Nadere regels behandeling klachten referendum

Geldend van 06-10-2016 t/m heden

Intitulé

Nadere regels behandeling klachten referendum

De referendumcommissie van de gemeente Rotterdam,

gelezen het voorstel van de griffier van de gemeente Rotterdam van 14 september 2016, kenmerk 16bb804;

gelet op artikel 29 van de Verordening inspraak, burgerinitiatief en referenda Rotterdam 2014 en het Reglementvan Orde voor de referendumcommissie van de gemeente Rotterdam;

overwegende, dat het wenselijk is nadere regels vast te stellen in verband met de behandeling van klachten over gemeentelijke voorlichting en over door de referendumcommissie gesubsidieerde campagnes ten behoeve van een referendum;

besluit vast te stellen:

Nadere regels behandeling klachten referendum

Artikel 1 Begripsbepalingen

In deze nadere regels wordt verstaan onder:

Artikel 2 Klachten over gemeentelijke voorlichting

  • 1. Een ieder kan bij de commissie een klacht indienen over de gemeentelijke voorlichting in het kader van het referendum. De commissie toetst daarbij of de gemeentelijke voorlichting voldoet aan de eisen van neutraliteit en/of correcte weergave.

  • 2. Indien een klager zich met een klacht tot de commissie wendt, kan de klachtbehandelaar proberen om in minnelijk overleg met de klager de klacht direct op te lossen of te bespreken. De klacht wordt als afgedaan beschouwd als de klager tevreden is over de wijze waarop de klacht is afgedaan. Wanneer klager niet tevreden is over de wijze van afdoening als bedoeld in het tweede lid kan de commissie de klager en degene op wiens gedraging de klacht betrekking heeft in de gelegenheid stellen over de klacht te worden gehoord. Het horen vindt plaats door ten minste twee leden in aanwezigheid van de klachtbehandelaar.

  • 3. De commissie kan afzien van het horen als de klacht kennelijk ongegrond is of als de klager mondeling of schriftelijk heeft verklaard geen gebruik te willen maken van het recht te worden gehoord.

  • 4. Het horen vindt plaats achter gesloten deuren. Van het horen wordt een verslag gemaakt.

  • 5. De commissie stelt een advies vast en stuurt dit advies en eventuele aanbevelingen zo mogelijk binnen een termijn van vier weken na ontvangst van de klacht aan het bestuursorgaan. Het advies bevat het verslag van het horen. Een afschrift van het advies wordt gezonden aan de klager. Dit advies wordt openbaar gemaakt tenzij de referendumcommissie om redenen van privacy anders besluit.

Artikel 3 Klachten over door de referendumcommissie gesubsidieerde activiteiten

  • 1. Een ieder kan bij de commissie een klacht indienen over door de referendumcommissie gesubsidieerde activiteiten. De commissie toetst daarbij de uitvoering van de activiteit aan de normen van behoorlijkheid en redelijkheid, alsmede aan de juistheid en volledigheid van de uitgevoerde activiteiten ten opzichte van het voor deze activiteiten ingediende plan.

  • 2. Indien een klager zich met een klacht tot de commissie wendt, kan de klachtbehandelaar proberen om in minnelijk overleg met de klager de klacht direct op te lossen of te bespreken. De klacht wordt als afgedaan beschouwd als de klager tevreden is over de wijze waarop de klacht is afgedaan.

  • 3. Wanneer klager niet tevreden is over wijze van afdoening als bedoeld in het tweede lid, kan de commissie de klager en degene op wiens gedraging de klacht betrekking heeft in de gelegenheid stellen over de klacht te worden gehoord. Het horen vindt plaats door ten minste twee leden in aanwezigheid van de klachtbehandelaar.

  • 4. De commissie kan afzien van het horen als de klacht kennelijk ongegrond is of als de klager mondeling of schriftelijk heeft verklaard geen gebruik te willen maken van het recht te worden gehoord.

  • 5. Het horen vindt plaats achter gesloten deuren. Van het horen wordt een verslag gemaakt.

  • 6. De commissie beoordeelt de klacht zo mogelijk binnen een termijn van vier weken na ontvangst van de klacht. Deze beoordeling wordt openbaar gemaakt tenzij de referendumcommissie om redenen van privacy anders besluit.

Artikel 4 Bekendmaking en inwerkingtreding

Deze nadere regels worden geplaatst in het gemeenteblad en treden direct na bekendmaking in werking.

Artikel 5 Citeertitel

Deze nadere regels worden aangehaald als: Nadere regels behandeling klachten referendum.

Ondertekening

Aldus vastgesteld op

14 september 2016.

