Gedragscode Rotterdamse bestuurders 2016

1. Deze gedragscode geldt voor bestuurders.

2. Onder bestuurder wordt verstaan: de burgemeester of een wethouder.

3. De gedragscode heeft tot doel de integriteit van bestuurders te waarborgen alsmede de zuiverheid van de besluitvorming te bevorderen.

Toelichting:

De gedragscode beoogt een algemene leidraad te bieden voor de bestuurder op het gebied van integer handelen. Er wordt op gewezen dat in de Gemeentewet reeds een groot aantal bepalingen over specifieke verplichtingen rondom het onderwerp integriteit is opgenomen. Te noemen vallen de verplichtingen omtrent nevenfuncties en incompatibiliteiten alsook de verplichtingen omtrent geheimhouding en informatieplicht. Waar dat aangewezen is wordt in deze gedragscode naar deze specifieke bepalingen verwezen. Met deze bepalingen wordt tevens bevorderd dat de bestuurders als zodanig zich er meer van verzekeren dat de besluitvorming zuiver verloopt.

4. Onder integriteit van bestuurders wordt verstaan: het handelen zoals een goed bestuurder betaamt.

Toelichting:

Het handelen zoals een goed bestuurder betaamt wordt in elk geval gekenmerkt door dienstbaarheid, functionaliteit, onafhankelijkheid, openheid, betrouwbaarheid en zorgvuldigheid. Met deze kwalificaties wordt in wezen de essentie van wat integriteit voor de bestuurder omhelst, samengebald.

Dienstbaarheid

Het handelen van een bestuurder is altijd en volledig gericht op het belang van de gemeente en op de organisaties en burgers die daar onderdeel van uit maken.

Functionaliteit

Het handelen van een bestuurder heeft een herkenbaar verband met de functie die hij vervult in het bestuur.

Onafhankelijkheid

Het handelen van een bestuurder wordt gekenmerkt door onpartijdigheid, dat wil zeggen dat geen vermenging optreedt met oneigenlijke belangen en dat ook iedere schijn van een dergelijke vermenging wordt vermeden.

Openheid

Het handelen van een bestuurder is transparant, opdat optimale verantwoording mogelijk is en de controlerende organen volledig inzicht hebben in het handelen van de politiek ambtsdrager en zijn beweegredenen daarbij.

Betrouwbaarheid

Op een bestuurder moet men kunnen rekenen. Die houdt zich aan zijn afspraken. Kennis en informatie waarover hij uit hoofde van zijn functie beschikt, wendt hij aan voor het doel waarvoor die zijn gegeven.

Zorgvuldigheid

Het handelen van een bestuurder is zodanig dat alle organisaties en burgers op gelijke wijze en met respect worden bejegend en dat belangen van partijen op correcte wijze worden afgewogen. Deze kernbegrippen zijn de toetssteen voor de nu volgende gedragsafspraken.

Verder is het belangrijk aan te tekenen dat bij twijfel of bepaald handelen de toets van de integriteit kan doorstaan, het beter is aan de veilige kant van de streep te blijven.

5. In de gevallen waarin de gedragscode niet voorziet, deze voor meerdere uitleg vatbaar is, dan wel de burgemeester om overige redenen dit nodig acht, vindt bespreking van de gedragscode plaats in het college.

1. Bestuurders handelen integer. Deze gedragscode biedt hiervoor een richtlijn.

2. Bestuurders voorkomen elk persoonlijk belang of schijn van persoonlijk belang bij enig door het college of de burgemeester te nemen besluit.

3. Bestuurders bejegenen elkaar correct, zowel in woord als geschrift.

4. Bestuurders gaan respectvol met raadsleden om.

5. Bestuurders ontvangen bij hun aantreden een exemplaar van deze gedragscode.

6. De code is openbaar en voor iedereen makkelijk toegankelijk.

Toelichting:

In een tijd waarin steeds kritischer wordt gelet op het doen en nalaten van bestuurders, is het een goede zaak dat bestuurders zich vanaf het eerste moment van hun aantreden terdege bewust zijn van hun eigen verantwoordelijkheden en van wat het functioneren als bestuurder voor hen en de gemeente betekent. Het afleggen van de eed of belofte kan daarbij worden versterkt door de bestuurders bij die gelegenheid ook concreet van de regels die gelden voor hun handelwijze, in kennis te stellen.

