Subsidieregeling crisisopvang huiselijk geweld Rotterdam 2018 en zakelijke weergave beschrijvend document

Ondertekening

Bijlage 1 bij de Subsidieregeling crisisopvang huiselijk geweld Rotterdam 2018

Zakelijke inhoud beschrijvend document

Inhoud opdracht

De Crisisopvang voor slachtoffers van huiselijk geweld is een beschikbaarheidsvoorziening. Het doel van de Crisisopvang, zoals geformuleerd in “Veilig Thuis”, centrum gemeentelijke regiovisie huiselijk geweld & kindermishandeling 2015-2019 (van centrumgemeente Rotterdam en 6 omliggende schilgemeenten), is het bieden van bescherming en veiligheid aan vrouwelijke slachtoffers van huiselijk geweld en hun eventuele meekomende kinderen. De doelgroep van de crisisopvang wordt gevormd door slachtoffers die in acuut gevaar verkeren, dan wel waar sprake is van onveilige of levensbedreigende situaties.

Ten aanzien van de organisatie van de Crisisopvang heeft Rotterdam een centrum-gemeentelijke taak, hetgeen betekent dat Rotterdam vanuit die taak ook verantwoordelijk is voor de volgende omliggende regiogemeenten Lansingerland, Capelle aan den IJssel, Krimpen aan den IJssel, Barendrecht, Albrandswaard en Ridderkerk.

Twee percelen

De tenderprocedure wordt gevoerd in twee percelen:

Perceel 1

Vanaf de aanvang van de subsidierelatie opvangcapaciteit voor 12 plaatsen voor volwassenen en 12 plaatsen voor meekomende kinderen, met verplichte huisvesting op een voorlopige locatie gehuurd door de gemeente Rotterdam. In de loop van de tweede helft van 2019 moeten de werkzaamheden worden uitgevoerd op een nieuwe locatie. Deze locatie biedt ruimte aan 20 plaatsen voor volwassenen en 25 plaatsen voor meekomende kinderen. Ook deze nieuwe locatie wordt gehuurd door de gemeente Rotterdam. De werkzaamheden op de voorlopige locatie komen vanaf dat moment te vervallen.

Perceel 2

De crisisopvangcapaciteit vanaf de aanvang van de subsidierelatie voor 20 plaatsen voor volwassenen en 25 plaatsen voor kinderen op een locatie in het bezit van of gehuurd door uw eigen organisatie.

Looptijd

De opdrachtverlening start naar verwachting op 1 april 2019 en kent een basisperiode die eindigt op 31 december 2021. De subsidie kan met twee keer een periode van één kalenderjaar worden verlengd.

Planning tenderprocedure

Deze tenderprocedure vindt plaats aan de hand van de onderstaande planning. Deze planning kan lopende de procedure wijzigen.

Omhoud crisisopvang

De crisisopvang is een maatwerkvoorziening in het kader van de Wet maatschappelijke ondersteuning 2015.

De crisisopvang is bestemd voor een maximale periode van 8 weken en kan slechts in bijzondere situaties worden verlengd. Voor rechtmatige crisisopvang is een beschikking noodzakelijk, die door of namens het college wordt afgegeven.

De crisisopvang bestaat uit:

• a.

  het bieden van bescherming en veiligheid;

• b.

  het bieden van veilige, tijdelijke huisvesting en maaltijden binnen de opvanglocatie;

• c.

  het bieden van begeleiding;

• d.

  het bieden van praktische begeleiding bij het op orde brengen van de basis, voor zover dit aan de orde is;

• e.

  het bieden van specifieke aandacht aan en begeleiding van kinderen, voor zover dit aan de orde is;

• f.

  medewerking verlenen aan de totstandkoming van de Vraagverheldering die door de Wmo-adviseur wordt opgesteld met betrekking tot het al dan niet bieden van vervolgondersteuning.

