Klachtenregeling gemeente Súdwest Fryslân

1 Een ieder heeft het recht om over de wijze waarop een bestuursorgaan of een persoon werkzaam onder de verantwoordelijkheid van een bestuursorgaan zich in een bepaalde aangelegenheid jegens hem heeft gedragen een klacht in te dienen bij het college van burgemeester en wethouders.

2 Het college van burgemeester en wethouders draagt zorg voor een behoorlijke behandeling van mondelinge en schriftelijke klachten.

3 Mondelinge klachten worden in beginsel mondeling afgedaan. Wordt de klacht niet tot tevredenheid van de klager afgedaan, dan wordt de klager gewezen op de mogelijkheid van schriftelijke klachtenbehandeling.

4 Zodra naar tevredenheid van de klager aan zijn klacht tegemoet is gekomen, vervalt de verplichting tot verdere behandeling van de klacht. Bij een schriftelijke klacht wordt dit schriftelijk aan de klager en aan degene over wie is geklaagd, bevestigd.

1 De klacht wordt binnen zes weken afgehandeld.

2 De afhandeling kan voor ten voor ten hoogste vier weken worden verdaagd, waarvan schriftelijk aan partijen mededeling wordt gedaan.

1 Bij een klacht over een griffiemedewerker is de klachtenbehandelaar de griffier.

2 Bij een klacht over een gedraging van de raad of de griffier is de klachtenbehandelaar het Presidium.

3 De bepalingen in hoofdstuk 3 worden van overeenkomstige toepassing verklaard bij de behandeling van de in het eerste en tweede lid genoemde klachten.

1 Behoudens het bepaalde in artikel 4 is de klachtencoördinator een door het college van burgemeester en wethouders aangewezen ambtenaar die is belast met de behandeling en registratie van klachten.

2 De klachtencoördinator heeft daarnaast ten minste de volgende taken:

a. het opstellen van het jaarverslag zoals genoemd in artikel 15;

b. het adviseren van de bestuursorganen over het voorkomen van klachten;

c. het ondersteunen van een klager bij de opstelling van het klaagschrift;

d. is contactpersoon voor de Nationale Ombudsman;

1 Een klacht kan mondeling of schriftelijk worden ingediend en dient uiterlijk binnen 12 maanden nadat de gedraging heeft plaatsgevonden te zijn ingediend.

2 Bij mondelinge klachten wordt door de betrokken medewerker, indien mogelijk, direct geprobeerd tot een oplossing te komen (informele bemiddeling). Indien een informele bemiddeling niet tot resultaat leidt, wijst de medewerker de klager op de formele, schriftelijke procedure.

3 Het klaagschrift (schriftelijke klacht) wordt ingediend bij het college van burgemeester en wethouders.

4 Het klaagschrift moet zijn ondertekend en bevat ten minste:

a. de naam en het adres van de indiener;

b. de dagtekening;

c. een omschrijving van de gedraging waartegen de klacht is gericht;

d. de gronden van de klacht.

1 De klachtencoördinator, draagt zorg voor de registratie van de klacht.

2 De geregistreerde klachten worden jaarlijks gepubliceerd.

1 Een klaagschrift wordt niet in behandeling genomen indien:

a. niet is voldaan aan de vereisten in artikel 9:4, tweede en derde lid van de wet en klager dit ook niet binnen veertien dagen heeft hersteld nadat klager daarvan op de hoogte is gebracht;

b. het een klacht betreft als genoemd in artikel 9:8, eerste en tweede lid van de wet.

2 Van het niet in behandeling nemen van de klacht wordt klager zo spoedig mogelijk doch uiterlijk binnen vier weken na ontvangst van de klacht schriftelijk in kennis gesteld, onder vermelding van de redenen daarvan.

1 De klachtencoördinator is in verband met de voorbereiding van de behandeling van een klacht bevoegd rechtstreeks alle gewenste inlichtingen in te winnen of te doen inwinnen.

2 Klagers kunnen tot uiterlijk tien werkdagen voor de hoorzitting stukken indienen die van belang kunnen zijn voor de afhandeling van de klacht.

3 De klachtencoördinator kan bij derden en/of deskundigen advies of inlichtingen inwinnen en hen zo nodig uitnodigen daartoe op gesprek als bedoeld in artikel 11 van deze regeling te verschijnen.

1 De klachtencoördinator stelt de klager en degene op wiens gedraging de klacht betrekking heeft in de gelegenheid te worden gehoord.

2 Zowel de klager als degene op wiens gedraging de klacht betrekking heeft, kunnen zich bij het horen door iemand van hun keuze laten vergezellen of bijstaan.

3 De klachtencoördinator kan van het horen afzien indien de klacht kennelijk ongegrond is dan wel indien de klager heeft verklaard geen gebruik te willen maken van het recht te worden gehoord.

4 De klachtencoördinator maakt een verslag van het horen.

1 De klachtencoördinator nodigt de klager en degene op wiens gedraging de klacht betrekking heeft ten minste twee weken voor de hoorzitting uit.

2 Binnen drie dagen na de uitnodiging kunnen de klager of degene op wiens gedraging de klacht betrekking heeft onder opgaaf van redenen de klachtencoördinator verzoeken het tijdstip te wijzigen.

3 De beslissing van de klachtencoördinator op dit verzoek wordt uiterlijk één week voor het tijdstip van de zitting aan de partijen meegedeeld.

4 De klachtenbehandelaar is bevoegd in bijzondere omstandigheden af te wijken of afwijking toe te staan van de termijnen die genoemd zijn in het eerste tot en met het derde lid.

1 De klachtencoördinator brengt een advies uit aan het college van burgemeester en wethouders.

2 Het college van burgemeester en wethouders stelt de klager, de klachtenbehandelaar en de persoon waar de klacht tegen gericht is schriftelijk en gemotiveerd in kennis van de bevindingen van het onderzoek, zijn oordeel daarover en over de eventuele conclusies die daaruit zijn getrokken.

1 De klachtencoördinator verstrekt op verzoek van een ieder een afschrift van de bij een klacht behorende stukken, met dien verstande dat de anonimiteit van de bij de klacht behorende personen zoveel als mogelijk wordt gewaarborgd.

2 Voor de verstrekking van een afschrift worden de standaard tarieven gehanteerd.

1 Het college van burgemeester en wethouders ontvangt jaarlijks voor 1 februari een overzicht van het aantal klachten in het afgelopen jaar, de aard van de klachten, de wijze van afdoening en de getroffen maatregelen.

2 Het jaarverslag is zonder naam en toenaam openbaar en wordt ter kennisgeving aangeboden aan het college van burgemeester en wethouders en de gemeenteraad.