jaar waarover verantwoording wordt afgelegd op een lager bedrag vastgesteld dan de som van de eerder verstrekte voorschotten in het verantwoordingsjaar en volgt verrekening van het verschil ten gunste van de gemeente. De korting bedraagt na één maand overschrijding van de gestelde termijn 10% van de tegemoetkoming, na twee maanden 20%. Na drie maanden wordt de tegemoetkoming volledig als onverschuldigde betaling aangemerkt. Er ontstaat dan een terugbetalingsverplichting aan de gemeente voor het volledige bedrag van de verstrekte tegemoetkoming.

Artikel 9

Voor de fractie die ten gevolge van verkiezingen uit de gemeenteraad verdwijnt, houdt de tegemoetkoming voor bijstand bij haar raadswerkzaamheden op met ingang van de datum dat de raad in de nieuwe samenstelling voor het eerst bij elkaar komt. Met die fractie vindt verrekening van de tegemoetkoming plaats. In het tweede lid is expliciet aangegeven dat eventueel opgebouwde egalisatiereserves teruggestort moeten worden in de gemeentekas, behoudens het bedrag dat nodig is voor de financiële afwikkeling van de personele lasten.

Bij de toetsing door de accountant, zal de redelijkheid van de hoogte van de verstrekte uitkering ingevolge personele verplichtingen worden getoetst aan de kantonrechterformule.

Artikel 10

Het herstel van de onrechtmatigheid kan op één manier, te weten door terugstorting van het betreffende bedrag in de fractiekas ten laste van een andere financieringsbron dan de tegemoetkoming zelf.

Lid 3a

Van terugstorting in de fractiekas zal veelal sprake zijn indien het voordeel dat met de uitgave ten laste van de fractievergoeding samenhangt, duidelijk ten deel valt aan één of meerdere fractieleden, zoals verstrekking van een abonnement voor openbaar vervoer.

Lid 3b

Dit betekent dat in het jaar, volgend op het jaar waarin de onrechtmatige uitgave werd gedaan, de uitkering van de fractievergoeding via de beschikking wordt gekort en verrekend voor het gelijke bedrag. Daarnaast verplicht de fractie zich tot het nemen van maatregelen om de opgetreden onrechtmatigheid in de toekomst te voorkomen.

Als de vergoeding lager wordt vastgesteld dan het voorschot dan moet het verschil terugbetaald worden aan de gemeente. Dit is conform de afwikkeling die plaatsvindt met instellingen die een onder het VAS-regime vallen. Daarnaast hebben de fracties de verplichting tot het terugvorderen van de ten onrechte door de fractie gedane uitgaven. Wordt dit achterwege gelaten dan dient in het jaarverslag van het jaar waarin vaststelling heeft plaatsgevonden hiervan melding te worden gedaan. Het achterwege laten van de terugvordering leidt dan tot een tweede correctie op de inkomsten van de fractie. Dit kan zijn via het voor de tweede keer lager vaststellen van de vergoeding. Dit gebeurt dan in het jaar waarin wordt gemeld dat geen terugvordering plaatsvindt. Een andere mogelijkheid is een rechtstreekse terugbetaling aan de gemeente ten laste van de reserve van een fractie.

Op deze wijze wordt gerealiseerd dat er onderscheid wordt gemaakt tussen fracties die wel en niet terugvorderen. Door het terugvorderen herstelt de fractie haar vermogenspositie en daarmee worden de mogelijkheden tot het doen van fractie-uitgaven niet aangetast. In het geval van niet terugvorderen wordt deze positie niet hersteld en blijven de uitgaven ten laste van de fractie (lagere reserve).

Onderscheid wordt derhalve gemaakt tussen de lagere vaststelling (ontstaan van een verplichting van de fractie ten opzichte van de gemeente) en de terugvordering van derden (relatie tussen de fractie en derden).

Deze strikte benadering is relevant omdat de tegemoetkoming in de fractieondersteuning ten laste gaat van de gemeentekas. Vermeden moet worden dat derden bedoeld of onbedoeld, direct of indirect bevoordeeld raken door het bestaan van de tegemoetkoming in de fractieondersteuning. Deze is immers slechts bedoeld ter ondersteuning van het raadswerk van raadsleden die zich in de vorm van een (fractie) groepering hebben georganiseerd.

In de praktijk dient de lagere vaststelling te leiden tot een terugbetaling van de fractie aan de gemeente. Na vaststelling van de beschikking volgt in geval van lagere vaststelling een verrekening met de maandelijkse tegemoetkoming. Het initiatief en de bewaking ligt bij de gemeente.

De fractie kan de terugbetaling verantwoorden als lagere inkomsten of rechtstreeks muteren op de reserve.

Artikel 11

Geen nadere toelichting.

Artikel 12

Uitbetaling van de tegemoetkoming geschiedt middels overschrijving aan een stichting. Dit ter voorkoming dat de tegemoetkoming gefiscaliseerd wordt voor de vermogensrendementsheffing. Voorts geldt de eis van een stichting voor het in dienst nemen van personeel. Met deze bepaling is de rechtszekerheid van de fractiemedewerkers beter geregeld.

