Mandaatbesluit Súdwest-Fryslân 2018

Ondertekening

Bijlage 1

Behorende bij het besluit d.d. 19 december 2017

Bevoegdheden die ingevolge artikel 2, eerste lid, van het Mandaatbesluit Súdwest-Fryslân 2018 blijven voorbehouden aan het college respectievelijk de burgemeester.

• A.

  Bestuurlijk-Juridische aangelegenheden

Publiekrecht

• 1.

  Het doen van voorstellen aan de raad.

• 2.

  Het vaststellen van regels omtrent de ambtelijke organisatie.

• 3.

  Het nemen van besluiten op bezwaarschriften waarbij het advies van de bezwaarschriftencommissie niet opgevolgd wordt, tevens het nemen van besluiten op bezwaarschriften inzake personele aangelegenheden en inzake besluiten op bezwaarschriften waarbij het primaire besluit door het college respectievelijk de burgemeester is genomen (niet in mandaat).

• 4.

  Het vaststellen van algemeen verbindende voorschriften en beleidsregels, voor zover deze niet door de raad worden vastgesteld.

• 5.

  Het nemen van besluiten waarbij wordt afgeweken van het beleid en besluiten waarbij gebruik wordt gemaakt van een hardheidsclausule (m.u.v. bijlage 3 Personeelsaangelegenheden onder punt 18 en bijlage 2 Publiekrecht onder punt 3).

• 6.

  Het nemen van besluiten over het verstrekken van subsidie waarvoor geen beleid/gemeentelijk voorschrift is vastgesteld voor een bedrag hoger dan € 5.000,-.

• 7.

  Het vaststellen van subsidieplafonds.

• 8.

  Het nemen van besluiten op verzoeken om informatie op grond van de Wet openbaarheid van bestuur, die betrekking hebben op een ramp als bedoeld in de Wet veiligheidsregio’s.

• 9.

  Het nemen van besluiten over verzoeken om planschade of nadeelcompensatie voor een bedrag hoger dan € 25.000,- en/of wanneer in afwijking van het advies van een wettelijke adviseur wordt geadviseerd.

• 10.

  Het nemen van besluiten, indien ter voorbereiding van deze besluiten een uniforme openbare voorbereidingsprocedure (afdeling 3.4 Awb) is gevoerd en zienswijzen zijn ingebracht.

• 11.

  Het nemen van beslissingen die zijn neergelegd in een document, gericht tot:

  • a.

    de raad;

  • b.

    de Koning en andere leden van het Koninklijk Huis;

  • c.

    de raad van minis

  • d.

    de voorzitter van de Eerste of Tweede Kamer der Staten-Generaal of van een uit die Kamer gevormde commissie;

  • e.

    de vice-president van de Raad van State;

  • f.

    de president van de Algemene Rekenkamer;

• 12.

  Het besluit tot oninbaar verklaren van vorderingen, met uitzondering van het oninbaar verklaren van belastingen, met dien verstande dat de verantwoordelijke portefeuillehouder het besluit tot oninbaar verklaren van vorderingen tot maximaal € 2.500,- kan nemen.

• 13.

  Het besluit tot oninbaar verklaren van openstaande belastingaanslagen met dien verstande dat aan de verantwoordelijke portefeuillehouder het besluit tot oninbaar verklaren van openstaande belastingaanslagen tot een maximum van € 5.000,- per aanslag kan nemen.

• 14.

  Aan de burgemeester blijft voorbehouden het nemen van een besluit op grond van de Wet tijdelijk huisverbod.

• 15.

  Aan de burgemeester blijft voorbehouden het besluit inhoudende een last tot inbewaring stelling (psychiatrisch ziekenhuis) in het kader van de Wet bijzondere opneming in psychiatrische ziekenhuizen.

Bestuursrechtelijke procedures

Het  nemen van besluiten om bezwaar, (administratief) beroep of hoger beroep aan te tekenen of een verzoek om wijziging of opheffing van een verzoek om voorlopige voorziening in te dienen namens het gemeentebestuur in bestuursrechtelijke procedures.

Privaatrecht

Aanbestedingen

• 1.

  Het nemen van besluiten om af te wijken van het vastgestelde inkoop- en aanbestedingsbeleid

• 2.

  Het nemen van besluiten tot het volgen van een Europese aanbesteding.

• 3.

  Het nemen van besluiten tot het staken of intrekken van een Europese aanbesteding.

Contracten

• 1.

  Het besluit tot het aangaan van PPS-constructies, intentieverklaringen en bestuursovereenkomsten.

• 2.

  Het besluit tot het aangaan van overeenkomsten met een financiële waarde buiten de toegekende budgetten en vastgestelde kaders.

• 3.

  Het besluit tot het aangaan van overeenkomsten indien:

  • a.

    op grond van de Gemeentewet het college de raad vooraf over de overeenkomst moet informeren, omdat de raad daarom heeft verzocht;

  • b.

    op grond van de Gemeentewet de raad in de gelegenheid moet worden gesteld zijn wensen en bedenkingen ten aanzien van de overeenkomst ter kennis van het college te brengen omdat deze ingrijpende gevolgen voor de gemeente kan hebben;

  • c.

    de raad ter zake om informatie heeft gevraagd.

• 4.

  Het afgeven van garanties.

• 5.

  Het vaststellen van tarieven voor commerciële dienstverlening aan derden.

Civiele procedures

• 1.

  Het besluit tot het aangaan van een civiele procedure.

• 2.

  Het besluit hoger beroep of cassatie aan te tekenen namens de gemeente in civiele procedures.

• 3.

  Het nemen van besluiten ten aanzien van alternatieve geschillenbeslechting, niet zijnde arbitrage of het voorleggen van geschillen aan scheidslieden voor zover afspraken daarover vooraf schriftelijk zijn vastgelegd.

Overige privaatrechtelijke rechtshandelingen

• 1.

