Mandaatbesluit Súdwest Fryslân 2011

Ondertekening

1

Aangelegenheden welke ingevolge artikel 2, derde lid van het Mandaatbesluit 2011 blijven

voorbehouden aan het college respectievelijk de burgemeester

Behorende bij besluit nummer ???? van 11 januari 2011

A. Bestuurlijk-Juridische aangelegenheden

Publiekrecht

1. Het doen van voorstellen aan de raad.

2. Het vaststellen van de organisatieverordening.

3. Het vaststellen van regels omtrent de ambtelijke organisatie

4. Het nemen van besluiten op bezwaarschriften, gericht aan het college dan wel

burgemeester.

5. Het nemen van besluiten op schriftelijk ingediende klachten die in behandeling zijn

genomen.

6. Het vaststellen van algemeen verbindende voorschriften en beleidsregels, voor zover

deze niet door de raad worden vastgesteld.

7. Het nemen van besluiten om bezwaar of (administratief) beroep aan te tekenen of een

verzoek om (wijziging of opheffing van) een verzoek om voorlopige voorziening in te

dienen namens de gemeente of het gemeentebestuur in administratiefrechtelijke

procedures.

8. Het nemen van besluiten waarbij wordt afgeweken van het beleid, richtlijnen en/of

voorschriften.

9. Het nemen van besluiten op verzoeken om informatie op grond van de Wet openbaarheid

van bestuur, die betrekking hebben op een ramp als bedoeld in de Wet rampen en zware

ongevallen.

10. Het nemen van besluiten over verzoeken om planschade en nadeelcompensatie.

11. Het nemen van besluiten, indien ter voorbereiding van deze besluiten een uniforme

openbare voorbereidingsprocedure (afdeling 3.4 Awb) is gevoerd en zienswijzen,

bedenkingen of inspraakreacties zijn ingebracht.

12. Het nemen van besluiten ten aanzien van het ontzeggen van de toegang tot gebouwen

die in eigendom of gebruik zijn bij de gemeente, voor zover de ontzegging geldt voor een

langere periode dan 24 uur en met uitzondering van schoolgebouwen.

13. Het nemen van beslissingen die zijn neergelegd in een document, gericht tot:

a. de raad;

b. de Koningin en andere leden van het Koninklijk Huis;

c. de raad van ministers van het Koninkrijk, de ministerraad of een daaruit gevormde

onderraad of commissie, ministers en staatssecretarissen;

d. de voorzitter van de Eerste of Tweede Kamer der Staten-Generaal of van een uit die

Kamer gevormde commissie;

e. de vice-president van de Raad van State;

f. de president van de Algemene Rekenkamer;

g. de Nationale Ombudsman, voor zover het correspondentie betreft terzake van formele

klachten;

h. enig bestuursorgaan van een waterschap, provincie of Rijk.

14. Het besluit tot oninbaar verklaren van vorderingen, met uitzondering van het oninbaar

verklaren van belastingen, met dien verstande dat de portefeuillehouder Financiën het

besluit tot oninbaar verklaren van vorderingen tot maximaal € 2.500,- kan nemen.

15. Het besluit tot oninbaar verklaren van openstaande belastingaanslagen met dien

verstande dat aan de portefeuillehouder Financiën het besluit tot oninbaar verklaren van

openstaande belastingaanslagen tot een maximum van € 5.000- per aanslag kan nemen.

16. Aan de burgemeester blijft voorbehouden het nemen van een besluit op grond van de

Wet tijdelijk huisverbod.

17. Aan de burgemeester blijft voorbehouden het besluit inhoudende een last tot inbewaring

stelling (psychiatrisch ziekenhuis) in het kader van de Wet bijzondere opneming in

psychiatrische ziekenhuizen.

Privaatrecht

Aanbestedingen

1. Het nemen van besluiten om af te wijken van het vastgestelde aanbestedingsbeleid.

2. Het nemen van gunningsbesluiten en het afsluiten van de daaruit voortvloeiende

overeenkomsten voorzover het aanbestedingen betreft die onder de Europese richtlijn

vallen.

Contracten

1. Het besluit tot het aangaan van PPS-constructies, convenanten, intentieverklaringen, en

bestuursovereenkomsten.

2. Het besluit tot het aangaan van overeenkomsten met een financiële waarde buiten de

toegekende budgetten en vastgestelde kaders.

3. Het besluit tot het aangaan van overeenkomsten indien:

a. op grond van de Gemeentewet het college de raad vooraf over de overeenkomst moet

informeren, omdat de raad daarom heeft verzocht;

b. op grond van de Gemeentewet de raad in de gelegenheid moet worden gesteld zijn

wensen en bedenkingen ten aanzien van de overeenkomst ter kennis van het college te

brengen omdat deze ingrijpende gevolgen voor de gemeente kan hebben;

c. de raad ter zake om informatie heeft gevraagd.

4. Het afgeven van garanties.

5. Het vaststellen van tarieven voor commerciële dienstverlening aan derden.

Civiele procedures

1. Het besluit tot het aangaan van een civiele procedure.

2. Het besluit hoger beroep of cassatie aan te tekenen namens de gemeente of het

gemeentebestuur in civiele procedures.

3. Het nemen van besluiten t.a.v. alternatieve geschillenbeslechting, niet zijnde arbitrage of

het voorleggen van geschillen aan scheidslieden voor zover afspraken daarover vooraf

schriftelijk zijn vastgelegd.

Overige privaatrechtelijke rechtshandelingen

1. Het besluit tot de oprichting van of de deelneming in rechtspersonen.

2. Het besluit tot aanvaarding of afwijzing van erfstellingen/legaten/schenkingen.

3. Het aanvaarden van een aanbod tot sponsoring.

4. Het aanvragen van surseance van betaling en faillissement.

5. Het nemen van besluiten over verzoeken om schadevergoeding boven een bedrag ad

€ 50.000,- voor zover dergelijke verzoeken op grond van de verzekeringspolis niet aan de

verzekeraar moeten worden overgedragen.

Machtiging

Het ondertekenen van overeenkomsten met een ander bestuursorgaan, waarbij de wederpartij

wordt vertegenwoordigd door een bestuurder, met dien verstande dat in dat geval de

burgemeester een machtiging kan verlenen aan een wethouder.