Daarnaast werkt de subsidieontvanger mee aan de vaststelling en inning van de eigen bijdrage, voor zover dit conform de gemeentelijke regelgeving aan de orde is.

Uitsluitingsgronden

Alle in artikel 2.86 van de Aanbestedingswet 2012 (AW) opgenomen uitsluitingsgronden en alle facultatieve uitsluitingsgronden, zoals opgenomen in het Uniform Europees Aanbestedingsdocument zijn van toepassing. Het begrip ernstige fout is in de bijlage bij het beschrijvend document verduidelijkt.

Financiële en economische geschiktheidseisen

In het beschrijvend document zijn financiële en economische geschiktheidseisen opgenomen die betrekking hebben op:

• a.

  Een adequate aansprakelijkheidsverzekering.

• b.

  Technische geschiktheidseisen.

Ad b:

In het beschrijvend document zijn voor wat betreft de technische geschiktheid de navolgende kerncompetenties vastgesteld:

• 1.

  Het bieden van opvang waarbij bescherming en veiligheid wordt geboden aan de doelgroep vrouwelijke slachtoffers van huiselijk geweld, alsmede begeleiding aan en ondersteuning van de doelgroep, zoals omschreven in artikel 2.1 van de Uitvoeringsovereenkomst.

• 2.

  Het opzetten of onderhouden van samenwerking op langere termijn (niet zijnde op cliëntniveau) met Veilig Thuis-organisaties, Jeugdbeschermingsorganisaties, andere zorgaanbieders, welzijnsaanbieders, wijkteams of jeugdzorgaanbieders.

• 3.

  Binnen het verband van samenwerkende organisaties met gedeelde werkprocessen een bijdrage leveren aan de verbetering van de werkprocessen.

Voor elk van de hiervoor genoemde kerncompetenties geldt dat de aanvrager één relevante referentieopdracht dient te overleggen. De gemeente Rotterdam heeft hiertoe een format “Referenties” vastgesteld die als bijlage 10 onderdeel uitmaakt van het beschrijvend document.

Dit format dient te worden ingevuld en bijgevoegd bij de aanvraag op de subsidiewebsite. In het format dient een omschrijving te worden gegeven van de referentieopdracht en dienen tevens de uitgevoerde werkzaamheden en de hoeveelheid opvangplaatsen te worden beschreven. Hieruit dient te blijken dat de referentieopdracht relevant is (qua doelgroep en vergelijkbare omvang als gevraagd wordt met deze subsidietender) voor de hiervoor weergegeven kerncompetenties. De relevantie van de referentieopdracht wordt beoordeeld aan de hand van de onderstaande eisen:

• 1.

  Vergelijkbare aard: ervaring moet zijn bij een Centrumgemeente met een minimale omvang van 400.000 inwoners.

• 2.

  De referentieopdracht dient te zijn uitgevoerd gedurende de afgelopen drie jaar, gerekend vanaf de publicatiedatum van deze tenderprocedure en mogen ook nu nog lopen, mits de gevraagde ervaring binnen het contract reeds is opgedaan.

Indien een aanvrager zich beroept op een referentieopdracht die (deels) door een derde is uitgevoerd dient inzichtelijk te worden gemaakt welk deel van de betreffende Opdracht door de Aanvrager is uitgevoerd en welk deel door een derde.

Beschikkingscriterium

In deze tenderprocedure wordt als beschikkingscriterium dat van de economisch meest voordelige inschrijving gehanteerd, waarbij sprake is van een puur kwalitatieve beoordeling met als doel de meeste waarde voor het beschikbare jaarbudget te realiseren. Het is de Aanvrager niet toegestaan varianten voor te stellen.

Hierbij worden de beschikkingscriteria gehanteerd die staan vermeld in onderstaande tabel. Tevens staat in deze tabel de waardering beschikkingscriteria.

De aanvrager dient per criterium een antwoord te geven op volgorde van het gevraagde, zonder verdere verwijzingen.