  Het besluit tot de oprichting van of de deelneming in rechtspersonen.

• 2.

  Het besluit tot aanvaarding of afwijzing van erfstellingen/legaten/schenkingen.

• 3.

  Het aanvaarden van een aanbod tot sponsoring.

• 4.

  Het aanvragen van surseance van betaling en faillissement.

• 5.

  Het nemen van besluiten over verzoeken om schadevergoeding boven een bedrag ad € 50.000,- voor zover dergelijke verzoeken op grond van de verzekeringspolis niet aan de verzekeraar moeten worden overgedragen.

• 6.

  Het besluit tot buiten invordering stellen van civielrechtelijke vorderingen, met dien verstande dat de portefeuillehouder het besluit tot oninbaar verklaren van vorderingen tot maximaal €2.500,- kan nemen.

Machtiging

Het ondertekenen van overeenkomsten met een ander publiekrechtelijke rechtspersoon of bestuursorgaan, waarbij de wederpartij wordt vertegenwoordigd door een bestuurder, met dien verstande dat in dat geval de burgemeester een machtiging kan verlenen aan een wethouder.

• B.

  Personeelsaangelegenheden

Bevoegdheden ten aanzien van individuele personeelsleden

• 1.

  Alle rechtspositionele besluiten ten aanzien van de gemeentesecretaris, zoals het aanstellen en ontslaan, het toekennen van salaris bij aanstelling, het toekennen van (flexibele) beloning, verlof, toelagen en vergoedingen, etc.

• 2.

  Uitvoering geven aan artikel 15:1:e CAR-UWO voor waar het nevenfuncties van de gemeentesecretaris betreft.

• 3.

  Het vaststellen van de conversietabel.

• 4.

  Het verlenen van (voorwaardelijk) strafontslag op grond van artikel 8:13 CAR-UWO.

• 5.

  Het nemen van een besluit op grond van artikel 8:1, derde lid, CAR-UWO, het aanhouden van een ontslagverzoek als strafontslag wordt overwogen.

• 6.

  Het opleggen van (voorwaardelijke) disciplinaire straffen op grond van artikel 16:1:2, eerste lid, onder f, g, h en i, CAR-UWO.

• 7.

  Het nemen van een besluit op grond van artikel 8:1:1, derde lid, CAR-UWO, het aanhouden van een ontslagverzoek totdat er een uitspraak is van de strafrechter of het besluit tot disciplinaire bestraffing onherroepelijk is geworden.

• 8.

  Het inzetten van ambtenaren in geval van een staking bij een particulier bedrijf op grond van artikel 15:1:10, eerste lid, CAR UWO.

• C.

  Overige aangelegenheden

• 1.

  Het benoemen van personen als vertegenwoordiger van de gemeente Súdwest-Fryslân in bestuurs- en toezichthoudende organen van publiekrechtelijke- en privaatrechtelijke rechtspersonen.

• 2.

  Het benoemen van personen in adviesorganen van het college.

• 3.

  Het benoemen van personen in bestuurscommissies als bedoeld in artikel 83 van de Gemeentewet.

• 4.

  Het benoemen van personen in commissies als bedoeld in artikel 84 van de Gemeentewet.

• 5.

  Het aanwijzen van een gemeenteambtenaar als bedoeld in artikel 231, tweede lid, onder b, van de Gemeentewet.

• 6.

  Het aanwijzen van een gemeenteambtenaar als bedoeld in artikel 231, tweede lid, onder c, van de Gemeentewet.

Bijlage 2

Behorende bij het besluit d.d. 19 december 2017

Bevoegdheden die ingevolge artikel 4, vijfde lid, van het Mandaatbesluit Súdwest-Fryslân 2018 blijven voorbehouden aan de in deze bijlage genoemde functionarissen.

• A.

  Bestuurlijk-Juridische aangelegenheden

Publiekrecht

• 1.

  Aan de teammanager van het team Juridische en Veiligheidszaken en de teammanager van het team Informatievoorziening blijft voorbehouden de bevoegdheid tot:

  • a.

    het doen van meldingen aan het College Bescherming Persoonsgegevens;

  • b.

    het nemen van beslissingen op verzoeken om informatie, één en ander in het kader van de Wet bescherming persoonsgegevens (na 25 mei 2018 wordt dit de Algemene verordening gegevensbescherming);

  • c.

    het nemen van besluiten op grond van de Wet openbaarheid van bestuur;

  • d.

    de afhandeling van klachten over aanbestedingen;

  • e.

    de afhandeling van klachten als bedoeld in hoofdstuk 9 van de Algemene wet bestuursrecht, waaronder begrepen de correspondentie met de Nationale Ombudsman.

• 2.

  Aan de teammanager van het team Vergunningen blijft binnen het werkterrein van dit team voorbehouden de bevoegdheid tot het nemen van besluiten waarbij afgeweken wordt van het vastgestelde beleid en/of advies van de welstandscommissie, voor zover de portefeuillehouder heeft ingestemd.

Privaatrecht

Aanbestedingen

Niet van toepassing.

Contracten

Niet van toepassing.

Civiele procedures

Niet van toepassing.

Overige privaatrechtelijke handelingen

• 1.

  Aan de teammanager van het team Juridische en Veiligheidszaken blijft voorbehouden de bevoegdheid tot het aangaan van verzekeringsovereenkomsten t.b.v.

  • a.

    in beheer zijnde gebouwen, accommodaties, objecten etc. incl. inventaris, alsmede van gemeente-eigendommen waarvan de verzekering niet aan anderen is opgedragen;

  • b.

    machines, vervoermiddelen, gereedschappen e.d. die eigendom zijn van de gemeente;

  • c.

    bij de gemeente in dienst zijnde personeel of daarmee gelijk te stellen personen;

  • d.

    ter dekking van bepaalde risico’s bij de uitvoering van werken;

  • e.

    de aansprakelijkheid jegens de gemeente.

