Regeling buitenlandse ambtsreizen burgemeester en wethouders gemeente Rotterdam 2014

1. De bestuurder die een buitenlandse ambtsreis gaat maken, heeft vooraf toestemming nodig van het college van burgemeester en wethouders.

2. Aanvullend op de Verordening rechtspositie wethouders, het Rechtspositiebesluit burgemeesters en de Gedragscode legt een bestuurder het voornemen van een buitenlandse ambtsreis ter goedkeuring voor aan het college. In een agendapost geeft hij informatie over: - de aanleiding tot en het doel van de reis, de beleidsoverwegingen en het programma op hoofdlijnen; - de afweging van reciprociteit; - de (voorgenomen) datum of periode; - de samenstelling van het gezelschap; - de geraamde kosten; - de mee reizend ambtenaar. En indien van toepassing over: - informatie of de reis op uitnodiging en/of voor kosten van anderen wordt of kan worden gemaakt; - de (on)mogelijkheid om voor de reis een vergoeding te krijgen; - de forfaitaire dagvergoeding en aan wie deze wordt overgemaakt; - de delegatieleider, indien deze niet de bestuurder zelf is; - de keuze voor meer comfort of een hogere klasse dan ‘economy’ bij vliegreizen binnen Europa; - het gemotiveerde besluit om geen ambtenaar te laten mee reizen; - het voornemen tot het laten mee reizen van de partner; - het deelnemen van een derde op kosten van de gemeente.

3. De agendapost bevat de adviezen van het afdelingshoofd Bestuurlijke, Juridische en Internationale Zaken (hierna: BJI) en van de burgemeester.

4. Besluiten als bedoeld in het eerste lid worden openbaar gemaakt, bijvoorbeeld via een B&W-bericht of persbericht.

5. Voor ambtsreizen naar Brussel in het kader van belangenbehartiging bij de Europese Unie kan: a. bij terugkerende activiteiten worden volstaan met eenmalig een agendapost voorafgaand aan de inspanningen of; b. bij incidentele activiteiten worden volstaan met een mededeling vooraf tijdens een collegevergadering.

1. Uitnodigingen voor buitenlandse werkbezoeken, vergaderingen en dergelijke worden alleen geaccepteerd als aantoonbaar sprake is van een gemeentelijk belang of van de (directe) uitoefening van een ambtsgebonden of ambtsgerelateerde nevenfunctie.

2. a. Indien de in het vorige lid genoemde reizen (ten dele) kunnen worden gemaakt op kosten van de uitnodigende partij, wordt daarvan gebruik gemaakt als deze partij de organisatie is waar de nevenfunctie wordt uitgeoefend, dan wel het een Nederlands overheidslichaam betreft, dan wel een orgaan van de Europese Unie. b. Deze vergoeding komt ten goede aan de gemeente Rotterdam.

1. Indien meerdere bestuurders dezelfde ambtsreis maken, wordt in onderling overleg vooraf de delegatieleider bepaald. De burgemeester leidt de gemeentelijke delegatie van reizen die hij maakt.

2. a. Een bestuurder op ambtsreis wordt vergezeld door een Rotterdamse gemeenteambtenaar: de mee reizend ambtenaar. b. Met instemming van de burgemeester kan zonder ambtenaar worden gereisd.

3. De bestuurder of de mee reizend ambtenaar kan, indien hij dat wenselijk vindt, een voorstel bij het afdelingshoofd BJI indienen om een grotere ambtelijke afvaardiging.

4. a. Indien de delegatie tevens uit derden bestaat, reizen zij op eigen kosten. b. De burgemeester kan hiervan in individuele gevallen gemotiveerd afwijken.

1. Deze Regeling geldt ook voor buitenlandse reizen in het kader van ambtsgebonden of ambtsgerelateerde nevenfuncties.

2. Een bestuurder die het voornemen heeft een buitenlandse reis te maken in de hoedanigheid van een privé-nevenfunctie meldt dit tijdig in het college en geeft aan voor wiens rekening de voorgenomen reis is. Hij wordt bij die reis niet ondersteund door de gemeente Rotterdam en presenteert zich tijdens die reis niet als bestuurder van de stad.

1. Het mee reizen van de partner van een bestuurder is niet toegestaan.

2. Van het vorige lid kan bij uitzondering worden afgeweken, indien: a. de partner uitdrukkelijk is uitgenodigd en; b. adequate representatie van de gemeente Rotterdam er om vraagt en het past bij het karakter van een aanzienlijk deel van het programma en; c. de burgemeester er met inachtneming van bovenstaande criteria toestemming voor heeft gegeven.