Toelichting op de beschikkingscriteria

De onderwerpen worden beschouwd als samenhangend geheel en de kwaliteit van de uitwerking wordt integraal beoordeeld. Er wordt geen score toegekend per onderwerp maar het totaalbeeld wordt beoordeeld dat volgt uit de beantwoording van het beschikkingscriterium. Het beoordelingsteam beoordeelt de uitwerking ten minste op:

• •

  De mate waarin de uitwerking het beoordelingsteam vertrouwen geeft dat uw organisatie gaat sturen op het realiseren van de gevraagde kwaliteit van de dienstverlening.

• •

  De mate waarin u uw uitwerking specifiek heeft toegespitst op de situatie bij de gemeente Rotterdam.

• •

  De mate waarin de voorgestelde maatregelen concreet zijn uitgewerkt en doelmatig en doeltreffend zijn.

• •

  De volledigheid van de beantwoording.

• •

  In uw uitwerking mag u gebruik maken van verifieerbare voorbeelden bij andere gemeenten om de effectiviteit van de door u voorgestelde maatregelen te onderbouwen.

Naarmate een beschrijving de gemeente Rotterdam meer vertrouwen geeft dat de door aanvrager gehanteerde werkwijze (qua organisatie, aanpak en methoden) bijdraagt aan en in het belang is van het bereiken van de doelstellingen van de gemeente Rotterdam, wordt een beschrijving hoger beoordeeld.

Hieronder volgt een omschrijving van de afzonderlijke beschikkingscriteria:

BC-1 Aanpak en Kwaliteit van de Crisisopvang (max. 5 A4 enkelzijdig Arial, min. 10 pts)

• •

  Hoe zou uw organisatie de Crisisopvang van de (verschillende) slachtoffers van huiselijk geweld, binnen de kaders van onderhavige Opdrachtbeschrijving, organiseren? Denk hierbij aan o.a. methodieken, vorm en inhoud van dienstverlening, huisvesting, veiligheid, inzet personeel, continuïteit van de dienstverlening, de begeleiding van diverse Cliënten in de Crisisopvang (vrouwen, kinderen, ouderen, personen met een onzekere status, personen met (L)VB) etc. en hun partners, expertise per doelgroep, maatwerkondersteuning, beperken van de duur van opvang en duurzame uitstroom.

Naarmate uw beschrijving de gemeente Rotterdam meer vertrouwen geeft dat de door u gehanteerde werkwijze (qua organisatie, aanpak en methoden) bijdraagt aan en in het belang is van het bereiken van de doelstellingen van de gemeente Rotterdam, wordt uw beschrijving hoger beoordeeld.

BC-2 Samenwerking (max. 2 A4 enkelzijdig Arial, min. 10 pts)

• •

  Op welke wijze geeft u vorm en inhoud aan de samenwerking binnen en verdere ontwikkeling van de aanpak voor slachtoffers van huiselijk geweld? Denk hierbij aan overleggen, onderwerpen om te bespreken, samenwerkingsverbanden en initiatieven.

Naarmate uw beschrijving de gemeente Rotterdam meer vertrouwen geeft dat de door u gehanteerde werkwijze (qua organisatie, aanpak en methoden) bijdraagt aan en in het belang is van het bereiken van de doelstellingen van de gemeente Rotterdam, wordt uw beschrijving hoger beoordeeld.

Presentatie

Doel: Deze presentatie dient ter toets en verificatie van hetgeen er is ingediend ten behoeve van BC-1 en BC-2. Als de presentatie uiteenloopt van hetgeen is ingediend op BC-1 en BC-2 dan kan dat leiden tot bijstelling van de score op het betreffende beschikkingscriterium.

Duur maximaal 60 minuten per Aanvrager. De genodigde heeft de gelegenheid om in 40 minuten zijn visie op beschikkingscriteria BC-1 en BC-2 toe te lichten. De overige 20 minuten zijn voor het gesprek met de beoordelingscommissie.