• 2.

  Aan de (piket)ambtenaar rampenbestrijding / OvD Bevolkingszorg is voorbehouden om ten tijde van een buitengewone situatie tot en met GRIP 1 de algehele coördinatie te verzorgen voor alle in te zetten gemeentelijke diensten en daartoe de noodzakelijk privaatrechtelijke rechtshandelingen te verrichten.

• 3.

  Aan de teammanager  Centrale dienstverlening blijft voorbehouden de toegang te ontzeggen tot gebouwen die in eigendom of in gebruik zijn bij de gemeente, voor zover de ontzegging geldt voor een kortere periode dan 12 weken met uitzondering van schoolgebouwen.

Machtiging

Niet van toepassing

• B.

  Personeelsaangelegenheden

Niet van toepassing.

• C.

  Overige aangelegenheden

Niet van toepassing.

Bijlage 3

Behorende bij het besluit d.d. 19 december 2017

Bevoegdheden die ingevolge artikel 3, eerste lid, sub b, van het Mandaatbesluit Súdwest-Fryslân 2018 blijven voorbehouden aan de gemeentesecretaris.

• A.

  Bestuurlijk-Juridische aangelegenheden

Publiekrecht

• 1.

  Het aanwijzen van vertegenwoordigers van de gemeente en de gemeentelijke bestuursorganen in rechtsgedingen en bij de hoorzittingen van de commissie voor de bezwaarschriften.

• 2.

  Het terugvorderen en het lager vast stellen van een subsidie.

• 3.

  Het nemen van besluiten op bezwaarschriften, gericht aan het college dan wel de burgemeester conform het advies van de bezwaarschriftencommissie, met uitzondering van besluiten op bezwaarschriften inzake personele aangelegenheden en besluiten op bezwaarschriften waarbij het primaire besluit door het college respectievelijk de burgemeester is genomen (niet in mandaat).

Privaatrecht

Aanbestedingen

Niet van toepassing.

Contracten

Het ontbinden van een overeenkomst.

Civiele procedures

Het aanwijzen van vertegenwoordigers van de gemeente en de gemeentelijke bestuursorganen in civiele procedures.

Overige privaatrechtelijke rechtshandelingen

• 1.

  Het kwijtschelden en buiten invordering stellen van vorderingen met een financieel belang lager dan € 10.000,-.

• 2.

  Het ontzeggen van de toegang tot gebouwen die in eigendom of gebruik zijn bij de gemeente, voor zover de ontzegging geldt voor een langere periode dan 12 weken en met uitzondering van schoolgebouwen.

Machtiging

Niet van toepassing.

• B.

  Personeelsaangelegenheden

• 1.

  Alle rechtspositionele besluiten ten aanzien van de directeuren, zoals het aanstellen en ontslaan, het toekennen van salaris bij aanstelling, het toekennen van (flexibele) beloning, verlof, toelagen en vergoedingen, etc.

• 2.

  Uitvoering geven aan artikel 15:1:e CAR-UWO voor waar het nevenfuncties van de directeuren betreft;

• 3.

  Het vaststellen van functiewaardering.

• 4.

  Het verlenen van ontslag wegens reorganisatie of verminderde behoefte aan arbeidskrachten als bedoeld in artikel 8:3 CAR-UWO.

• 5.

  Het verlenen van ontslag wegens arbeidsongeschiktheid als bedoeld in artikel 8:4, 8:5 en 8:5a CAR-UWO.

• 6.

  Het verlenen van ontslag wegens onbekwaamheid of ongeschiktheid als bedoeld in artikel 8:6 CAR-UWO.

• 7.

  Ontslag op overige gronden, als bedoeld in artikel 8:7, 8:8 en 8:9 CAR-UWO.

• 8.

  Het schorsen van een medewerker als ordemaatregel, op grond van artikel 8:15:1 CAR-UWO.

• 9.

  Het (gedeeltelijk) inhouden van salaris tijdens een schorsing in het kader van een ordemaatregel op grond van artikel 8:15:2 CAR-UWO.

• 10.

  Het staken van het salaris als bedoeld in 7:13:2 CAR-UWO.

• 11

  Het opleggen van (voorwaardelijke) disciplinaire straffen op grond van artikel 16:1:2 eerste lid, onder a, b, c, d en e CAR-UWO.

• 12

  Gedwongen overplaatsing.

• 13

  Het opleggen van een verplichting tot het vergoeden van door de gemeente geleden schade op grond van artikel 15:1:12 CAR-UWO.

• 14

  Het opleggen van de verplichting in of meer nabij zijn standplaats te gaan wonen, als bedoeld in artikel 15:1:17 CAR-UWO.

• 15

  Het opleggen van de verplichting tot het betrekken van een dienstwoning, als bedoeld in artikel 15:1:18 CAR-UWO.

• 16

  Het opdragen van andere werkzaamheden onder andere in tijden van oorlog.

• 17

  Het uitvoeren van de regeling klokkenluiders.

• 18

  Het toepassen van hardheidsclausules van alle door het college vastgestelde (uitvoerings)regelingen.

• 19

  Het jaarlijks aanwijzen van verplichte brugdagen.

• C.

  Overige aangelegenheden

Niet van toepassing.

Bijlage 4

Behorende bij het besluit d.d.19 december 2017

Bevoegdheden die ingevolge artikel 4, eerste lid, van het Mandaatbesluit Súdwest-Fryslân 2018 blijven voorbehouden aan de directeuren.

• A.

  Bestuurlijk-Juridische aangelegenheden

Publiekrecht

Niet van toepassing.

Privaatrecht

Aanbestedingen

Niet van toepassing.

Contracten

Niet van toepassing.

Civiele procedures

Niet van toepassing.

Overige privaatrechtelijke rechtshandelingen

Niet van toepassing.

Machtiging

Niet van toepassing.