3. Als aan de cumulatieve voorwaarden in het tweede lid is voldaan worden de reis- en verblijfskosten van de partner door de gemeente gedragen.

1. Bestuurders kunnen voor buitenlandse ambtsreizen naar redelijkheid en efficiëntie gebruik maken van een (dienst)auto, trein, taxi, vliegtuig of andere vorm van vervoer.

2. Binnen Europa wordt ‘economyclass’ gevlogen. In bijzondere gevallen kan het afdelingshoofd BJI hiervan afwijken.

3. Bij intercontinentale vluchten kan meer comfort of een hogere klasse worden geboekt.

4. Voor vliegreizen is ‘businessclass’ altijd het maximum.

5. De opbouw en het gebruik van ‘frequent flyer miles’ en dergelijke tijdens ambtsreizen kan alleen ten behoeve van het ambt worden ingezet.

6. De regels omtrent binnenlands vervoer zijn ook van toepassing op het binnenlandse deel van een buitenlandse ambtsreis.

7. Voor de mee reizend ambtenaar geldt dit artikel naar analogie, voor zover hij de bestuurder begeleidt.

1. Het afdelingshoofd van BJI is budgethouder voor de reis- en verblijfskosten inzake buitenlandse ambtsreizen.

2. De budgethouder heeft tot taak: a. het inzichtelijk maken van de door de bestuurder gerealiseerde kosten; b. het inzamelen van kwitanties en rekeningen die betrekking hebben op de uitgaven die door of ten behoeve van de bestuurder gemaakt zijn; c. het indienen van de financiële verantwoording.

3. Bij bovengenoemde taken wordt de budgethouder ondersteund door de mee reizende ambtenaar, die tijdens de reis voor zover mogelijk alle functionele uitgaven voor de bestuurder doet.

1. De forfaitaire dagvergoeding ten behoeve van de categorie ‘overige kosten’ van een ambtsreis wordt alleen verstrekt indien het reisprogramma niet in de bedoelde uitgaven voorziet.

2. In het geval van het vorige lid wordt de forfaitaire vergoeding niet aan de bestuurder overgemaakt, maar blijft deze in beheer bij de budgethouder, die de door de mee reizende ambtenaar of bestuurder gedane uitgaven controleert en deze gescheiden van de reis- en verblijfskosten administreert.

3. De mee reizende ambtenaar of de bestuurder dient alle uitgaven, vallend onder de forfaitaire dagvergoeding, daarvan te voldoen.

1. Van elke ambtsreis wordt binnen twee maanden een verslag aan het college aangeboden.

2. Van reizen naar Brussel in het kader van lobbyactiviteiten is dit niet voorgeschreven. De bestuurder bespreekt die reizen in de eerstvolgende collegevergadering, bijvoorbeeld tijdens de rondvraag.

3. Het verslag behandelt in ieder geval het resultaat van de reis, de in artikel 1.2 genoemde punten, een korte financiële verantwoording en de feitelijke reisduur in dagen.

4. Na behandeling in het college wordt het verslag in verkorte vorm openbaar gemaakt.

5. Buitenlandse ambtsreizen worden vermeld in een jaarverslag, dat ter informatie aan de gemeenteraad wordt aangeboden.

1. De kosten van ambtsreizen worden zodanig geadministreerd dat uitsplitsing per reis per bestuurder en per ambtenaar mogelijk is en, indien van toepassing, wordt onderscheid gemaakt tussen kosten van de bestuurder en kosten voor rekening van de gemeente.

2. Indien blijkt dat het feitelijk aantal reisdagen afwijkt van de reisduur in de agendapost van de aanvraag, zal achteraf een correctie van de eventuele forfaitaire dagvergoeding plaatsvinden.

3. Om alle kosten verantwoord te krijgen, vindt in de betreffende gevallen verrekening met dan wel doorbelasting aan organisatieonderdelen van de gemeente plaats.

4. Ten onrechte aan de bestuurder doorbelaste of met hem verrekende kosten worden door de gemeentesecretaris gecorrigeerd.

1. a. in geval van twijfel of dispuut over een besluit ten aanzien van een (voorgenomen) reis of de verantwoording daarvan, kan de bestuurder dat voorleggen aan de burgemeester; b. de burgemeester wint hierover advies in van het afdelingshoofd BJI en van de gemeentesecretaris en informeert dan de bestuurder over zijn standpunt; c. ieder van de betrokken bestuurders kan het vervolgens ter besluitvorming voorleggen aan het college.

2. Situaties ten aanzien van ambtsreizen waarin deze Regeling niet voorziet, worden: a. voor advies voorgelegd aan de burgemeester en; b. daarna ter besluitvorming voorgelegd aan het college.