Mandaatbesluit Súdwest Fryslân 2011

Ondertekening

1

2

Aangelegenheden welke ingevolge artikel 3, vierde lid van het Mandaatbesluit 2011

blijven voorbehouden aan de in deze bijlage genoemde functionarissen

Behorende bij besluit nummer 11 van 4 januari 2011

A. Bestuurlijk-Juridische aangelegenheden

Publiekrecht

Aan de teammanager van het team Juridische en Veiligheidszaken en de teammanager

van het

team Informatievoorziening blijven voorbehouden de bevoegdheid tot:

a. het doen van meldingen aan het College Bescherming Persoonsgegevens;

b. het nemen van beslissingen op verzoeken om informatie, één en ander in het kader

van de Wet bescherming persoonsgegevens.

Privaatrecht

Aanbestedingen

n.v.t.

Contracten

n.v.t.

Civiele procedures

n.v.t.

Overige privaatrechtelijke handelingen

1. Aan de teammanager van het team Juridische en Veiligheidszaken blijft

voorbehouden de bevoegdheid tot het aangaan van verzekeringsovereenkomsten

t.b.v.

a. in beheer zijnde gebouwen, accommodaties, objecten etc. incl. inventaris,

alsmede van gemeente-eigendommen waarvan de verzekering niet aan anderen is

opgedragen;

b. machines, vervoermiddelen, gereedschappen e.d. die eigendom zijn van de

gemeente;

c. bij de gemeente in dienst zijnde personeel of daarmee gelijk te stellen

personen;

d. ter dekking van bepaalde risico's bij de uitvoering van werken;

e. de aansprakelijkheid jegens de gemeente.

2. Aan de bij een incident betrokken hoogste operationeel leidinggevende van de

brandweer blijft voorbehouden de bevoegdheid om, tijdens diens taakuitvoering,

overeenkomsten aan te gaan die naar zijn oordeel nodig zijn om een aanwezige of

dreigende onveilige situatie te doen beëindigen ofte voorkomen.

3. Aan de (piket)ambtenaar rampenbestrijding is voorbehouden om ten tijde van een

GRIP 1 situatie de algehele coördinatie te verzorgen voor alle in te zetten

gemeentelijke diensten.

4. Aan de (piket)ambtenaar rampenbestrijding is voorbehouden om ten tijde van een

GRIP 1 situatie tot een maximum bedrag van € 10.000,- opdrachten te verlenen

aan externen ten behoeve van het beperken of bestrijden van de gevolgen van

een (dreigende) ramp of calamiteit.

5. Aan de (piket)ambtenaar rampenbestrijding is voorbehouden om ten tijde van een

GRIP 1 situatie opdrachten te verlenen aan externen ten behoeve van het

beperken of bestrijden van de gevolgen van een (dreigende) ramp of calamiteit

boven het bedrag van € 10.000,- met een maximum van € 50.000,- na hier

overleg over te hebben gevoerd met de burgemeester.

6. Aan de brandweercommandant blijft voorbehouden het afgeven van een

machtiging voor het gebruik van een sleutelbuissysteem.

Machtiging

n.v.t.

B. Personeelsaangelegenheden

Aan het lid van de directie, verantwoordelijk voor Human Resource blijven de volgende

bevoegdheden voorbehouden:

1. Het toekennen van een gratificatie.

2.. Het toekennen van extra salarisverhoging van teammanagers en

afdelingshoofden.

3. Het toekennen van een persoonlijke toelage van teammanagers en

afdelingshoofden.

4. Het nemen van beslissingen inzake het openstellen van vacatures

Aan de teammanager Human Resource blijven de volgende bevoegdheden

voorbehouden:

1. Het nemen van beslissingen ten aanzien van overlijdensuitkeringen aan nagelaten

betrekkingen van overleden ambtenaren;

2. Het nemen van beslissingen ten aanzien van hét toekennen van een BHV-toelage;

3. Het uitvoeren van de wachtgeldregeling en de suppletieregeling zoals deze gelden

voor

wachtgelders die voor 1 januari 2001 zijn ontslagen;

4. Het verlenen van ontslag op eigen verzoek, waaronder pensioen en FPU.

C. Overige aangelegenheden

n.v.t.

3

Aangelegenheden welke ingevolge artikel 3, vijfde lid van het Mandaatbesluit 2011

blijven voorbehouden aan de gemeentesecretaris

Behorende bij besluit nummer 11, d.d. 1111

A. Bestuurlijk-Juridische aangelegenheden

Publiekrecht

1. Het aanwijzen van vertegenwoordigers van de gemeente en de gemeentelijke

bestuursorganen in rechtsgedingen en bij de hoorzittingen van de commissie voor

de bezwaarschriften.

