Regeling vervallen per 16-03-2022

Reglement van orde gebiedscommissies

Geldend van 17-04-2018 t/m 15-03-2022

Intitulé

Reglement van orde gebiedscommissies

De Burgemeester van Rotterdam,

overwegende:

  • -

    dat de burgemeester op grond van de verordening op de gebiedscommissies 2014 bevoegd is een reglement van orde voor alle gebiedscommissies vast te stellen;

  • -

    dat in het experiment besluit gekozen wijkraden en gelote wijkcomités alle regelgeving voor zover er niet in het experimentbesluit vanaf is geweken van overeenkomstige toepassing is op de gekozen wijkraden en gelote wijkcomités;

  • -

    dat de burgemeester derhalve ook bevoegd is voor de wijkraden en wijkcomités een reglement van orde vast te stellen;

gelet op artikel 14 van de Verordening op de gebiedscommissies 2014 en artikel 4 van het Experimentbesluit gekozen wijkraden en gelote wijkcomités;

besluit vast te stellen:

Reglement van Orde gebiedscommissies

Artikel 1 Begripsbepalingen

In dit reglement wordt verstaan onder:

commissie:

de gebiedscommissies, wijkraden en wijkcomités, bedoeld in de verordening en het experimentbesluit;

experimentbesluit:

Experimentbesluit gekozen wijkraden en gelote wijkcomités;

formele vergadering:

een vergadering als bedoeld in de artikelen 3 tot en met 12 waarin de commissie besluiten neemt of adviezen kan vaststellen;

informele vergadering:

een vergadering in de wijk of gebied over de uitvoering van de taken van commissie, zoals opgenomen in artikel 19 van de verordening;

ondersteuning:

de aan het gebied of wijk toegewezen wijkmanager en bij diens afwezigheid een door deze aangewezen plaatsvervanger;

verordening:

Verordening op de gebiedscommissies 2014;

voorzitter:

de technisch voorzitter van de commissie als bedoeld in artikel 13 van de verordening.

Artikel 2 Openbaarheid formele vergadering

De formele vergadering van de commissie wordt in het openbaar gehouden.

Artikel 3 De voorzitter

  • 1. De formele vergadering van de commissie wordt voorgezeten door de voorzitter.

  • 2. De voorzitter is belast met de handhaving van de orde van de formele vergadering. Hij kan hiertoe voorstellen doen, waarna de commissie beslist.

Artikel 4 Oproep formele vergadering

  • 1. De voorzitter roept de leden van de commissie tijdig, doch ten minste zeven dagen voor de vergaderdatum, schriftelijk tot de formele vergadering op.

  • 2. Tegelijkertijd met de oproeping brengt de voorzitter de dag, het tijdstip en de locatie van de formele vergadering, alsmede de agenda, ter openbare kennis door het plaatsen van deze informatie op de website www.rotterdam.nl.

Artikel 5 Aanwezigheid tijdens een formele vergadering en vergaderquorum

  • 1. Voor de leden van de commissie wordt een voorziening getroffen om bij binnenkomst van de formele vergadering hun aanwezigheid kenbaar te maken. Deze presentievoorziening wordt na afloop van de formele vergadering gesloten en door de voorzitter en de ondersteuning vastgesteld.

  • 2. De voorzitter opent de formele vergadering wanneer meer dan de helft van het aantal zitting hebbende commissieleden blijkens de presentievoorziening tegenwoordig is.

  • 3. Wanneer een kwartier na de voor de formele vergadering bepaalde aanvangstijd de vereiste meerderheid van de leden niet aanwezig is, verdaagt de voorzitter de vergadering naar een later tijdstip, totdat de vereiste meerderheid van de leden wel aanwezig is. De voorzitter verdaagt de formele vergadering naar een nieuwe dag, indien op de dag van de formele vergadering de vereiste meerderheid van de leden, ook na verdaging naar een later tijdstip, niet aanwezig is. Het vereiste van zeven dagen uit artikel 4 eerste lid is op deze nieuwe vergadering niet van toepassing. Indien tijdens de op basis van dit reglement uitgeschreven nieuwe formele vergadering opnieuw geen vergaderquorum aanwezig is, wordt de formele vergadering met de aanwezige leden gehouden.

Artikel 6 Vaststellen agenda formele vergadering

  • 1. Bij de aanvang van de formele vergadering stelt de commissie de agenda definitief vast.