B. Personeelsaangelegenheden

Bevoegdheden t.a.v. individuele personeelsleden

1. Het aanstellen en ontslaan van de directeuren, afdelingsmanagers en teammanagers, op

voordracht van de gemeentesecretaris.

2. Het vaststellen van functieniveaus.

3. Het aanhouden van een ontslagverzoek als strafontslag wordt overwogen.

4. Het aanhouden van een ontslagverzoek totdat er een uitspraak is van de strafrechter of

het besluit tot disciplinaire bestraffing onherroepelijk is geworden.

5. Het verlenen van ontslag wegens reorganisatie of verminderde behoefte aan

arbeidskrachten.

6. Het verlenen van strafontslag.

7. Het verlenen van ontslag wegens onbekwaamheid of ongeschiktheid.

8. Het (gedeeltelijk) inhouden van salaris tijdens een schorsing in het kader van een

ordemaatregel.

9. Het inzetten van ambtenaren in geval van een staking bij een particulier bedrijf.

10. Het staken van de bezoldiging als bedoeld in artikel 3:1:1, vierde lid CAR.

11. Het (gedeeltelijk) vervallen verklaren van het wachtgeld als bedoeld in artikel 10:22 CAR.

12. Het (gedeeltelijk) vervallen verklaren van de uitkering als bedoeld in artikel 11:26 CAR.

13. Het inhouden op de bezoldiging tijdens schorsing, als bedoeld in artikel 8:15:2 CAR.

14. Het verlenen van toestemming tot het vervullen van nevenfuncties door directieleden als

bedoeld in artikel 15:1 e CAR.

15. Het opleggen van disciplinaire straffen.

16. Het toestemmen om nevenwerkzaamheden te verrichten.

17. Het gedwongen overplaatsen naar een ander organisatieonderdeel.

18. Het gedwongen overplaatsen in het belang van het team, de afdeling of gemeente, voor

zover de overplaatsing plaatsvindt binnen de eigen gemeente.

19. Het opleggen van een verplichting tot het vergoeden van door de gemeente geleden

schade.

20. Het verlenen van toestemming tot het dragen van een uniform of dienstkleding bij het

deelnemen aan betogingen of optochten.

21. Het opleggen van de verplichting in of meer nabij zijn standplaats te gaan wonen.

22. Het opleggen van de verplichting tot het betrekken van een dienstwoning.

23. Het toekennen van salaris bij aanstelling van directeur, afdelingsmanager en

teammanager.

24. Het toekennen van extra salarisverhoging voor een directeur en afdelingsmanager.

25. Het toekennen van een persoonlijke toelage voor een directeur en afdelingsmanager

C. Overige aangelegenheden

1. Het benoemen van personen als vertegenwoordiger van de gemeente Súdwest Fryslân

in bestuurs- en toezichthoudende organen van publiekrechtelijke- en privaatrechtelijke

rechtspersonen.

2. Het benoemen van personen in adviesorganen van het college.

3. Het benoemen van personen in bestuurscommissies als bedoeld in artikel 83 van de

Gemeentewet.

4. Het benoemen van personen in commissies als bedoeld in artikel 84 van de

Gemeentewet.

2

Aangelegenheden welke ingevolge artikel 3, vierde lid van het Mandaatbesluit 2011 blijven

voorbehouden aan de in deze bijlage genoemde functionarissen

Behorende bij besluit nummer ?? van 11 januari 2011

A. Bestuurlijk-Juridische aangelegenheden

Publiekrecht

Aan de teammanager van het team Juridische en Veiligheidszaken en de teammanager van het

team Informatievoorziening blijven voorbehouden de bevoegdheid tot:

a. het doen van meldingen aan het College Bescherming Persoonsgegevens;

b. het nemen van beslissingen op verzoeken om informatie, één en ander in het kader van de

Wet bescherming persoonsgegevens.

Privaatrecht

Aanbestedingen

n.v.t.

Contracten

n.v.t.

Civiele procedures

n.v.t.

Overige privaatrechtelijke handelingen

1. Aan de teammanager van het team Juridische en Veiligheidszaken blijft voorbehouden

de bevoegdheid tot het aangaan van verzekeringsovereenkomsten t.b.v.

a. in beheer zijnde gebouwen, accommodaties, objecten etc. incl. inventaris, alsmede

van gemeente-eigendommen waarvan de verzekering niet aan anderen is opgedragen;

b. machines, vervoermiddelen, gereedschappen e.d. die eigendom zijn van de gemeente;

c. bij de gemeente in dienst zijnde personeel of daarmee gelijk te stellen personen;

d. ter dekking van bepaalde risico’s bij de uitvoering van werken;

e. de aansprakelijkheid jegens de gemeente.

2. Aan de bij een incident betrokken hoogste operationeel leidinggevende van de

brandweer blijft voorbehouden de bevoegdheid om, tijdens diens taakuitvoering,

overeenkomsten aan te gaan die naar zijn oordeel nodig zijn om een aanwezige of

dreigende onveilige situatie te doen beëindigen of te voorkomen.

3. Aan de (piket)ambtenaar rampenbestrijding is voorbehouden om ten tijde van een GRIP

1 situatie de algehele coördinatie te verzorgen voor alle in te zetten gemeentelijke

diensten.

4. Aan de (piket)ambtenaar rampenbestrijding is voorbehouden om ten tijde van een GRIP

1 situatie tot een maximum bedrag van € 10.000,- opdrachten te verlenen aan externen

ten behoeve van het beperken of bestrijden van de gevolgen van een (dreigende) ramp

of calamiteit.

5. Aan de (piket)ambtenaar rampenbestrijding is voorbehouden om ten tijde van een GRIP

1 situatie opdrachten te verlenen aan externen ten behoeve van het beperken of

bestrijden van de gevolgen van een (dreigende) ramp of calamiteit boven het bedrag van

€ 10.000,- met een maximum van € 50.000,- na hier overleg over te hebben gevoerd met

de burgemeester.

6. Aan de brandweercommandant blijft voorbehouden het afgeven van een machtiging voor

het gebruik van een sleutelbuissysteem.