• B.

  Personeelsaangelegenheden

• 1.

  Rechtspositionele besluiten ten aanzien van de teammanagers, zoals het aanstellen en ontslaan (op eigen verzoek), het toekennen van salaris bij aanstelling, het toekennen van (flexibele) beloning, verlof, toelagen en vergoedingen, etc.

• 2.

  Uitvoering geven aan artikel 15:1:e CAR UWO voor waar het nevenfuncties van de teammanagers betreft.

• C.

  Overige aangelegenheden

Niet van toepassing.

Bijlage 5

Behorende bij het besluit d.d. 19 december 2017

Bevoegdheden die ingevolge artikel 5, eerste lid, van het Mandaatbesluit Súdwest-Fryslân 2018 blijven voorbehouden aan de teammanagers.

• A.

  Bestuurlijk-Juridische aangelegenheden

Publiekrecht

• 1.

  Het nemen van besluiten tot het toepassen, het weigeren toe te passen of het beëindigen van de toepassing van handhavingsinstrumenten, conform vastgesteld beleid.

• 2.

  Het nemen van besluiten tot het verlenen, weigeren, vaststellen, wijzigen en intrekken van subsidie conform vastgesteld beleid voor een bedrag hoger dan € 5.000,-.

• 3.

  Het nemen van besluiten over het verstrekken van subsidie waarvoor geen beleid/gemeentelijk voorschrift is vastgesteld voor bedrag tot € 5.000, voor zover passend binnen de budgettaire kaders.

• 4.

  Het aanvragen van vergunningen en ontheffingen en het doen van meldingen ten behoeve van de eigen organisatie.

• 5.

  Het nemen van besluiten over verzoeken om planschade en nadeelcompensatie tot een bedrag van € 25.000 mits het besluit conform het advies van de wettelijke adviseur is.

• 6.

  Het nemen van besluiten tot het aanvragen van subsidie ten behoeve van de gemeente.

• 7.

  Het nemen van besluiten op schriftelijk ingediende klachten die in behandeling zijn genomen.

Privaatrecht

Aanbestedingen

Besluiten inzake gunnen c.q. niet gunnen

• 1.

  Het nemen van een gunningbesluit na een Europese, nationale dan wel meervoudig onderhandse aanbestedingsprocedure en het aangaan van de daaruit voortvloeiende overeenkomsten voorzover vallend binnen de toegekende budgetten i

• 2.

  Het niet gunnen van een opdracht na een aanbesteding.

Contracten

Civiele procedures

Niet van toepassing.

Overige privaatrechtelijke rechtshandelingen

• 1.

  Het nemen van besluiten over verzoeken om schadevergoeding tot een bedrag van € 50.000,-, voor zover dergelijke verzoeken op grond van de verzekeringspolis niet aan de verzekeraar worden overgedragen.

• 2.

  Het namens de gemeente uitbrengen van een offerte voor een door de gemeente te verrichten levering of dienst.

• 3.

  Het ontzeggen van de toegang tot gebouwen die in eigendom of gebruik zijn bij de gemeente, voor zover de ontzegging geldt voor een periode van maximaal 12 weken en met uitzondering van schoolgebouwen.

Machtiging 

• 1.

  Behoudens verleende volmachten aan derden, het ondertekenen van notariële akten.

• B.

  Personeelsaangelegenheden

• 1.

  Rechtspositionele besluiten ten aanzien van de medewerkers, zoals het aanstellen en ontslaan (op eigen verzoek), het toekennen van salaris en toepassing  van artikel 3:4 CAR-UWO,etc.

• 2.

  Het nemen van beslissingen ten aanzien van het toekennen van vergoedingen en toelagen op grond van artikel 3:10, 3:11, 3:12, 3:13, 3:14, 3:16, 3:17 en 3:18 CAR-UWO.

• 3.

  Het verlenen van ontslag op eigen verzoek als bedoeld in artikel 8:1 CAR-UWO.

• 4.

  Het verlenen van ontslag wegens het bereiken van de AOW-gerechtigde leeftijd als bedoeld in artikel 8:2 CAR-UWO.

• 5.

  Het nemen van beslissingen ten aanzien van overlijdensuitkeringen aan nagelaten betrekkingen van overleden ambtenaren op grond van artikel 3:23 CAR-UWO.

• 6.

  Het aanstellen voor onbepaalde tijd na proeftijdperiode.

• 7.

  Het besluiten op het verzoek om wijziging van de arbeidstijd.

• 8.

  Het inlenen van extern personeel.

• 9.

  Het verlenen van bijzonder verlof.

• 10.

  Het verlenen van studiefaciliteiten.

• 11

  Het verplicht stellen tot het volgen van een opleiding.

• 12

  Het nemen van besluiten op grond van artikel 15:1:16 CAR-UWO, dragen van een uniform of dienstkleding.

• 13

  Het opleggen van een verbod om de werkzaamheden te vervullen in verband met het in contact staan of kort geleden heeft gestaan met een persoon met een Infectieziekte op grond van artikel 15:1:20 CAR-UWO.

• 14

  Het toekennen van een waarnemingsvergoeding aan medewerkers op grond van artikel 3:10 CAR-UWO.

• 15

  Het toekennen van een (flexibele) beloning aan medewerkers, zoals omschreven in de uitvoeringsafspraken in hoofdstuk 3 CAR-UWO.

• 16

  Het verlenen van een schadeloosstelling en vergoeding van kosten in niet elders voorziene gevallen op grond van artikel 15:1:25 CAR-UWO.

• 17

  Uitvoering geven aan artikel 15:1:e CAR UWO voor waar het nevenfuncties van de medewerkers betreft.

• C.

  Overige aangelegenheden

Niet van toepassing.