2. Het intrekken en het lager vaststellen van een subsidie.

Privaatrecht

Aanbestedingen

n.v.t.

Contracten

Het ontbinden van een overeenkomst.

Civiele procedures

Het aanwijzen van vertegenwoordigers van de gemeente en de gemeentelijke

bestuursorganen in civiele procedures.

Overige privaatrechtelijke rechtshandelingen

Het kwijtschelden en buiten invordering stellen van vorderingen met een financieel

belang lager

dan € 10.000,-.

Machtiging

n.v.t.

B. Personeelsaangelegenheden

1. Het toekennen van een persoonlijke schaal.

2. Het toepassen van de.hardheidsclausule van de bezoldigingsregeling.

3. Het toekennen van een waarnemingsvergoeding in bijzondere situaties.

4. Het verlenen van ontslag wegens arbeidsongeschiktheid.

5. Het opdragen van andere werkzaamheden onder andere in tijden van oorlog.

6. Het uitvoeren van de regeling klokkenluiders.

7. Het toepassen van hardheidsclausules van alle door het college vastgestelde

(uitvoerings-) regelingen..

8. Het jaarlijks aanwijzen van verplichte brugdagen.

9. Het opleggen van een schorsing als ordemaatregel.

C. Overige aangelegenheden

n.v.t.

4

5

Aangelegenheden welke ingevolge artikel 4, vierde lid van het Mandaatbesluit 2011

blijven voorbehouden aan de teammanagers.

Behorende bij besluit nummer ??, d.d. ????

A. Bestuurlijk-Juridische aangelegenheden

Publiekrecht

1. Het nemen van besluiten tot het toepassen, het weigeren toe te passen of het

beëindigen van de toepassing van handhavingsinstrumenten, conform vastgesteld

beleid.

2. Het nemen van besluiten tot het verlenen, weigeren, vaststellen, wijzigen en

terugvorderen van subsidie conform vastgesteld beleid.

3. Het aanvragen van vergunningen en ontheffingen en het doen van meldingen ten

behoeve van de eigen organisatie.

Privaatrecht

Aanbestedingen

Het nemen van (voorlopig) gunningsbesluiten en het afsluiten van de daaruit

voortvloeiende

Overeenkomsten voorzover vallend binnen de toegekende budgetten en vastgestelde

kaders.

Contracten

Het besluit tot het aangaan en ondertekenen van overeenkomsten, binnen de

toegekende budgetten en vast gestelde kaders.

Civiele procedures

n.v.t.

Overige privaatrechtelijke rechtshandelingen

1. Het nemen van besluiten over verzoeken om schadevergoeding tot een bedrag

van € 50.000, voor zover dergelijke verzoeken op grond van de

verzekeringspolis niet aan de verzekeraar moeten worden overgedragen

2. Het namens de gemeente uitbrengen van een offerte voor een door de gemeente

te verrichten levering of dienst.

Machtiging

Behoudens verleende volmachten aan derden, het ondertekenen van notariële akten.

B. Personeelsaangelegenheden

1. Het aanstellen van medewerkers

2. Het aanstellen in vaste dienst na proeftijdperiode;

3. Het besluiten op het verzoek om arbeidstijdverkorting

5. Het inlenen van extern personeel.

6. De plaatsing van de ambtenaar in de voor zijn functie geldende schaal

7. Het toekennen van salaris bij aanstelling van medewerkers.

1. Het verplicht volgen van een opleiding.

2. Het verlenen van verlof.

3. Het verlenen van toestemming tot deelneming aan studiebijeenkomsten,

congressen, seminars e.d.

4. Het bepalen van functies waarvoor uniformkleding is verplicht.

5. Het opleggen van een verbod om de werkzaamheden te vervullen in verband met

het in

contact staan of kort geleden heeft gestaan met een persoon met een

infectieziekte.

C. Overige aangelegenheden

n.v.t.

6

Toelichting 1

Toelichting op het Mandaatbesluit 2011

Behorende bij besluit nummer 11 van 4 januari 2011

Inleiding

Voor u ligt het mandaatbesluit van de gemeente Sudwest Fryslan. In artikel 10:1 van de

Algemene wet bestuursrecht (Awb) wordt mandaat omschreven als de bevoegdheid om

in naam van een bestuursorgaan besluiten te nemen. Het kan een ambtenaar zijn, een

bestuurder zelf, of zelfs iemand van buiten de gemeentelijke organisatie (bijv. politie).