Artikel 13

  • 1. Er bestaat momenteel al een lijst met geregistreerde fractiemedewerkers bij de griffier. Artikel 13 biedt de mogelijkheid om dat door nadere regelgeving te formaliseren.

  • 2. Geen nadere toelichting.

  • 3. Geen nadere toelichting.

  • 4. Geen nadere toelichting.

  • 5. Geen nadere toelichting.

  • 6. In de Driemaandenregeling (zie art. 13 lid 6) wordt er van uitgegaan dat alle uitingen in de periode van drie maanden voorafgaande aan de gemeenteraadsverkiezingen politiek geënt zijn. Indien hiervan wordt afgeweken is het risico dat de kosten achteraf als politiek worden beoordeeld. Gelet op partijbelangen moeten reguliere kostenposten voor de uitvoering van het fractiewerk gescheiden blijven van inspanningen en uitgaven voor de verkiezingen. Onder de kosten van uitingen worden hier niet verstaan de jaarlijkse, reguliere kosten voor het hebben en beheren van de fractie website.

Artikel 14

Geen nadere toelichting.

Artikel 15

Geen nadere toelichting.

Bijlage

Wat mag wel/niet ten laste van de fractievergoedingen komen?

Wel

De Verordening fractieondersteuning geeft het kader voor de toelaatbare kosten. Het betreft personele, materiële en overige kosten die de fractie maakt voor ondersteuning bij de werkzaamheden voor haar volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol. Voor alle uitgaven geldt, dat deze afdoende worden afgedekt door onderliggende bescheiden, zijnde gespecificeerde declaraties waarbij de functionele aanleiding is aangegeven. Voorbeelden van toegestane uitgaven:

  • ·

    Personeelskosten; de kosten van fractiemedewerkers op basis van een arbeidscontract en de kosten van fractiemedewerkers op basis van een overeenkomst voor het verrichten van enkele diensten. Uitgaven voor de opleidingen voor fractiemedewerkers en personeelsbeheer en personeelsadministratie;

  • ·

    Bureaukosten; het betreft kosten die verband houden met inrichting van een kantoorwerkplek. Dit betreft bijvoorbeeld PC's, faxen, antwoordapparaten, papier en schrijfmaterialen. Mits de PC is aangeschaft via de ICT Service Rotterdam (ISR) kan deze tegen betaling aangesloten worden op het netwerk;

  • ·

    Relevante verzekeringen;

  • ·

    Kosten die verband houden met het oprichten en in stand houden van de stichting (met uitzondering van een vergoeding voor de bestuursleden van de stichting, dat is nadrukkelijk niet toegestaan);

  • ·

    Telefoonkosten van de fractiekamer;

  • ·

    Administratiekosten;

  • ·

    Gedurende een jaar mogen drie maaltijden van de gehele fractie ten laste worden gebracht van het fractiebudget, waarbij per raadslid een maximum bedrag van € 20,-- geldt per maaltijd. Hierbij kan gedacht worden aan fractiebijeenkomsten tijdens de begrotingsraad, de laatste raadsvergaderingen voor het zomer- en kerstreces en een gezamenlijke maaltijd tijdens een fractieweekend. Middels een lijst van aanwezigen wordt dit verantwoord.

Niet

  • ·

    Bijdragen aan politieke partijen, politieke partijen verbonden instellingen of natuurlijke personen anders dan ter vergoeding van een prestatie (goederen en/of diensten) geleverd ten behoeve van de fractie op basis van een gespecificeerde, reële declaratie. Zie ook onderstaande over gemengde kosten;

  • ·

    Uitgaven door of voor raadsleden welke bekostigd dienen te worden uit de vergoedingen die de raadsleden bij of krachtens de Gemeentewet ontvangen;

  • ·

    Representatie. Representatie (koffie, thee, hapjes, drankjes, etentjes met zakelijke relaties, attenties e.d.) Tevens worden onder deze categorie begrepen de noodzakelijke kosten voor de representatie die door de partner worden gemaakt in verband met de functie uitoefening als politieke ambtsdrager;

  • ·

    Vakliteratuur. Uitgaven voor (abonnementen voor) vakliteratuur, losbladige uitgaven, naslagwerken. Kranten/abonnementen met als bezorgadres het privé-adres van een raadslid, dan zijn deze voor rekening van het raadslid.

