Ideeënreglement 2009

Gemeenteblad 2009

 

Ideeënreglement 2009

Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Rotterdam,

 

Gelezen het voorstel van de wethouder Verkeer, Vervoer en Organisatie van

3 maart 2009, kenmerk: 250135;

 

gelet op artikel 104, tweede lid, van het Ambtenarenreglement;

Besluit vast te stellen:

 

Ideeënreglement 2009

Begripsbepaling

 

Artikel 1

• 1.

  Onder een idee wordt ieder voorstel verstaan dat een constructieve gedachte bevat tot:

  • 1.

    verbetering van werkmethoden;

  • 2.

    verbetering in de organisatie;

  • 3.

    verbetering van de dienstverlening;

  • 4.

    elke verbetering die de werksfeer ten goede komt;

  • 5.

    verbetering van de veiligheid;

  • 6.

    verbetering van de wijze van functioneren van machines en installaties;

  • 7.

    elke andere verbetering die de gemeente in staat stelt haar publieke taak beter te verrichten.

• 2.

  Een voorstel dat reeds eerder binnen de gemeente is ingediend wordt niet als idee aangemerkt.

• 3.

  Een voorstel wordt niet als idee in de zin van dit reglement behandeld als het betreffende voorstel tot het takenpakket van de inzender behoort of daaruit voortvloeit.

Bij twijfel of een idee tot het takenpakket van de inzender behoort of voortvloeit uit een opdracht, wordt bekeken of:

• 1.

  de indiener zelf bevoegd is zijn idee uit te voeren;

• 2.

  het de indiener kwalijk genomen kan worden als hij het idee niet uitvoert.

Indien het antwoord in beide gevallen ontkennend is, wordt het idee in behandeling genomen. Indien het antwoord tweemaal bevestigend is, komt het idee niet in aanmerking voor behandeling door het ideeënteam. Bij eenmaal een bevestigend en eenmaal een ontkennend antwoord, wordt het idee in behandeling genomen.

 

Ideeënbussen en –formulieren

 

Artikel 2

• 1.

  De gemeente Rotterdam heeft toegang tot de website www.ideeencentrale.nl. Deze digitale ideeënbus is rechtstreeks te benaderen of via het intranet van de gemeente Rotterdam (sjaan.rotterdam.nl/innovatie).

• 2.

  Medewerkers van de gemeente Rotterdam die beschikken over een e-mailadres dat eindigt op rotterdam.nl kunnen hun ideeën indienen bij deze digitale ideeënbus.

• 3.

  Medewerkers die niet (dagelijks) de beschikking hebben over een computer met een intranetverbinding kunnen ideeën indienen via hun leidinggevende of contact opnemen met de innovatiemanager van de gemeente Rotterdam.

 

Behandeling van de ideeën

 

Artikel 3

• 1.

  Onmiddellijk na het indienen van een idee ontvangt de indiener een e-mail als bevestiging van ontvangst.

• 2.

  Het door de gemeente ingestelde ideeënteam maakt een eerste selectie van de binnengekomen ideeën en zet de ideeën uit bij materiedeskundigen die ze beoordelen op kosten, baten en haalbaarheid.

• 3.

  De ideeënraad beslist welke uitgewerkte ideeën worden uitgevoerd.

• 4.

  De concerndirecteur die het cluster waarop het idee betrekking heeft in portefeuille heeft, is eindverantwoordelijk voor de implementatie van het idee. Indien meerdere clusters betrokken zijn, is de concerndirecteur die het cluster waar de indiener van het idee werkzaam is in portefeuille heeft, eindverantwoordelijk.

 

Ideeënteam en -raad

 

Artikel 4

• 1.

  Het ideeënteam bestaat uit de innovatiemanager van de gemeente Rotterdam en minimaal drie afdelingshoofden of directeuren van verschillende clusters.

• 2.