De bevoegdheid in mandaat wordt uitgeoefend onder verantwoordelijkheid van het

oorspronkelijke bevoegde orgaan. De gemandateerde kan namens de mandaatgever

besluiten nemen. Deze besluiten worden toegerekend aan het bestuursorgaan zelf. Het

bestuursorgaan verliest de bevoegdheid om zelf het besluit te nemen niet en kan dit ook

te allen tijde doen. Ook betekent dit dat bezwaar en beroep tegen een in mandaat

genomen besluit wordt ingesteld tegen het bestuursorgaan zelf en niet tegen de

ambtenaar die het besluit feitelijk heeft genomen.

Voor de gemeente Sudwest Fryslan is behoefte aan een nieuwe mandaatregeling, die

betrekking heeft op alle organisatieonderdelen van de gemeente.

Volmacht en machtiging

In deze mandaatregeling worden zowel publiekrechtelijke - als privaatrechtelijke

bevoegdheden aan functionarissen toegekend. Dat betekent dat mandaat wordt verleend

om publiekrechtelijke beslissingen te nemen, volmacht om privaatrechtelijke

rechtshandelingen te verrichten en machtiging om handelingen te verrichten die noch

een besluit, noch een privaatrechtelijke rechtshandeling zijn (artikel 10:12 Awb).

Volmacht en machtiging zijn niet als zodanig in het mandaatbesluit te onderscheiden.

Toch is het van belang even bij volmacht (3:60 e.v. BW) stil te staan. Volmacht speelt

een rol bij het optreden van de gemeente als rechtspersoon naar burgerlijk recht. Een

voorbeeld kan hierbij wellicht duidelijkheid verschaffen. Als de gemeente (als

rechtspersoon) een koopovereenkomst sluit, is het college op grond van de Gemeentewet

het bevoegde orgaan om tot koop te beslissen. De ondertekening van de

koopovereenkomst wordt echter door de burgemeester (ingevolge art. 171

Gemeentewet) gedaan. Het college kan een ambtenaar een volmacht verlenen om

besluiten te nemen tot het aangaan van een overeenkomst. Toch zal de burgemeester

nog steeds de overeenkomst moeten ondertekenen, tenzij deze aan een ambtenaar

volmacht verleent om de gemeente namens hem te vertegenwoordigen.

De schakelbepaling van artikel 10:12 Awb zorgt ervoor dat de publiekrechtelijke

vereisten die gelden voor mandaatverlening overeenkomstig gelden voor het verlenen

van volmachten (en machtigingen). In het vervolg van deze toelichting wordt

gemakshalve verder uitsluitend over mandaat gesproken, tenzij er specifiek aanleiding is

om over volmacht of machtiging te spreken.

Methodiek

De methodiek die in deze mandaatregeling wordt toegepast wijkt af van de methodiek

die tot nu toe in de meeste gemeenten werd gehanteerd. De gemeente Sneek heeft deze

methodiek echter wel vanaf 2010 toegepast. Tot nu toe is het in de gemeenten

gebruikelijk om in de mandaatregeling alle gemandateerde bevoegdheden expliciet te

benoemen, vaak onder verwijzing naar het wetsartikel waarin die bevoegdheid is

neergelegd. Deze methode heeft vanzelfsprekend positieve en negatieve gevolgen.

Positieve gevolgen zijn dat vrij nauwkeurig kan worden nagegaan aan welke functionaris

welke bevoegdheid is gemandateerd. Is een bepaalde bevoegdheid niet opgenomen in de

mandaatregeling (bijvoorbeeld uitvoeringsbesluiten op grond van een verordening van

een latere datum dan de datum waarop de mandaatregeling is vastgesteld) dan is dus

uitsluitend het college dan wel burgemeester bevoegd om die besluiten te nemen.

Negatieve gevolgen van deze methodiek zijn dat dergelijke mandaatbesluiten snel "verouderen" en daardoor erg onderhoudsgevoelig zijn. Wetten worden voortdurend

gewijzigd, er komen steeds nieuwe wetten bij of wetten worden juist ingetrokken. Dit

alles maakt dat de mandaatregeling vrijwel voortdurend aan wijzigingen onderhevig is.

Bovendien past de huidige methodiek niet goed bij de uitgangspunten van integraal

management. Die uitgangspunten houden onder meer in dat bevoegdheden zo laag

mogelijk in de organisatie worden gelegd om de organisatie zo slagvaardig mogelijk te

maken.