  • ·

    Contributies (verenigingen). Contributies/lidmaatschappen: lidmaatschap vakbond, belangenvereniging, beroepsvereniging, bestuurdersvereniging e.d.;

  • ·

    Overige telefoonkosten. De kosten van zakelijke gesprekken waaronder ook van de mobiele telefoon. De kosten van telefoonabonnementen vallen niet onder de vaste kostenvergoeding;

  • ·

    Gebruiksartikelen en porti. Pennen, potloden, papier, zakelijke agenda e.d. tevens de kosten voor het verzenden van post en het kopiëren van stukken;

  • ·

    Giften. Zakelijke giften die de politieke ambtsdrager louter als zodanig doet, en die men als privépersoon niet zou hebben gedaan, aan inzamelingsacties, collectes e.d. (in de regel voor plaatselijke en/of regionale doeleinden);

  • ·

    Bijdrage aan de fractiekosten. Bijdrage in de kosten van fractieassistenten en secretariaat, fractieweekend;

  • ·

    Representatieve ontvangsten thuis. Hieronder vallen de kosten verbonden aan ontvangsten in de eigen woning die direct verband houden met de uitoefening van het ambt in het eigen huis (consumptieve verstrekkingen e.d.);

  • ·

    Excursies. Excursies die worden gevolgd ten behoeve van de uitoefening van het politieke ambt (inclusief reis- en verblijfskosten);

  • ·

    Voor de uitgaven waarvoor de onkostenvergoeding bedoeld is, kan niet de fractievergoeding worden gebruikt. Deze uitgaven kunnen ook niet gedeclareerd worden.

  • ·

    Uitgaven aan raadsleden voor werkzaamheden die zij als beleidsmedewerker of anderszins in opdracht van een fractie verrichten;

  • ·

    Het doen van giften;

  • ·

    Uitgaven ten behoeve van buitenlandse reizen;

  • ·

    Uitgaven ten behoeve van de verkiezing of herverkiezing van raadsleden. Activiteiten (zoals een congres of bijeenkomst) of uitingen (zoals in folders of andere media) die niet herleidbaar zijn tot één of enkele personen van een fractie en waaruit blijkt dat (her)verkiezing niet aan de orde is, zijn toegestaan;

  • ·

    Uitgaven voor de opleidingen voor raads- en commissieleden. Kosten voor opleidingen, cursussen of seminars vormen een separaat onderdeel van de raadsbegroting.

  • ·

    Maaltijden die door raadsleden worden gebruikt, dienen door het desbetreffende raadslid te worden bekostigd uit de onkostenvergoeding, met uitzondering van de jaarlijks toegelaten maaltijden en de tijdens een schorsing van de raad in het bedrijfsrestaurant genuttigde maaltijden, voor zover ten laste gebracht van de fractie.

  • ·

    Juridische bijstand. Indien bijvoorbeeld een raadslid, namens een fractie, op een fractieforum een uiting doet kunnen derden een procedure starten. Als de fractie rechtsbijstand verleent zijn het fractiekosten. Schakelt het raadslid zelf juristen in (zonder besluit van de fractie) dan komen deze voor rekening van het raadslid.

Gemengde kosten, bijvoorbeeld afdelingsblad of doorbelaste kosten

Gemengde kosten kunnen volledig worden bekostigd uit de tegemoetkoming, indien het fractieaandeel in deze kosten 80% of meer bedraagt. In het geval het fractieaandeel lager is dan deze grens, wordt het partijaandeel verrekend.

Onder gemengde kosten wordt verstaan kosten die zowel het fractie- als partij belang dienen. Een voorbeeld is het opzetten van een website of de organisatie van een congres. Indien bijvoorbeeld in een afdelingsblad ook een "bon" zit om lid te worden van de vereniging/partij dan telt deze mee bij het partijaandeel.

Fractieaandeel in gemengde kosten

Partijaandeel in gemengde kosten

Minder dan 80%

21% of meer

Verrekening van partijdeel

80% of meer

20% of minder

Geen verdere verrekening

Hierbij wordt bezien onder wiens beheer, gezag of initiatief de uiting of activiteit tot stand is gekomen, toegangsbeleid bij activiteiten, adressering van facturen, aard van de uiting of activiteit en verwijzing daarbij naar de fractie en de kwaliteit en vormvereisten van (gespecificeerde) declaraties. Dit is ook van toepassing bij doorbelaste kosten door derden (bijvoorbeeld een politieke partij).

In een beperkt aantal gevallen kan de verdeling tussen het fractie-aandeel en het partijdeel niet anders vastgesteld worden dan op basis van 50% vs. 50%.

Hieronder valt in ieder geval de nieuwjaarsreceptie.

In geval van twijfel over de toelaatbaarheid van gemengde kosten is het raadzaam om de accountant te consulteren, voordat verplichtingen worden aangegaan. Vanzelfsprekend blijft het eindoordeel over de mate waarin aan voorwaarden is voldaan aan het Presidium.

Om niet ter beschikking gesteld door de gemeente

Om goed te kunnen functioneren, beschikken de fracties van de gemeenteraad in het stadhuis over kantoor/vergaderruimte, die de gemeente - om niet - in gebruik geeft. Vergaderingen van fracties dienen in de eigen kamer te worden gehouden. Voorts kunnen de fracties, eveneens om niet, gebruik maken van de volgende faciliteiten in het stadhuis: de voorziening in kantoormeubilair conform de ambtelijke normen, alsmede het zelf ten behoeve van raadswerk maken van fotokopieën op de kopieermachine in de gang bij de fractiekamers.