Integer handelen begint immers bij bewustwording van wat integer handelen inhoudt. Het is goed erop te wijzen dat in bepaalde gevallen handelen van de bestuurder in strijd met zijn verplichtingen, naast gevolgen voor het aanzien van de politiek, ook zeer concrete (juridische) gevolgen voor hemzelf, de gemeente of derden kan hebben. Juridische gevolgen zijn:

• -

  Civielrechtelijk: Als een bestuurder zijn mond voorbijpraat waar hij geacht wordt te zwijgen, kan dit schade voor de gemeente of derden meebrengen. Een derde kan in zo’n geval de gemeente aanspreken tot schadevergoeding.

• -

  Bestuursrechtelijk: Als een bestuurder meedoet aan een stemming over een aangelegenheid van een instelling waar hij zich op grond van persoonlijke belangen had moeten onthouden van stemmen, kan dat onder sommige omstandigheden leiden tot vernietiging van een besluit door de bestuursrechter op grond van vooringenomenheid (artikel 2:4 Algemene wet bestuursrecht ).

• -

  Strafrechtelijk: Als een bestuurder vertrouwelijke of geheime informatie naar buiten brengt, is hij strafbaar op grond van artikel 272 van het Wetboek van Strafrecht .

• -

  Politiek: De Gemeentewet regelt in artikel 47 voor wethouders het volgende: Indien een wethouder niet langer voldoet aan de vereisten voor het wethouderschap, bedoeld in artikel 36a, eerste en tweede lid , of een functie gaat bekleden als bedoeld in artikel 36b, eerste lid, en het tweede of derde lid van dat artikel niet van toepassing zijn, neemt hij onmiddellijk ontslag. Hij doet hiervan schriftelijk mededeling aan de raad. De raad verleent hem ontslag indien hij dit nalaat. Het ontslag gaat in terstond na de bekendmaking van het ontslagbesluit.

  Het Rechtspositiebesluit Burgemeester regelt de gevolgen van het aanvaarden van onverenigbare betrekkingen of het verrichten van verboden handelingen door de burgemeester.

7. De bestuurder is door een ieder aanspreekbaar op de naleving van de code.

Toelichting:

Het lijkt een overbodige bepaling maar dat is zij toch niet. Op deze wijze worden bestuurders immers scherp doordrongen van de consequenties van hun publieke taakuitoefening. In feite gaat het hierbij om het borgen van de naleving/handhaving van belangrijke verplichtingen.

De burgemeester zorgt ervoor dat de gedragscode periodiek besproken wordt. De gedragscode komt aan de orde in het introductieprogramma van nieuwe bestuurders en wordt ten minste op nog één ander moment in het college besproken.

1. De bestuurder doet zowel bij aantreden als tijdens uitoefening van het ambt opgave aan de gemeentesecretaris van relevante of substantiële (financiële) belangen, waaronder aandelen, opties en derivaten, welke hij heeft, anders dan in verband met de vervulling van een functie.

2. Lidmaatschappen worden gemeld aan de gemeentesecretaris indien deze strijdig zijn met de belangen van de gemeente Rotterdam.

Toelichting:

De bestuurder kan anders dan als gevolg van functiebekleding relevante belangen hebben in bepaalde sectoren van de lokale samenleving, niet alleen financiële, welke aanleiding kunnen zijn tot (schijn van) belangenverstrengeling. Het kan gaan om het bezit van effecten, vorderingsrechten, onroerend goed, bouwgrond alsook om financiële deelnemingen in ondernemingen en dergelijke. Dergelijke financiële belangen kunnen een rol gaan spelen bij besluiten over bijvoorbeeld bestemmingsplannen, grondverkopen, maatschappelijke, culturele of welzijnsorganisaties, of andere organisaties met een ideële doelstelling. Relevant in dit verband zijn lidmaatschappen van die verenigingen of media, die belangen hebben die strijdig zijn met het belang van de gemeente Rotterdam. Opgemerkt zij, dat bij het aantreden van een bestuurder de relevante of substantiële (financiële) belangen eveneens aan de orde kan komen bij de geloofsbrieven. De bestuurder dient alsdan tweemaal opgave te doen van genoemde belangen.

3. Indien de onafhankelijke oordeelsvorming van een bestuurder over een onderwerp in het geding kan zijn, geeft hij bij de besluitvorming daarover aan in hoeverre het onderwerp hem persoonlijk aangaat.