De afdelingsmanagers, maar ook de onder hen ressorterende functionarissen, moeten

over die bevoegdheden beschikken om de hen toegekende taken adequaat en efficiënt

uit te voeren. Dat impliceert tevens dat het bestuur haar medewerkers het vertrouwen

schenkt dat zij op gepaste en verstandige wijze gebruik maken van en omgaan met hun

bevoegdheden.

In deze mandaatregeling wordt de omgekeerde methodiek toegepast. In de gemeente

Sneek is deze omgekeerde methodiek vanaf 1 februari 2010 met succes toegepast. Alle

college- dan wel burgemeesterbevoegdheden worden gemandateerd tot op het laagste

leidinggevend niveau, tenzij de bevoegdheid expliciet wordt voorbehouden aan een ander

leidinggevende op een hoger niveau. Binnen de gemeentelijke praktijk is het gebruikelijk

dat beslissingsbevoegdheden zo laag mogelijk in de organisatie worden uitgeoefend. Dit

betekent dat mandaten niet alleen aan de afdelingsmanagers worden verleend, maar ook

aan teammanagers, of in een aantal gevallen aan gekwalificeerde medewerkers. De

omgekeerde methodiek sluit hier goed op aan. Daarnaast wordt de mandaatregeling

minder onderhoudsgevoelig doordat deze methode minder gevoelig is voor wijziging in

wet- en regelgeving.

Ondertekening- en beslissingsmandaat

In het mandaatbesluit is degene die bevoegd is in mandaat een besluit te nemen tevens

bevoegd dit besluit te ondertekenen. Uitgangspunt van het mandaatbesluit is dat alle

bevoegdheden beslissingsmandaten betreffen, tenzij uitdrukkelijk anders aangegeven.

Met beslissingen worden hier zowel beslissingen gericht op rechtsgevolg bedoeld

(besluiten in de zin van de Awb) als beslissingen die niet zijn gericht op rechtsgevolg.

Een voorbeeld van een beslissing gericht op rechtsgevolg is een vergunning of een

subsidiebesluit. Een voorbeeld van een beslissing die niet is gericht op rechtsgevolg is de

vooraankondiging van een handhavings-besluit.

In de Awb (art: 10:11) wordt ook de figuur van "ondertekeningsmandaat" genoemd. Dit

betreft echter geen mandaat in de zin van het nemen van een besluit, maar ziet slechts

op de administratieve handeling van het ondertekenen van een besluit, dat door het

bestuursorgaan zelf is genomen. Binnen de gemeentelijke praktijk wordt zeer beperkt

gebruik gemaakt van ondertekeningsmandaten.

De bevoegdheid om in mandaat beslissingen te nemen impliceert de bevoegdheid tot

ondertekening namens het bestuursorgaan.

Ondermandaat

Er bestaat een mogelijkheid om door te mandateren (ondermandaat). Degene die

mandaat heeft gekregen is bevoegd aan anderen door te mandateren. In bijlage 7 bij dit

mandaatbesluit is het ondermandaatbesluit toegevoegd. Ondermandaat dat buiten de

bijlage om wordt verleend, dient eerst aan het MT te worden voorgelegd.

Het ondermandaatbesluit heeft als praktisch voordeel dat b.v. een teammanager kan

bepalen of en wie hij/zij een bevoegdheid geeft; anderzijds is een eventueel nadeel dat

deze constructie geen eenduidig beeld meer geeft van het mandaatbesluit.

Uitzonderingen mandaat

Op 6 augustus 2003 heeft de Raad van State uitspraak gedaan in een zaak tegen de

gemeente Maasbree. In die uitspraak heeft de Raad van State zich uitgelaten over een

onderdeel van de mandaatregeling van Maasbree in die zin dat een daarin opgenomen

passage door de Raad van State "voor velerlei uitleg vatbaar en onduidelijk" werd

gekwalificeerd, "waardoor zij aanleiding kan geven tot misverstanden". Dit heeft ertoe

geleid dat er in deze regeling naar is gestreefd zo concreet mogelijk te zijn over het

niveau waarop bevoegdheden zijn neergelegd.