  Het ideeënteam beslist welke ideeën in aanmerking komen om verder uit te werken dan wel direct voor de leggen aan de ideeënraad. De beslissing wordt digitaal genomen. Alleen bij onenigheid wordt een overleg gepland waarbij het ideeënteam zich kan laten bijstaan door één of meer deskundigen en/of de indiener kan horen.

• 3.

  Het ideeënteam is verantwoordelijk voor de communicatie richting de indiener van een idee en de organisatie.

• 4.

  De ideeënraad kent een tweetal vormen:

  • 1.

    De directie van een cluster wanneer het idee betrekking heeft op één cluster.

  • 2.

    een team van tenminste vijf directeuren van verschillende onderdelen van clusters wanneer het idee betrekking heeft op meerdere, niet in een cluster verenigde, organisatie-onderdelen.

Wanneer het onder a genoemde orgaan een idee afwijst kan het ideeënteam beslissen het idee voor een second opinion voor te leggen aan het onder b genoemde team.

De ideeënraad kan zich laten bijstaan door één of meer deskundigen.

• 1.

  De ideeënraad beslist welke ideeën wel of niet worden geïmplementeerd en waarom. Ook kan de ideeënraad ideeën voorlopig afwijzen. In alle gevallen is een heldere onderbouwing van de beslissing verplicht.

 

 

Beloning

 

Artikel 5

• 1.

  Indien een idee wordt beoordeeld als niet toepasbaar, ontvangt de indiener een brief met een presentje.

• 2.

  Indien een idee wordt beoordeeld als goed maar nu nog niet toepasbaar, ontvangt de indiener een brief met een presentje.

• 3.

  Indien een idee wordt beoordeeld als uitvoerbaar ontvangt de indiener een cadeau ter waarde van € 50. Ook wordt het idee dan genomineerd voor de gemeentebrede verkiezing ‘de kei van Rotterdam’.

• 4.

  De drie ideeën die bij de gemeentebrede verkiezing als beste uit de bus komen, worden beloond met een netto bedrag van respectievelijk € 3000, € 2000 en € 1000.

 

Dubbelvoorstellen

 

Artikel 6

Indien meer dan één voorstel betrekking hebbend op één onderwerp wordt ingediend, geldt, indien redelijkerwijs mag worden aangenomen dat de indieners zonder elkaars medeweten hebben gehandeld, het volgende:

• 1.

  het eerst ontvangen voorstel wordt het eerst in behandeling genomen;

• 2.

  bij eventuele afwijzing kan daarna het later ingediende tweede voorstel in behandeling worden genomen;

• 3.

  als het eerste voorstel wordt uitgevoerd, dient het tweede voorstel te worden afgewezen;

• 4.

  bij gelijktijdige inzending (op één dag ingediend) dient een eventueel toe te kennen beloning door de inzenders te worden gedeeld.

 

Slotbepaling

 

Artikel 7

Alle ingediende ideeën zijn eigendom van de gemeente Rotterdam.

 

Artikel 8

• 1.

  Deze regeling treedt in werking op de eerste dag na de dagtekening van het gemeenteblad waarin zij wordt geplaatst en werkt terug tot en met

1 februari 2009.

• 1.

  Met ingang van bovengenoemde datum vervalt het Ideeënreglement, Gemeenteblad 1984, nr. 217.

 

Aldus vastgesteld in de vergadering van 3 maart 2009.

 

De secretaris,  De burgemeester,

 

A.H.P. van Gils A.Aboutaleb

 

Dit gemeenteblad is uitgegeven op 11 maart 2009 en ligt op werkdagen van 8.30 tot 16.30 uur ter inzage bij het Kenniscentrum Bestuursdienst Rotterdam (KBR), Stadskantoor ingang Rodezand 18, begane grond.

(Zie ook: – Gemeentebladen)

 

 

Toelichting

 

 

Algemeen

 

Per 1 februari 2009 is de procedure omtrent het indienen en behandelen van ideeën veranderd. Tot dat moment had iedere dienst al dan niet een eigen ideeënbus. Het ideeënteam bestond uit medewerkers van de betreffende dienst.