Toelichting:

Deze norm betreft een aanvulling op de norm uit 2:4, tweede lid Awb dat het bestuursorgaan oproept er tegen te waken dat tot het bestuursorgaan behorende personen die een persoonlijk belang bij een besluit hebben, de besluitvorming beïnvloeden. De Raad van State overwoog dat indien er een persoonlijk belang is bij een bepaald besluit een raadslid niet mag meestemmen over dat besluit, ongeacht de vraag of zijn stem wel of niet beslissend is. Met het begrip persoonlijk belang in artikel 2:4 Awb wordt gedoeld op ieder belang dat niet behoort tot de belangen die het bestuursorgaan uit hoofde van de hem opgedragen taak behoort te behartigen.

4. Een bestuurder die familie- of vriendschapsbetrekkingen of anderszins persoonlijke betrekkingen heeft met een aanbieder van diensten aan de gemeente, onthoudt zich van deelname aan de besluitvorming over de betreffende opdracht.

Toelichting:

Deze regel is een nadere uitwerking van artikel 28, eerste lid onder a van de Gemeentewet , waarin regels zijn opgenomen over het deelnemen aan stemming in de raad. Dit artikel is in artikel 58 van de Gemeentewet ook van toepassing verklaard op vergaderingen van het college.

5. Een bestuurder vervult geen nevenfuncties:

• a.

  die een risico vormen voor een integere invulling van de politieke functie;

• b.

  bij een organisatie die een subsidierelatie heeft met de gemeente Rotterdam.

Toelichting:

De Gemeentewet kent in de artikelen 36b en 68 een opsomming van een aantal functies die de wethouders respectievelijk de burgemeester niet met hun betrekking mogen combineren. Hier gaat het om functies die naar hun aard niet onder de artikelen 36a en 68 Gemeentewet vallen, maar die naar de casuïstiek met het oog op een goede vervulling van de functie van bestuurder niet verstandig of gewenst kunnen zijn. De raad legt de bestuurders hiermee een beperking op die verder gaat dan de Gemeentewet.

6. Onder nevenfunctie wordt met betrekking tot een deeltijd bestuurder ook verstaan de aanvullende werkzaamheden waardoor de bestuurder uitkomt op een fulltime-betrekking (in beginsel 1 fte).

7. De bestuurder neemt bij het aanvaarden en uitoefenen van een nevenfunctie in acht dat:

• a.

  zijn onafhankelijkheid gewaarborgd blijft;

• b.

  elke vorm of schijn van beïnvloeding wordt vermeden;

• c.

  geen strijdigheid met enig gemeentelijk belang optreedt;

• d.

  het tijdsbeslag het goed functioneren als bestuurder niet in de weg staat.

Toelichting:

Deze normen zijn aanvullend op de normen die de Gemeentewet in de artikelen 41b, eerste lid en 67, eerste lid , stelt voor respectievelijk wethouders en de burgemeester. In dit verband wordt ook gewezen op de verplichtingen van een bestuurder tot melding van een voornemen tot aanvaarding van een nevenfunctie aan de raad, een en ander conform artikel 41b tweede lid en artikel 67 tweede lid Gemeentewet.

8. Conform het Handboek College 2014 geeft een bestuurder ten behoeve van de openbaarmaking van zijn nevenfuncties aan de gemeentesecretaris aan voor welke organisatie de functies worden verricht, wat het tijdsbeslag is en of de functies bezoldigd zijn.

9. De nevenfuncties worden overeenkomstig de wet openbaar gemaakt. Openbaarmaking geschied via internet.

10. Indien gaande het lidmaatschap een nieuwe nevenfunctie door de bestuurder wordt aanvaard, dan wel wijzigingen in de nevenfunctie optreden, dan meldt de bestuurder dit binnen één week bij de gemeentesecretaris.

11. Een bestuurder behoudt geen inkomsten uit een ambtsgerelateerde- of q.q.-nevenfunctie, tenzij dat op grond van de wet geheel of gedeeltelijk is toegestaan. De inkomsten komen ten goede aan de kas van de gemeente. Voor een voltijds bestuurder vindt verrekening plaats met inkomsten uit niet aan het ambt gebonden nevenfuncties.

12. De kosten die een bestuurder maakt in verband met ambtsgerelateerde- of q.q.-nevenfuncties, worden in beginsel vergoed door de instantie waar de nevenfunctie wordt uitgeoefend. Het college kan besluiten de kosten te vergoeden.

13. De bestuurder handelt in de uitoefening van zijn ambt niet zodanig dat hij vooruitloopt op een functie na aftreden.

14. De bestuurder bespreekt het voornemen tot tussentijdse aanvaarding van een functie na aftreden met de burgemeester.

15. De bestuurder wordt het eerste jaar na de beëindiging van zijn betrekking uitgesloten van het tegen beloning verrichten van werkzaamheden, buiten dienstverband, voor de gemeente.