Machtiging

n.v.t.

B. Personeelsaangelegenheden

Aan het lid van de directie, verantwoordelijk voor Human Resource blijven de volgende

bevoegdheden voorbehouden:

1. Het toekennen van een gratificatie.

2.. Het toekennen van extra salarisverhoging van teammanagers en afdelingshoofden.

3. Het toekennen van een persoonlijke toelage van teammanagers en afdelingshoofden.

4. Het nemen van beslissingen inzake het openstellen van vacatures

Aan de teammanager Human Resource blijven de volgende bevoegdheden voorbehouden:

1. Het nemen van beslissingen ten aanzien van overlijdensuitkeringen aan nagelaten

betrekkingen van overleden ambtenaren;

2. Het nemen van beslissingen ten aanzien van het toekennen van een BHV-toelage;

3. Het uitvoeren van de wachtgeldregeling en de suppletieregeling zoals deze gelden voor

wachtgelders die voor 1 januari 2001 zijn ontslagen;

4. Het verlenen van ontslag op eigen verzoek, waaronder pensioen en FPU.

C. Overige aangelegenheden

n.v.t.

3

Aangelegenheden welke ingevolge artikel 3, vijfde lid van het Mandaatbesluit 2011 blijven

voorbehouden aan de gemeentesecretaris

Behorende bij besluit nummer ??, van 11 januari 2011

A. Bestuurlijk-Juridische aangelegenheden

Publiekrecht

1. Het aanwijzen van vertegenwoordigers van de gemeente en de gemeentelijke

bestuursorganen in rechtsgedingen en bij de hoorzittingen van de commissie voor de

bezwaarschriften.

2. Het intrekken en het lager vaststellen van een subsidie.

Privaatrecht

Aanbestedingen

n.v.t.

Contracten

Het ontbinden van een overeenkomst.

Civiele procedures

Het aanwijzen van vertegenwoordigers van de gemeente en de gemeentelijke bestuursorganen

in civiele procedures.

Overige privaatrechtelijke rechtshandelingen

Het kwijtschelden en buiten invordering stellen van vorderingen met een financieel belang lager

dan € 10.000,-.

Machtiging

n.v.t.

B. Personeelsaangelegenheden

1. Het toekennen van een persoonlijke schaal.

2. Het toepassen van de hardheidsclausule van de bezoldigingsregeling.

3. Het toekennen van een waarnemingsvergoeding in bijzondere situaties.

4. Het verlenen van ontslag wegens arbeidsongeschiktheid.

5. Het opdragen van andere werkzaamheden onder andere in tijden van oorlog.

6. Het uitvoeren van de regeling klokkenluiders.

7. Het toepassen van hardheidsclausules van alle door het college vastgestelde

(uitvoerings-) regelingen.

8. Het jaarlijks aanwijzen van verplichte brugdagen.

9. Het opleggen van een schorsing als ordemaatregel.

C. Overige aangelegenheden

n.v.t.

4

Aangelegenheden welke ingevolge artikel 4, derde lid van het Mandaatbesluit 2011 blijven

voorbehouden aan de afdelingsmanagers.

Behorende bij besluit nummer ??

, d.d. 11 januari 2011

A. Bestuurlijk-Juridische aangelegenheden

Publiekrecht

1. Het nemen van besluiten tot het aanvragen van subsidie ten behoeve van de gemeente.

2. Het nemen van besluiten op grond van de Wet openbaarheid van bestuur, indien het

verzoek om informatie geheel of gedeeltelijk wordt geweigerd.

Privaatrecht

Aanbestedingen

n.v.t.

Contracten

n.v.t.

Civiele procedures

n.v.t.

Overige privaatrechtelijke rechtshandelingen

n.v.t.

Machtiging

n.v.t.

B. Personeelsaangelegenheden

1. Het toekennen van overwerkvergoeding in bijzondere situaties.

2. Het verlenen van een schadeloosstelling en vergoeding van kosten in niet elders

voorziene gevallen.

3. Het verlenen van verlof aan teammanagers.

4. Het toekennen van extra salarisverhoging voor medewerkers

5. Het toekennen van een persoonlijke toelage voor medewerkers

C. Overige aangelegenheden

n.v.t.

5

Aangelegenheden welke ingevolge artikel 4, vierde lid van het Mandaatbesluit 2011 blijven

voorbehouden aan de teammanagers.

Behorende bij besluit nummer ??, van 11 januari 2011

A. Bestuurlijk-Juridische aangelegenheden

Publiekrecht

1. Het nemen van besluiten tot het toepassen, het weigeren toe te passen of het beëindigen

van de toepassing van handhavingsinstrumenten, conform vastgesteld beleid.

2. Het nemen van besluiten tot het verlenen, weigeren, vaststellen, wijzigen en

terugvorderen van subsidie conform vastgesteld beleid.

3. Het aanvragen van vergunningen en ontheffingen en het doen van meldingen ten

behoeve van de eigen organisatie.

Privaatrecht

Aanbestedingen

Het nemen van (voorlopig) gunningsbesluiten en het afsluiten van de daaruit voortvloeiende

Overeenkomsten voorzover vallend binnen de toegekende budgetten en vastgestelde kaders.

Contracten

Het besluit tot het aangaan en ondertekenen van overeenkomsten, binnen de toegekende

budgetten en vast gestelde kaders.

Civiele procedures

n.v.t.

Overige privaatrechtelijke rechtshandelingen

1. Het nemen van besluiten over verzoeken om schadevergoeding tot een bedrag van

€ 50.000, voor zover dergelijke verzoeken op grond van de verzekeringspolis niet aan de

verzekeraar moeten worden overgedragen

2. Het namens de gemeente uitbrengen van een offerte voor een door de gemeente te

verrichten levering of dienst.

Machtiging

Behoudens verleende volmachten aan derden, het ondertekenen van notariële akten.