Omdat de effectiviteit van deze manier van werken beperkt is gebleken en het oppakken van ideeën binnen enkel de kaders van de dienst niet aansluit bij de één concerngedachte, is besloten over te stappen op een concernbrede, digitale ideeënbus.

 

Artikel 2

 

Eerste en tweede lid

Alle medewerkers van de gemeente Rotterdam die beschikken over een e-mailadres dat eindigt op rotterdam.nl kunnen hun ideeën indienen via een formulier op de website www.ideeencentrale.nl (deze link staat ook op sjaan.rotterdam.nl/innovatie). Op deze site kunnen zij ook volgen in welke fase van het proces hun idee zich bevindt, welke besluiten er zijn genomen en welke adviezen er worden gegeven. De ingediende ideeën zijn voor iedereen zichtbaar (ook voor andere overheidsinstellingen) en iedereen kan reageren op een idee.

 

Derde lid

Medewerkers die niet (dagelijks) de beschikking hebben over een computer met een intranetaansluiting, kunnen ideeën indienen via hun leidinggevende of contact opnemen met de innovatiemanager (tel. 010-4172238).

 

Artikel 3

 

Derde lid

De ideeën worden in eerste instantie beoordeeld door een ideeënteam. Wanneer zij een idee haalbaar achten wordt het, al dan niet na aanvullend advies van een materiedeskundige, voor een definitief go/no go besluit voorgelegd aan de ideeënraad.

 

Artikel 4

 

Tweede lid

Het ideeënteam bestaat uit de innovatiemanager en ten minste drie afdelingshoofden en/of directeuren afkomstig uit verschillende diensten.

 

Het ideeënteam beslist digitaal welke ideeën in aanmerking komen om verder te worden uitgewerkt of voor te leggen aan de ideeënraad voor een definitief besluit. Deze beslissing kan per e-mail of middels een digitale enquête worden genomen. Indien de leden van het ideeënteam het niet eens zijn over de beslissing, wordt een bijeenkomst belegd om het idee te bespreken. Desgewenst wordt hier de indiener van het idee uitgenodigd om een toelichting te geven.

 

 

Wanneer een idee wordt afgewezen moet het ideeënteam de beslissing zo onderbouwen dat voor de indiener duidelijk is op welke gronden de beslissing is genomen.

 

Vijfde lid

De ideeënraad beslist definitief of een idee wel of niet wordt geïmplementeerd. De ideeënraad kent in Rotterdam verschillende vormen:

• 1.

  De directie van een dienst wanneer het idee betrekking heeft op één dienst.

• 2.

  Een GMT wanneer een idee betrekking heeft op een dan wel meerdere fysieke, dan wel meerdere sociale diensten.

• 3.

  Een team van ten minste vijf directeuren van verschillende diensten wanneer het idee betrekking heeft op meerdere, niet in een GMT verenigde, diensten.

Wanneer de onder a of b genoemde organen een idee afwijzen kan het ideeënteam beslissen het idee voor een second opinion voor te leggen aan het onder c genoemde team.

 

Wanneer de ideeënraad besluit een idee af te wijzen, moet de beslissing worden onderbouwd zodat voor de indiener duidelijk is waarom het idee is afgewezen.

 

Artikel 5

De presentjes, genoemd in het eerste en tweede lid en het cadeau dat in het derde lid genoemd wordt, moeten in de eindheffing geplaatst worden. De kosten hier voor komen voor rekening van het centrale budget dat beschikbaar is voor het belonen van ideeën.

 

Voor wat betreft de bedragen uit het vierde lid, geldt dat het netto gewonnen bedrag wordt verhoogd met de inhoudingen die van toepassing zijn op het salaris van de indiener. Het bedrag moet dus gebruteerd worden. De kosten hiervoor komen voor rekening van het centrale budget dat beschikbaar is voor beloningen.