16. De bestuurder draagt de burgemeester en een wethouder niet eerder dan een jaar na aftreden voor als kandidaat voor benoeming tot commissaris dan wel bestuurslid van een verbonden partij.

17. Onder verbonden partij wordt verstaan hetgeen hieronder wordt verstaan in artikel 1.1 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten.

1. Een bestuurder gaat zorgvuldig en correct om met informatie waarover hij uit hoofde van zijn ambt beschikt. Hij zorgt ervoor dat stukken met vertrouwelijke en geheime gegevens veilig worden opgeborgen en dat computers, tablets en andere data- en communicatieapparatuur dan wel computerbestanden beveiligd zijn.

Toelichting:

Met de tegenwoordige stand van zaken op het terrein van digitale gegevensopslag en communicatiemogelijkheden, wordt extra zorgvuldigheid betracht bij het omgaan met en transporteren van dergelijke informatie. De bestuurder is hiervoor verantwoordelijk en kan bij aan hem te wijten naar buiten komen van geheime of vertrouwelijke informatie, hierop worden aangesproken.

‘De USB-stick die in de taxi achterblijft, de niet meer gebruikte computer welke aan de straat wordt gezet, de harde schijf die wordt achtergelaten in de computerwinkel etc., het zijn alle voorbeelden van de bestuurder te verwijten handelen.’

2. Een bestuurder houdt geen informatie achter.

3. Een bestuurder verstrekt geen informatie die vertrouwelijk of geheim is. Aan raadsleden kan geheime informatie verstrekt worden onder oplegging van geheimhouding conform de artikelen 25, 55 en 86 Gemeentewet, tenzij het openbaar belang zich tegen het verstrekken van informatie verzet.

4. Een bestuurder maakt niet ten eigen bate of ten bate van zijn persoonlijke betrekkingen gebruik van in de uitoefening van het ambt verkregen informatie.

5. Een bestuurder gaat verantwoord om met de e-mail- en internetfaciliteiten van de gemeente, alsmede met de sociale media.

1. Een bestuurder accepteert geen geschenken, faciliteiten of diensten als zijn onafhankelijke positie hierdoor kan worden beïnvloed.

2. De bestuurder kan incidentele geschenken die een geschatte waarde hebben van ten hoogste € 50,- behouden, waarbij ook dan geldt dat de onafhankelijke positie niet mag worden beïnvloed.

Toelichting:

Dit is het algemene uitgangspunt. Het gaat om een essentiële verplichting welke ook een belangrijk onderdeel uitmaakt van de eed dan wel belofte die de bestuurder aflegt.

De nieuwe code is in dit opzicht strikter dan de oude van 2003, waar een geschenk van hoogstens € 50,- altijd kon worden geaccepteerd. De algemene regel hoort echter te zijn dat geen enkel geschenk of dienst acceptabel is, indien de onafhankelijkheid van de bestuurder daardoor in het geding kan komen.

Immers, vele kleinere geschenken kunnen tezamen wel degelijk de onafhankelijkheid van de bestuurder aantasten, of de schijn wekken. In die situatie begeeft de bestuurder zich niet.

Ongeacht de aard van het geschenk of de dienst, weigert een bestuurder zulks, zodra hij behoort te begrijpen (dus geobjectiveerd) dat zijn onafhankelijkheid hierdoor kan worden aangetast. Bijvoorbeeld wanneer het gaat om een zakelijke relatie direct of indirect, van de gemeente.

3. Geschenken en giften die een bestuurder uit hoofde van zijn functie ontvangt en die een geschatte waarde van meer dan € 50,- vertegenwoordigen zijn eigendom van de gemeente. Er wordt een gemeentelijke bestemming voor gezocht.

Toelichting:

Het uitgangspunt is het niet aanvaarden van kostbare geschenken of aanbiedingen. Er zijn gevallen denkbaar dat een dergelijk geschenk of een dergelijke faciliteit voor de gemeente als zodanig een publiek goed te verdedigen, nuttig en oorbaar te achten oogmerk heeft. Voor dat doel is het denkbaar dat de bestuurder weliswaar aanvaardt, maar hij dit dan zo snel mogelijk meldt en de gift dan wel de aangeboden faciliteit zo snel mogelijk aan de gemeente ten goede doet komen. Hierbij wordt volstrekte openheid betracht. Het is van belang ter voorkoming van elke verkeerde schijn dan ook dat de bestuurder dit direct meldt aan de gever of de aanbieder. Er wordt bij overdracht aan de gemeente, een passende bestemming voor gezocht.