B. Personeelsaangelegenheden

1. Het aanstellen van medewerkers

2. Het aanstellen in vaste dienst na proeftijdperiode;

3. Het besluiten op het verzoek om arbeidstijdverkorting

5. Het inlenen van extern personeel.

6. De plaatsing van de ambtenaar in de voor zijn functie geldende schaal

7. Het toekennen van salaris bij aanstelling van medewerkers.

1. Het verplicht volgen van een opleiding.

2. Het verlenen van verlof.

3. Het verlenen van toestemming tot deelneming aan studiebijeenkomsten, congressen,

seminars e.d.

4. Het bepalen van functies waarvoor uniformkleding is verplicht.

5. Het opleggen van een verbod om de werkzaamheden te vervullen in verband met het in

contact staan of kort geleden heeft gestaan met een persoon met een infectieziekte.

C. Overige aangelegenheden

n.v.t.

Mandaatbesluit gemeenteraad gemeente Súdwest Fryslân 6

De raad van de gemeente Súdwest Fryslân;

gelet op afdeling 10.1.1 van de algemene wet bestuursrecht;

besluit vast te stellen het volgende mandaatbesluit;

Artikel 1. Ter uitvoering van de Arbeidsvoorwaardenregeling wordt een aantal bevoegdheden als volgt gemandateerd:

Bevoegdheid van de raad Mandaat aan:

1. Besluiten betreffende rechtspositionele aspecten die een relatie hebben met benoemingen zoals bepaling van de schaal en de inpassing van de griffier en de plaatsvervangend griffier.

Het presidium

2. Besluiten met betrekking tot vorming en opleiding, beoordeling en beloning van de griffier en de plaatsvervangend griffier. Het presidium

3. Besluiten betreffende benoeming, schorsing en ontslag van de medewerkers van de griffie, niet zijnde de griffier en de plaatsvervangend griffier.

De griffier

4. Besluitende betreffende rechtspositionele aspecten die een relatie hebben met benoemingen zoals bepaling van de schaal en de inpassing van de medewerkers van de griffie, niet zijnde de griffier en de plaatsvervangend griffier.

De griffier

5. Besluiten met betrekking tot vorming en opleiding, beoordeling en beloning van de medewerkers van de griffie niet zijnde de griffier of de plaatsvervangend griffier.

De griffier

6. Besluiten met betrekking tot aanstelling, overplaatsing, schorsing of ontslag -op eigen- verzoek van de medewerkers van de griffie niet zijnde de griffier en plaatsvervangend griffier.

De griffier

7. Besluiten tot het vaststellen van instructies en dienstopdrachten van de medewerkers van de griffie niet zijnde de griffier of de plaatsvervangend griffier.

De griffier

8. Het verlenen van vakantie en verlof aan de griffier. De voorzitter van de raad.

9. Het verlenen van vakantie en verlof aan de plaatsvervangend griffier en de medewerkers van de griffie. De griffier

Artikel 2

Ter voorbereiding van het werkgeversstandpunt in zaken die specifiek betrekking hebben op de griffie zal de griffier overleg voeren met de voorzitter van de raad en het werkgeversstandpunt inbrengen in het Georganiseerd Overleg.

Artikel 3

Voor wat betreft de medezeggenschapstructuur zal de griffie aansluiten bij de bestaande Ondernemingsraad.

Artikel 4

Dit mandaatbesluit wordt als bijlage verwerkt in het mandaatbesluit van de gemeente Súdwest Fryslân 2011.

Artikel 5

Dit besluit treedt in werking op 4 januari 2011 en werkt terug tot en met 1 januari 2011.

Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 3 januari 2011.

Drs. H.H. Apotheker , voorzitter.

Drs. K.R. Schraagen , griffier.

Toelichting 1

Toelichting op het Mandaatbesluit 2011

Behorende bij besluit nummer ?? van 11 januari 2011

Inleiding

Voor u ligt het mandaatbesluit van de gemeente Súdwest Fryslân. In artikel 10:1 van de

Algemene wet bestuursrecht (Awb) wordt mandaat omschreven als de bevoegdheid om in naam

van een bestuursorgaan besluiten te nemen. Het kan een ambtenaar zijn, een bestuurder zelf, of

zelfs iemand van buiten de gemeentelijke organisatie (bijv. politie). De bevoegdheid in mandaat

wordt uitgeoefend onder verantwoordelijkheid van het oorspronkelijke bevoegde orgaan. De

gemandateerde kan namens de mandaatgever besluiten nemen. Deze besluiten worden

toegerekend aan het bestuursorgaan zelf. Het bestuursorgaan verliest de bevoegdheid om zelf

het besluit te nemen niet en kan dit ook te allen tijde doen. Ook betekent dit dat bezwaar en

beroep tegen een in mandaat genomen besluit wordt ingesteld tegen het bestuursorgaan zelf en

niet tegen de ambtenaar die het besluit feitelijk heeft genomen.

Voor de gemeente Súdwest Fryslân is behoefte aan een nieuwe mandaatregeling, die betrekking

heeft op alle organisatieonderdelen van de gemeente.

Volmacht en machtiging

In deze mandaatregeling worden zowel publiekrechtelijke - als privaatrechtelijke bevoegdheden

aan functionarissen toegekend. Dat betekent dat mandaat wordt verleend om publiekrechtelijke

beslissingen te nemen, volmacht om privaatrechtelijke rechtshandelingen te verrichten en

machtiging om handelingen te verrichten die noch een besluit, noch een privaatrechtelijke

rechtshandeling zijn (artikel 10:12 Awb).

Volmacht en machtiging zijn niet als zodanig in het mandaatbesluit te onderscheiden. Toch is het

van belang even bij volmacht (3:60 e.v. BW) stil te staan. Volmacht speelt een rol bij het optreden

van de gemeente als rechtspersoon naar burgerlijk recht. Een voorbeeld kan hierbij wellicht

duidelijkheid verschaffen. Als de gemeente (als rechtspersoon) een koopovereenkomst sluit, is

het college op grond van de Gemeentewet het bevoegde orgaan om tot koop te beslissen. De

ondertekening van de koopovereenkomst wordt echter door de burgemeester (ingevolge art. 171

Gemeentewet) gedaan. Het college kan een ambtenaar een volmacht verlenen om besluiten te

nemen tot het aangaan van een overeenkomst. Toch zal de burgemeester nog steeds de

overeenkomst moeten ondertekenen, tenzij deze aan een ambtenaar volmacht verleent om de

gemeente namens hem te vertegenwoordigen.

