Controleverordening Rotterdam 2017

1. De raad stelt in geval van aanbesteding van de accountantscontrole het programma van eisen vast.

2. In geval van Europese aanbesteding van de accountantscontrole stelt de raad vooraf de selectiecriteria vast en per selectiecriterium de bijbehorende weging.

3. De raad neemt in de opdracht de volgende aspecten op:

• a.

  de toe te passen goedkeuringstoleranties bij de controle van de jaarrekening;

• b.

  de apart te controleren overige opdrachten en de eventueel daarbij toe te passen goedkeuringstoleranties (en afwijkende rapporteringtoleranties);

• c.

  de inrichtingseisen voor het verslag van bevindingen;

• d.

  de eventueel aanvullende uit te voeren tussentijdse controles;

• e.

  de frequentie en inrichtingseisen van de aanvullende tussentijdse rapportering; en voor ieder afzonderlijk te controleren begrotingsjaar;

• f.

  de mogelijkheid om specifieke posten van de jaarrekening en overige opdrachten met bijbehorende afwijkende rapporteringtoleranties aan te wijzen, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht moet besteden en

• g.

  de mogelijkheid om gemeentelijke functies en of organisatieonderdelen met bijbehorende afwijkende rapporteringstoleranties aan te wijzen, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht moet besteden.

4. De accountant maakt bij de uitvoering van zijn opdracht gebruik van de door de afdeling Financial Audit uitgevoerde werkzaamheden, voor zover relevant voor de uitvoering van zijn opdracht.

5. De accountant kan de controlewerkzaamheden zonder voorafgaande kennisgeving uitvoeren.

1. Het college is verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening conform de geldende interne en externe wet- en regelgeving, zoals vastgelegd in de kadernota accountantscontrole, en overlegt deze aan de accountant voor controle.

2. Het college draagt er zorg voor dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende verordeningen, nota's, collegebesluiten, deelverantwoordingen, administraties, plannen, overeenkomsten, berekeningen e.d. voor de accountant ter inzage liggen en goed toegankelijk zijn.

3. Bij de jaarrekening bevestigt het college schriftelijk aan de accountant, dat alle hem bekende informatie van belang voor de oordeelsvorming van de accountant is verstrekt.

4. Het college overlegt de gecontroleerde jaarrekening samen met de controleverklaring en het verslag van bevindingen uiterlijk 1 mei voor aan de raad.

5. Alle informatie die na afgifte van de controleverklaring en voor behandeling van de jaarrekening in de raad beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt terstond door het college aan de raad en de accountant gemeld.

1. De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de wijze waarop de accountantscontrole wordt ingericht, alsmede de aard en de omvang van de daarbij behorende werkzaamheden.

2. De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de frequentie van de uit te voeren controles. De accountant kan de controlewerkzaamheden zonder voorafgaande kennisgeving uitvoeren.

1. De accountant is bevoegd om van alle ambtenaren en collegeleden mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor de uitvoering van zijn opdracht nodig acht. Het college draagt er zorg voor, dat collegeleden en de desbetreffende ambtenaren hieraan hun medewerking verlenen.

2. Het college draagt er zorg voor dat alle clusters en organisatie-onderdelen de accountant alle informatie te verstrekken, opdat deze zich een juist en volledig oordeel kan vormen over de rechtmatige totstandkoming van baten, lasten en balansmutaties en het gevoerde beheer en over de getrouwheid en volledigheid van de daarover verstrekte informatie.

3. Alle informatie die na het opmaken van de rekening en voorbehandeling van de rekening in de raad beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld dat de rekening geeft, wordt terstond door het college aan de raad en de accountant gemeld.

1. De accountant legt de boardletter(s) aan het college voor.

2. De accountant bespreekt de in het eerste lid genoemde stukken met het college.

3. Het college reageert binnen twee weken schriftelijk op de in het eerste lid genoemde stukken.

4. De accountant bespreekt de boardletter voorzien van de schriftelijke reactie van het college met de Commissie tot onderzoek van de Rekening.

5. De accountant verstrekt aan het college een brief met de stand van zaken over de voorlopige bevindingen en de voorlopige strekking van de controleverklaring, als daartoe vanuit de stand van zaken van de controle en/of de aard van de controlebevindingen aanleiding is.

6. Binnen twee weken na afronding van de controle legt de accountant het conceptverslag van bevindingen, de controleverklaring voor aan het college.

7. De accountant bespreekt de in het zesde lid genoemde stukken met het college.

8. Het college voorziet in een schriftelijke reactie op het conceptverslag van bevindingen en de concept-controleverklaring binnen twee weken na ontvangst.

9. De accountant bespreekt de controleverklaring en het verslag van bevindingen, voorzien van de schriftelijke reactie van het college, met de Commissie tot onderzoek van de Rekening.

10. In de startnotitie wordt vastgelegd op welke wijze en met welke frequentie de leden van de Concerndirectie (en hun management) worden geïnformeerd over de bevindingen van de eindejaarscontrole.

11. De accountant bespreekt overige rapportages met het college voorafgaand aan het ter beschikking stellen van de rapportage aan de raad.

12. De accountant draagt er zorg voor dat mondelinge mededelingen aan de raad van feiten inzake bedrijfsvoeringgerelateerde zaken voorafgaand aan het college worden gemeld.

1. Het college kan de door de raad benoemde accountant opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt. Het college informeert de raad vooraf over deze aan de accountant te verstrekken opdrachten, binnen vijf dagen vindt goedkeuring plaats door de raad bij opdrachten > € 15.000.

2. Het college draagt de zorg voor de uitvoering van het beleid betreffende de specifieke uitkeringen volgens de eisen van rechtmatigheid van de ministeries.

1. De accountant maakt bij de uitvoering van zijn opdracht gebruik van de door de afdeling Financial Audit uitgevoerde werkzaamheden.

2. Het hoofd van de afdeling Financial Audit kan bij eventuele verschillen van inzicht met de direct leidinggevende gezien zijn onafhankelijke rol opschalen naar de concerndirectie en/of het Audit en Risk Committee.

3. Het hoofd van de afdeling Financial Audit kan bij eventuele verschillen van inzicht met het Audit en Risk Committee en/of de concerndirectie gezien zijn onafhankelijke rol opschalen naar het college.

4. Het college draagt er zorg voor dat de afdeling Financial Audit voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde en onverwijlde toegang heeft tot alle kantoren, magazijnen, archieven, werkplaatsen, terreinen en informatiedragers van de gemeente.

5. De afdeling Financial Audit is bevoegd om van alle ambtenaren mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor de uitvoering van zijn opdracht nodig acht. Het college draagt er zorg voor, dat de desbetreffende ambtenaren hieraan hun medewerking verlenen.

6. De afdeling Financial Audit is bevoegd de bij de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden verkregen controle-informatie (vertrouwelijk) aan de accountant te verstrekken ter uitvoering van lid 1 van dit artikel.