4. Het college kan binnen een redelijke termijn, alsnog besluiten een hem door een bestuurder overgedragen geschenk - gelet op de aard hiervan of op de hiermee beoogde bedoeling - niet te aanvaarden en aan de gever terug te geven. Betreft het een aangeboden dienst, dan kan het college alsnog aan de aanbieder meedelen dat van het aangebodene geen gebruik wordt gemaakt. Indien het naar het oordeel van het college niet wenselijk is dat een geschenk zonder enige vorm van compensatie wordt behouden alsook niet wenselijk is dat het geschenk wordt geretourneerd dan kan de bestuurder het aankoopbedrag in het B&W potje storten.

Geschenken en giften worden niet op het huisadres ontvangen. Indien dit toch is gebeurd, wordt dit gemeld in het college, waar een besluit over de bestemming van het geschenk wordt genomen.

Toelichting:

Het college kan menen dat de gift of de aangeboden faciliteit meer last dan gemak oplevert en niet goed is te verantwoorden. Een bestuurder brengt dit als vraag in het college. In dat geval kan het college besluiten de gift met dankzegging te retourneren dan wel van een aangeboden dienst alsnog af te zien.

5. Aanbiedingen voor privé-werkzaamheden of kortingen op privégoederen worden niet geaccepteerd.

6. Een bestuurder bespreekt in het college, met de burgemeester of de gemeentesecretaris, uitnodigingen voor excursies en evenementen op kosten van derden.

1. De gemeente Rotterdam richt de financiële en administratieve organisatie zodanig in dat er een getrouw beeld mogelijk is van de juistheid en rechtmatigheid van de uitgaven en hanteert heldere procedures over de wijze waarop functionele uitgaven rechtstreeks in rekening worden gebracht of kunnen worden gedeclareerd bij de gemeente.

2. De bestuurder verantwoordt zich over zijn gebruik van de voorzieningen volgens de in het kader van het eerste lid vastgestelde regels en procedures.

3. Uitgaven worden uitsluitend vergoed als de hoogte en de functionaliteit ervan kunnen worden aangetoond. Een bestuurder is terughoudend bij het in rekening brengen van uitgaven die zich op het grensvlak van privé en publiek bevinden.

4. Ter bepaling van de functionaliteit van bestuurlijke uitgaven worden de volgende criteria gehanteerd:

• a.

  met de uitgave is het belang van de gemeente gediend, en

• b.

  de uitgave vloeit voort uit de functie.

1. Een bestuurder declareert geen kosten die reeds op andere wijze worden vergoed, bijvoorbeeld door de aangeboden gemeentelijke, functionele voorzieningen of de onkostenvergoeding.

2. Een declaratie wordt ingediend door middel van een daartoe vastgesteld formulier. Bij het formulier wordt een betalingsbewijs gevoegd en op het formulier wordt de functionaliteit van de uitgave vermeld.

3. Gemaakte kosten worden binnen een maand gedeclareerd. Eventuele voorschotten worden binnen een maand afgerekend.

4. De gemeentesecretaris, dan wel een door hem aan te wijzen ambtenaar, is verantwoordelijk voor een deugdelijke administratieve afhandeling en registratie van declaraties. Declaraties van bestuurders worden administratief afgehandeld door een daartoe aangewezen ambtenaar.

1. Gebruik van gemeentelijke eigendommen of voorzieningen voor privé-doeleinden is niet toegestaan, tenzij sprake is van bijzondere omstandigheden.

2. Bestuurders kunnen voor zakelijk gebruik een mobiele telefoon en tablet in bruikleen ter beschikking krijgen.

3. Bestuurders kunnen voor hun dienstreizen gebruik maken van een dienstauto met chauffeur. Het gebruik van deze voorziening wordt centraal geregistreerd in een rittenadministratie. Privégebruik van een dienstauto is niet toegestaan, tenzij sprake is van een onvoorziene privésituatie dan wel de veiligheid van de bestuurder in het geding is.

4. Bestuurders kunnen met het oog op het onderhouden van binnen- en buitenlandse betrekkingen conform de vastgestelde criteria een beroep doen op de relatiegeschenken van de gemeente. De uitgifte en het gebruik van relatiegeschenken wordt centraal geregistreerd onder vermelding van de verantwoordelijk bestuurder en de aanleiding/gelegenheid.

5. Bestuurders zijn zelf verantwoordelijk voor fiscale consequenties bij onvoorzien privé-gebruik van door de gemeente ter beschikking gestelde voorzieningen.