Toelichting

Toelichting op het Mandaatbesluit

Behorende bij besluit d.d. 19 december 2017

Inleiding

Voor u ligt het geactualiseerde mandaatbesluit van de gemeente Súdwest-Fryslân. In artikel 10:1 van de Algemene wet bestuursrecht (Awb) wordt mandaat omschreven als de bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan besluiten te nemen. Het kan een ambtenaar zijn, een bestuurder zelf, of zelfs iemand van buiten de gemeentelijke organisatie (bijv. politie). De bevoegdheid in mandaat wordt uitgeoefend onder verantwoordelijkheid van het oorspronkelijke bevoegde orgaan. De gemandateerde kan namens de mandaatgever besluiten nemen. Deze besluiten worden toegerekend aan het bestuursorgaan zelf. Het bestuursorgaan verliest de bevoegdheid om zelf het besluit te nemen niet en kan dit ook te allen tijde doen. Ook betekent dit dat bezwaar en beroep tegen een in mandaat genomen besluit wordt ingesteld tegen het bestuursorgaan zelf en niet tegen de ambtenaar die het besluit feitelijk heeft genomen.

Methodiek

De methodiek die in deze mandaatregeling wordt toegepast wijkt af van de gangbare methodiek. Gebruikelijk is om in de mandaatregeling alle gemandateerde bevoegdheden expliciet te benoemen, vaak onder verwijzing naar het wetsartikel waarin die bevoegdheid is neergelegd. Deze methode heeft vanzelfsprekend positieve en negatieve gevolgen.

Positieve gevolgen zijn dat vrij nauwkeurig kan worden nagegaan aan welke functionaris welke bevoegdheid is gemandateerd. Is een bepaalde bevoegdheid niet opgenomen in de mandaatregeling (bijvoorbeeld uitvoeringsbesluiten op grond van een verordening van een latere datum dan de datum waarop de mandaatregeling is vastgesteld) dan is dus uitsluitend het college dan wel burgemeester bevoegd om die besluiten te nemen. Negatieve gevolgen van deze methodiek zijn dat dergelijke mandaatbesluiten snel "verouderen" en daardoor erg onderhoudsgevoelig zijn. Wetten worden voortdurend gewijzigd, er komen steeds nieuwe wetten bij of wetten worden juist ingetrokken. Dit alles maakt dat de mandaatregeling vrijwel voortdurend aan wijzigingen onderhevig is. Het uitgangspunt is dat bevoegdheden zo laag mogelijk in de organisatie worden gelegd om de organisatie zo slagvaardig mogelijk te maken.

De directeuren, maar ook de onder hen ressorterende functionarissen, moeten over die bevoegdheden beschikken om de hen toegekende taken adequaat en efficiënt uit te voeren. Dat impliceert tevens dat het bestuur haar medewerkers het vertrouwen schenkt dat zij op gepaste en verstandige wijze gebruik maken van en omgaan met hun bevoegdheden.

In deze mandaatregeling wordt de omgekeerde methodiek toegepast. Alle college- dan wel burgemeesterbevoegdheden worden gemandateerd tot op het laagste leidinggevend niveau, tenzij de bevoegdheid expliciet wordt voorbehouden aan een ander leidinggevende op een hoger niveau. Binnen de gemeentelijke praktijk is het gebruikelijk dat beslissingsbevoegdheden zo laag mogelijk in de organisatie worden uitgeoefend. Dit betekent dat mandaten niet alleen aan de directeuren worden verleend, maar ook aan teammanagers, of in een aantal gevallen aan gekwalificeerde medewerkers. De omgekeerde methodiek sluit hier goed op aan. Daarnaast wordt de mandaatregeling minder onderhoudsgevoelig doordat deze methode minder gevoelig is voor wijziging in wet- en regelgeving.

Ondertekening- en beslissingsmandaat

In het mandaatbesluit is degene die bevoegd is in mandaat een besluit te nemen tevens bevoegd dit besluit te ondertekenen. Uitgangspunt van het mandaatbesluit is dat alle bevoegdheden beslissingsmandaten betreffen, tenzij uitdrukkelijk anders aangegeven.

Met beslissingen worden hier zowel beslissingen gericht op rechtsgevolg bedoeld (besluiten in de zin van de Awb) als beslissingen die niet zijn gericht op rechtsgevolg. Een voorbeeld van een beslissing gericht op rechtsgevolg is een vergunning of een subsidiebesluit. Een voorbeeld van een beslissing die niet is gericht op rechtsgevolg is de vooraankondiging van een handhavings-besluit.

In de Awb (art: 10:11) wordt ook de figuur van “ondertekeningsmandaat” genoemd. Dit betreft echter geen mandaat in de zin van het nemen van een besluit, maar ziet slechts op de administratieve handeling van het ondertekenen van een besluit, dat door het bestuursorgaan zelf is genomen. Binnen de gemeentelijke praktijk wordt zeer beperkt gebruik gemaakt van ondertekeningsmandaten.

De bevoegdheid om in mandaat beslissingen te nemen impliceert de bevoegdheid tot ondertekening namens het bestuursorgaan.

Volmacht en machtiging

In deze mandaatregeling worden zowel publiekrechtelijke - als privaatrechtelijke bevoegdheden aan functionarissen toegekend. Dat betekent dat mandaat wordt verleend om publiekrechtelijke beslissingen te nemen, volmacht om privaatrechtelijke rechtshandelingen te verrichten en machtiging om handelingen te verrichten die noch een besluit, noch een privaatrechtelijke rechtshandeling zijn (artikel 10:12 Awb).