Om een bevoegdheid te mandateren is geen wettelijke grondslag vereist. Mandatering is

toegestaan tenzij een wettelijk voorschrift, of de aard van de bevoegdheid zich tegen de

mandaatverlening verzet (art. 10:3 l e lid Awb). Daarom moet bij het verlenen van een

mandaat telkens nagegaan worden of de wettelijke regeling waarop de bevoegdheid is

gebaseerd iets zegt over eventueel mandaat. Ook zal nagegaan moeten worden of er

andere redenen zijn dat een mandaatverlening is uitgesloten. Bijvoorbeeld omdat er

sprake is van besluitvorming met gekwalificeerde meerderheid, beperking van

grondrechten, het vaststellen van algemeen verbindende voorschriften, het beslissen op

een bezwaarschrift en dergelijke.

Uitgangspunt bij mandaat behoort te zijn dat het zaken betreft waaraan praktisch geen

beleidsconsequenties zijn verbonden. Hierbij kunnen we denken aan gebonden

beschikkingen, routinebesluiten en besluiten op basis van bekend gemaakt beleid. In

bepaalde gevallen zal het bevoegde bestuursorgaan een terugkoppeling wensen alvorens

er gebruik wordt gemaakt van de gemandateerde bevoegdheid. In het mandaatbesluit

zijn een aantal criteria gegeven wanneer er terugkoppeling dient plaatst te vinden aan

het bestuursorgaan dan wel portefeuillehouder. De criteria zijn niet allemaal even hard.

Derhalve wordt een zeker inschattingsvermogeh verlangd van de betrokken ambtenaar.

Relatie met de organisatieverordening

Het is voor degenen die met de gemeente te maken hebben, of het nu gaat om het

verkrijgen van een bouwvergunning of om het sluiten van een koopovereenkomst voor

kopieerpapier dan wel, en niet in de laatste plaats, om de rechter die een besluit van de

gemeente moet toetsen, van belang dat zij kunnen nagaan of het besluit door een

bevoegde persoon is genomen en het contract door een bevoegde persoon is

ondertekend. Bevoegdheden hebben dus te maken met het rechtmatig uitvoeren van

taken. Daarom kan deze mandaatregeling niet los worden gezien van de

organisatieverordening, waarin is vastgelegd op welke wijze de taken van het

gemeentebestuur in de organisatie zijn ondergebracht. In dit mandaatbesluit worden aan

functionarissen uitsluitend de bevoegdheden toegekend die zij nodig hebben om de taken

te kunnen uitvoeren die tot hun werkterrein behoren.

De organisatieverordening wordt door het college vastgesteld, evenals de

mandaatregeling. Dat maakt het eenvoudig om beide producten optimaal op elkaar af te

stemmen en om snel en efficiënt noodzakelijke wijzigingen door te voeren.

De organisatieverordening is echter nog niet gemaakt, dit wordt pas in de loop van

volgend jaar gemaakt volgens het team HR.

Treasury

In de mandaatregeling wordt de uitoefening van bevoegdheden op het gebied van

treasury niet geregeld. De reden daarvoor is dat die bevoegdheden zijn gesteld in het

Treasurystatuut, geldend voor de gemeente Sudwest Fryslan. Dat statuut is door het

college vastgesteld en geeft daarom de kaders waarbinnen de treasurybevoegdheden

worden uitgeoefend.

Personeelsaangelegenheden

De bevoegdheden om disciplinaire maatregelen op te leggen is alleen op collegeniveau

neergelegd. De aard van de bevoegdheid verzet zich tegen de mandaatveriening. Het

gaat bij disciplinaire maatregelen om een zeer zware bevoegdheid die bij het college

dient te blijven liggen.

Artikelgewijze toelichting

Artikel 1

Spreekt voor zich.

Artikel 2 . •

Lid 1:

In dit artikel worden de bevoegdheden die bij het college en de burgemeester berusten,

gemandateerd aan de gemeentesecretaris. De gemeentesecretaris is het hoofd van de

ambtelijke organisatie. Daarom worden alle bevoegdheden van het college en de

burgemeester via de gemeentesecretaris aan de overige in de regeling genoemde

functionarissen gemandateerd. De gemeentesecretaris is dus feitelijk het centrale punt

van waaruit alle bevoegdheden in de organisatie worden verspreid. Het uitgangspunt van

deze regeling is dat de bevoegdheden zodanig in de organisatie zijn neergelegd dat het

slechts in uitzonderingssituaties nodig moet zijn om terug te vallen op een hoger

bevoegdhedenniveau. In artikel 6 zijn de algemene uitzonderingen genoemd.