De schakelbepaling van artikel 10:12 Awb zorgt ervoor dat de publiekrechtelijke vereisten die

gelden voor mandaatverlening overeenkomstig gelden voor het verlenen van volmachten (en

machtigingen). In het vervolg van deze toelichting wordt gemakshalve verder uitsluitend over

mandaat gesproken, tenzij er specifiek aanleiding is om over volmacht of machtiging te spreken.

Methodiek

De methodiek die in deze mandaatregeling wordt toegepast wijkt af van de methodiek die tot nu

toe in de meeste gemeenten werd gehanteerd. De gemeente Sneek heeft deze methodiek echter

wel vanaf 2010 toegepast. Tot nu toe is het in de gemeenten gebruikelijk om in de

mandaatregeling alle gemandateerde bevoegdheden expliciet te benoemen, vaak onder

verwijzing naar het wetsartikel waarin die bevoegdheid is neergelegd. Deze methode heeft

vanzelfsprekend positieve en negatieve gevolgen.

Positieve gevolgen zijn dat vrij nauwkeurig kan worden nagegaan aan welke functionaris welke

bevoegdheid is gemandateerd. Is een bepaalde bevoegdheid niet opgenomen in de

mandaatregeling (bijvoorbeeld uitvoeringsbesluiten op grond van een verordening van een latere

datum dan de datum waarop de mandaatregeling is vastgesteld) dan is dus uitsluitend het

college dan wel burgemeester bevoegd om die besluiten te nemen. Negatieve gevolgen van deze

methodiek zijn dat dergelijke mandaatbesluiten snel "verouderen" en daardoor erg

onderhoudsgevoelig zijn. Wetten worden voortdurend gewijzigd, er komen steeds nieuwe wetten

bij of wetten worden juist ingetrokken. Dit alles maakt dat de mandaatregeling vrijwel voortdurend

aan wijzigingen onderhevig is. Bovendien past de huidige methodiek niet goed bij de

uitgangspunten van integraal management. Die uitgangspunten houden onder meer in dat 13

bevoegdheden zo laag mogelijk in de organisatie worden gelegd om de organisatie zo

slagvaardig mogelijk te maken.

De afdelingsmanagers, maar ook de onder hen ressorterende functionarissen, moeten over die

bevoegdheden beschikken om de hen toegekende taken adequaat en efficiënt uit te voeren. Dat

impliceert tevens dat het bestuur haar medewerkers het vertrouwen schenkt dat zij op gepaste en

verstandige wijze gebruik maken van en omgaan met hun bevoegdheden.

In deze mandaatregeling wordt de omgekeerde methodiek toegepast. In de gemeente Sneek is

deze omgekeerde methodiek vanaf 1 februari 2010 met succes toegepast. Alle college- dan wel

burgemeesterbevoegdheden worden gemandateerd tot op het laagste leidinggevend niveau,

tenzij de bevoegdheid expliciet wordt voorbehouden aan een ander leidinggevende op een hoger

niveau. Binnen de gemeentelijke praktijk is het gebruikelijk dat beslissingsbevoegdheden zo laag

mogelijk in de organisatie worden uitgeoefend. Dit betekent dat mandaten niet alleen aan de

afdelingsmanagers worden verleend, maar ook aan teammanagers, of in een aantal gevallen aan

gekwalificeerde medewerkers. De omgekeerde methodiek sluit hier goed op aan. Daarnaast

wordt de mandaatregeling minder onderhoudsgevoelig doordat deze methode minder gevoelig is

voor wijziging in wet- en regelgeving.

Ondertekening- en beslissingsmandaat

In het mandaatbesluit is degene die bevoegd is in mandaat een besluit te nemen tevens bevoegd

dit besluit te ondertekenen. Uitgangspunt van het mandaatbesluit is dat alle bevoegdheden

beslissingsmandaten betreffen, tenzij uitdrukkelijk anders aangegeven.

Met beslissingen worden hier zowel beslissingen gericht op rechtsgevolg bedoeld (besluiten in de

zin van de Awb) als beslissingen die niet zijn gericht op rechtsgevolg. Een voorbeeld van een

beslissing gericht op rechtsgevolg is een vergunning of een subsidiebesluit. Een voorbeeld van

een beslissing die niet is gericht op rechtsgevolg is de vooraankondiging van een handhavingsbesluit.

In de Awb (art: 10:11) wordt ook de figuur van “ondertekeningsmandaat” genoemd. Dit betreft

echter geen mandaat in de zin van het nemen van een besluit, maar ziet slechts op de

administratieve handeling van het ondertekenen van een besluit, dat door het bestuursorgaan

zelf is genomen. Binnen de gemeentelijke praktijk wordt zeer beperkt gebruik gemaakt van

ondertekeningsmandaten.

De bevoegdheid om in mandaat beslissingen te nemen impliceert de bevoegdheid tot

ondertekening namens het bestuursorgaan.

Ondermandaat

Er bestaat een mogelijkheid om door te mandateren (ondermandaat). Degene die mandaat heeft

gekregen is bevoegd aan anderen door te mandateren. In bijlage 7 bij dit mandaatbesluit is het

ondermandaatbesluit toegevoegd. Ondermandaat dat buiten de bijlage om wordt verleend, dient

eerst aan het MT te worden voorgelegd.

Het ondermandaatbesluit heeft als praktisch voordeel dat b.v. een teammanager kan bepalen of

en wie hij/zij een bevoegdheid geeft; anderzijds is een eventueel nadeel dat deze constructie

geen eenduidig beeld meer geeft van het mandaatbesluit.

Uitzonderingen mandaat

Op 6 augustus 2003 heeft de Raad van State uitspraak gedaan in een zaak tegen de gemeente

Maasbree. In die uitspraak heeft de Raad van State zich uitgelaten over een onderdeel van de

mandaatregeling van Maasbree in die zin dat een daarin opgenomen passage door de Raad van

State "voor velerlei uitleg vatbaar en onduidelijk" werd gekwalificeerd, "waardoor zij aanleiding

kan geven tot misverstanden". Dit heeft ertoe geleid dat er in deze regeling naar is gestreefd zo

concreet mogelijk te zijn over het niveau waarop bevoegdheden zijn neergelegd.