Volmacht en machtiging zijn niet als zodanig in het mandaatbesluit te onderscheiden. Toch is het van belang even bij volmacht (3:60 e.v. BW) stil te staan. Volmacht speelt een rol bij het optreden van de gemeente als rechtspersoon naar burgerlijk recht. Een voorbeeld kan hierbij wellicht duidelijkheid verschaffen. Als de gemeente (als rechtspersoon) een koopovereenkomst sluit, is het college op grond van de Gemeentewet het bevoegde orgaan om tot koop te beslissen. De ondertekening van de koopovereenkomst wordt echter door de burgemeester (ingevolge art. 171 Gemeentewet) gedaan. Het college kan een ambtenaar een volmacht verlenen om besluiten te nemen tot het aangaan van een overeenkomst. Toch zal de burgemeester nog steeds de overeenkomst moeten ondertekenen, tenzij deze aan een ambtenaar volmacht verleent om de gemeente namens hem te vertegenwoordigen.

De schakelbepaling van artikel 10:12 Awb zorgt ervoor dat de publiekrechtelijke vereisten die gelden voor mandaatverlening overeenkomstig gelden voor het verlenen van volmachten (en machtigingen). In het vervolg van deze toelichting wordt gemakshalve verder uitsluitend over mandaat gesproken, tenzij er specifiek aanleiding is om over volmacht of machtiging te spreken.

Ondermandaat

Er bestaat een mogelijkheid om door te mandateren (ondermandaat). Degene die mandaat heeft gekregen is bevoegd aan anderen door te mandateren. In bijlage 7 bij dit mandaatbesluit is het ondermandaatbesluit toegevoegd. Ondermandaat dat buiten de bijlage om wordt verleend, dient eerst aan het MT te worden voorgelegd.

Het ondermandaatbesluit heeft als praktisch voordeel dat b.v. een teammanager kan bepalen of en wie hij/zij een bevoegdheid geeft; anderzijds is een eventueel nadeel dat deze constructie geen eenduidig beeld meer geeft van het mandaatbesluit.

Uitzonderingen mandaat

Op 6 augustus 2003 heeft de Raad van State uitspraak gedaan in een zaak tegen de gemeente Maasbree. In die uitspraak heeft de Raad van State zich uitgelaten over een onderdeel van de mandaatregeling van Maasbree in die zin dat een daarin opgenomen passage door de Raad van State "voor velerlei uitleg vatbaar en onduidelijk" werd gekwalificeerd, "waardoor zij aanleiding kan geven tot misverstanden". Dit heeft ertoe geleid dat er in deze regeling naar is gestreefd zo concreet mogelijk te zijn over het niveau waarop bevoegdheden zijn neergelegd.

Om een bevoegdheid te mandateren is geen wettelijke grondslag vereist. Mandatering is toegestaan tenzij een wettelijk voorschrift, of de aard van de bevoegdheid zich tegen de mandaatverlening verzet (art. 10:3 1e lid Awb). Daarom moet bij het verlenen van een mandaat telkens nagegaan worden of de wettelijke regeling waarop de bevoegdheid is gebaseerd iets zegt over eventueel mandaat. Ook zal nagegaan moeten worden of er andere redenen zijn dat een mandaatverlening is uitgesloten. Bijvoorbeeld omdat er sprake is van besluitvorming met gekwalificeerde meerderheid, beperking van grondrechten, het vaststellen van algemeen verbindende voorschriften, het beslissen op een bezwaarschrift en dergelijke.

Uitgangspunt bij mandaat behoort te zijn dat het zaken betreft waaraan praktisch geen beleidsconsequenties zijn verbonden. Hierbij kunnen we denken aan gebonden beschikkingen, routinebesluiten en besluiten op basis van bekend gemaakt beleid. In bepaalde gevallen zal het bevoegde bestuursorgaan een terugkoppeling wensen alvorens er gebruik wordt gemaakt van de gemandateerde bevoegdheid. In het mandaatbesluit zijn een aantal criteria gegeven wanneer er terugkoppeling dient plaatst te vinden aan het bestuursorgaan dan wel portefeuillehouder. De criteria zijn niet allemaal even hard. Derhalve wordt een zeker inschattingsvermogen verlangd van de betrokken ambtenaar.

Relatie met het organisatiebesluit

Het is voor degenen die met de gemeente te maken hebben, of het nu gaat om het verkrijgen van een omgevingsvergunning of om het sluiten van een koopovereenkomst voor kopieerpapier dan wel, en niet in de laatste plaats, om de rechter die een besluit van de gemeente moet toetsen, van belang dat zij kunnen nagaan of het besluit door een bevoegde persoon is genomen en het contract door een bevoegde persoon is ondertekend. Bevoegdheden hebben dus te maken met het rechtmatig uitvoeren van taken. Daarom kan deze mandaatregeling niet los worden gezien van het organisatiebesluit, waarin is vastgelegd op welke wijze de taken van het gemeentebestuur in de organisatie zijn ondergebracht. In dit mandaatbesluit worden aan functionarissen uitsluitend de bevoegdheden toegekend die zij nodig hebben om de taken te kunnen uitvoeren die tot hun werkterrein behoren.

Het organisatiebesluit is door het college vastgesteld, evenals de mandaatregeling. Dat maakt het eenvoudig om beide producten optimaal op elkaar af te stemmen en om snel en efficiënt noodzakelijke wijzigingen door te voeren.

Treasury

In de mandaatregeling wordt de uitoefening van bevoegdheden op het gebied van treasury niet geregeld. De reden daarvoor is dat die bevoegdheden zijn gesteld in het Treasurystatuut, geldend voor de gemeente Súdwest-Fryslân. Dat statuut is door het college vastgesteld en geeft daarom de kaders waarbinnen de treasurybevoegdheden worden uitgeoefend.

Artikelsgewijze toelichting

Artikel 1

Spreekt voor zich.

Artikel 2

Lid 1:

In dit artikel worden de bevoegdheden die bij het college en de burgemeester berusten, gemandateerd aan de gemeentesecretaris. De gemeentesecretaris is het hoofd van de ambtelijke organisatie. Daarom worden alle bevoegdheden van het college en de burgemeester via de gemeentesecretaris aan de overige in de regeling genoemde functionarissen gemandateerd. De gemeentesecretaris is dus feitelijk het centrale punt van waaruit alle bevoegdheden in de organisatie worden verspreid. Het uitgangspunt van deze regeling is dat de bevoegdheden zodanig in de organisatie zijn neergelegd dat het slechts in uitzonderingssituaties nodig moet zijn om terug te vallen op een hoger bevoegdhedenniveau. In artikel 6 zijn de algemene uitzonderingen genoemd.