Bij het gesprek zijn maximaal drie (3) personen namens de Aanvrager aanwezig, die representatief zijn voor het beoogde uitvoeren van de Crisisopvang en die ook verantwoordelijk zijn voor de uitvoering van de Crisisopvang. De gemeente wil graag uitdrukkelijk in gesprek met medewerkers van de Aanvrager welke betrokken zijn bij de dagelijkse uitvoering van de werkzaamheden.

Minimumeisen en beschikkingscriterium

De selectie vindt plaats op basis van minimumeisen en het overkoepelend beschikkingscriterium EMVI (Economisch Meest Voordelige Inschrijving).

De gemeente Rotterdam heeft bij de toepassing van dit beschikkingscriterium de keuze uit drie specifieke beschikkingscriteria:

• 1.

  Beste prijs/kwaliteit verhouding

• 2.

  Laagste kosten op basis van kosteneffectiviteit of

• 3.

  Laagste prijs

Minimumeisen

Een Aanvraag die niet voldoet aan één of meer minimumeisen komt niet voor beschikking in aanmerking. De Aanvraag dient te voldoen aan de volgende minimumeisen:

• A)

  Compleetheid van de Aanvraag.

  De Aanvrager dient bij het indienen van de Aanvraag de instructies te volgen zoals aangegeven in Bijlage 11. Na de sluitingsdatum is het indienen van aanvullende stukken of herstel van de Aanvraag niet meer mogelijk, tenzij het gaat om een evidente verschrijving (zie ook paragraaf 3.2.2).

• B)

  Conformiteit van de Aanvraag.

  De Aanvraag dient in overeenstemming te zijn met alle in het Beschrijvend Document en de overige tenderdocumentatie vermelde eisen en voorwaarden. Door middel van het indienen van de Aanvraag verklaart Aanvrager automatisch aan voornoemde eisen en voorwaarden te voldoen.

• C)

  De Aanvrager dient op elk van de genoemde kwalitatieve beschikkingscriteria minimaal het rapportcijfer twee (2) te behalen.

Beoordeling kwaliteit

Naarmate de kwalitatieve aspecten van de Aanvraag beter zijn, wordt de Aanvraag beter beoordeeld. De beoordeling van de kwalitatieve aspecten vindt plaats op een schaal van 0 t/m 4. Voor ieder kwalitatief aspect wordt een score van 0, 1, 2, 3 of 4 gegeven. Er worden alleen hele cijfers toegekend door de individuele leden van het beoordelingsteam.

De beoordelingscommissie bestaat uit 7 leden. De leden van de beoordelingscommissie bekleden de functie van (juridisch) beleidsadviseur en medewerkers contractmanagement. De leden van de beoordelingscommissie beoordelen de Aanvragen ieder afzonderlijk, waarna het definitieve rapportcijfer na onderling overleg door consensus tot stand komt. Hierna wordt het aantal punten per sub-beschikkingscriterium bepaald door het maximaal aantal punten te vermenigvuldigen met het definitieve rapportcijfer en te delen door 4. De totaalscore wordt afgerond op 2 decimalen.

Onderstaand volgt een voorbeeld van een rapportcijfer:

De score is de som van BC-1 + BC-2 (Hoe hoger, hoe beter)

Rangschikking

Op basis van de totaalscore op de sub-beschikkingscriteria wordt bepaald welke Aanvrager de economisch meest voordelige Aanvraag heeft ingediend. In het geval dat twee of meer Aanvragen gelijk als hoogste eindigen zal de gemeente Rotterdam de Aanvrager die voor beschikking in aanmerking komt bepalen aan de hand van de beoordeling van kwalitatieve criteria waarbij de Aanvrager met de hoogste score op de BC-1 voor beschikking in aanmerking komt. In het uitzonderlijke geval dat ook in dat geval twee of meer Aanvragen gelijk als hoogste eindigen zal de gemeente Rotterdam de Aanvrager die voor beschikking in aanmerking komt bepalen aan de hand van loting.