  • 2. Als vast agendapunt worden inwoners van het gebied en andere belanghebbenden in de gelegenheid gesteld binnen een redelijke tijd, te bepalen door de voorzitter, het woord te richten tot de commissie of antwoord te krijgen op door hen gestelde vragen of geuite opvattingen, dan wel een voorstel te doen voor een agendapunt. De commissie beslist terstond over de wijze van behandeling van een voorgesteld agendapunt.

Artikel 7 Het woord voeren door genodigden en derden tijdens formele vergadering

  • 1. De commissie kan bepalen dat anderen dan de in de vergadering aanwezige leden van de commissie voorafgaand aan of tijdens de behandeling van een agendapunt daarover kort het woord kunnen voeren.

  • 2. Voor het inspreken door genodigden en derden als bedoeld in het eerste lid wordt door de voorzitter per spreker een spreektijd voorgesteld. De commissie beslist hierover.

Artikel 8 Ingekomen stukken

  • 1. Bij de commissie ingekomen stukken worden op een lijst geplaatst die aan de commissieleden wordt toegezonden en ter inzage wordt gelegd.

  • 2. Na de vaststelling van het verslag stelt de commissie, op voorstel van de voorzitter, de wijze van afdoening van de ingekomen stukken vast.

Artikel 9 Besluitvorming formele vergadering

  • 1. Na behandeling van een agendapunt vraagt de voorzitter de commissieleden of zij stemming verlangen. Als geen stemming wordt verlangd, stelt de voorzitter vast dat het voorstel zonder stemming is aangenomen.

  • 2. Als over een agendavoorstel wordt gestemd, is het voorstel aangenomen als de meerderheid van de aanwezige leden voor het voorstel stemt. Als de stemmen staken geldt de procedure bedoeld in artikel 32 vierde tot en met zesde lid van de Gemeentewet.

  • 3. Een lid van de commissie neemt niet deel aan de stemming over een aangelegenheid die hem persoonlijk of zakelijk aangaat.

  • 4. Het voorgaande lid is niet van toepassing bij een stemming over het aanwijzen van de voorzitter als bedoeld in artikel 13 van de Verordening. Artikel 31 Gemeentewet is hierop van overeenkomstige toepassing.

Artikel 10 Besloten formele vergadering

  • 1. In afwijking van artikel 2 vergadert de commissie in beslotenheid indien:

    • a.

      tijdens een openbare formele vergadering op voorstel van de voorzitter of een lid van de commissie besluit om in beslotenheid verder te vergaderen;

    • b.

      dat op basis van artikel 15 van de verordening door de gemeenteraad, het college van burgemeester en wethouders of de burgemeester wordt verlangd;

  • 2. De voorzitter verzoekt anderen dan de leden van de commissie de vergaderzaal te verlaten, met uitzondering van de ondersteuning en andere door hem aan te wijzen personen.

  • 3. De besluitenlijst van een besloten vergadering is uitsluitend voor de leden van de commissie ter inzage en wordt zo spoedig mogelijk in een besloten vergadering vastgesteld.

  • 4. Adviezen van de commissie over een onderwerp waaromtrent door de gemeenteraad, het college van burgemeester en wethouders, de burgemeester of de commissie zelf geheimhouding is opgelegd overeenkomstig de bepalingen van de Gemeentewet of de Verordening worden in een besloten vergadering vastgesteld. Andere adviezen worden in een openbare vergadering vastgesteld.

Artikel 11 Beëdiging nieuwe leden in formele vergadering

  • 1. De voorzitter wordt aangewezen als persoon, belast met de beëdiging van nieuwe leden van de commissie in de formele vergadering.

  • 2. De procedure betreffende de benoeming van een nieuw lid wordt onmiddellijk na het ontstaan van een vacature door de voorzitter in gang gezet.

Artikel 12 Ondersteuning formele vergadering

De ondersteuning is bij de formele vergaderingen van de commissie aanwezig en kan daar desgevraagd het woord voeren.

Artikel 13 Verslaglegging formele vergadering

Van iedere vergadering wordt door de ondersteuning een beknopte besluitenlijst gemaakt die in de volgende formele vergadering door de commissie wordt vastgesteld. De besluitenlijst wordt door de voorzitter en de ondersteuning ondertekend en daarna openbaar gemaakt.

Artikel 14 De informele vergadering

  • 1. De commissie stelt periodiek, op voorstel van de ondersteuning, een lijst vast van bijeenkomsten, die als informele vergadering worden aangemerkt.