Om een bevoegdheid te mandateren is geen wettelijke grondslag vereist. Mandatering is

toegestaan tenzij een wettelijk voorschrift, of de aard van de bevoegdheid zich tegen de

mandaatverlening verzet (art. 10:3 1e lid Awb). Daarom moet bij het verlenen van een mandaat

telkens nagegaan worden of de wettelijke regeling waarop de bevoegdheid is gebaseerd iets zegt

over eventueel mandaat. Ook zal nagegaan moeten worden of er andere redenen zijn dat een 14

mandaatverlening is uitgesloten. Bijvoorbeeld omdat er sprake is van besluitvorming met

gekwalificeerde meerderheid, beperking van grondrechten, het vaststellen van algemeen

verbindende voorschriften, het beslissen op een bezwaarschrift en dergelijke.

Uitgangspunt bij mandaat behoort te zijn dat het zaken betreft waaraan praktisch geen

beleidsconsequenties zijn verbonden. Hierbij kunnen we denken aan gebonden beschikkingen,

routinebesluiten en besluiten op basis van bekend gemaakt beleid. In bepaalde gevallen zal het

bevoegde bestuursorgaan een terugkoppeling wensen alvorens er gebruik wordt gemaakt van de

gemandateerde bevoegdheid. In het mandaatbesluit zijn een aantal criteria gegeven wanneer er

terugkoppeling dient plaatst te vinden aan het bestuursorgaan dan wel portefeuillehouder. De

criteria zijn niet allemaal even hard. Derhalve wordt een zeker inschattingsvermogen verlangd

van de betrokken ambtenaar.

Relatie met de organisatieverordening

Het is voor degenen die met de gemeente te maken hebben, of het nu gaat om het verkrijgen van

een bouwvergunning of om het sluiten van een koopovereenkomst voor kopieerpapier dan wel,

en niet in de laatste plaats, om de rechter die een besluit van de gemeente moet toetsen, van

belang dat zij kunnen nagaan of het besluit door een bevoegde persoon is genomen en het

contract door een bevoegde persoon is ondertekend. Bevoegdheden hebben dus te maken met

het rechtmatig uitvoeren van taken. Daarom kan deze mandaatregeling niet los worden gezien

van de organisatieverordening, waarin is vastgelegd op welke wijze de taken van het

gemeentebestuur in de organisatie zijn ondergebracht. In dit mandaatbesluit worden aan

functionarissen uitsluitend de bevoegdheden toegekend die zij nodig hebben om de taken te

kunnen uitvoeren die tot hun werkterrein behoren.

De organisatieverordening wordt door het college vastgesteld, evenals de mandaatregeling. Dat

maakt het eenvoudig om beide producten optimaal op elkaar af te stemmen en om snel en

efficiënt noodzakelijke wijzigingen door te voeren.

De organisatieverordening is echter nog niet gemaakt, dit wordt pas in de loop van volgend jaar

gemaakt volgens het team HR.

Treasury

In de mandaatregeling wordt de uitoefening van bevoegdheden op het gebied van treasury niet

geregeld. De reden daarvoor is dat die bevoegdheden zijn gesteld in het Treasurystatuut,

geldend voor de gemeente Súdwest Fryslân. Dat statuut is door het college vastgesteld en geeft

daarom de kaders waarbinnen de treasurybevoegdheden worden uitgeoefend.

Personeelsaangelegenheden

De bevoegdheden om disciplinaire maatregelen op te leggen is alleen op collegeniveau

neergelegd. De aard van de bevoegdheid verzet zich tegen de mandaatverlening. Het gaat bij

disciplinaire maatregelen om een zeer zware bevoegdheid die bij het college dient te blijven

liggen.

Artikelgewijze toelichting

Artikel 1

Spreekt voor zich.

Artikel 2

Lid 1:

In dit artikel worden de bevoegdheden die bij het college en de burgemeester berusten,

gemandateerd aan de gemeentesecretaris. De gemeentesecretaris is het hoofd van de

ambtelijke organisatie. Daarom worden alle bevoegdheden van het college en de burgemeester

via de gemeentesecretaris aan de overige in de regeling genoemde functionarissen

gemandateerd. De gemeentesecretaris is dus feitelijk het centrale punt van waaruit alle

bevoegdheden in de organisatie worden verspreid. Het uitgangspunt van deze regeling is dat de

bevoegdheden zodanig in de organisatie zijn neergelegd dat het slechts in uitzonderingssituaties

nodig moet zijn om terug te vallen op een hoger bevoegdhedenniveau. In artikel 6 zijn de

algemene uitzonderingen genoemd.

Lid 2:

Op grond van artikel 10:8 Awb kan een mandaatgever (in dit geval het college of de

burgemeester) het mandaat te allen tijde intrekken. Die bevoegdheid wordt in het tweede lid ook

toegekend aan de gemeentesecretaris. Dit maakt het mogelijk dat de gemeentesecretaris beslist

dat hij bepaalde aangelegenheden voor een korte of langere tijd zelf af wil doen of dat hij in een

concreet geval aangeeft dat het aan een onder hem ressorterende functionaris verleende

mandaat voor dat geval niet geldt en hij het besluit zelf wil nemen. In het eerste geval gaat het

om een min of meer structurele situatie en geldt de eis dat dit schriftelijk wordt vastgelegd en ter

informatie aan het college wordt gezonden. Een dergelijk besluit zal ook op de gebruikelijke wijze

bekend worden gemaakt, zodat dit ook naar buiten toe bekend en toetsbaar is. Bij incidentele

gevallen is dat niet nodig.

Lid 3:

De in bijlage 1 opgesomde bevoegdheden worden niet doorgemandateerd aan het niveau van

gemeentesecretaris en lager.

Lid 4:

Dit is een herhaling van artikel 10:6 Awb en hier vooral voor de volledigheid en duidelijkheid naar

de eigen organisatie opgenomen.