Bewijsdocumenten per selectie-eis

Onderstaande tabel geeft per selectie-eis inzicht in het moment van indienen van de bewijsdocumenten.

Relevante documenten

Voor deze tenderprocedure is een aantal documenten relevant die als bijlage bij het beschrijvend document horen en op TenderNed of op de gemeentelijke website te vinden zijn:

• •

  Integaal kwaliteitsbeleid Wmo en Jeugd (TenderNed).

• •

  Bais kwaliteitseisen hulp en opvang voor slachtoffers van huiselijk geweld (Tendernet).

• •

  Veilig Thuis, centrumgemeentelijke regiovisie huiselijk geweld & kindermishandeling 2015-2019 (Tenderned).

• •

  Incidentenprotocol (https://www.rotterdam.nl/werken-leren/zorg-voor-elkaar/Incidentenprotocol-(ondertekende-versie).pdf

Beschikking

De subsidie wordt verleend onder de opschortende voorwaarde dat een overeenkomst ter uitvoering van deze beschikking, als bedoeld in artikel 4:36 van de Algemene wet bestuursrecht, tot stand komt.

Zowel de concept-beschikking als de concept-uitvoeringsovereenkomst zijn als bijlage opgenomen bij het beschrijvend document. 

Toelichting

Algemene toelichting

De overheidsopdracht voor crisisopvang van vrouwelijke slachtoffers van huiselijk geweld is op 23 mei 2018 via een aanbestedingsprocedure zowel op het tenderplatform als op Tenders Electronic Daily (TED) gepubliceerd.

De opdracht behelst de crisisopvang op 2 locaties, ten behoeve van maximaal 40 volwassenen en 50 kinderen.

Door de hybride wijze waarop de overheidsopdracht in de markt is gezet, is zowel het aanbestedingsrecht (in casu de Aanbestedingswet 2012) als de Algemene wet bestuursrecht en de Subsidieverordening Rotterdam 2014 (SVR 2014) van toepassing.

Om deze reden is behalve de publicatie van de overheidsopdracht via het reguliere aanbestedingsplatform ook een nadere regel opgesteld, om te voldoen aan de voorwaarden van de Algemene wet bestuursrecht.

Artikelsgewijze toelichting

Artikel 1 Begripsbepalingen

Het beschrijvend document en de bijlagen bevatten alle voorwaarden waaronder een aanvrager in aanmerking kan komen voor subsidie voor crisisopvang. Ook wordt hierin de reikwijdte van de opdracht omschreven en de selectie- en gunningscriteria.

Zoals in de algemene toelichting is aangegeven, zijn het beschrijvend document en de bijlagen op 23 mei 2018 op het tenderplatform geplaatst. Daarna zijn de in het kader van de subsidietender gestelde vragen met antwoorden op het tenderplatform geplaatst. Ook deze maken onderdeel uit van de opdrachtomschrijving.

De term crisisopvang heeft in het kader van deze opdracht alleen betrekking op de crisisopvang van vrouwelijke slachtoffers van huiselijk geweld en hun eventuele meekomende kinderen op twee daarvoor ingerichte locaties.

Crisisopvang van mannelijke slachtoffers van huiselijk geweld of andersoortige crisisopvang valt buiten de scope van deze regeling en het beschrijvend document.

De subsidietender Crisisopvang voor Slachtoffers van huiselijk geweld is gepubliceerd via het tenderplatform Tenderned.nl, onder nummer 181777.

De tender is tegelijk gepubliceerd via TED (de onlineversie van het Supplement bij het Publicatieblad van de Europese Unie). Daarnaast is een zakelijke samenvatting van het beschrijvend document opgenomen als bijlage 1 bij deze subsidieregeling, omdat het document te omvangrijk is om integraal in de kennisgeving op te nemen. Deze bijlage maakt onlosmakelijk deel uit van deze subsidieregeling. Het beschrijvend document en bijlagen wordt samen met het Gemeenteblad waarin deze subsidieregeling is opgenomen, ter inzage gelegd.

