Regeling vervallen per 14-10-2020

Archiefverordening Súdwest-Fryslân 2018

Geldend van 20-12-2018 t/m 13-10-2020

Intitulé

Archiefverordening Súdwest-Fryslân 2018

De raad van de gemeente Súdwest-Fryslân;

gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 2 oktober 2018;

gelet op artikel 30, eerste lid van de Archiefwet 1995 en artikel 149 van de Gemeentewet;

b e s l u i t :

vast te stellen

de Archiefverordening Súdwest-Fryslân 2018.

Artikel 1 Zorgplicht burgemeester en wethouders

  • 1.

    Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het ontwikkelen en uitvoeren van het beleid ter zake van de wettelijke taken en verantwoordelijkheden op grond van de Archiefwet 1995 en de interne regels ten behoeve van het beheer van archiefbescheiden van de gemeentelijke organen.

  • 2.

    Burgemeester en wethouders dragen hierbij zorg voor de onderlinge samenhang met andere onderdelen van het gemeentelijk informatiebeleid en treffen daartoe de nodige maatregelen.

Artikel 2 Taken gemeentesecretaris

  • 1.

    In afwijking van artikel 32, tweede lid, van de Archiefwet 1995 is, onder de bevelen van burgemeester en wethouders, de gemeentesecretaris belast met het toezicht op de naleving van het bepaalde bij of krachten de Archiefwet 1995 ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden van gemeentelijke organen voor zover deze archiefbescheiden niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

  • 2.

    De gemeentesecretaris brengt jaarlijks aan burgemeester en wethouders verslag uit over het beheer van de archiefbewaarplaats en de archiefbescheiden die hiernaartoe zijn overgebracht en over het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die niet zijn.

  • 3.

    De gemeentesecretaris kan daarnaast op verzoek of op eigen initiatief advies uitbrengen aan burgemeester en wethouders over het beheer van de archiefbewaarplaats en de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

Artikel 3 Verantwoording door burgemeester en wethouders

Burgemeester en wethouders informeren de gemeenteraad jaarlijks over de uitoefening van de aan hen opgedragen zorg voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen. Zij voegen daarbij in ieder geval:

  • a.

    het verslag van de gemeentesecretaris, bedoeld in artikel 2, eerste lid;

  • b.

    voor zover van toepassing, de gedurende de betreffende periode door de gemeentesecretaris aan hen uitgebrachte adviezen, bedoeld in artikel 2, tweede lid, en

  • c.

    een voorstel voor de in het kader van de zorgplicht voor de archiefbescheiden te treffen maatregelen, zo nodig voorzien van een kostenraming.

Artikel 4 Opname in de archiefbewaarplaats van bescheiden van particulieren

De gemeentesecretaris kan met instemming van de rechthebbende bescheiden van instellingen of personen, ongeacht hun vorm, in de archiefbewaarplaats opnemen als deze naar zijn oordeel van historische waarde zijn. Er moet dan wel inzichtelijk worden gemaakt wat het gaat kosten. Het moet dan aan het college worden voorgelegd aan de hand van een collegevoorstel. Zij besluiten dan over mogelijke opname in de gemeentelijke archiefbewaarplaats.

Artikel 5 Intrekking oude verordening

De Archiefverordening gemeente Súdwest- Fryslân van 14 november 2013 wordt ingetrokken.

Artikel 6 Inwerkingtreding en citeertitel

  • 1.

    Deze verordening treedt in werking na de dag van bekendmaking.

  • 2.

    Deze verordening wordt aangehaald als: Archiefverordening gemeente Súdwest-Fryslân 2018.

Ondertekening

Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 13 december 2018,

mr. drs. J.A. de Vries, voorzitter

G.W. Stegenga, griffier