Artikel 3

Lid 1:

Dit lid brengt de hiërarchische positie van de gemeentesecretaris tot uitdrukking. Alle

bevoegdheden worden namelijk niet naast de gemeentesecretaris maar via hem aan de

afdelingsmanagers gemandateerd.

Lid 2:

In het tweede lid wordt de koppeling gelegd tussen de gemandateerde bevoegdheden en de

bevoegdheden van de verschillende afdelingsmanagers. Het mandaat van een

afdelingsmanagers geldt voor die aangelegenheden waar hij als afdelingsmanagers voor

verantwoordelijk is. Dit is gemeentebreed, want de ene afdelingsmanagers kan de andere

afdelingsmanagers vervangen.

Lid 3:

In de artikelen 102 tot en met 105 van de Gemeentewet wordt een aantal taken aan de

gemeentesecretaris opgedragen. Dit lid is opgenomen om er geen misverstand over te laten

bestaan dat de bevoegdheden die uit die taken voortvloeien niet onder het mandaat vallen. Dit

geldt bijvoorbeeld voor de bevoegdheid om stukken die van het college uitgaan mede te

ondertekenen.

Lid 4:

Er zijn bevoegdheden die slechts aan een enkele functionaris in de organisatie worden

toegekend. Deze bevoegdheden zijn opgenomen in een aparte bijlage. Overigens is het zo dat

ook deze bevoegdheden via de gemeentesecretaris worden gemandateerd en dus niet

rechtstreeks vanuit het college.

Lid 5:

De in bijlage 3 opgesomde bevoegdheden worden niet doorgemandateerd aan het niveau van

afdelingsmanager en lager.

Lid 6:

Zie de toelichting bij artikel 2, tweede lid. In aanvulling daarop kan nog worden opgemerkt dat het

bij het opstellen van deze regeling het uitgangspunt is geweest dat dezelfde bevoegdheden

gemeentebreed ook op hetzelfde leidinggevende niveau worden neergelegd. Het moet niettemin

mogelijk zijn om per afdeling of team, al dan niet tijdelijk, een bepaalde bevoegdheid op een

hoger niveau neer te leggen. Als er bijvoorbeeld aan een team een financiële taakstelling is

opgelegd kan dat voor een directeur aanleiding zijn om meer financiële bevoegdheden aan

zichzelf voor te behouden. Als aan een afdeling een goedkeurende accountantverklaring is

onthouden kan dat ook aanleiding zijn voor een afdelingsmanager om bepaalde bevoegdheden

op een hoger niveau neer te leggen. Deze regeling geeft de grenzen aan waarbinnen de

directeuren zelf kunnen beslissen of zij voor hun organisatieonderdeel daarin wijzigingen willen

aanbrengen.

Artikel 4

Lid 1:

De aan de afdelingsmanagers gemandateerde bevoegdheden worden gemandateerd aan de

teammanagers. De aan de afdelingsmanagers gemandateerde bevoegdheden zijn de

bevoegdheden van de gemeentesecretaris, met uitzondering van de in bijlage 2 genoemde

bevoegdheden die aan individuele functionarissen zijn voorbehouden en de in bijlage 3

genoemde bevoegdheden die aan de gemeentesecretaris zijn voorbehouden.

Lid 2:

Ten aanzien van de afdelingsmanagers geldt dat zij hun bevoegdheden slechts mogen

aanwenden ter uitvoering van de taken die aan hun afdeling zijn opgedragen.

Lid 3 en 4:

Hierin komt de getrapte structuur van de mandaatverlening tot uiting. Op elk leidinggevend

niveau wordt een aantal bevoegdheden voorbehouden, met andere woorden, uitgezonderd van

het mandaat.

Artikel 5

Lid 1:

Dit is een herhaling van artikel 10:9 Awb en hier vooral voor de volledigheid en duidelijkheid naar

de eigen organisatie opgenomen. Voor het ondermandaat is toestemming van de oorspronkelijke

mandaatverlener noodzakelijk. Deze toestemming kan ook op een later moment dan bij de

oorspronkelijk mandaatverlening worden gegeven.

Lid 2:

Als bijlage 7 bij dit mandaatbesluit is het ondermandaatbesluit toegevoegd. Hierin zijn een aantal

bevoegdheden, met name op het gebied van sociale zaken, opgenomen waarbij de

teammanager (en andere leidinggevenden) die ondermandateert aan onder hem ressorterende

ambtenaren.

Artikel 6

Algemeen: Bij de uitoefening van de gemandateerde bevoegdheden dienen alle van toepassing

zijnde wetten, algemene maatregelen van bestuur, voorschriften, verordeningen, raadsbesluiten,

circulaires, aanwijzingen, richtlijnen etc, in acht te worden genomen. Ten aanzien van

bevoegdheden die zowel ten laste van de gemeente financiële gevolgen hebben geldt bovendien

dat hierin in de begroting van de gemeente moet zijn voorzien.

Lid 1:

Om een bevoegdheid te mandateren is geen wettelijke grondslag vereist. Mandatering is

toegestaan tenzij een wettelijk voorschrift, of de aard van de bevoegdheid zich tegen de

mandaatverlening verzet (art. 10:3, eerste lid Awb). Daarom moet bij het verlenen van een

mandaat telkens nagegaan worden of de wettelijke regeling waarop de bevoegdheid is

gebaseerd iets zegt over eventueel mandaat. Ook zal nagegaan moeten worden of er andere

redenen zijn dat een mandaatverlening is uitgesloten. Bijvoorbeeld omdat er sprake is van

besluitvorming met gekwalificeerde meerderheid, beperking van grondrechten, het vaststellen

van algemeen verbindende voorschriften, het beslissen op een bezwaarschrift en dergelijke.

Lid 2:

Mocht het mandaatbesluit verschillen met de budgethoudersregeling dan bepaald dit lid dat de

Budgethoudersregeling prevaleert boven het mandaatbesluit.

Artikel 7

Uitgangspunt bij mandaat behoort te zijn dat het zaken betreft waaraan praktisch geen

beleidsconsequenties zijn verbonden. Hierbij kunnen we denken aan gebonden beschikkingen,

routinebesluiten en besluiten op basis van bekend gemaakt beleid. In bepaalde gevallen zal het

bevoegde bestuursorgaan een terugkoppeling wensen alvorens er gebruik wordt gemaakt van de

gemandateerde bevoegdheid. In het mandaatbesluit is een aantal begrenzingen opgesteld t.a.v.

het gebruik van gemandateerde bevoegdheden.