Artikel 2 Toepassingsbereik

In dit artikel wordt de reikwijdte van deze subsidieregeling vermeld, zoals vermeld in artikel 3.

Artikel 3 Activiteiten

De activiteiten waarvoor subsidie wordt verstrekt zijn opgenomen in de aanbestedingsdocumenten, met name de uitvoeringsovereenkomst bij de beschikking.

Enerzijds wordt hier de doelgroep van de crisisopvang beschreven (vrouwelijke slachtoffers van huiselijk geweld, inclusief hun meekomende kinderen).

Anderzijds wordt aangeven waarvoor de subsidie is bestemd.

Het gaat daarbij om bijvoorbeeld:

• •

  het bieden van bescherming en veiligheid;

• •

  het bieden van veilige, tijdelijke huisvesting en maaltijden binnen de opvanglocatie;

• •

  het bieden van begeleiding aan de vrouw en eventueel ook aan haar meekomende kinderen.

Artikel 4 Subsidieplafond

In dit artikel is het subsidieplafond voor de crisisopvang opgenomen. Dit plafond kan jaarlijks worden geïndexeerd.

Artikel 5 Verdeelregels subsidie

In het beschrijvend document zijn de tendercriteria opgenomen op basis waarvan de subsidie voor crisisopvang wordt verdeeld.

Artikel 6 Aanvraag, termijn en indiening

In afwijking van en aanvulling op artikel 6 van de Subsidieverordening Rotterdam 2014 (SVR 2014), wordt de subsidie in het kader van de subsidietender ingediend op uiterlijk 12 juli 2018, voor 12.00 uur.

In het beschrijvend document is opgenomen dat de subsidietender betrekking heeft op een subsidieperiode die uiterlijk eindigt op 31 december 2023.

In eerste instantie zal het college een beschikking afgeven voor een basisperiode die eindigt op 31 december 2021.

Daarna kan het college ervoor kiezen om de subsidie met twee keer een kalenderjaar te verlengen.

Het college kan vragen om voor ieder kalenderjaar een beperkte aanvraag in te dienen, als dat om administratief technische redenen noodzakelijk is.

De subsidieontvanger moet voor het overige voldoen aan de regels van de SVR 2014, zoals ten aanzien van tussentijdse rapportages, de in artikel 12 en in de beschikking inclusief uitvoeringsovereenkomst opgenomen verplichtingen, de jaarlijkse verantwoording en de jaarlijkse aanvraag tot vaststelling.

Artikel 7 Inwerkingtreding en ter inzagelegging

Van het beschrijvend document is slechts een zakelijke weergave toegevoegd aan deze subsidieregeling. Op grond van artikel 3:42, derde lid, van de Algemene wet bestuursrecht is het daarom noodzakelijk dat het beschrijvend document ter inzage wordt gelegd. Dat geschiedt vanaf de dag van uitgifte van het Gemeenteblad, tot 1 oktober 2018. De stukken worden ter inzage gelegd op dins-, woens- en donderdagen van 9.00 tot 13.00 uur bij het Informatiecentrum Rotterdam (BIR), locatie Wachtruimte Timmerhuis, Halve Maanpassage 1 (trap op, melden bij Informatiebalie).

Bijlage 1

In bijlage 1 is de zakelijke inhoud opgenomen van het beschrijvend document, zoals dat op TenderNed en Ted is geplaatst.

Dit gemeenteblad 2018, nummer 82, is uitgegeven op 27 juni 2018 en ligt op dins-, woens- en donderdagen van 9.00 tot 13.00 uur ter inzage bij het Bestuurlijk Informatiecentrum Rotterdam (BIR), locatie Wachtruimte Timmerhuis, Halve Maanpassage 1 (trap op, melden bij Informatiebalie)

(Zie ook: www.bis.rotterdam.nl – Regelgeving of Gemeentebladen chronologisch)