Regeling vervallen per 01-08-2023

de controleverordening van de gemeente Súdwest Fryslân (verordening ex artikel 213 Gemeentewet)

Geldend van 25-03-2011 t/m 31-07-2023 met terugwerkende kracht vanaf 01-01-2011

Intitulé

de controleverordening van de gemeente Súdwest Fryslân (verordening ex artikel 213 Gemeentewet)

De raad van de gemeente Súdwest Fryslân;

gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 18 januari 2011

gelet op artikel 213 van de gemeentewet

b e s l u i t:

de controleverordening van de gemeente Súdwest Fryslân (verordening ex artikel 213 Gemeentewet) vast te stellen. 

Artikel 1 Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

a. Accountant

Een door de raad benoemde:

- registeraccountant of

- accountant-administratieconsulent met een aantekening in het inschrijvingsregister als bedoeld artikel 36 derde lid, Wet op de Accountants-administratieconsulenten of

- organisatie waarin voor de accountantscontrole bevoegde accountants samenwerken,belast met de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening.

b. Accountantscontrole

De controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening uitgevoerd door de door de raad benoemde accountant van:

- het getrouwe beeld van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en de grootte en samenstelling van het vermogen;

- het rechtmatig tot stand komen van de baten en lasten en balansmutaties;

- het in overeenstemming zijn van de door het college opgestelde jaarrekening met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels bedoeld in artikel 186 Gemeentewet;

- de inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken;

waarbij de nadere regels die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden gesteld op grond van artikel 213 zesde lid Gemeentewet in acht worden genomen.

c. Rechtmatigheid in het kader van accountantscontrole

Het in overeenstemming zijn met van de totstandkoming van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan met de relevante wet- en regelgeving, zoals bedoeld in het Besluit accountantscontrole provincies en gemeenten.

d. Deelverantwoording

Een in opdracht van de raad ten behoeve van de verslaglegging opgestelde verantwoording van een afzonderlijke organisatie-eenheid binnen de gemeentelijke organisatie dat onderdeel uitmaakt van de jaarrekening.

Artikel 2 Opdrachtverlening accountantscontrole

  • 1 De accountantscontrole van de jaarrekening wordt opgedragen aan een door de raad te benoemen accountant. De benoeming van de accountant is voor een periode van maximaal vier jaar.

  • 2 Het college bereidt in overleg met de raad de aanbesteding van de accountantscontrole voor.

  • 3 De raad stelt voor de aanbesteding van de accountantscontrole het programma van eisen vast. In het programma van eisen wordt minimaal opgenomen de voor de jaarlijkse accountantscontrole toe te passen goedkeuringstoleranties bij de controle van de jaarrekening.

  • 4 De raad kan jaarlijks voorafgaande aan de accountantscontrole in overleg met de accountant de posten van de jaarrekening, de posten van de deelverantwoordingen, de gemeentelijke producten en de gemeentelijke organisatieonderdelen vaststellen, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht moet besteden en welke rapporteringtoleranties hij daarbij moet hanteren.

  • 5 In geval van Europese aanbesteding van de accountantscontrole stelt de raad voor de selectie van de accountant de selectiecriteria vast en per selectiecriterium de bijbehorende weging vast.

Artikel 3 Informatieverstrekking door het college

  • 1 Het college is verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening overeenkomstig de geldende interne en externe wet- en regelgeving en overlegt deze aan de accountant voor controle.

  • 2 Het college zorgt er voor dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende verordeningen, nota's, besluiten van het college, deelverantwoordingen, administraties, plannen, overeenkomsten, berekeningen, ed. voor de accountant ter inzage liggen en goed toegankelijk zijn.

  • 3 Bij de jaarrekening bevestigt het college schriftelijk aan de accountant dat alle haar bekende informatie van belang voor de oordeelsvorming van de accountant is verstrekt.

  • 4 De jaarrekening, inclusief accountantsverklaring en verslag van bevindingen worden door de raad vastgesteld voor 1 juni. Het college zorgt voor een tijdige aanlevering.

  • 5 Alle informatie die na afgifte van de accountantsverklaring en voor de behandeling van de jaarrekening in de raad beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt meteen door het college aan de raad en de accountant gemeld.

Artikel 4 Inrichting accountantscontrole

  • 1 De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de wijze waarop de accountantscontrole wordt ingericht alsmede de aard en de omvang van de daarbij behorende werkzaamheden.

  • 2 De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de frequentie van de uit te voeren controles. De accountant kan de controlewerkzaamheden zonder voorafgaande kennisgeving uitvoeren.