Op grond van een uitspraak van de Afdeling bestuursrechtspraak van de Raad van State van 6

augustus 2003 is het criterium “politiek gevoelige zaken” voor velerlei uitleg vatbaar en

onduidelijk. Dit is in strijd met afdeling 10.1.1 van de Awb.

Ook zijn een aantal begrippen in dit artikel opgenomen die onbepaald zijn te noemen. Daarom

zijn ze ook in dit artikel (terugkoppeling) opgenomen en niet in artikel 6 (algemene

uitzonderingen).

Op grond van dit artikel kan bijvoorbeeld een portefeuillehouder beslissen dat een

aangelegenheid door het college moet worden afgedaan. Dat impliceert dat gevoelige kwesties

tijdig aan de portefeuillehouder moeten worden voorgelegd. Leidinggevenden worden

verondersteld te kunnen beoordelen welke zaken als een dergelijke gevoelige kwestie moeten

worden beschouwd.

In grote lijnen betekent dit dus dat de in dit artikelgenoemde gevallen de verplichting bestaat de

beslissing voor te leggen aan het bestuursorgaan. De criteria zijn niet allemaal even hard.

Van de betrokken ambtenaar van de gemeente mag worden verwacht dat zij dergelijke begrippen

op hun juiste waarde weten te schatten en daar op zorgvuldige wijze mee kunnen omgaan.

Artikel 8

In de Awb (art: 10:11) wordt ook de figuur van “ondertekeningsmandaat” genoemd. Dit betreft

echter geen mandaat in de zin van het nemen van een besluit, maar ziet slechts op de

administratieve handeling van het ondertekenen van een besluit, dat door het bestuursorgaan

zelf is genomen. Binnen de gemeentelijke praktijk wordt zeer beperkt gebruik gemaakt van

ondertekeningsmandaten. Degene die bevoegd is in mandaat een besluit te nemen is hiermee

tevens bevoegd dit besluit te ondertekenen.

Uitgangspunt van het mandaatbesluit is dat alle bevoegdheden beslissingsmandaten betreffen,

tenzij uitdrukkelijk anders aangegeven (zie bijvoorbeeld op het gebied van sociale zaken in het

bijgevoegde ondermandaatbesluit).

Artikel 9

Indien een afdelings- of teammanager afwezig is, dan word deze horizontaal vervangen door een

leidinggevende van een andere afdeling c.q. een ander team binnen dezelfde afdeling. In andere

gevallen wordt bij afwezigheid verticaal vervangen.

Artikel 10

Dit artikel vormt een weerslag van artikel 10:12 Awb. Door dit artikel wordt duidelijk dat de

mandaatregeling niet slechts betrekking heeft op het publiekrechtelijk handelen van de gemeente

maar op al het handelen, dus ook privaatrechtelijk en feitelijk handelen.

Een voorbeeld van volmacht is de bevoegdheid tot het aangaan van overeenkomsten en een

voorbeeld van een machtiging is de bevoegdheid om een betaling te verrichten of om tarieven

vast te stellen voor commerciële dienstverlening door de gemeente.

Volmacht is de privaatrechtelijke evenknie van mandaat. Volmacht is geregeld in het Burgerlijk

Wetboek, boek 3 art. 60 e.v. en wordt via de schakelbepaling in de Awb (art. 10:12) gelijkgesteld

met mandaat. Volmacht is niet als zodanig in het mandaatbesluit te onderscheiden. Toch is het

van belang even bij dit rechtsfiguur stil te staan.

Volmacht speelt een rol bij het optreden van de gemeente als rechtspersoon naar burgerlijk recht.

Een voorbeeld kan hierbij wellicht duidelijkheid verschaffen.

Als de gemeente (als rechtspersoon) een koopovereenkomst sluit, is het college op grond van de

Gemeentewet het bevoegde orgaan om tot koop te beslissen. De ondertekening van de

koopovereenkomst wordt echter door de burgemeester (ingevolge art. 171 Gemeentewet)

gedaan. Het college kan een ambtenaar een volmacht verlenen om besluiten te nemen tot het

aangaan van een overeenkomst. Toch zal de burgemeester nog steeds de overeenkomst moeten

ondertekenen, tenzij deze aan een ambtenaar volmacht verleent om de gemeente namens hem

te vertegenwoordigen.

Artikel 11

Het mandaat verleend aan de personen, die niet werkzaam zijn onder verantwoordelijkheid van

de mandaatgever, zijn in bijlage 6 opgenomen.

Artikel 12

Wijziging van het mandaatbesluit wordt gecoördineerd door het team Juridische en

Veiligheidszaken. De kern van de procedure is dat de teams zelf verantwoordelijk zijn voor het

aanleveren van informatie die nodig is om tot mandatering te komen. Het team Juridische en

Veiligheidszaken is verantwoordelijk voor een goede verwerking in het mandaatbesluit.

Artikel 13

Deze mandaatregeling is bedoeld als een alomvattende regeling. Daarop zijn slechts in beperkte

mate uitzonderingen c.q aanvullingen nodig, die in aparte regelingen worden vastgelegd.

De geactualiseerde mandaatlijst voor de externen is als bijlage 6 bij dit mandaatbesluit gevoegd.

Daarnaast zijn in individuele mandaatbesluiten ook bevoegdheden toegekend aan individuele

ambtenaren. Ook die mandaatbesluiten worden ingetrokken omdat dergelijke mandaatvormen

niet voldoen aan criteria van "checks and balances". Dat wil zeggen dat het uit oogpunt van

integriteit, rechtszekerheid, zorgvuldigheid en openheid ongewenst is dat een individuele

ambtenaar in de positie verkeert dat hij zonder enige vorm van controle beslissingen namens het

college kan nemen en officiële standpunten kan innemen. Het legt eindverantwoordelijkheid op

een niveau in de organisatie waar die niet thuishoort.

Artikel 14

Spreekt voor zich.

Artikel 15

Spreekt voor zich.