Lid 2:

Op grond van artikel 10:8 Awb kan een mandaatgever (in dit geval het college of de

burgemeester) het mandaat te allen tijde intrekken. Die bevoegdheid wordt in het

tweede lid ook toegekend aan de gemeentesecretaris. Dit maakt het mogelijk dat de

gemeentesecretaris beslist dat hij bepaalde aangelegenheden voor een korte of langere

tijd zelf af wil doen of dat hij in een concreet geval aangeeft dat het aan een onder hem

ressorterende functionaris verleende mandaat voor dat geval niet geldt en hij het besluit

zelf wil nemen. In het eerste geval gaat het om een min of meer structurele situatie en

geldt de eis dat dit schriftelijk wordt vastgelegd en ter informatie aan het college wordt

gezonden. Een dergelijk besluit zal ook op de gebruikelijke wijze bekend worden

gemaakt, zodat dit ook naar buiten toe bekend en toetsbaar is. Bij incidentele gevallen is

dat niet nodig.

Lid 3:

De in bijlage 1 opgesomde bevoegdheden worden niet doorgemandateerd aan het niveau

van gemeentesecretaris en lager.

Lid 4:

Dit is een herhaling van artikel 10:6 Awb en hier vooral voor de volledigheid en

duidelijkheid naar de eigen organisatie opgenomen.

Artikel 3

Lid 1:

Dit lid brengt de hiërarchische positie van de gemeentesecretaris tot uitdrukking. Alle ,

bevoegdheden worden namelijk niet naast de gemeentesecretaris maar via hem aan de

afdelingsmanagers gemandateerd.

Lid 2:

In het tweede lid wordt de koppeling gelegd tussen de gemandateerde bevoegdheden en

de bevoegdheden van de verschillende afdelingsmanagers. Het mandaat van een

afdelingsmanagers geldt voor die aangelegenheden waar hij als afdelingsmanagers voor

verantwoordelijk is. Dit is gemeentebreed, want de ene afdelingsmanagers kan de

andere afdelingsmanagers vervangen.

Lid 3:

In de artikelen 102 tot en met 105 van de Gemeentewet wordt een aantal taken aan de

gemeentesecretaris opgedragen. Dit lid is opgenomen om er geen misverstand over te

laten bestaan dat de bevoegdheden die uit die taken voortvloeien niet onder het mandaat

vallen. Dit geldt bijvoorbeeld voor de bevoegdheid om stukken die van het college

uitgaan mede te ondertekenen.

Lid 4:

Er zijn bevoegdheden die slechts aan een enkele functionaris in de organisatie worden

toegekend. Deze bevoegdheden zijn' opgenomen in een aparte bijlage. Overigens is het

zo dat ook deze bevoegdheden via de gemeentesecretaris wórden gemandateerd en dus

niet rechtstreeks vanuit het college.

Lid 5:

De in bijlage 3 opgesomde bevoegdheden worden niet doorgemandateerd aan het niveau

van afdelingsmanager en lager.

Lid 6:

Zie de toelichting bij artikel 2, tweede lid. In aanvulling daarop kan nog worden

opgemerkt dat het bij het opstellen van deze regeling het uitgangspunt is geweest dat

dezelfde bevoegdheden gemeentebreed ook op hetzelfde leidinggevende niveau worden

neergelegd. Het moet niettemin mogelijk zijn om per afdeling of team, al dan niet

tijdelijk, een bepaalde bevoegdheid op een hoger niveau neer te leggen. Als er

bijvoorbeeld aan een team een financiële taakstelling is opgelegd kan dat voor een

directeur aanleiding zijn om meer financiële bevoegdheden aan zichzelf voor te

behouden. Als aan een afdeling een goedkeurende accountantverklaring is onthouden

kan dat ook aanleiding zijn voor een afdelingsmanager om bepaalde bevoegdheden op

een hoger niveau neer te leggen. Deze regeling geeft de grenzen aan waarbinnen de

directeuren zelf kunnen beslissen of zij voor hun organisatieonderdeel daarin wijzigingen

willen aanbrengen.

Artikel 4

Lid 1:

De aan de afdelingsmanagers gemandateerde bevoegdheden worden gemandateerd aan

de teammanagers. De aan de afdelingsmanagers gemandateerde bevoegdheden zijn de

bevoegdheden van de gemeentesecretaris, met uitzondering van de in bijlage 2

genoemde bevoegdheden die aan individuele functionarissen zijn voorbehouden en de in

bijlage 3 genoemde bevoegdheden die aan de gemeentesecretaris zijn voorbehouden.

Lid 2:

Ten aanzien van de afdelingsmanagers geldt dat zij hun bevoegdheden slechts mogen

aanwenden ter uitvoering van de taken die aan hun afdeling zijn opgedragen.