  • 2. Op de lijst wordt aangegeven voor welke taakinvulling van artikel 19 van de verordening de informele vergadering wordt uitgeschreven.

  • 3. Voor informele vergaderingen wordt een voorziening voor het kenbaar maken van de aanwezigheid van leden van de commissie beschikbaar gesteld.

Artikel 15 Uitleg reglement van orde

Bij twijfel omtrent de toepassing van dit reglement beslist de commissie op voorstel van de voorzitter.

Artikel 16 Intrekking oude reglement

Het Reglement van orde gebiedscommissies Rotterdam 2014 wordt ingetrokken.

Artikel 17 Inwerkingtreding en citeertitel

  • 1. Dit reglement wordt geplaatst in het Gemeenteblad en treedt in werking op 17 april 2018.

  • 2. Dit reglement wordt aangehaald als: Reglement van orde gebiedscommissies.

Ondertekening

Aldus vastgesteld op 11 april 2018.

De burgemeester,
ing. A. Aboutaleb

Toelichting

Dit reglement van orde geldt voor wijkraden, wijkcomités en gebiedscommissies. Dit reglement wordt conform de verordening op de gebiedscommissies 2014 vastgesteld door de burgemeester, zodat deze ook relatief eenvoudig bijgewerkt kan worden. Kort gezegd bevat dit reglement de regels en de werkwijze voor het vergaderen en voor de besluitvorming tijdens die vergadering.

Conform de verordening is de uitvoering van dit reglement de kerntaak van de voorzitter van de commissie die de vergaderingen technisch leidt. Dat houdt binnen dit reglement in dat deze voorstellen van orde kan doen en betrokken is bij de voorbereiding en uitvoering van de formele vergadering. De formele vergaderingen zijn bedoeld voor besluitvormingsdoeleinden zoals het vaststellen van adviezen, het bepalen van budgetverdelingen en het besluiten over de toekenning van bewonersinitiatieven. Gezien het formele karakter zijn deze vergaderingen openbaar toegankelijk en op locatie in de buurt of het gebied. Omdat deze vergadering dus besluitvormend is zijn hier de vereisten van tijdige kennisgeving en het bijhouden van de besluiten van toepassing. In de regels staat het woord schriftelijk opgenomen voor wat betreft de kennisgeving. Dit houdt ook in dat dit op digitale wijze kan.

Hoe vaak een commissie formeel vergadert is verder vrij en aan de commissie zelf. In de regel is een maandelijkse vergadering een logische frequentie, maar voor wijkraden kan het bijvoorbeeld ook tweemaandelijks als die betreffende commissie (dus de wijkraad zelf) dit wenst.

Dit reglement heeft ook een relatie met de Verordening vergoedingen gebiedscommissieleden 2018. Dit is in het experimentbesluit voor de wijkraden en wijkcomités van overeenkomstige toepassing verklaard zij het dat deze commissies 12 vergaderingen per jaar mogen laten vergoeden en gebiedscommissies maximaal 24 per jaar. Conform de Gemeentewet kan het college de leden van een commissie alleen vergoeden voor presentie bij vergaderingen. Om te waarborgen dat de commissieleden ook hun werk in de wijk kunnen doen is er naast een formele vergadering ook een informele vergadering geïntroduceerd. Periodiek stelt de commissie een lijst op van bijeenkomsten die aan te merken zijn als informele vergadering. De voorwaarde daarbij is dat deze vergaderingen wel gerelateerd kunnen worden aan de taakinvulling van de commissie. Bijvoorbeeld een bewonersbijeenkomst om een plan te bespreken of toe te lichten, een bijeenkomst om een uitreiking te doen of een dag die de commissie organiseert om bewonersinitiatieven te beoordelen.

In dit reglement wordt ook ruimte gelaten om de presentie niet per se bij te houden via een schriftelijke lijst, maar ook andere mogelijkheden te benutten. Hierbij valt te denken aan een app of andere digitale vorm. Zolang het maar controleer- en verifieerbaar is.

Dit gemeenteblad 2018, nummer 54, is uitgegeven op 12 april 2018 en ligt op dins-, woens- en donderdagen van 9.00 tot 13.00 uur ter inzage bij het Bestuurlijk Informatiecentrum Rotterdam (BIR), locatie Wachtruimte Timmerhuis, Halve Maanpassage 1 (trap op, melden bij Informatiebalie)

(Zie ook: www.bis.rotterdam.nl – Regelgeving of Gemeentebladen chronologisch)