  • 3 Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole vindt jaarlijks overleg plaats tussen de accountant met (een vertegenwoordiger uit) de raad, en/of (een vertegenwoordiger van) de rekenkamerfunctie en/of de griffier en/of de portefeuillehouder financiën en/of de gemeentesecretaris en/of de concerncontroller en/of het hoofd Financiën.

Artikel 5 Toegang tot informatie

  • 1 De accountant is bevoegd tot het opnemen van alle kassen, waardepapieren en voorraden en het inzien van alle boeken, notulen, brieven, computerbestanden en overige bescheiden, waarvan hij inzage voor de accountantscontrole nodig oordeelt. Het college zorgt er voor dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot alle kantoren, magazijnen, werkplaatsen, terreinen en informatiedragers van de gemeente.

  • 2 De accountant is bevoegd om van de medewerkers van de gemeente mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlagen die hij voor de uitvoering van zijn opdracht nodig heeft. Het college zorgt er voor dat de betrokken medewerkers hieraan meewerken.

  • 3 Het college zorgt er voor dat de medewerkers van de gemeente de accountant die informatie geven zodat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over de rechtmatige totstandkoming van baten, lasten, balansmutaties en het gevoerde beheer en over de getrouwheid van de daarover verstrekte informatie.

Artikel 6 Overige controles en opdrachten

  • 1 Indien nodig kan het college de accountant opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden inzake de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt. Het college informeert de raad vooraf over deze aan de accountant te verstrekken opdrachten.

  • 2 Het college is bevoegd opdracht te verlenen aan een andere dan de door de raad benoemde accountant, als dit in het belang van de gemeente is.

  • 3 Het college zorgt er voor dat de uitvoering van het beleid inzake specifieke uitkeringen van het rijk overeenkomstig de eisen van rechtmatigheid van de betreffende ministeries is.

  • 4 Het college zorgt voor de verantwoording aan derden en nemen hierbij de gestelde controle-eisen in acht.

Artikel 7 Rapportering

  • 1 Indien de accountant bij een controle afwijkingen constateert die leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring dan meldt hij dit meteen schriftelijk aan de raad en zend hiervan tegelijk een afschrift aan het college.

  • 2 In aanvulling op het in de wet voorgeschreven verslag van bevindingen brengt de accountant over de door hem uitgevoerde (deel)controles verslag uit over zijn bevindingen van niet bestuurlijk belang aan het directieteam.

  • 3 De accountantsverklaring en het verslag van bevindingen worden voor verzending aan de raad door de accountant aan het college voorgelegd met de mogelijkheid voor het college om op deze stukken te reageren.

  • 4 De accountant bespreekt voorafgaande aan de behandeling van de jaarstukken in de raad het verslag van bevindingen met de raad of een afvaardiging uit de raad.

Artikel 8 Inwerkingtreding en citeertitel

  • 1 Deze verordening treedt in werking met ingang van 1 januari 2011;

  • 2 Deze verordening kan worden aangehaald als "Controleverordening van de gemeente Súdwest Fryslân".

Ondertekening

Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 3 maart 2011
Drs. H.H. Apotheker , voorzitter.
 
Drs. K. Schraagen , griffier.
 
 
 
 

Toelichting 1

Toelichting op de artikelen 

Artikel 2. Opdrachtverlening accountantscontrole'

1 De accountant wordt voor een bepaalde periode benoemd. De modelverordening laat deze periode open. Er is gekozen voor maximaal vier jaar, dat kan dus ook korter. Na vier jaar zal er opnieuw aanbesteed moeten worden, waarna dezelfde accountant uit de bus kan komen. Vier jaar komt overeen met een raadsperiode.

'3 In de modelverordeningen worden een 7-tal onderwerpen genoemd waarvan de raad al bij de aanbesteding kan aangeven dat ze gecontroleerd moeten worden. Alleen de eerste is belangrijk, de rest is optioneel en moet per jaar worden bekeken. Rapporteringstolerantie (zie '4) is overigens een prijsbepalende factor.

'4 De belangrijkste optie van '3 is de rapporteringstolerantie (voor een specifiek onderdeel). Die wordt hier nogmaals genoemd. Als er geen rapporteringstolerantie wordt genoemd, geldt hiervoor de goedkeuringstolerantie.

'5 Europees aanbesteden is conform model.

 

Artikel 3. Informatieverstrekking door het college'

4 De datum. De door de raad vastgestelde jaarrekening moet voor 15 juli naar de Provincie worden gezonden. Met de voorliggende formulering worden perspectievennota en jaarrekening in dezelfde raadsvergadering behandeld (mei). Hierdoor wordt de raad beter in staat gesteld afgewogen keuzes te maken.