Lid 3 en 4:

Hierin komt de getrapte structuur van de mandaatverlening tot uiting. Op elk

leidinggevend niveau wordt een aantal bevoegdheden voorbehouden, met andere

woorden, uitgezonderd van het mandaat.

Artikel 5

Lid 1:

Dit is een herhaling van artikel 10:9 Awb en hier vooral voor de volledigheid en

duidelijkheid naar de eigen organisatie opgenomen. Voor het ondermandaat is

toestemming van de oorspronkelijke mandaatverlener noodzakelijk. Deze toestemming

kan ook op een later moment dan bij de oorspronkelijk mandaatverlening worden

gegeven.

Lid 2:

Als bijlage 7 bij dit mandaatbesluit is het ondermandaatbesluit toegevoegd. Hierin zijn

een aantal bevoegdheden, met name op het gebied van sociale zaken, opgenomen

waarbij de teammanager (en andere leidinggevenden) die ondermandateert aan onder

hem ressorterende ambtenaren.

Artikel 6

Algemeen: Bij de uitoefening van de gemandateerde bevoegdheden dienen alle van

toepassing zijnde wetten, algemene maatregelen van bestuur, voorschriften,

verordeningen, raadsbesluiten, circulaires, aanwijzingen, richtlijnen etc, in acht te

worden genomen. Ten aanzien van bevoegdheden die zowel ten laste van de gemeente

financiële gevolgen hebben geldt bovendien dat hierin in de begroting van de gemeente

moet zijn voorzien.

Lid 1:

Om een bevoegdheid te mandateren is geen wettelijke grondslag vereist. Mandatering is

toegestaan tenzij een wettelijk voorschrift, of de aard van de bevoegdheid zich tegen de

mandaatverlening verzet (art. 10:3, eerste lid Awb). Daarom moet bij het verlenen van

een mandaat telkens nagegaan worden of de wettelijke regeling waarop de bevoegdheid

is gebaseerd iets zegt over eventueel mandaat. Ook zal nagegaan moeten worden of er

andere redenen zijn dat een mandaatverlening is uitgesloten. Bijvoorbeeld omdat er

sprake is van besluitvorming met gekwalificeerde meerderheid, beperking van grondrechten, het vaststellen van algemeen verbindende voorschriften, het beslissen op

een bezwaarschrift en dergelijke.

Lid 2:

Mocht het mandaatbesluit verschillen met de budgethoudersregeling dan bepaald dit lid

dat de Budgethoudersregeiing prevaleert boven het mandaatbesluit.

Artikel 7

Uitgangspunt bij mandaat behoort te zijn dat het zaken betreft waaraan praktisch geen

beleidsconsequenties zijn verbonden. Hierbij kunnen we denken aan gebonden

beschikkingen, routinebesluiten en besluiten op basis van bekend gemaakt beleid. In

bepaalde gevallen zal het bevoegde bestuursorgaan een terugkoppeling wensen alvorens

er gebruik wordt gemaakt van de gemandateerde bevoegdheid. In het mandaatbesluit is

een aantal begrenzingen opgesteld t.a.v. het gebruik van gemandateerde bevoegdheden.

Op grond van een uitspraak van de Afdeling bestuursrechtspraak van de Raad van State

van 6 augustus 2003 is het criterium "politiek gevoelige zaken" voor velerlei uitleg

vatbaar en onduidelijk. Dit is in strijd met afdeling 10.1.1 van de Awb.

Ook zijn een aantal begrippen in dit artikel opgenomen die onbepaald zijn te noemen.

Daarom zijn ze ook in dit artikel (terugkoppeling) opgenomen en niet in artikel 6

(algemene uitzonderingen).

Op grond van dit artikel kan bijvoorbeeld een portefeuillehouder beslissen dat een

aangelegenheid door het college moet worden afgedaan. Dat impliceert dat gevoelige

kwesties tijdig aan de portefeuillehouder moeten worden voorgelegd. Leidinggevenden

worden verondersteld te kunnen beoordelen welke zaken als een dergelijke gevoelige

kwestie moeten worden beschouwd.

In grote lijnen betekent dit dus dat de in dit artikelgenoemde gevallen de verplichting

bestaat de beslissing voor te leggen aan het bestuursorgaan. De criteria zijn niet allemaal

even hard.

Van de betrokken ambtenaar van de gemeente mag worden verwacht dat zij dergelijke

begrippen op hun juiste waarde weten te schatten en daar op zorgvuldige wijze mee

kunnen omgaan.