De referendumcommissie,
De commissiegriffier,
A.C. de Bondt
De voorzitter,
S.J. Stuiveling

Toelichting

Algemeen

Doel van deze regelgeving is een lichte procedure in het leven te roepen, zodat de referendumcommissie de opgedragen taak uit de Verordening inspraak, burgerinitiatief en referenda Rotterdam 2014 kan uitvoeren: het behandelen van klachten over informatievoorziening en over door de referendumcommissie gesubsidieerde activiteiten van instellingen en personen. Hoewel de verordening ook spreekt van gemeentelijke campagneactiviteiten is dit niet in deze regels opgenomen. Deze activiteiten worden uitgevoerd door politieke partijen en het oordeel hierover is aan de gemeenteraad. De referendumcommissie zal hier ook geen adviserende rol in spelen.

Deze regels gaan ook niet over het indienen van klachten tegen de referendumcommissie zelf. Op deze klachten is de Verordening klachtbehandeling Rotterdam 2013 van toepassing.

Klachtbehandeling

Uitgangspunt is dat de commissie klachten snel en het liefst minnelijk afdoet. Om dit proces soepel te laten verlopen, wijst de commissie een klachtbehandelaar aan. Deze behandelaar staat op afstand van het gemeentelijk organisatieonderdeel dat betrokken is bij de communicatie. Met minnelijk afdoen wordt bedoeld dat de klacht naar tevredenheid van de klager wordt afgedaan. Dat zou het geval kunnen zijn indien de klager genoegen neemt met de uitleg over de situatie, bijvoorbeeld na ruggespraak met het bestuursorgaan. Het zou ook kunnen dat de gemeente de communicatie-uiting aanpast en dat de klager daarmee tevreden is. In die gevallen wordt aan de grieven tegemoet gekomen en is een oordeel van de commissie niet nodig.

Afhandeling

Er is voor gekozen om afzonderlijke artikelen te maken voor klachten over gemeentelijke voorlichting en voor klachten over gesubsidieerde activiteiten.

In het geval van klachten over gemeentelijke voorlichting beslist het betreffende bestuursorgaan over afdoening van de klacht en heeft de commissie een adviserende rol. De commissie toetst hierbij alleen op het aanwezig zijn van gevraagde informatie, of deze volledig is en de essentie van het voorliggende besluit goed weergeeft.

Bij klachten over door de commissie gesubsidieerde instellingen en personen velt de commissie een oordeel. Het oordeel kan van invloed zijn op de uiteindelijke vaststelling van de subsidie. Naast de normen van behoorlijkheid (ook wel normen van fatsoen en respectvolle bejegening genoemd), toetst de commissie ook aan de redelijkheid, juistheid van uitvoering van de activiteiten en volledigheid in relatie tot het ingediende plan.

De commissie stuurt een afschrift van haar adviezen en oordelen aan de gemeenteraad. Zowel de adviezen als de oordelen zijn openbaar. Indien de aard en/of inhoud van het advies of oordeel daartoe aanleiding geeft wordt dit advies of oordeel vertrouwelijk toegezonden.

Artikelsgewijs

Artikel 1

Dit artikel bevat de definities. Voor het begrip klacht is een combinatie gemaakt van de formuleringen uit de referendumverordening en die uit de Klachtenverordening. Het komt erop neer dat als iemand de informatievoorziening door de gemeente in twijfel trekt, of aanstoot neemt aan een uiting gedaan door een door deze commissie gesubsidieerde instelling of tijdens een door deze instelling uitgevoerde activiteit, de referendumcommissie een onafhankelijk podium voor deze klacht biedt. Daarom is ervoor gekozen om hoofdstuk 9 van de Algemene wet bestuursrecht niet strikt te volgen. Overigens is artikel 9:8 Awb wel van toepassing. In dit artikel wordt een aantal situaties beschreven waarin de verplichting om iets als een klacht af te handelen wordt opgeheven. Voorbeelden zijn: indien er kritiek is op gedragingen die langer dan een jaar voor indiening hebben plaatsgevonden of als er al een klacht is afgehandeld over dezelfde gedragingen.

Artikel 2

Artikel 2 schetst de procedure bij de advisering over klachten over de gemeentelijke voorlichting. Uitgangspunt is minnelijke schikking. De afdoeningstermijn is gesteld op vier weken. Dit omdat bij ingewikkelde zaken waarbij ook een hoorzitting gehouden moet worden een langere termijn nodig is. In de praktijk zal de commissie streven naar een zo snel mogelijke afdoening.

Artikel 3

De procedure voor deze categorie van klachten is dezelfde als voor klachten over gemeentelijke voorlichting. Het resultaat is wel anders: in geval van informatievoorziening door de gemeente geeft de commissie advies, in geval van deze categorie een oordeel.

Dit gemeenteblad 2016, nummer 161, is uitgegeven op 6 oktober 2016 en ligt op werkdagen van 8.30 tot 16.00 uur ter inzage bij het Bestuurlijk Informatiecentrum Rotterdam (BIR), locatie Stadswinkel Centrum, Coolsingel 40 (zijde Doelwater, tegenover hoofdbureau politie)

(Zie ook: www.bis.rotterdam.nl – Regelgeving of Gemeentebladen chronologisch)