BUDGETREGELING SED 2015

1. Inleiding

In 2014 is door de raden van de gemeenten Stede Broec, Enkhuizen en Drechterland besloten om per 1 januari 2015 de Gemeenschappelijke regeling SED op te richten. Hierin komen de ambtenaren van de gemeenten in dienst. Hierdoor vervallen de huidige budgethouders en budgetbeheerders van de drie gemeenten en worden nieuwe aangesteld in de SED organisatie voor de SED en de gemeenten.

De doelstelling van deze regeling is om duidelijkheid te geven over de taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden voor de budgetten van de SED organisatie en de budgetten van de gemeenten.

Gevolgen gemeenten:

De huidige budgetregelingen van de gemeenten vervallen. Hiervoor komt de SED budgetregeling voor in de plaats. Alleen dient er dan in plaatst van dagelijks bestuur “college” en voor algemeen bestuur “raad” gelezen te worden.

De organisatiestructuur van de SED is als volgt:

Algemeen bestuur (de drie voltallige colleges);

Dagelijks bestuur (een lid uit elk van de drie colleges of de burgemeesters);

Directie (de drie gemeentesecretarissen);

Afdelingshoofden (integraal managers);

Teamleiders;

Medewerkers.

Afdelingen:

Bestuursondersteuning (met o.a. P&O);

Dienstverlening;

Facilitair & Vastgoed (met o.a. Huisvesting, ICT en Faciliteiten);

Financiën & Belastingen;

Leefomgeving;

Ruimte;

Samenleving;

Strategie & Innovatie.

2. Verantwoordelijkheidsstructuur op hoofdlijnen

De gemeenteraden stellen het beleid vast en oefenen het budgetrecht uit. Met het budgetrecht bepaalt de raad hoeveel geld er besteed mag worden en waaraan. Dit gebeurt in hoofdzaak via de programmabegroting waarin voor het hele jaar budgetten per programma worden vastgesteld. Door middel van tussentijdse besluiten kan de raad deze begroting aanpassen. Het college van burgemeester en wethouders is het dagelijkse bestuur van de gemeente en is verantwoordelijk voor de uitvoering van het beleid. Het college werkt binnen het vastgestelde beleid en programmabudget.

In de SED stelt het algemeen bestuur, bestaande uit de voltallige colleges van de drie gemeenten de begroting vast en belast het dagelijks bestuur, bestaande uit een lid van elk van de colleges, met de uitvoering van het beleid. Het dagelijks bestuur werkt binnen het vastgestelde beleid en programmabudget.

Het algemeen bestuur mandateert budgethouders- en beheerders van een afdeling om uitgaven te doen binnen de programmabudgetten op productniveau.

3. Taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden

In de SED organisatie zijn de afdelingshoofden budgethouders. Tot de taken van de budgethouder behoren alle activiteiten die uitgevoerd moeten worden om invulling te geven aan zijn verantwoordelijkheid en bevoegdheid.

• •

  De financiële planning voor de afdeling. Het verstrekken aan de afdeling Financiën en belastingen van zowel financiële- als beleidsmatige informatie met betrekking tot de voor- en najaarsnota, de begroting en jaarrekening.

• •

  De voortgang van de plannen (control) in de vorm van:

  • -

    aanleveren van managementrapportages aan de directie;

  • -

    aanleveren van gegevens voor bestuursrapportages; voor- en najaarsnota, de begroting en jaarrekening aan de afdeling Financiën en belastingen.

• •

  Verantwoording. Het verstrekken van zowel financiële- als beleidsmatige informatie met betrekking tot de jaarrekening aan de afdeling Financiën en belastingen.

• •

  Is verantwoordelijk voor tijdige en volledige aanlevering van verplichtingen aan de afdeling Financiën en belastingen ten behoeve van de jaarrekening; dit geldt ook voor te ontvangen gelden (subsidies, leges).

• •

  Is verantwoordelijk voor het bewaken van het budget. Er is geen bevoegdheid voor het doen van uitgaven als er geen of onvoldoende budget beschikbaar is. Dreigt een budget overschreden te worden dan zal via een voorstel aan het dagelijks bestuur budget gevraagd moeten worden en zal dit kenbaar gemaakt moeten worden aan het algemeen bestuur in een tussenrapportage.

• •

  Zoals al in de definitie staat is de budgethouder verantwoordelijke voor de efficiënte, effectieve en rechtmatige besteding van de budgetten. Rechtmatig betekent in dit geval bijvoorbeeld dat de uitgaven conform het aanbestedingsbeleid van de SED gedaan worden en/of elk budget zijn grondslag vindt in de begroting of een besluit van het algemeen bestuur dan wel Raad.

4. Tekenbevoegdheid

Voor het tekenen van facturen geldt het vier-ogen-principe. Dit betekent dat in ieder geval twee medewerkers digitaal de factuur aftekenen. Eentje voor ontvangst van de geleverde dienst of goederen en een voor rechtmatige besteding van de geleverde dienst of goederen. Dit betekent in de praktijk dat er op functiescheiding digitaal afgetekend wordt zodat de budgethouder de factuur digitaal accordeert voor de rechtmatige besteding en de budgetbeheerder de factuur digitaal codeert ten laste van het budget voor ontvangst.

De budgethouders wijzen budgetbeheerders aan. Door de directie is aangegeven dat de afdelingshoofden geen digitale facturen accorderen. De afdelingshoofden wijzen daarom ook een vervanger aan, zodat het vier-ogen-principe gewaarborgd blijft. Maar gelet op efficiency en risico gestuurd kan het vier-ogen-principe losgelaten worden. Hierbij valt te denken aan voorschotnota’s energie en representatie uitgaven onder de vijftig euro. Dit wordt nader bepaald door de budgethouders in overleg met de controller.

Bij afwezigheid van de (aangewezen) budgethouder en/of de budgetbeheerder moet een aangewezen plaatsvervanger tekenen. De continuïteit in de informatieverstrekking moet gewaarborgd zijn en de tijdige betaling van rekeningen moet kunnen doorgaan. Wettelijk is geregeld dat bij te late betaling rente verschuldigd is.

Op de afdeling Financiën en belastingen worden meerdere medewerkers belast met een formele eindcontrole van de facturen. Hier wordt gecontroleerd op factuurvereisten, fiscale aspecten en op juiste toepassing van het BBV (Besluit Begroten en Verantwoorden provincies en gemeenten). Als de factuur geaccordeerd is en aan alle vereisten is voldaan wordt door de afdeling Financiën en belastingen de factuur doorgevoerd en betaalbaar gesteld.

5. Investeringen

Naast de (exploitatie)budgetten van een jaar stelt het algemeen bestuur ook kredieten vast. Dit zijn investeringen of projecten waarvan de kosten zich over meerdere jaren uitspreiden. In de meerjarige investeringsbegroting worden deze kredieten vastgesteld. Voor het jaarlijks budget aan afschrijvingslasten van een investering of de (budget)kosten van een project is de budgethouder verantwoordelijk. Het aangaan van investeringen of projecten gaat volgens het aanbestedingsbeleid van de SED.

Een krediet wordt pas afgesloten nadat de eindrapportage door het dagelijks bestuur is vastgesteld.

6. Vaststelling

Deze regeling wordt vastgesteld voor onbepaalde tijd en treedt in werking na bekendmaking. Voor zover nodig werkt de regeling terug tot en met 1 januari 2015.