Artikel 8

In de Awb (art: 10:11) wordt ook de figuur van "ondertekeningsmandaat" genoemd. Dit

betreft echter geen mandaat in de zin van het nemen van een besluit, maar ziet slechts

op de administratieve handeling van het ondertekenen van een besluit, dat door het

bestuursorgaan zelf is genomen. Binnen de gemeentelijke praktijk wordt zeer beperkt

gebruik gemaakt van ondertekeningsmandaten. Degene die bevoegd is in mandaat een

besluit te nemen is hiermee tevens bevoegd dit besluit te ondertekenen.

Uitgangspunt van het mandaatbesluit is dat alle bevoegdheden beslissingsmandaten

betreffen, tenzij uitdrukkelijk anders aangegeven (zie bijvoorbeeld op het gebied van

sociale zaken in het bijgevoegde ondermandaatbesluit).

Artikel 9

Indien een afdeiings- of teammanager afwezig is, dan word deze horizontaal vervangen

door een leidinggevende van een andere afdeling c.q. een ander team binnen dezelfde

afdeling. In andere gevallen wordt bij afwezigheid verticaal vervangen.

Artikel 10

Dit artikel vormt een weerslag van artikel 10:12 Awb. Door dit artikel wordt duidelijk dat

de mandaatregeling niet slechts betrekking heeft op het publiekrechtelijk handelen van

de gemeente maar op al het handelen, dus ook privaatrechtelijk en feitelijk handelen.

Een voorbeeld van volmacht is de bevoegdheid tot het aangaan van overeenkomsten en

een voorbeeld van een machtiging is de bevoegdheid om een betaling te verrichten of om

tarieven vast te stellen voor commerciële dienstverlening door de gemeente.

Volmacht is de privaatrechtelijke evenknie van mandaat. Volmacht is geregeld in het

Burgerlijk Wetboek, boek 3 art. 60 e.v. en wordt via de schakelbepaling in de Awb (art.

10:12) gelijkgesteld met mandaat. Volmacht is niet als zodanig in het mandaatbesluit te

onderscheiden. Toch is het van belang even bij dit rechtsfiguur stil te staan.

Volmacht speelt een rol bij het optreden van de gemeente als rechtspersoon naar

burgerlijk recht.

Een voorbeeld kan hierbij wellicht duidelijkheid verschaffen.

Als de gemeente (als rechtspersoon) een koopovereenkomst sluit, is het college op grond

van de Gemeentewet het bevoegde orgaan om tot koop te beslissen. De ondertekening

van de koopovereenkomst wordt echter door de burgemeester (ingevolge art. 171

Gemeentewet) gedaan. Het college kan een ambtenaar een volmacht verlenen om

besluiten te nemen tot het aangaan van een overeenkomst. Toch zal de burgemeester

nog steeds de overeenkomst moeten ondertekenen, tenzij deze aan een ambtenaar

volmacht verleent om de gemeente namens hem te vertegenwoordigen.

Artikel 11

Het mandaat verleend aan de personen, die niet werkzaam zijn onder

verantwoordelijkheid van de mandaatgever, zijn in bijlage 6 opgenomen.

Artikel 12

Wijziging van het mandaatbesluit wordt gecoördineerd door het team Juridische en

Veiligheidszaken. De kern van de procedure is dat de teams zelf verantwoordelijk zijn

voor het aanleveren van informatie die nodig is om tot mandatering te komen. Het team

Juridische en Veiligheidszaken is verantwoordelijk voor een goede verwerking in het

mandaatbesluit.

Artikel 13

Deze mandaatregeling is bedoeld als een alomvattende regeling. Daarop zijn slechts in

beperkte mate uitzonderingen c.q aanvullingen nodig, die in aparte regelingen worden

vastgelegd.

De geactualiseerde mandaatlijst voor de externen is als bijlage 6 bij dit mandaatbesluit

gevoegd.

Daarnaast zijn in individuele mandaatbesluiten ook bevoegdheden toegekend aan

individuele ambtenaren. Ook die mandaatbesluiten worden ingetrokken omdat dergelijke

mandaatvormen niet voldoen aan criteria van "checks and balances". Dat wil zeggen dat

het uit oogpunt van integriteit, rechtszekerheid, zorgvuldigheid en openheid ongewenst is

dat een individuele ambtenaar in de positie verkeert dat hij zonder enige vorm van

controle beslissingen namens het college kan nemen en officiële standpunten kan

innemen. Het legt eindverantwoordelijkheid op een niveau in de organisatie waar die niet

thuishoort.

Artikel 14

Spreekt voor zich.

Artikel 15

Spreekt voor zich.