Reglement van Orde voor de referendumcommissie Rotterdam

1. Voor de taken van de commissie wordt verwezen naar de artikelen 29 en 31 van de referendumverordening.

Voorts kan de commissie gevraagd en ongevraagd advies uitbrengen aan het presidium van de raad omtrent zijn voornemen ten aanzien van:

• –

  de vraagstelling bij het referendum;

• –

  de omvang van het budget voor voorlichting en campagne van een referendum;

• –

  de voordracht van benoeming van leden van de commissie.

2. De commissie kan nadere regels vaststellen voor het toekennen van een subsidie ten behoeve van de campagne, alsmede voor de behandeling van klachten.

1. De voorzitter is belast met:

• a.

  het tijdig bijeenroepen van de vergaderingen van de referendumcommissie;

• b.

  het leiden van de vergaderingen van de commissie;

• c.

  het doen naleven van dit reglement;

• d.

  het woordvoerderschap van de referendumcommissie;

• e.

  het budgethouderschap van de referendumcommissie;

• f.

  het handhaven van de orde bij vergaderingen van de commissie.

2. Bij verhindering van de voorzitter neemt een ander lid de taken van de voorzitter over.

1. De commissie wordt bijgestaan door een commissiegriffier.

2. De commissiegriffier staat de commissie bij de uitvoering van haar taken terzijde, onder meer door zorg te dragen voor de agendaplanning, het bewaken van actiepunten, de verslaglegging, het opstellen van andere stukken en de vorming van dossiers.

3. De commissiegriffier neemt geen deel aan stemmingen.

4. De commissiegriffier heeft een adviserende rol.

1. De stukken van de commissie worden ondertekend door de voorzitter.

2. De voorzitter kan de overige leden en de commissiegriffier machtigen bepaalde stukken namens hem te ondertekenen.

1. De voorzitter is bevoegd rechtstreeks alle gewenste inlichtingen in te winnen of te laten inwinnen.

2. De voorzitter kan uit eigen beweging of op verlangen van de commissie bij ambtenaren en andere deskundigen advies of inlichtingen inwinnen en hen zo nodig uitnodigen daartoe op de vergadering te verschijnen.

1. De commissie vergadert zo veel zij nodig acht voor een goede uitoefening van haar taak.

2. Ten minste drie dagen voor een vergadering ontvangen de leden een digitaal verstuurde uitnodiging onder vermelding van dag, tijdstip en plaats van de vergadering.

3. De uitnodiging bevat de voorlopige agenda en de bijbehorende stukken.

4. Indien noodzakelijk kan de voorzitter besluiten om de dag voorafgaand aan de vergadering een aanvullende agenda en stukken toe te sturen.

5. Bij aanvang van de vergadering stelt de commissie de agenda, al dan niet gewijzigd, vast.

1. Een lid dat verhinderd is de vergadering bij te wonen, laat dit zo spoedig mogelijk voor aanvang van de vergadering aan de commissiegriffier weten.

2. De commissie vergadert slechts als ten minste twee leden, waaronder de voorzitter, aanwezig zijn. Indien het vereiste aantal leden niet aanwezig is, belegt de voorzitter binnen één week een nieuwe vergadering en stelt de leden daarvan terstond schriftelijk in kennis. In deze tweede vergadering kunnen adviezen en besluiten worden genomen ongeacht het aantal aanwezige leden. De aanwezigheid van de voorzitter is wel vereist.

1. De vergaderingen van de commissie zijn in beginsel openbaar. Er wordt in beslotenheid vergaderd wanneer de voorzitter dit voorstelt of een of meer leden van de commissie hierom verzoeken.

2. De adviezen van de commissie zijn openbaar.

3. In spoedeisende gevallen kan door de commissie ook buiten een vergadering een advies worden opgesteld of besluit worden genomen, mits alle commissieleden in de gelegenheid zijn gesteld via e-mail of mondeling, hun mening te uiten. De voorzitter maakt in de eerstvolgende vergadering melding van de ingekomen reacties.

4. De commissie kan besluiten derden aan de beraadslagingen van de commissie deel te laten nemen. Derden hebben geen stemrecht.

5. Adviezen en besluiten van de commissie worden genomen bij meerderheid van stemmen. Indien de stemmen staken, beslist de stem van de voorzitter.

6. Leden van de commissie kunnen een minderheidsstandpunt laten aantekenen, maar de commissie treedt in haar conclusies, als eenheid naar buiten.

1. De commissiegriffier stelt van de vergadering een besluitenlijst op.

2. De besluitenlijst wordt na vaststelling in een volgende vergadering door de voorzitter en de commissiegriffier ondertekend.

3. De besluitenlijsten van openbare vergaderingen worden na vaststelling op verzoek aan derden beschikbaar gesteld.

4. De besluitenlijst van een besloten vergadering dan wel van het besloten gedeelte van een openbare vergadering wordt niet openbaar gemaakt, tenzij de commissie anders beslist.

1. In alle gevallen waarin dit reglement niet voorziet of bij twijfel omtrent de toepassing van dit reglement, beslist de commissie.

2. Dit reglement treedt in werking met ingang van de eerste dag na de dag van toezending van dit reglement aan de raad.