Lid 2:

Op grond van artikel 10:8 Awb kan een mandaatgever (in dit geval het college of de burgemeester) het mandaat te allen tijde intrekken. Die bevoegdheid wordt in het tweede lid ook toegekend aan de gemeentesecretaris. Dit maakt het mogelijk dat de gemeentesecretaris beslist dat hij bepaalde aangelegenheden voor een korte of langere tijd zelf af wil doen of dat hij in een concreet geval aangeeft dat het aan een onder hem ressorterende functionaris verleende mandaat voor dat geval niet geldt en hij het besluit zelf wil nemen. In het eerste geval gaat het om een min of meer structurele situatie en geldt de eis dat dit schriftelijk wordt vastgelegd en ter informatie aan het college wordt gezonden. Een dergelijk besluit zal ook op de gebruikelijke wijze bekend worden gemaakt, zodat dit ook naar buiten toe bekend en toetsbaar is. Bij incidentele gevallen is dat niet nodig.

Artikel 3

Lid 1:

Dit lid brengt de hiërarchische positie van de gemeentesecretaris tot uitdrukking. Alle bevoegdheden worden namelijk niet naast de gemeentesecretaris maar via hem aan de directeuren gemandateerd.

Lid 2:

In het tweede lid wordt de koppeling gelegd tussen de gemandateerde bevoegdheden en de bevoegdheden van de verschillende directeuren. Het mandaat van een directeur geldt voor die aangelegenheden waar hij als directeur voor verantwoordelijk is. Dit is gemeentebreed, want de ene directeur kan de andere directeur vervangen.

Lid 3:

Zie de toelichting bij artikel 2, tweede lid. In aanvulling daarop kan nog worden opgemerkt dat het bij het opstellen van deze regeling het uitgangspunt is geweest dat dezelfde bevoegdheden gemeentebreed ook op hetzelfde leidinggevende niveau worden neergelegd. Het moet niettemin mogelijk zijn om per domein of team, al dan niet tijdelijk, een bepaalde bevoegdheid op een hoger niveau neer te leggen. Als er bijvoorbeeld aan een team een financiële taakstelling is opgelegd kan dat voor een directeur aanleiding zijn om meer financiële bevoegdheden aan zichzelf voor te behouden. Als aan een domein een goedkeurende accountantsverklaring is onthouden kan dat ook aanleiding zijn voor een directeur om bepaalde bevoegdheden op een hoger niveau neer te leggen. Deze regeling geeft de grenzen aan waarbinnen de directeuren zelf kunnen beslissen of zij voor hun organisatieonderdeel daarin wijzigingen willen aanbrengen.

Artikel 4

Lid 1:

De aan de directeuren gemandateerde bevoegdheden worden gemandateerd aan de teammanagers, projectmanagers en programmamanagers. De aan de directeuren gemandateerde bevoegdheden zijn de bevoegdheden van de gemeentesecretaris, met uitzondering van de in bijlage 2 genoemde bevoegdheden die aan individuele functionarissen zijn voorbehouden en de in bijlage 3 genoemde bevoegdheden die aan de gemeentesecretaris zijn voorbehouden.

Lid 2, 3 en 4:

Ten aanzien van de teammanagers, projectmanagers en programmamanagers geldt dat zij hun bevoegdheden slechts mogen aanwenden ter uitvoering van de taken die aan hen zijn opgedragen. Voor projectmanagers en programmamanagers geldt dat dit voor binnen het genoemde budget geldt.

Lid 5:

Hierin komt de getrapte structuur van de mandaatverlening tot uiting. Op elk leidinggevend niveau wordt een aantal bevoegdheden voorbehouden, met andere woorden, uitgezonderd van het mandaat.

Artikel 5

Lid 1:

Dit is een herhaling van artikel 10:9 Awb en hier vooral voor de volledigheid en duidelijkheid naar de eigen organisatie opgenomen. Voor het ondermandaat is toestemming van de oorspronkelijke mandaatverlener noodzakelijk. Deze toestemming kan ook op een later moment dan bij de oorspronkelijk mandaatverlening worden gegeven.

Lid 2:

Als bijlage 7 bij dit mandaatbesluit is het ondermandaatbesluit toegevoegd. Hierin zijn een aantal bevoegdheden, met name op het gebied van sociale zaken, opgenomen waarbij de teammanager (en andere leidinggevenden) die ondermandateert aan onder hem ressorterende ambtenaren.

Artikel 6

Algemeen: Bij de uitoefening van de gemandateerde bevoegdheden dienen alle van toepassing zijnde wetten, algemene maatregelen van bestuur, voorschriften, verordeningen, raadsbesluiten, circulaires, aanwijzingen, richtlijnen etc, in acht te worden genomen. Ten aanzien van bevoegdheden die zowel ten laste van de gemeente financiële gevolgen hebben geldt bovendien dat hierin in de begroting van de gemeente moet zijn voorzien.

Lid 1:

Om een bevoegdheid te mandateren is geen wettelijke grondslag vereist. Mandatering is toegestaan tenzij een wettelijk voorschrift, of de aard van de bevoegdheid zich tegen de mandaatverlening verzet (art. 10:3, eerste lid Awb). Daarom moet bij het verlenen van een mandaat telkens nagegaan worden of de wettelijke regeling waarop de bevoegdheid is gebaseerd iets zegt over eventueel mandaat. Ook zal nagegaan moeten worden of er andere redenen zijn dat een mandaatverlening is uitgesloten. Bijvoorbeeld omdat er sprake is van besluitvorming met gekwalificeerde meerderheid, beperking van grondrechten, het vaststellen van algemeen verbindende voorschriften, het beslissen op een bezwaarschrift en dergelijke.

Lid 2:

Mocht het mandaatbesluit verschillen met de budgethoudersregeling dan bepaald dit lid dat de Budgethoudersregeling prevaleert boven het mandaatbesluit.

Artikel 7

Spreekt voor zich.

Artikel 8

Uitgangspunt bij mandaat behoort te zijn dat het zaken betreft waaraan praktisch geen beleidsconsequenties zijn verbonden. Hierbij kunnen we denken aan gebonden beschikkingen, routinebesluiten en besluiten op basis van bekend gemaakt beleid. In bepaalde gevallen zal het bevoegde bestuursorgaan een terugkoppeling wensen alvorens er gebruik wordt gemaakt van de gemandateerde bevoegdheid. In het mandaatbesluit is een aantal begrenzingen opgesteld t.a.v. het gebruik van gemandateerde bevoegdheden.

Op grond van een uitspraak van de Afdeling bestuursrechtspraak van de Raad van State van 6 augustus 2003 is het criterium “politiek gevoelige zaken” voor velerlei uitleg vatbaar en onduidelijk. Dit is in strijd met afdeling 10.1.1 van de Awb.

Ook zijn een aantal begrippen in dit artikel opgenomen die onbepaald zijn te noemen. Daarom zijn ze ook in dit artikel opgenomen en niet in artikel 6 (algemene uitzonderingen).

Op grond van dit artikel kan bijvoorbeeld een portefeuillehouder beslissen dat een aangelegenheid door het college moet worden afgedaan. Dat impliceert dat gevoelige kwesties tijdig aan de portefeuillehouder moeten worden voorgelegd. Leidinggevenden worden verondersteld te kunnen beoordelen welke zaken als een dergelijke gevoelige kwestie moeten worden beschouwd.

In grote lijnen betekent dit dus dat de in dit artikel genoemde gevallen de verplichting bestaat de beslissing voor te leggen aan het bestuursorgaan. De criteria zijn niet allemaal even hard.

Van de betrokken ambtenaar van de gemeente mag worden verwacht dat zij dergelijke begrippen op hun juiste waarde weten te schatten en daar op zorgvuldige wijze mee kunnen omgaan.

Artikel 9

In de Awb (art: 10:11) wordt ook de figuur van “ondertekeningsmandaat” genoemd. Dit betreft echter geen mandaat in de zin van het nemen van een besluit, maar ziet slechts op de administratieve handeling van het ondertekenen van een besluit, dat door het bestuursorgaan zelf is genomen. Binnen de gemeentelijke praktijk wordt zeer beperkt gebruik gemaakt van ondertekeningsmandaten. Degene die bevoegd is in mandaat een besluit te nemen is hiermee tevens bevoegd dit besluit te ondertekenen.

Uitgangspunt van het mandaatbesluit is dat alle bevoegdheden beslissingsmandaten betreffen, tenzij uitdrukkelijk anders aangegeven (zie bijvoorbeeld op het gebied van sociale zaken in het bijgevoegde ondermandaatbesluit).

Artikel 10

Indien een directeur of teammanager afwezig is, dan wordt deze horizontaal vervangen door een leidinggevende van een ander domein c.q. een ander team. In andere gevallen wordt bij afwezigheid verticaal vervangen.

Artikel 11

Dit artikel vormt een weerslag van artikel 10:12 Awb. Door dit artikel wordt duidelijk dat de mandaatregeling niet slechts betrekking heeft op het publiekrechtelijk handelen van de gemeente maar op al het handelen, dus ook privaatrechtelijk en feitelijk handelen.

Een voorbeeld van volmacht is de bevoegdheid tot het aangaan van overeenkomsten en een voorbeeld van een machtiging is de bevoegdheid om een betaling te verrichten of om tarieven vast te stellen voor commerciële dienstverlening door de gemeente.

Volmacht is de privaatrechtelijke evenknie van mandaat. Volmacht is geregeld in het Burgerlijk Wetboek, boek 3 art. 60 e.v. en wordt via de schakelbepaling in de Awb (art. 10:12) gelijkgesteld met mandaat. Volmacht is niet als zodanig in het mandaatbesluit te onderscheiden. Toch is het van belang even bij dit rechtsfiguur stil te staan.

Volmacht speelt een rol bij het optreden van de gemeente als rechtspersoon naar burgerlijk recht.

Een voorbeeld kan hierbij wellicht duidelijkheid verschaffen.

Als de gemeente (als rechtspersoon) een koopovereenkomst sluit, is het college op grond van de Gemeentewet het bevoegde orgaan om tot koop te beslissen. De ondertekening van de koopovereenkomst wordt echter door de burgemeester (ingevolge art. 171 Gemeentewet) gedaan. Het college kan een ambtenaar een volmacht verlenen om besluiten te nemen tot het aangaan van een overeenkomst. Toch zal de burgemeester nog steeds de overeenkomst moeten ondertekenen, tenzij deze aan een ambtenaar volmacht verleent om de gemeente namens hem te vertegenwoordigen.

Artikel 12

Het mandaat verleend aan de personen, die niet werkzaam zijn onder verantwoordelijkheid van de mandaatgever, zijn in bijlage 6 opgenomen.

Artikel 13

Wijziging van het mandaatbesluit wordt gecoördineerd door het team Juridische en Veiligheidszaken. De kern van de procedure is dat de teams zelf verantwoordelijk zijn voor het aanleveren van informatie die nodig is om tot mandatering te komen. Het team Juridische en Veiligheidszaken is verantwoordelijk voor een goede verwerking in het mandaatbesluit.

Artikel 14

Spreekt voor zich.

Artikel 15

Spreekt voor zich.

Artikel 16

Spreekt voor zich.